Как автоматизировать кофейню в 2024 году

С каждым днем в кофейнях все реже встречают официантов с записными книжками. Их место занимают интерактивные помощники в виде специализированных программ и сервисов. Давайте подробнее рассмотрим процесс автоматизации в кофейнях. После периода принудительного закрытия общественных мест люди стали чаще посещать кафе и рестораны, стремясь провести приятное время.

В результате увеличилось количество посетителей и в кофейнях. Для того чтобы снять часть рабочей нагрузки с персонала и одновременно повысить производительность заведения, владельцы все чаще прибегают к использованию различных автоматизированных систем. Такие решения позволяют принимать больше гостей, значительно упрощают процесс обслуживания и снижают число ошибок до минимума. Мы проанализировали рынок и подготовили список лучших программ для автоматизации кофеен в 2024 году.

Содержание

Выбор ODELAX
Quick Resto
Топ-10 систем и программ для автоматизации работы в кофейне
Cafe Manager
СБИС Presto
FusionPos
YUMA
iiko
Jowi
la Chef
GBS.Market
Guscom
r_keeper
Как выбрать систему автоматизации для кофейни
Интерфейс
Функционал
Гибкость
Техподдержка

Выбор ODELAX

Quick Resto

Quick Resto – это комплексное IT-решение для рестораторов, включающее в себя управление кухней, складом, работой зала, CRM, учетом финансов и доставкой.

Это единая экосистема, которая автоматизирует все процессы кофеен, предоставляя рестораторам готовое комплексное решение и избавляя их от необходимости настраивать интеграцию между различными программами. Пользователи Quick Resto могут легко создать сайт или мобильное приложение для своей кофейни без привлечения дизайнеров и разработчиков. Заказы, поступающие из приложения, обрабатываются на том же планшете, что и заказы в зале, и информация о гостях сохраняется в базе данных.

Система Quick Resto работает в облаке, что позволяет использовать программу без необходимости установки на компьютер. Владелец кофейни может работать с отчетами из любой точки мира, не ограничиваясь одним устройством. Для удаленного контроля над заведением предусмотрено бесплатное мобильное приложение Quick Resto, доступное на платформах Android и iOS.

Платформу Quick Resto выбирают как маленькие кофейни, так и крупные федеральные сетевые проекты. Малые заведения ценят систему за возможность работы без штатного технолога и бухгалтера, а также за доступ к важной информации, такой как средний чек, посещаемость, популярные позиции меню и другие ключевые показатели. Quick Resto также позволяет учитывать рабочие смены сотрудников и автоматически рассчитывать заработную плату.

Упрощается также работа с технологическими картами: достаточно внести данные о продуктах и создать карточку блюда с рецептурой, и система автоматически рассчитает КБЖУ и себестоимость блюда. Quick Resto позволяет легко обновлять технологические карты при изменении поставщика или ингредиентов. Для гостей, следящих за питанием, это особенно ценно.

Quick Resto позволяет одновременно подключать несколько точек, что делает ее привлекательной для франшиз и сетей. Для франчайзи предусмотрены специальные отчеты с разделением по франшизи, а новым партнерам предоставляется готовый личный кабинет, что упрощает процесс подключения. Крупным сетям предлагаются выделенные серверные мощности и возможность индивидуальной настройки функционала.

Среди преимуществ пользователи Quick Resto отмечают простой интерфейс программы, который ускоряет процесс обучения персонала и снижает количество ошибок, что в свою очередь способствует экономии и увеличению прибыли.

Quick Resto предлагает различные тарифы, от базового для быстрого старта новой кофейни до продвинутого с глубокой аналитикой для крупных сетей и франшиз. Стоимость подписки варьируется от 1 990 до 5 990 рублей в месяц, и помимо этого, компания не взимает дополнительных платежей за количество пользователей, обновления и техническую поддержку.

Характеристики

Функционал: Управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, приложение для гостей, встроенная CRM, модификаторы.

Тарифы: Web, Start, Standard, Pro.
Тестовый период: 14 дней.
Демодоступ: Доступен.
Техподдержка: Предоставляется.
Цена: От 1 990 до 5 990 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Круглосуточная техподдержка, интеграции, приложения, поддержка различных платформ, удобная система модификации продуктов, обучающие материалы, автономная работа кассы при отключении интернета.
На тарифах «Web» и «Start» техподдержка доступна только через чат.

