10 ключевых рекомендаций для успешных видеоконференций

Как и любое другое собрание, конференц-связь может легко скатиться в бесполезные разговоры и оказаться неэффективной. Видеоконференции способствуют повышению продуктивности конференц-звонков, предоставляя участникам возможность видеть язык тела друг друга и чувствовать более активное участие. Обязательное использование видеокамер, установление четкой повестки дня и распределение задач в ходе разговора могут существенно повысить продуктивность видеоконференций. Наша статья предназначена для предпринимателей, которые стремятся увеличить эффективность видеоконференций.

Плохое качество связи, раздражающий фоновой шум, незнание темы обсуждения участниками и бесполезные беседы могут быстро сорвать конференц-связь с рельсов. Это справедливо для любых видов собраний, ведь никто не хочет тратить время на бесполезные разговоры, не приносящие результатов. Эта проблема особенно актуальна для традиционных телефонных конференц-звонков, где отсутствует возможность визуального контакта и невербального общения. Однако сегодня удаленная и гибридная работа стали нормой, и это означает, что конференц-связь остается неотъемлемой частью рабочей жизни.

К счастью, видеоконференции предоставляют решения для некоторых из этих проблем, связанных с традиционными конференц-звонками. Мы подготовили данное руководство, чтобы помочь вам максимизировать продуктивность видеоконференций и сделать их действительно полезным инструментом для общения в вашем бизнесе.

Как провести продуктивную видеоконференцию

Вот 10 рекомендаций, о том, как сделать видеоконференции более продуктивными.

Предлагайте разнообразные варианты платформ

Для обеспечения гладкого хода встреч, нужно гибко подходить к выбору программного обеспечения для видеоконференций, учитывая предпочтения клиентов. Некоторые предпочитают Skype, в то время как другие предпочитают Zoom. Нужно предоставлять клиентам выбор платформы. Это гарантирует отсутствие сложностей и экономит время на изучение новых сервисов.

Выберите правильное окружение

Выбор спокойного и подходящего места имеет огромное значение для тех, кто участвует в видеозвонках извне рабочего места. Окружающая среда, в которой участник присоединяется к собранию, играет важную роль. Плач младенцев, лай собак и дети, бегающие по дому, могут помешать продуктивному обмену мнениями.

Придерживайтесь времени

Часто теряется много времени, когда опоздавшие участники присоединяются к собранию и вынуждены извиняться. Это требует больших усилий, так как пунктуальность глубоко укоренилась в культуре компании, особенно во время звонков между компаниями. Для установления привычки быть пунктуальными на видеоконференциях, нужно начинать собрания через пять минут после четвертого часа или в другое нечетное время, чтобы подчеркнуть важность точности. Также необходимо четко объявлять о времени начала: «Мы начнем в 9:01» или «Пожалуйста, приходите вовремя». Если некоторым участникам трудно приходить вовремя, не ждите и начинайте собрание, внедряя культуру пунктуальности. Если вы опоздали, присоединяйтесь тихо, чтобы избежать лишних бесед и извинений.

Используйте подходящие инструменты

Инструменты для видеоконференций, такие как камеры с 360-градусным обзором, совместное использование экрана и организаторы виртуальных встреч, помогают всем участникам следить за ходом собрания и оставаться активными. Но самое главное, эти инструменты помогут удаленным участникам чувствовать себя как часть общей команды, а не просто наблюдателями, что способствует их активному участию в обсуждениях.

Обеспечьте корректную работу техники

Необходимо убедиться, что перед началом собрания технические средства для видеоконференции функционируют исправно, чтобы ваше лицо было видно четко, чтобы можно было совместно использовать экран для удобной работы, и чтобы фоновые шумы были минимальными, особенно если вы находитесь в тихом месте.

Включите видеокамеру

Слишком часто участники видеоконференций не отключают видеокамеры во время собраний. Изменения происходят, когда вы видите друг друга на видео. Вы можете видеть выражения лиц, чувствовать себя как команда, и это мешает выполнять несколько задач одновременно.

