Всё важное про 6-НДФЛ: что за отчёт, когда и как сдавать, кто освобождён

6-НДФЛ — это отчёт, который вы должны сдавать, если платите деньги физлицам и удерживаете с этих выплат налог для госбюджета. В 6-НДФЛ вы показываете, как рассчитывали подоходный налог физлиц, но включать в него нужно не все выплаченные доходы. Расскажем, когда и за какие выплаты отчитываться, какие штрафы есть за нарушения и как уменьшить налог.

Что такое 6-НДФЛ

Вы удерживаете налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с зарплаты работника или с гонорара исполнителя: 13% его заработка платите в бюджет, оставшуюся сумму перечисляете человеку. Так вы становитесь налоговым агентом, то есть удерживаете и уплачиваете налог за другое лицо.

О налоге надо отчитаться государству, для этого по итогам каждого квартала налоговые агенты заполняют форму 6-НДФЛ. В этом отчёте показывают, какие облагаемые налогом доходы были у сотрудников и исполнителей, сколько налога работодатель удержал и перевёл в бюджет.

НДФЛ платят с большей части доходов физлиц:

• зарплат, премий, больничных, отпускных;
• вознаграждений по договорам ГПХ;
• дивидендов;
• подарков стоимостью более 4 000 рублей в течение года;
• выплат за аренду имущества физлица, например автомобиля.

Раньше помимо 6-НДФЛ нужно было ежегодно сдавать ещё одну форму по налогу — 2-НДФЛ, в неё входили справки по всем работникам. Но с 2021 года 2-НДФЛ отменили, а справки теперь входят в годовой 6-НДФЛ.

Кто подаёт отчёт

Отчёт заполняют и сдают налоговые агенты, которые удерживают и уплачивают НДФЛ за физлиц: это российские организации и ИП, представительства иностранных компаний в России, нотариусы и адвокаты.

Если хотя бы раз в году человек получил от вас выплату, которая облагается подоходным налогом, нужно отчитаться по 6-НДФЛ.

В какие сроки сдают форму

 6-НДФЛ сдают по итогам первого квартала, полугодия и 9 месяцев. По итогам года нужно отправить годовой отчёт, который включает также справки о доходах по каждому физлицу.

Срок отправки квартальных отчётов — 25-е число в месяц после отчётного квартала, срок годового отчёта — 25 февраля:

• за I квартал 2024 — 25 апреля;
• за полугодие 2024 — 25 июля;
• за 9 месяцев 2024 — 25 октября;
• за 2024 год — 25 февраля 2025 года.

Даже если вы рассчитались с исполнителем на договоре ГПХ один раз в году, например во втором квартале, отчёт придётся сдавать до конца года: за полугодие, за 9 месяцев и по итогам года.

Куда отправлять 6-НДФЛ

Компании и ИП сдают форму в налоговую инспекцию по месту регистрации. ИП на патенте, которые работают в разных регионах, сдают 6-НДФЛ в налоговую, где оформляли патент.

У компаний с обособленными подразделениями есть выбор:

• Если подразделения в одном муниципалитете, можно выбрать одну ИФНС и отчитываться в неё за всех. Сообщить о таком решении нужно до 1 января во все остальные ИФНС по месту регистрации «головы» и подразделений.
• Если подразделения находятся в разных муниципалитетах, за каждое сдают отчёт в его инспекцию.

В каком виде отчитываться

 6-НДФЛ сдают в бумажном или электронном виде.

Отчёт на бумаге. Если налоговый агент отчитывается за 10 человек или менее, можно сдавать 6-НДФЛ на бумаге. Такой отчёт лично приносят в инспекции или отправляют ценным письмом по почте. Добавьте уведомление о вручении, чтобы узнать о доставке.

Отчёт в электронном виде. Если вы отчитываетесь более чем за 10 человек, сдать отчёт можно только онлайн в личном кабинете юрлица или в личном кабинете ИП на официальном сайте налоговой или в вашем бухгалтерском сервисе. Такой отчёт нужно подписать квалифицированной электронной подписью, ИП и руководители компаний получают её в ФНС бесплатно.