Топ-10 систем и программ для автоматизации работы в кофейне

Cafe Manager

Облачный сервис, предназначенный для автоматизации и учета продаж в небольших кафе и кофейнях, обеспечивает контроль действий персонала, финансовый мониторинг и анализ статистики. Он не требует дорогостоящего оборудования или специализированных терминалов и адаптируется под любую операционную систему.

Для знакомства с сервисом доступна демоверсия, а после регистрации пользователь получает лицензию на бесплатное тестирование программы в течение первых 30 дней. Все тарифы имеют одинаковый функционал, разница лишь в сроках пользования системой.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, встроенная CRM, модификаторы.
Тарифы: на 1 месяц, на 1 год, на 3 года.
Тестовый период: 30 дней.
Демодоступ: имеется.
Техподдержка: доступна.
Цена: от 495 до 880 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Доступная цена, широкий функционал, подробные инструкции, поддержка через мессенджеры и по телефону.
Отсутствие автоматического подсчета расходов.

СБИС Presto

Программа, разработанная одним из ведущих производителей систем для автоматизации бизнеса, представляет собой простой и надежный сервис, который поможет запустить кофейню в кратчайшие сроки. Настройка занимает всего несколько часов, а в случае необходимости можно обратиться за помощью к экспертам.

На главном экране отображаются популярные позиции заведения с их кратким описанием. Официант с легкостью сможет ориентироваться в меню и быстро рассчитать заказ посетителя. Удобная система модификации подскажет, какие дополнения предложить гостю.

Для увеличения продаж предусмотрены программы лояльности, системы скидок и бонусов. Встроенная CRM отслеживает действия каждого посетителя и распределяет их по группам, что помогает структурировать базу клиентов и создавать персонализированные предложения в зависимости от их потребностей.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, приложение для гостей, встроенная CRM, электронный документооборот, система лояльности, модификаторы.
Тарифы: демонстрационный, базовый, оптимальный, профессиональный.
Тестовый период: 14 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: от 13 500 до 31 500 рублей в год.

Плюсы и минусы:

Круглосуточная техподдержка через различные каналы, множество подсказок, интеграции со службами доставки и банками.
Длительное время реакции программы, иногда возникают проблемы со связью с оборудованием, сложный интерфейс.

FusionPos

Удобный и легкий в использовании сервис для управления процессами в кофейне. Программа не требует сложной установки и интеграции. Для работы в системе подходит обычный планшет или компьютер. Встроенный модификатор позволяет создавать бесчисленное множество вариаций напитков и добавок к ним. Программа запоминает каждого клиента и к следующему визиту предложит персональную скидку или акцию по программе лояльности.

Этот сервис не только подходит для автоматизации одной кофейни, но и для управления целой сетью заведений. Для владельца предусмотрено специальное приложение, с помощью которого он может контролировать работу каждого заведения, собирать аналитику и отслеживать динамику продаж.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, встроенная CRM, система лояльности.
Тарифы: Лайт, Старт, Макс.
Тестовый период: 14 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: доступна.
Цена: от 1 490 до 3 490 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Простой интерфейс, интеграции, большое количество отчетов, автономная работа при отсутствии интернета, оперативная помощь техподдержки.
Эквайринг можно подключить только к одному банку (Сбер), возникают ошибки в работе, бывают расхождения по кассе.

YUMA

Представлен комплекс программ, способный автоматизировать работу различных заведений, включая кофейни. Интуитивно понятный интерфейс позволяет кассиру эффективно обслуживать несколько клиентов одновременно, оперативно переключаясь между заказами. Пользователь имеет возможность настраивать скидки на конкретные виды кофе и десертов, а также запускать акции и бонусные программы. При оформлении заказов система автоматически указывает на продукцию, участвующую в программе лояльности.

Разработчики предлагают единственный тарифный план с разовой покупкой лицензии на 1 год. После приобретения системы специалисты берут на себя установку, внедрение и обучение персонала. Техническая поддержка доступна круглосуточно и не ограничена по времени.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, электронный документооборот, модификаторы.
Тарифы: отсутствуют.
Тестовый период: 14 дней.
Демодоступ: имеется.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: 35 000 рублей в год.