Выключите звук у всех, кроме говорящего

Фоновый шум может сильно отвлекать во время видеоконференции. Вы не можете представить, какие звуки могут быть слышны на заднем плане: разговоры других сотрудников, звуки клавиатуры, уличные шумы и так далее. Это очень отвлекает. Убедитесь, что только один человек имеет включенный микрофон — тот, кто говорит. Это сделает собрание более целенаправленным, и каждый сможет ясно слышать и взаимодействовать.

Подготовьте повестку дня

Подготовка повестки дня и ее распространение до собрания — это рекомендация, которую дает почти каждый эксперт по видеоконференциям. Подготовленная повестка дня позволяет всем участникам точно знать, о чем будет обсуждаться, и позволяет им подготовиться к обсуждению этих вопросов.

Повестка дня помогает участникам подготовиться к встрече и следить за ходом обсуждения. Советуем не только перечислить темы, которые будут обсуждаться, но и определить, сколько времени будет уделено каждой из них, что поможет понять, какие вопросы важны и насколько детально их следует обсудить.

Назначьте ответственного

Чтобы собрание прошло организованно и привело к конкретным результатам, необходимо выбрать одного человека, который будет руководить дискуссией. Этот человек не обязательно должен быть организатором собрания, он может быть тем, кто обладает наибольшим опытом в обсуждаемой теме. В начале собрания, если вы организатор, представьте тему и ответственного лица, а затем позвольте им вести обсуждение. Естественно, если вы видите, что собрание теряет направление, вы можете вмешаться, но старайтесь делать это минимально.

Поддерживайте профессиональный уровень. Одним из способов сохранения производительности на видеоконференциях является сохранение темы и ограничение несвязанных с работой разговоров. Вы можете обсуждать личные вопросы между деловыми темами, но это не должно отвлекать от повестки дня. Соблюдение делового этикета особенно важно на встречах с клиентами.

Значимость Видеоконференций

Благодаря возможности удаленной работы и ее различным вариантам, видеоконференции стали быстрым и предпочтительным способом организации встреч для многих компаний. Это связано с тем, что видеотехнологии значительно улучшают качество общения по сравнению с обычными телефонными звонками.

Конференц-связь, ограничивающаяся только аудио, не является эффективной. Это обусловлено тем, что она не предоставляет участникам возможности видеть и слышать говорящих, и, таким образом, усваивать в полной мере суть событий. Возможность видеть собеседников в режиме видеоконференции гарантирует более полное и наглядное общение, включая как вербальное, так и невербальное, создавая также ощущение присутствия даже для удаленных участников, что способствует комфортному и полноценному участию.

Кроме того, видеоконференции способствуют объединению людей, независимо от их местоположения, обеспечивают возможность представления информации на экране и упрощают совместную работу. Однако важно использовать такие встречи с умом.

Проведение продуктивных видеоконференций имеет критическое значение в современной рабочей среде, так как длительные и неэффективные встречи могут привести к разочарованию всех участников и ненужным финансовым затратам для компании.

Важность видеоконференций и необходимость их эффективного проведения подчеркивают результаты исследования. Согласно этому исследованию, средний человек участвует в среднем в 9-10 видеоконференциях в месяц. Почти 40% работников проводят от 10 до 30% своего рабочего времени на видеоконференциях.

Учитывая, что видеовстречам уделяется так много времени, они должны быть эффективными и продуктивными. В противном случае вы можете упустить потенциальные преимущества, которые видеоконференции могут принести вашему бизнесу, и, в конечном итоге, ухудшить производительность.

Максимизация использования видеоконференций

Нравится это вам или нет, видеоконференции стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Тем не менее, многие недостатки и неудобства таких встреч можно легко устранить, следуя советам, приведенным выше. Для компаний, которые всё еще ищут наилучший подход, стоит оценить, подходит ли используемая платформа для их бизнес-целей.