Кто освобождён от отчёта

Если в течение года вы не платили физлицам, не сдавайте 6-НДФЛ, нулевые отчёты отправлять не нужно. Если же хотя бы раз в течение года была выплата, нужно отчитываться до конца года. Например, единственную выплату января нужно показывать в отчётах за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год.

Какие вычеты показывать в 6-НДФЛ

В отчёте показывают не только доходы и налоги физлица, но и налоговые вычеты. Вычет — это сумма, которую можно вычесть из заработка человека до расчёта НДФЛ, тогда налог уменьшится.

Налоговые вычеты бывают четырёх типов:

• стандартные на граждан и их детей;
• имущественные при покупке жилья;
• социальные при оплате обучения, лечения, спорта;
• профессиональные для исполнителей по договорам ГПХ.

Чаще всего работодатели применяют и показывают в 6-НДФЛ стандартные и профессиональные вычеты. Например, если человек имеет право на стандартный детский вычет и принёс подтверждающие документы, работодатель должен применять вычет ежемесячно, пока доход сотрудника с начала года не превысит 350 тысяч рублей.

Имущественные и социальные вычеты граждане в большинстве случаев получают напрямую от налоговой. Но иногда люди запрашивают такие вычеты у работодателя, тогда их тоже приходится применять и вносить в отчётность.

Еще один тип вычета специально для 6-НДФЛ — при подарках сотрудникам. Подоходным налогом не облагаются подарки для сотрудников общей суммой до 4 000 рублей в течение года. Если подарок дороже, подоходный налог взимается с суммы превышения. Суммы подарков тоже добавляют в 6-НДФЛ и в том же разделе показывают вычет до 4 000 рублей. Это помогает отследить, нет ли превышения лимита по подаркам и нужно ли платить с превышения налог.

Как устроен 6-НДФЛ

Отчёт 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. В годовой отчёт добавляют приложение со справками обо всех физлицах, которые получали от вас деньги в прошедшем году.

Структура отчёта 6-НДФЛ

Если вы удерживали НДФЛ по разным ставкам, например, 13 и 30%, то разделы 1 и 2 нужно заполнять отдельно для каждой ставки.

Как сдавать уточнённый отчёт

Если в 6-НДФЛ внесли не все данные или обнаружили в нём ошибки, нужно отправить уточнённую форму. Уточнёнка — это точно такой же отчёт, но с корректными данными. Вносите в него все показатели: исправленные и изначально верные. Ещё в уточнённой форме укажите номер корректировки на титульном листе: 001 или 002 в зависимости от того, в который раз исправляете ошибки.

Налоговая периодически меняет формы 6-НДФЛ. Например, в 2024 году действует новая форма с графами, которых не было в предыдущем отчёте 2023 года. Когда вы заполняете уточнённый отчёт, используйте форму, актуальную в тот период, за который вносите исправления. Уточнёнку за 2023 год нужно отправлять по форме именного того периода, а новая форма за 2024 год не подойдёт.

Сроков для отправки уточнёнки нет, но лучше сдать её максимально быстро. Это позволит избежать штрафа за искажение сведений в отчётности, если ошибку первыми обнаружили вы, а не налоговая.

Как отражать особые случаи

Некоторые выплаты и доходы работников в натуральной форме вызывают вопросы: надо ли отражать в 6-НДФЛ увольнение, декретные деньги, подарки сотрудникам, авансы подрядчикам.

Увольнение. Закон не разъясняет особенности отражения сумм в 6-НДФЛ при увольнении, а значит, их нужно отражать в общем порядке.

В день увольнения сотрудник получает зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие. Есть нюанс: подоходным налогом не облагается выходное пособие в рамках лимита — 3 среднемесячных заработка (для северных регионов 6 среднемесячных заработков). Если выходное пособие превышает этот лимит, то подоходный налог удержите только с суммы превышения.

Значит, в 6-НДФЛ нужно отразить такие суммы после увольнения работника:

• зарплату;
• компенсацию за отпуск;
• часть выходного пособия, которая превышает лимит.