Плюсы и минусы:

Широкий функционал, возможность работы в автономном режиме, оперативная техническая поддержка, возможность добавления неограниченного количества позиций в меню.
Оплата за год вперед, дополнительная плата за приложения для клиентов и персонала.

iiko

Разработчики предоставляют облачные решения для бизнеса разного масштаба, начиная от крупных сетей ресторанов и заканчивая небольшими фудтраками, кафе и кофейнями. Установить онлайн-кассу можно на планшет с любой операционной системой, а простой интерфейс позволит быстро освоить программу и приступить к обслуживанию.

После регистрации в программе доступна круглосуточная техническая поддержка через чат Telegram. Сервис позволяет вести складской учет, формировать базу клиентов, просматривать текущий заработок, проводить сравнительный анализ продаж за разные периоды и многое другое. Также владелец кофейни может настроить автоматическую отправку основных показателей и отчетов на адрес электронной почты.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификаторы.
Тарифы: Mini, Start, Pro, Enterprise.
Тестовый период: 30 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: от 1 295 до 8 590 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Простота использования, круглосуточная поддержка, интеграции.
Возможные сбои в работе, сложности при подключении к стороннему оборудованию, необходимость доплаты за некоторые функции, некоторые услуги в пакете могут оказаться не востребованными.

Jowi

Подходит для небольших кафе, баров или кофеен с низким или средним чеком. Программа состоит из двух частей: одна находится в «облаке» и является центром управления, а вторая устанавливается на компьютер или планшет заведения. Обе части синхронизированы, что позволяет отслеживать действия персонала в режиме онлайн.

Система модулей делает сервис простым и удобным в использовании. Легко добавить новое блюдо, указать ингредиенты или изменить цены на позиции. Программа также управляет акциями и формирует персональные скидки для посетителей. Полноценный CRM-модуль позволяет вести базу клиентов, учитывать их предпочтения и формировать дисконтные предложения.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификаторы, встроенная CRM, приложения.
Тарифы: Start, Standard, Pro.
Тестовый период: 14 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: доступна.
Цена: от 25 до 100 долларов в месяц.

Плюсы и минусы:

Широкий функционал, простота использования, возможность настройки приложений для персонала и гостей.
Сложность связи с техподдержкой, серверы находятся за пределами России.

la Chef

Это одна из самых простых платформ для создания меню и автоматизации некоторых процессов в кофейне. С ее помощью можно формировать заказы, принимать онлайн-оплату, подключать чаевые, организовывать доставку, отслеживать курьера и проводить акции. Кроме того, система позволяет настроить уведомления о новых заказах в Telegram или WhatsApp.

Примечательно, что основной функционал программы доступен бесплатно. Хотя это решение может не подойти для крупного ресторана, для небольшой кофейни с ограниченным ассортиментом вполне достаточно встроенных инструментов.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, создание меню, интеграции с платежными системами, аналитика, бронирование и доставка.
Тарифы: Начальный, Премиум.
Тестовый период: отсутствует.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: от 0 до 790 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Простой интерфейс, возможность указать аллергены в продукте, адаптированные версии для разных устройств, круглосуточная поддержка через чат.
Отсутствие программ лояльности, CRM и модификатора, длительное ожидание реакции поддержки.

GBS.Market

Удобная и простая кассовая программа предназначена для автоматизации работы небольшой кофейни. Она позволяет организовать рабочее место официанта, управлять заказами внутри заведения и на вынос, обслуживать посетителей в зале и синхронизировать работу с кухней. Для более удобной навигации в программе можно добавить фотографии в меню, указать особенности продукта и его состав. Сервис позволяет быстро редактировать заказы, добавлять или удалять позиции, а также объединять несколько чеков в один.

Настройка программы доступна для самостоятельного выполнения без привлечения специалистов. В случае возникновения затруднений, разработчики предоставляют полный доступ к обширной базе знаний и оперативную поддержку по телефону, чату или электронной почте.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор, встроенная CRM.
Тарифы: Демо, Месяц, Квартал, Год, Навсегда.
Тестовый период: 30 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: от 291 до 350 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Полный функционал на 30 дней бесплатно, разные каналы связи с техподдержкой, возможность приобрести бессрочную лицензию, низкая стоимость.
Отсутствие приложений, ограниченное время работы техподдержки (будни с 10:00 до 17:00 по МСК), иногда возникают замедления в работе.

