Риски, связанные с вопросами, как, с какой целью и в соответствии с какими правилами сотрудничать с фрилансерами

За последние два года, в бизнесе наблюдается увеличение сотрудничества с фрилансерами. Некоторые компании обращаются к независимым специалистам из-за необходимости изменения внутренних процессов, другие делают это из-за перемещения сотрудников или с целью снижения затрат. В любом случае, руководителям компаний приходится ставить перед собой вопрос о том, как извлечь максимальную пользу из сотрудничества с фрилансерами. Глава PR-отдела сервиса для безопасных сделок с фрилансерами Solar Staff, Александр Норовяткин, делится советами по тому, как добиться желаемых результатов от исполнителей, не тратя при этом зря время и средства.

Прежде чем начать поиски внештатного специалиста и размышлять о том, как с ним сотрудничать, стоит задать себе вопрос: действительно ли это необходимо. Существует несколько сценариев, при которых компании обращаются к услугам фрилансеров, и каждый из них требует своего индивидуального подхода. Рассмотрим более подробно, какие правила стоит соблюдать при работе с внештатными сотрудниками в каждом из этих случаев.

Поддержка для компании

Часто компании обращаются к фрилансерам, когда перед ними стоит задача, которую уже выполняют штатные сотрудники, но руководство сомневается, что они справятся в установленные сроки.

Где искать фрилансеров?

При привлечении фрилансеров для выполнения подобных задач, стоит искать их там же, где вы бы искали высококвалифицированных сотрудников для штатной работы. В первую очередь рекомендации от других людей могут оказаться весьма полезными. При выборе фрилансера по рекомендации, вы уменьшите риски (будете уверены, что он не исчезнет, не украдет клиентов и завершит работу в срок).

Если рекомендации не доступны, фриланс-площадки и специализированные сообщества в Telegram и других социальных сетях могут быть полезными источниками поиска. Подобно обычному найму, важно запросить у потенциального фрилансера портфолио, подтверждающее его прошлые достижения, чтобы оценить его способности в выполнении схожих проектов.

Как организовать работу?

В первую очередь, нужно четко определить, какие задачи будут поручены фрилансерам, а какие будут решаться внутри компании. Важно обсудить эти детали со всеми участниками процесса, чтобы сотрудники компании понимали, почему фрилансеры выполняют определенные задачи, и чтобы сами фрилансеры знали, чего от них ожидается. В противном случае, недоразумения в коммуникации могут привести к двойной работе. Чтобы избежать снижения эффективности всей команды, стоит определить, как будет взаимодействовать штатный персонал с фрилансерами.

Для этого можно ответить на следующие вопросы:

• Как будут назначаться задачи?
• Кто будет управлять процессом?
• Кто, как и когда будет оценивать результаты?
• Как разрешать конфликты и непредвиденные ситуации?
• Как будет осуществляться коммуникация между фрилансером и руководителем — напрямую или через менеджера?

Важно также установить четкие рамки, чтобы фрилансеры знали, сколько времени им нужно потратить и какие результаты ожидаются от проекта. Если вы планируете интегрировать фрилансеров внутрь компании в будущем или сотрудничать с ними регулярно, стоит постепенно включать их во внутренние процессы — приглашать на совещания, добавлять в общие чаты и так далее.

Нужно ли требовать от фрилансера быть доступным в течение всего рабочего дня, как от штатного сотрудника?

Это зависит от договоренностей, но обычно такие требования не предъявляются. Гибкий график и свобода в распоряжении временем часто ценятся фрилансерами больше, чем фиксированная зарплата. Многие из них способны выполнять большой объем работы за короткий срок и имеют предпочтение к такому режиму. Более того, чрезмерное приближение условий фриланса к трудовым отношениям может повлечь за собой налоговые и юридические сложности, поэтому лучше избегать подобных требований.

Перед началом работы фрилансера, важно дать ему полное представление о вашей компании, ее ценностях и миссии, а также о задачах, которые предстоит выполнить. Не забудьте предоставить контакты для связи в случае возникновения вопросов. Исследования показывают, что качественное введение новых сотрудников (onboarding) увеличивает их эффективность на 25%. Этот принцип также распространяется на фрилансеров, особенно если они выполняют схожие задачи с штатными сотрудниками.

Как оценивать результаты?

До начала работы важно обсудить критерии оценки, и желательно, чтобы это делал менеджер, который интегрирует фрилансера в команду. Критерии оценки могут включать в себя как качественные, так и количественные параметры: выполнение задач, увеличение показателей, обратная связь от команды. Главное, чтобы фрилансер знал о критериях и мог ориентироваться на них во время работы.

Уникальные задачи

Иногда компании обращаются к фрилансерам, когда перед ними стоит новая задача, и у них нет специалистов, обладающих необходимыми навыками для её решения. Возможно, нет времени на найм новых сотрудников, но задачу нужно начать решать немедленно. Или компания проверяет гипотезу и не торопится принимать кого-то на постоянную должность. В любом случае опытный фрилансер может удовлетворить потребности бизнеса здесь и сейчас.

Важно понимать, что при найме фрилансеров для конкретных уникальных задач у вас может и не быть внутренних ресурсов, способных полностью управлять такими специалистами. Поэтому сотрудничество с ними требует еще большей степени свободы и доверия.

Где искать таких специалистов?

Как и в случае с наймом штатных сотрудников, лучше всего выбирать фрилансеров на основе рекомендаций, которые играют важную роль. Возможно, вам придется искать на LinkedIn или даже обратиться в агентство для поиска специалистов. Часто хороших специалистов с уникальными навыками на рынке уже знают, и вам может повезти их найти без долгих поисков.

