Как организовать календарь отпусков на 2024 год
Как разработать график отпусков на 2024 год: сроки и особенности
Работодатели обязаны утвердить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до завершения текущего года. Обычно этот процесс завершается к 17 декабря, но в 2023 году эта дата пришлась на воскресенье. В связи с этим, график отпусков на 2024 год должен быть утвержден не позднее последнего рабочего дня перед выходными, то есть 15 декабря. Невыполнение этого требования может повлечь за собой наложение штрафов.
Важно рассказать, как правильно составить и утвердить график отпусков, а также как учесть пожелания сотрудников относительно времени отдыха.
Что такое график отпусков и кто его разрабатывает?
График отпусков – это документ, содержащий информацию о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков работников, заключивших трудовой договор. В нем указывается количество дней отпуска у каждого сотрудника и даты его предполагаемого использования.
В график отпусков вносят практически всех работников, с которыми заключен трудовой договор на момент составления документа. Исключение составляют женщины в отпуске по уходу за ребенком, если они не планируют возвращаться на работу в ближайший год. Их исключают из графика отпусков.
Также в график отпусков включают сотрудников, планирующих уволиться в следующем году, даже если увольнение запланировано на январь. Это требование остается в силе, даже если они уже подали заявление об увольнении.
Дни оплачиваемых отпусков могут включать:
- Основной отпуск, который для большинства сотрудников составляет 28 календарных дней, а для некоторых категорий может быть больше.
- Дополнительный отпуск, предоставляемый за вредные или опасные условия труда, работу в районах Крайнего Севера и другие причины.
- Дни отпуска, оставшиеся у работников с предыдущих лет.
Отпуск можно предоставить целиком или разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней.
Кто составляет график отпусков? Почти все работодатели – предприниматели и компании – обязаны разрабатывать график отпусков, за исключением микропредприятий. Проверить, относится ли ваше предприятие к микропредприятиям, можно в реестре налоговой службы.
Микропредприятия могут использовать письменные соглашения между работником и работодателем вместо графика отпусков. Однако такой документ требуется подписывать с каждым сотрудником, что неудобно в случае большого штата. Поэтому проще утвердить общий график.
Какие угрозы несет отсутствие графика отпусков? Трудовая инспекция может запросить график отпусков в ходе проверки. Отсутствие данного документа может привести к вынесению предупреждения или наложению штрафов. В случае повторного нарушения, руководителю грозит дисквалификация на срок от одного до трех лет.
| Состав правонарушения | Штраф для руководителей | Штраф для предпринимателей и малых предприятий | Штраф для средних и крупных организаций |
|---|---|---|---|
| Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение выявлено впервые | 1000—5000 ₽ или предупреждение | 1000—5000 ₽ | 30 000—50 000 ₽ |
| Нет графика отпусков или он не соблюдается. Нарушение совершено повторно | 10 000—20 000 ₽ или дисквалификация от года до трех лет | 10 000—20 000 ₽ | 50 000—70 000 ₽ |
Как разработать график отпусков
Обычно для оформления графика отпусков применяется форма Т-7, однако нет обязательной необходимости использовать именно этот шаблон. Возможно создание и утверждение собственного варианта документа.
Вот пример, как можно представить график отпусков. Из этого графика ясно, кто и когда будет в отпуске. В нем присутствуют столбцы, где можно вносить изменения, если отпуск кого-то из сотрудников будет перенесен.
Обычно процесс составления графика отпусков выглядит следующим образом:
- Сбор пожеланий сотрудников о датах отпуска. Хотя это не является обязательным, многие работодатели предпочитают учитывать предпочтения своих сотрудников для поддержания хороших отношений в коллективе. Если есть сотрудники, которые могут уходить в отпуск согласно законодательству без согласия работодателя, стоит уточнить их планы и внести соответствующие коррективы в график.
- Составление черновика графика.
- Проверка пересечений отпусков. Проверяется, не совпадают ли отпуска сотрудников, выполняющих одинаковые обязанности, и достаточно ли сотрудников в периоды повышенной загрузки. При необходимости график корректируется.
- Утверждение графика. Документ должен быть подписан руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. При наличии профсоюза график отпусков также согласуется с ним.
Когда необходимо получить согласие профсоюза, работодатель направляет проект графика отпусков в профсоюз. В течение пяти рабочих дней профсоюз высказывает свое мнение.
После получения согласия график отпусков утверждается. На первой странице документа делается соответствующая отметка о согласии профсоюза.
