Как считать и платить: зарплата сотрудников и страховые взносы

Как рассчитывается заработная плата и НДФЛ

Процесс расчета зависит от системы оплаты, принятой работодателем.

Наиболее распространенный вариант — это фиксированный оклад, при котором сотрудник получает полную сумму заработной платы, если отработал весь рабочий месяц. В случае отсутствия на работе, например, из-за болезни или отпуска, зарплата рассчитывается исходя из отработанных дней.

Пример: Предприниматель нанял водителя с окладом в 40 000 рублей. С 1 по 8 марта 2024 года водитель был в отпуске без сохранения заработной платы. В марте всего 20 рабочих дней, из которых водитель отработал 15 дней.

Стоимость одного рабочего дня в марте составляет: 40 000 / 20 = 2 000 рублей.

Заработная плата водителя за март до вычета НДФЛ: 2 000 × 15 = 30 000 рублей.

Количество рабочих дней может различаться в разные месяцы. Например, в январе из-за новогодних каникул рабочих дней меньше, что повышает стоимость одного рабочего дня.

Если заработная плата сотрудника состоит не только из оклада, но и из премий, их размер зависит от условий, описанных в положении о премировании или в трудовом договоре. Сотрудник получает оклад за полный или частичный месяц работы, а также дополнительные выплаты в виде премий. При сверхурочной работе время оплачивается по повышенным ставкам.

Кроме фиксированной оплаты труда, существуют и другие системы оплаты, такие как сдельная, где заработная плата зависит от выполненного объема работы по определенным тарифам. Подробнее о различных форматах выплат можно узнать из статьи «Заработная плата: гайд для работодателей».

Пример: Слесарь Иван получает 700 рублей за каждую изготовленную деталь. В течение месяца он изготовил 86 деталей. Сдельная заработная плата Ивана составит 700 × 86 = 60 200 рублей.

Каждый работодатель обязан удерживать НДФЛ из заработной платы сотрудника и перечислять его в бюджет. Сотрудник получает на руки заработок уже с учетом удержания налога. Стандартная ставка НДФЛ для резидентов РФ составляет 13%, с 2021 года для доходов свыше 5 миллионов рублей — 15%.

Таким образом, с зарплаты в 40 000 рублей работодатель обязан удержать налог в размере 40 000 × 13% = 5 200 рублей. На руки сотрудник получит заработную плату уже за вычетом налога, то есть 34 800 рублей.

Налогом облагаются не все выплаты сотруднику, поэтому важно проверить список необлагаемых выплат, чтобы правильно рассчитать налоги и заработную плату. Например, НДФЛ не удерживается с материальной помощи до 4 000 рублей в год, возмещения процентов по ипотеке и некоторых видов компенсаций.

Заработная плата за полный месяц не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). В некоторых регионах установлены ставки МРОТ выше федерального уровня, и в таких случаях работодатели обязаны выплачивать зарплату, соответствующую региональному МРОТ.

Когда и как выплачивается заработная плата

Основные правила определены в статье 136 Трудового кодекса. Заработную плату необходимо выплачивать не реже чем два раза в месяц. Даже если в этом согласились работодатель и сотрудник, выплачивать реже нельзя. Конкретные даты выплат должен установить сам работодатель и закрепить их в коллективном или индивидуальном трудовом договоре или в положении об оплате труда.

Основное условие — интервал между выплатами не должен превышать 15 дней.

Исключение составляют месяцы с 31 днем. В этих случаях интервал в 16 дней не считается нарушением.

Итоговый расчет за месяц должен быть завершен не позднее 15-го числа следующего месяца, поэтому срок выплаты второй части заработной платы не должен превышать эту дату.

Например, можно определить, что зарплата выплачивается 18-го и 3-го числа месяца. Тогда заработную плату за первую половину месяца сотрудники получат 18-го числа, а за вторую — 3-го числа следующего месяца. Нельзя выбрать, например, 10-е и 20-е число, потому что интервал составит 20 дней, что противоречит Трудовому кодексу. Нельзя также выбрать переменную дату, например, с 3-го по 6-е число. Необходимо установить конкретные даты и строго их соблюдать. Если дата выплаты приходится на выходной день, зарплата должна быть выплачена в ближайший рабочий день до этого выходного, но не позже.

Клиенты Точки могут настроить выплаты в рамках Зарплатного проекта, чтобы переводить заработную плату онлайн в несколько кликов на карты любых банков. Подключение к Зарплатному проекту осуществляется бесплатно.