Однако важно определить, что вы готовы предложить, чтобы привлечь их в свою команду.

Как налаживать с ними сотрудничество?

В первую очередь, избегайте микроменеджмента. Квалифицированных специалистов обычно нанимают для того, чтобы они самостоятельно решали задачи и определяли, как их выполнять. Важно установить систему отчетности, чтобы иметь представление о текущем состоянии проекта. Заранее определите этапы выполнения работ, на которых фрилансер будет предоставлять информацию, чтобы вы могли следить за ходом проекта. Здесь важны личные договоренности и соответствие рабочих стилей.

Например, некоторые люди работают быстро и ожидают оперативных обновлений и встреч, а другие предпочитают долгое размышление перед предоставлением результата. Важно, чтобы фрилансер и менеджер, с которым он взаимодействует, были согласны с этими ритмами, иначе это может привести к неэффективному сотрудничеству.

Как оценивать результаты?

Фрилансер обычно привлекается для достижения конкретных качественных результатов. В таких случаях заказчику может не хватать экспертизы для определения критериев оценки. В этом случае фрилансер может предложить свои критерии оценки работы, которую он собирается выполнить за определенную цену и в установленный срок. Фрилансер может стать ориентиром для заказчика и определить, что реально ожидать от выполненной работы. Например, если вы нанимаете специалиста для установления партнерских отношений для нового интернет-магазина в Армении, то он может сам определить, сколько партнеров он сможет привлечь и сколько контрактов заключить.

Рутинная работа

Бывают случаи, когда бизнесу требуются дополнительные ресурсы для выполнения рутинных задач. Например, это может понадобиться для разгрузки штатных сотрудников и предоставления им возможности заняться более творческими задачами. Фрилансеры, занимающиеся рутинной работой, выполняют относительно простые задачи и помогают снизить нагрузку на внутреннюю команду.

Где искать таких специалистов?

Можно обращаться к биржам фрилансеров или использовать специализированные чаты для поиска исполнителей на проектной основе. Это ускоряет процесс найма. Важнее всего, чтобы кандидат был адекватным, и это можно выяснить в начальном общении, хотя рекомендации и портфолио не имеют здесь ключевого значения.

Как налаживать с ними сотрудничество?

Здесь требуются четкие инструкции. Руководитель отдела должен создать подробное руководство, определяя, что и как делать в различных ситуациях. Главная цель найма фрилансеров для рутинной работы — это разгрузка основной команды. Отсутствие четких инструкций может привести к тому, что фрилансеры будут задавать множество вопросов и затратят больше времени, чем экономят.

Также важна четкая система постановки задач и распределения обязанностей. Необходимо заранее определить, кто будет ответственным за выдачу задач, кто будет отчитываться, какие KPI установлены для каждого фрилансера или команды, сколько часов в день они работают и в какое время.

Как оценивать результаты?

Оценка результатов в данном случае проще всего осуществляется на основе KPI. Например, если фрилансер выполнил только 50% работы, это оценивается как недостаточный результат, и, вероятно, его гонорар будет уменьшен на соответствующую долю.

Юридические аспекты

Сотрудничая с фрилансерами (самозанятыми, индивидуальными предпринимателями или физическими лицами), можно использовать договор гражданско-правового характера (ГПХ). В таком договоре фиксируются задачи, которые должны быть выполнены. Если планируется долгосрочное сотрудничество, например, на 3 месяца, можно заключить рамочное соглашение и указать там график работы на первый месяц.

Чтобы обезопасить себя, можно заключить договор, в котором укажите, что 50% гонорара выплачивается в качестве предоплаты, а оставшиеся 50% — по достижении результатов. Таким образом, у фрилансера будет меньше мотивации исчезнуть, поскольку он получит оплату только после выполнения работ.

В некоторых случаях, таких как инфлюенс-маркетинг, где часто требуется полная предоплата, или на рынке квалифицированных разработчиков, могут пригодиться сервисы для оплаты с механизмом эскроу. Эти сервисы «замораживают» средства заказчика, гарантируя исполнителю, что он получит оплату только после завершения работы. Таким образом, компания может убедиться, что оплата будет произведена только после предоставления результата.

Чем больше фрилансеров работают с компанией, чем разнообразнее их налоговые статусы, и чем шире география сотрудничества, тем более предпочтительно использовать сервисы для оплаты их услуг.

Если компания работает с более чем 15 фрилансерами в месяц, внутренние процессы могут сильно замедлиться, так как требуется постоянное оформление документов, проверка банковских реквизитов и так далее. Кроме того, при сотрудничестве с исполнителями из других стран, ручной перевод средств может быть невозможным.

Для уменьшения рисков можно включать в договоры штрафы за просрочку сроков, иметь «запасных» фрилансеров или даже членов внутренней команды. Важно иметь «облако талантов» — список проверенных подрядчиков, к которым можно обратиться в случае необходимости.

Фрилансеры — это не отдельные категории людей, они также подвержены тем же самым стандартам и ожиданиям, что и штатные сотрудники. Если у фрилансера есть тенденции к исчезновению, несоблюдению сроков, использованию отмазок и невынесению уроков из ошибок, то с таким специалистом лучше завершить сотрудничество. Главное — это установление адекватных и человеческих рабочих отношений.

Все принципы сотрудничества, применяемые к штатным сотрудникам, могут быть успешно применены и к фрилансерам, с учетом их независимого статуса, что позволит долго и успешно сотрудничать с ними.