Хотя работодатель не обязан учитывать мнение всего персонала при составлении графика, существуют категории работников, которые могут выбирать время отпуска. Например, мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, имеют право самостоятельно выбирать период отпуска. В этом случае работодатель не вправе отказать в удовлетворении их запроса. Лучше узнать об их планах заранее и внести соответствующие коррективы в график, чтобы избежать проблем в работе компании или у индивидуального предпринимателя.
| Категория работника | Основание |
|---|---|
| Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком | ст. 260 ТК РФ |
| Сотрудники до 18 лет | ст. 267 ТК РФ |
| Мужчина, жена которого находится в отпуске по беременности и родам | ст. 127 ТК РФ |
| Совместители, если они идут в отпуск на основном месте работы | ст. 286 ТК РФ |
| Один из родителей, опекунов или попечителей, если он воспитывает ребенка-инвалида до 18 лет | ст. 262.1 ТК РФ |
| Работники, которые воспитывают трех и более детей до 18 лет, до достижения младшим из детей возраста 14 лет | ст. 262.2 ТК РФ |
| Работники, которых работодатель отзывал из отпуска. Они вправе взять неиспользованную из-за этого часть отпуска в любое удобное время | ч. 2 ст. 125 ТК РФ |
| Ветераны боевых действий | п. 11 ст. 16 ФЗ от 12.01.1995 № 5-ФЗ |
| Люди, которые подверглись воздействию радиации в результате ядерных испытаний, аварий и катастроф | ст. 14, 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1, ст. 1 ФЗ от 26.11.1998 № 175-ФЗ, п. 15 ч. 1 ст. 2 ФЗ от 10.01.2002 № 2-ФЗ |
| Доноры крови, которые награждены нагрудным знаком «Почетный донор России» | п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ |
| Герои труда, полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои СССР и России, полные кавалеры ордена Славы | ч. 2 ст. 6 ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ, ч. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 |
| Супруги военнослужащих — они могут взять отпуск во время отпуска мужа или жены | п. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ |
Может ли сотрудник отказаться от отпуска? В принципе, нет. Соблюдение графика отпусков является обязательным условием как для работника, так и для работодателя. Возможность продления или переноса отпуска существует в случае болезни сотрудника или выполнения государственных обязанностей, предусматривающих освобождение от работы, таких как военные сборы.
Отказ от отпуска возможен в случае невыплаты отпускных за три дня до его начала или отсутствия уведомления о начале отпуска за две недели. В таком случае сотрудник имеет право требовать переноса отпуска, что работодатель обязан сделать по его заявлению.
Иногда часть отпуска может быть заменена денежной компенсацией, например, в случае отпуска за ненормированный рабочий день или северного отпуска. Для этого сотрудник должен подать заявление, а работодатель должен выдать приказ с указанием сроков выплаты компенсации.
Существуют ограничения на замену компенсацией для основного отпуска в 28 календарных дней, ежегодного отпуска для беременных женщин, работников до 18 лет и дополнительного отпуска за вредные условия труда.
Касательно изменения графика отпусков, это может быть осуществлено по соглашению сторон. Например, сотрудник может запросить перенос дат отпуска, и работодатель, если согласен, выдает соответствующий приказ. Также льготники имеют право идти в отпуск вне графика, и их заявления о желаемых датах отпуска должны быть удовлетворены. В случае изменений, работодатель может уведомить сотрудника о переносе отпуска, обосновав причины, и внести соответствующие изменения в график.
Нельзя переносить отпуск на следующий год для некоторых категорий сотрудников, таких как несовершеннолетние, работающие во вредных условиях труда и те, кто не использовал отпуск два года подряд. Новые сотрудники также могут идти в отпуск, и если они присоединились к коллективу после утверждения графика отпусков, их право на отпуск возникает через полгода.
Такое уведомление можно направить сотруднику. Он должен расписаться в том, что ознакомлен с ним
Если сотрудник идет отдыхать не по графику, он должен написать заявление. Тогда работодатель не уведомляет его об отпуске.
Сотрудник, написавший уведомление или подписавший заявление на отпуск, сталкивается с последующими этапами:
- Выдается приказ об отпуске, для чего может использоваться стандартная форма Т-6 или Т-6а, если на отдых отправляется несколько работников. Подпись на приказе ставят руководитель и сотрудник.
- Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Важные моменты для запоминания:
- График отпусков на следующий год должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до завершения текущего года. График на 2024 год подлежит утверждению до 15 декабря 2023 года.
- Отказаться от графика отпусков может только микропредприятие, заключив соглашение с каждым сотрудником вместо этого.
- Знакомство персонала с графиком отпусков под подпись необязательно, но уведомление сотрудника о дате отпуска обязательно минимум за две недели до его начала.
- Работодатель и сотрудники должны придерживаться утвержденного графика отпусков, но могут вносить изменения по обоюдному согласию.
- Некоторые категории сотрудников могут выбирать время отпуска по своему желанию, предварительно написав соответствующее заявление.
- Основной отпуск продолжительностью 28 дней не подлежит замене денежной компенсацией, а также дополнительный отпуск по вредности, который может составлять до семи календарных дней. Другие виды дополнительных отпусков, такие как отпуск за ненормированный рабочий день, могут быть компенсированы.
- При выходе сотрудника в отпуск издается соответствующий приказ, а отпускные выплачиваются не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска.
