Хотите повысить производительность? Начните с уборки вашего офиса

Посвящение нескольких минут своего времени ежедневно для упорядочивания рабочего стола способствует формированию здоровых организационных привычек и повышает общую эффективность. В конечном итоге каждое действие, когда вы ищете документы или отвлекаетесь на хаос вокруг, оказывает негативное воздействие на продуктивность.

Поддерживать порядок в рабочем пространстве легче, чем может показаться. Проведение уборки может положительно сказаться на вашем психоэмоциональном и физическом состоянии, а также способствовать балансу между работой и личной жизнью.

Как содержать офис в чистоте и порядке

Выбросьте то, что вам не нужно

Первым этапом в процессе уборки вашего рабочего места является проведение аудита. Внимательно осмотрите элементы, находящиеся в офисе. Определите, какие из них действительно необходимы, а какие можно убрать. Разделите предметы, документы и расходные материалы на те, которые используются вами регулярно, периодически и никогда. Затем разделите их на группы: для удаления, сохранения и возможной передачи.

Сначала может показаться непростым избавляться от определенных вещей или материалов, но если есть предметы, которые вы никогда не используете, то их лучше убрать. Оставлять их только усугубит беспорядок в офисе, поэтому лучше избавиться от них.

Спрячьте электрические провода и зарядные устройства

Простое скрытие проводов в вашем рабочем пространстве играет значительную роль в создании чистоты и аккуратности. Взаимодействие с клиентами в офисе, где царит беспорядок, может вызвать дискомфорт. Если вы осознаете, что ваше рабочее место выглядит неопрятно, то так же оценивают его и другие. Это явный сигнал о том, что пришло время провести уборку. Организованность пространства поднимает ваше настроение и создает благоприятное впечатление при приглашении других к вам на рабочее место.

Сетевой фильтр, который позволяет объединить все провода в одной розетке, помогает избавиться от множества проводов, идеально подходит. Если у вашего стола есть открытая задняя часть, расположите провода через это отверстие так, чтобы они не были видны, когда ящик закрыт. Главная цель — обеспечить доступность проводов, не привлекая к ним слишком много внимания.

Утилизируйте лишнюю бумагу

Учитывая степень цифровизации современного рабочего места, нет веских оснований хранить огромные объемы бумажных документов в офисе. Большинство предприятий и компаний активно используют приложения и онлайн-ресурсы для выполнения своих задач, и они уже не зависят от бумажных носителей для своей деятельности. Если использование бумаги не является обязательным, стоит уменьшить ее потребление и рассмотреть возможность переработки тех бумажных материалов, которые больше не требуются.

Несмотря на распространение цифровых технологий, объем потребляемой в мире бумаги (и упаковки из бумаги) продолжает расти с каждым годом. Согласно Gitnux, мы могли бы сократить выбросы парниковых газов на 1,6 миллиона тонн, если бы каждый американец уменьшил использование бумаги всего на 10 процентов.

Минимизируйте беспорядок на столе

Хотя мелкие предметы часто случайно оказываются на наших рабочих столах, важно помнить, что ваш рабочий стол — это не только место для складирования вещей. Это пространство, где вы работаете над своими профессиональными целями и выполняете важные задачи, поэтому следует относиться к нему с уважением.

Эффективная организация подразумевает уменьшение количества вещей на столе и максимальное использование доступного пространства. Важно, чтобы все предметы на вашем рабочем столе были функциональными и способствовали повышению продуктивности.

Также имеет смысл использовать вертикальное пространство, чтобы уменьшить беспорядок на поверхности стола. Установите подвесные полки, на которых можно разместить наиболее необходимые предметы. Если вы предпочитаете хранить вещи в ящиках, рассмотрите возможность приобретения небольших ящиков для организации хранения. Это позволит избежать скопления предметов, которые могут загромождать ваше рабочее пространство.

Регулярно очищайте

К сожалению, единоразовая уборка не способствует долгосрочной организации. Чтобы поддерживать систематический порядок, необходимо внедрить регулярную привычку уборки рабочего места, так же как вы планируете свою электронную почту или участвуете в совещаниях. Это поможет избежать перерастания рабочего пространства в хаос.

Определите для себя подходящую частоту уборки. 15-минутная уборка раз в неделю обычно вполне достаточна для того, чтобы вернуть все в порядок и протереть рабочий стол. Старайтесь не откладывать уборку, так как это может привести к накоплению работ в будущем. Если вы видите, что какие-то вещи бесполезны или не придают жизни вашему рабочему пространству, не стесняйтесь избавиться от них.

Создание аккуратного рабочего пространства является ключевым элементом для позитивной рабочей атмосферы. Организованное рабочее место способствует упорядочиванию мыслей. Когда вы осознаете, сколько времени тратится на поиск потерянных предметов и борьбу с беспорядком, вы поймете, насколько важно иметь хорошо организованное пространство.

Как чистота и организация рабочего места влияют на производительность

Улучшает концентрацию

Организованное рабочее место способствует уменьшению уровня стресса и тревожности, что, в свою очередь, способствует улучшению концентрации. Работники, которых меньше отвлекают факторы окружающей среды, могут быстрее освободить свой ум, сосредоточиться и более эффективно выполнять свои рабочие задачи.

Это уменьшает больничные

Аккуратное и дезинфицированное рабочее место способствует профилактике простудных заболеваний. Согласно исследованию проведенному в Университете Аризоны, те рабочие и офисы, которые регулярно подвергают поверхности и руки процедурам умывания и дезинфекции, могут уменьшить заболеваемость на 80 процентов. Дополнительные вложения в профессиональные уборочные услуги также способствуют снижению числа больничных дней среди сотрудников.

Интересный факт: Плохое качество воздуха в офисе может привести к увеличению числа больничных. Кроме того, в соответствии с исследованием Американской психиатрической ассоциации, это также может повысить риск развития тревожности и депрессии.

Это способствует счастью

Наличие различных беспорядочных факторов может негативно повлиять на психическое состояние сотрудников. Отсутствие порядка может спровоцировать прокрастинацию и лишить мотивации выполнять необходимые задачи вовремя. Согласно исследованию, опубликованному в журнале «Current Psychology», хаотичное рабочее пространство снижает функциональные способности и может вызвать ухудшение удовлетворенности жизнью.

Это повышает боевой дух

Аккуратно поддерживаемое рабочее место способствует поднятию коллективного духа в офисе. Офисные помещения, где поддерживается чистота, проводится дезинфекция и отсутствует беспорядок, способствуют позитивной атмосфере и общему удовлетворению среди сотрудников.

Присутствие опрятного офиса может дать сотруднику ощущение его значимости. Организованная офисная среда способствует укреплению уровня удержания сотрудников и вдохновляет их на достижение целей компании, что повышает стандарты работы. Сотрудники также извлекают выгоду из снижения уровня выгорания и стимулирования креативности.

Важно заметить

Принуждение сотрудников к самостоятельной уборке офиса не должно быть частью вашей бизнес-стратегии. Сотрудники заслуживают возможность работать в чистой офисной среде. Для уменьшения текучести кадров стоит вкладывать в надежную команду уборщиков, чтобы сотрудники могли фокусироваться на том, что они делают наилучшим образом.

Это снижает затраты на оборудование

Поддержание порядка в офисных помещениях способствует увеличению срока службы вашей электроники. Регулярное техническое обслуживание и ремонт офисного оборудования на ранних этапах проблем позволяют предотвратить их серьезное ухудшение и предотвращают поломки ключевых компонентов. Это может значительно сократить расходы на оборудование и обеспечить бесперебойную деятельность офиса.