Guscom

Интегрированное решение для автоматизации работы в барах, кофейнях и кафе предоставляет широкий набор функций. Основные возможности включают в себя гибкие настройки дизайна, систему скидок и акций, подключение различного оборудования (POS-терминал, сканер штрих-кодов, кассовый ящик и прочее), добавление неограниченного числа сотрудников и позиций меню, а также управление доступами. Администратор имеет возможность в реальном времени создавать отчеты, проводить анализ продаж и полностью контролировать действия персонала.

Система не имеет фиксированной тарифной сетки, но предоставляет возможность бесплатной тестовой установки. Конечная стоимость зависит от выбранных модулей и функционала.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции, отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, встроенная CRM.
Тарифы: Демо, Месяц, Квартал, Год, Навсегда.
Тестовый период: 30 дней.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: по запросу.

Плюсы и минусы:

Гибкое ценообразование, наличие тестового периода, телефонная поддержка.
Разработчик находится в Минске (Беларусь), длительное ожидание ответа от техподдержки, отсутствие мобильных приложений, отсутствие модификатора продуктов.

r_keeper

Программа представляет собой полноценное решение для управления всеми аспектами в общепите и идеально подходит для автоматизации даже небольшой кофейни. Система состоит из нескольких модулей: кассовая станция, обеспечивающая качественное обслуживание гостей и отслеживание действий персонала, модуль доставки, который контролирует работу курьеров и оптимизирует расходы, складской учет, управляющий закупками, и документооборот, автоматизирующий формирование отчетности. Интерфейс менеджера позволяет настраивать кассу и контролировать текущие операции.

Пользователям предлагается выбор из нескольких тарифных планов, но также доступно модульное решение с бессрочной лицензией.

Характеристики:

Функционал: управление заказами, база клиентов, интеграции с платежными системами, аналитика и отчеты, бронирование и доставка, контроль персонала, система лояльности, модификатор, встроенная CRM, приложения.
Тарифы: Lite, Cloud Start, Cloud Pro, Cloud Max.
Тестовый период: отсутствует.
Демодоступ: отсутствует.
Техподдержка: предоставляется.
Цена: от 790 до 7 084 рублей в месяц.

Плюсы и минусы:

Широкий функционал, возможность управления тарифом путем добавления или удаления модулей, понятный интерфейс, много интеграций.
Отсутствие демодоступа, техподдержка через форму обратной связи с длительным ожиданием ответа специалиста, возможные сбои при использовании.

Как выбрать систему автоматизации для кофейни

На рынке существует множество систем автоматизации для кофеен. Чтобы выбранная вами программа соответствовала вашим ожиданиям, следует учитывать несколько ключевых моментов.

Интерфейс

При стремлении к быстрому обслуживанию важно, чтобы интерфейс программы был интуитивно понятен и удобен. Демоверсия или тестовый период помогут оценить, соответствует ли сервис вашим требованиям в этом отношении. Если даже при выполнении базовых операций возникают затруднения или нужные функции не находятся легко, возможно, стоит рассмотреть другой вариант.

Функционал

Изучите возможности программы. Иногда сервисы предлагают избыточный функционал или лишние интеграции, которые могут быть не нужны вам. Для крупных сетей ресторанов такое решение может быть обоснованным, но для небольших кофеен лишние опции могут только усложнить процессы и повлиять на стоимость программы.

Гибкость

С самого начала важно выбрать гибкую систему, которая позволит вам масштабировать бизнес и вносить изменения по мере необходимости. Предпочтительно выбирать программы с модульной структурой, которые легко адаптировать под растущие потребности. Возможно, придется доплатить за дополнительные функции, но это может окупиться благодаря повышению эффективности и доходности.

Техподдержка

Не менее важным аспектом является поддержка со стороны разработчиков. В случае возникновения проблем или сбоев в работе программы оперативная помощь специалистов может предотвратить потерю клиентов и доходов. Поэтому стоит уточнить у разработчиков, как работает их техподдержка и какие каналы коммуникации предусмотрены для оперативной связи.