Как эффективно распределять обязанности среди персонала, учитывая стили управления

Эффективное делегирование полномочий: основные аспекты и стили управления

Значение делегирования в бизнесе

Разработка бизнеса и рост квалификации специалистов часто зависят от успешного делегирования полномочий. Недостаток правильного делегирования может лишить руководителя времени для стратегического развития компании. В данной статье рассматривается, как правильно делегировать задачи, учитывая стиль управления.

Стили делегирования

Существует три основных стиля управления: авторитарный, демократический и либеральный. Выбор стиля зависит от опыта подчиненных и характера задач. Подчеркивается важность соответствия стиля делегирования стилю управления.

Авторитарный стиль: подходит для новых сотрудников и выполнения срочных задач. Руководитель предоставляет четкие инструкции, контролирует процесс и принимает решения при необходимости.

Демократический стиль: применяется для опытных специалистов. Руководитель формулирует задачу, предоставляет ресурсы и обсуждает процесс с сотрудником. Контроль ниже, сотрудник может высказывать идеи и следовать своему плану.

Либеральный стиль: используется для профессионалов. Руководитель ставит задачу и контролирует только сроки и ожидаемые результаты. Специалист самостоятельно принимает решения о выполнении.

Этапы делегирования

Делегирование включает несколько этапов, от планирования до оценки результата, при этом стиль управления не оказывает прямого влияния. Оценка задачи: определение целей, путей и возможных улучшений. Ответы на вопросы помогают лучше понять задачу и определить, кто ее должен выполнить.

Выбор решения: руководителю необходимо решить, что эффективнее: выполнить задачу самостоятельно, делегировать сотрудникам или передать на аутсорс.

Пример: рекламная кампания для клиента. Руководитель решил самостоятельно настроить нестандартную кампанию в Яндекс.Директе, делегировать сбор ключевых слов и настройку рекламы в социальных сетях.

Цель планирования: выбор решения, обеспечивающего быстрое и эффективное достижение результата.

Оценка потенциала сотрудника

Оценка сотрудника в зависимости от стиля управления

Некоторые руководители с применением авторитарного, демократического или либерального стилей управления считают, что новичкам, работающим в компании менее трех месяцев, следует осторожно делегировать задачи и активно контролировать. По прошествии трех месяцев считается, что сотрудник полностью адаптировался и ознакомился со всеми рабочими процессами, и делегирование становится более беззаветным. Тем не менее, такая логика может привести к недооценке или переоценке способностей исполнителя.

Уровни сотрудников и их задачи

1. Новички: сотрудники с небольшим опытом в определенной области. Могут работать медленно и допускать ошибки, но обладают высокой мотивацией для освоения новых навыков и повышения заработной платы.
2. Опытные сотрудники: успешно справляются с задачами, включая более сложные, и могут контролировать работу новичков. Контроль со стороны руководителя может быть минимальным.
3. Профи: способны делегировать простые задачи, самостоятельно определять, что и как делать, и принимать решения о способах их выполнения. Развиваются, достигая сложных и важных для компании целей.

Выбор исполнителя в зависимости от полномочий и типа задачи

• Вид полномочий: ответственность за выполнение задачи (линейные полномочия) или за выбор способа выполнения (аппаратные полномочия).
• Тип задачи: рутинные и непрофильные для руководителя.

Пример: настройка контекстной рекламы — сбор ключевых слов (линейные полномочия) и настройка таргетированной рекламы в социальных сетях (аппаратные полномочия).

Формулирование задачи

Управление целями и формулирование задачи

Руководители с различными стилями управления сталкиваются с риском, что поставленная цель может остаться невыполненной. Задача может быть амбициозной или невыполнимой, и от этого зависит мотивация исполнителей. Для успешной постановки целей важно использовать технику SMART, которая предполагает, что цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени.

Пример неправильной формулировки задачи

Старший менеджер по контекстной рекламе поставил новичку задачу увеличить охват трех рекламных кампаний в преддверии праздничных дней в три раза. Новичок не знал, что для этого нужно увеличить бюджет, и начал проверку текстов и заголовков объявлений. Понимание исполнителем, как решить задачу, важно для успешного выполнения.

Постановка задачи

Четкость постановки задачи – залог успеха

Четко поставленная задача обеспечивает 50% успеха. При этом стиль управления также играет важную роль.

Контроль за промежуточными результатами

Ответственность за результат после делегирования

После делегирования задач руководитель сохраняет ответственность за их результаты. Сотрудник может столкнуться с изменениями в поставленной задаче или выбрать неэффективный способ ее решения. В случае неудачи коррекция процесса будет более сложной и длительной, чем при своевременном контроле за промежуточными результатами.

Контрольные точки в зависимости от стиля управления

1. Авторитарный стиль: высокий уровень контроля, акцент на исправлении ошибок. Контрольные точки при настройке email-рассылки:Определен сегмент аудитории; Структура письма согласована; Текст и заголовок письма согласованы; Дизайн подготовлен и согласован; UTM-метки добавлены в ссылку; Письмо готово к отправке; Статистика собрана после отправки.
2. Демократический стиль: меньше контрольных точек, больше свободы для сотрудника. Контрольные точки при настройке email-рассылки:Определен сегмент аудитории; Подготовлены текст и заголовок; Подготовлен дизайн; Статистика собрана после отправки.
3. Либеральный стиль: минимальные контрольные точки, акцент на соблюдении сроков. Контрольные точки:На половине срока выполнения; За два дня до дедлайна; После выполнения задачи.

Оценка финального результата

Обратная связь после завершения задачи

Руководитель, независимо от стиля управления, обязан предоставить обратную связь после выполнения задачи. Важные аспекты:

• Оценка задачи, а не сотрудника, особенно при возникновении проблем или невозможности достижения результата.
• Информирование о влиянии выполненной задачи на результаты (повышение производительности, увеличение продаж и т.д.).
• Выявление позитивных моментов в работе, похвала сотрудникам и немедленное поощрение удачных решений.
• Признание права на ошибку и стремление к их устранению.

Работа над ошибками и два подхода

1. Директивный подход: четкое указание на необходимые исправления, эффективен для новичков, неориентированных в процессе.
2. Коучинговый подход: побуждение сотрудника размышлять и предлагать решения, подходит для опытных специалистов. Разговоры помогают лучше понять процессы и углубиться в решение задач.

Регулярная обратная связь

Регулярная обратная связь является ключевым средством коммуникации между руководителем и сотрудником, а также одним из основных методов мотивации команды.