Первую часть заработной платы часто называют авансом. Фактически, такого термина нет в Трудовом кодексе, хотя он широко используется. При расчете аванса необходимо учитывать фактическое время работы сотрудника в первой половине месяца или фактический объем проделанной работы, если оплата сдельная. Также аванс может быть рассчитан как фиксированный процент от оклада с учетом фактического времени работы.

Если помимо оклада сотрудник получает другие выплаты, не зависящие от результатов работы за месяц, их также учитывают при расчете аванса.

Например, если сотрудник получает доплату за совмещение должностей, это должно быть учтено при расчете суммы аванса. Если компания выплачивает премию за выполнение плана производства или продаж за месяц, они не включаются в аванс, поскольку на момент выплаты неизвестно, будет ли данное условие выполнено.

С 2023 года НДФЛ удерживается как с аванса, так и с заработной платы. Для расчета налога датой фактического получения дохода за труд считается день выплаты заработной платы.

Как рассчитывать и уплачивать страховые взносы

Помимо заработной платы и НДФЛ, работодатель также обязан начислять и уплачивать страховые взносы. В отличие от налога, который может оплачиваться за счет сотрудника с удержанием из его заработной платы, страховые взносы являются обязанностью работодателя.

Существует четыре вида страховых взносов, которые являются обязательными: пенсионные, медицинские, страхование от временной нетрудоспособности и от несчастных случаев на производстве.

Ставки страховых взносов различны для малого и крупного бизнеса. Крупные компании уплачивают взносы по единому тарифу в размере 30% на пенсионное, медицинское страхование и на случай временной нетрудоспособности. Если доход превышает предельную базу, ставка снижается до 15,1% до конца года. Предельная база ежегодно изменяется и в 2024 году составляет 2,225 миллиона рублей.

Кроме того, работодатель оплачивает страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в размере от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска работ. На эти взносы предельной базы нет, и они начисляются при любом уровне дохода.

Не все выплаты сотрудникам облагаются страховыми взносами. Например, не облагается материальная помощь до 4 000 рублей, некоторые виды компенсаций и другие выплаты.

Малые и средние предприятия также платят страховые взносы по единому тарифу, однако ставка снижается до 15% для зарплаты, превышающей федеральный минимальный размер оплаты труда. Ставка на страхование от несчастных случаев для малого бизнеса обычно стандартная, составляющая от 0,2% до 8,5%.

Например, если у сотрудника зарплата составляет 40 000 рублей, а работодатель относится к малому бизнесу, а минимальный размер оплаты труда в 2024 году составляет 19 242 рубля. Сумма, превышающая МРОТ, составляет 20 758 рублей. При минимальном классе опасности работ ставка по страхованию от несчастных случаев составляет 0,2%.

Таким образом, взносы рассчитываются следующим образом:

• По единому тарифу: 30% от части зарплаты в пределах МРОТ и 15% от части, превышающей МРОТ.
• По страхованию от несчастных случаев: 0,2% от части в пределах МРОТ и 0,2% от части, превышающей МРОТ.

Итак, с зарплаты в 40 000 рублей работодатель заплатит 5 200 рублей НДФЛ и 8 966,3 рубля страховых взносов. В общей сложности работодатель потратит 48 966,3 рубля, а сотрудник получит на руки 34 800 рублей.

Сроки уплаты НДФЛ и страховых взносов с 2024 года следующие:

• За период с 1-го по 22-е число текущего месяца — до 28-го числа.
• За период с 23-го числа по последнее число прошлого месяца — до 5-го числа следующего месяца.
• За период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Страховые взносы по единому тарифу уплачиваются до 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления, а страховые взносы от несчастных случаев — до 15-го числа следующего месяца.

Какие отчеты подаются в 2024 году:

• Отчет 6-НДФЛ подается до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 февраля.
• Отчет по страховым взносам подается до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.
• Персонифицированные сведения о физических лицах подаются до 25 февраля, 25 марта, 25 мая, 25 июня, 25 августа, 25 сентября, 25 ноября и 25 декабря.

Кроме того, для выплаты зарплаты в 2024 году необходимо предоставить отчеты в Пенсионный фонд России по форме ЕФС-1. Сроки предоставления отчетов для каждого раздела ЕФС-1 определены отдельно.