Декретное пособие. Декретные деньги выплачивает Социальный фонд, а не работодатель, так что отражать их в 6-НДФЛ не нужно.

Некоторые сотрудницы после получения больничного листа по БиР продолжают некоторое время работать. Тогда они в обычном порядке получают зарплату, которую нужно отражать в 6-НДФЛ.

Когда сотрудница уходит в декретный отпуск, работодатель может по своей инициативе доплачивать ей определённую сумму сверх пособия. Такая добровольная доплата облагается НДФЛ, и её нужно отражать в отчёте.

Подарки сотрудникам. Все подарки общей стоимостью до 4 000 рублей в год не облагаются налогом. Стоимость таких подарков всё равно указывают в 6-НДФЛ, а затем отражают вычет, равный стоимости подарка.

Подарок может стоить дороже 4 000 рублей, тогда налогом облагается сумма превышения. Стоимость подарка указывают в 6-НДФЛ, вычет в размере 4 000 рублей тоже показывают в отчёте. Затем указывают НДФЛ с разницы.

Когда нужно удержать НДФЛ с подарка в натуральной форме, это делают при ближайшей денежной выплате, например зарплате. В такой ситуации НДФЛ можно удержать в размере не более 50% выплаты. Но если в отчётном квартале у сотрудника ещё не было выплат и работодатель не успел удержать НДФЛ, сумму налога показывают в отдельной строке 6-НДФЛ «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Выплаты по договорам ГПХ. Когда заказчик оплачивает работу исполнителя-физлица на договоре ГПХ, он удерживает НДФЛ. Но некоторые физлица сами уплачивают за себя налог, тогда у заказчика нет обязанности налогового агента. Это бывает при:

• работе с индивидуальными предпринимателями;
• работе с самозанятыми;
• покупке у физлица имущества, кроме ценных бумаг.

В 6-НДФЛ нужно вносить только те выплаты по договорам ГПХ, которые облагаются подоходным налогом. Это касается фактически выплаченных авансов и окончательных расчётов с подрядчиками. Дата подписания акта о приёмке работ не важна, имеет значение только дата фактической выплаты.

Пример. Мастер выполнял малярные работы по договору ГПХ и получил аванс для закупки материалов в конце марта. Он покрасил помещения и получил окончательный расчёт в апреле, тогда же подписали акты о приёмке работ. Мастер не оформлен как ИП или самозанятый, так что заказчик при каждой выплате удержал НДФЛ. Сумма аванса и НДФЛ с неё попадут в 6-НДФЛ за I квартал, а сумма окончательного расчёта и НДФЛ с неё — в отчёт за полугодие.

Штрафы за нарушения

Налоговому агенту грозит штраф в двух случаях: если в 6-НДФЛ допустить ошибки или сдать её с опозданием. К опозданию приравнивается и отправка формы не в ту налоговую, например, когда отчёт за обособку сдают в инспекцию головной компании в другом муниципалитете.

Опоздание с отчётом. Каждый месяц просрочки штрафуется на 1 000 рублей. Неполный месяц округляют в большую сторону, даже если опоздание составило 1−2 дня. Кроме штрафа могут заблокировать расчётный счёт через 10 дней после срока отправки 6-НДФЛ.

Ошибки в отчёте. Штраф за искажение сведений в 6-НДФЛ составляет 500 рублей. Даже если ошибки есть в каждом разделе отчёта, штраф не вырастет. Избежать санкций можно, если налоговый агент сам увидит ошибки, исправит их и отправит уточнённый отчёт прежде, чем инспекция найдёт нарушения.

Можно ли уменьшить подоходный налог

Чтобы сократить НДФЛ, можно применять налоговые вычеты, о которых мы рассказали выше:

• стандартные на граждан и их детей;
• имущественные при покупке жилья;
• социальные при оплате обучения, лечения, спорта;
• профессиональные для исполнителей по договорам ГПХ.

Если работник имеет право на стандартные вычеты, он должен принести работодателю подтверждающие документы, например, справку об инвалидности или копию свидетельства о рождении ребёнка. Тогда работодатель будет применять вычеты и сокращать подоходный налог работника.

Имущественные и социальные вычеты граждане чаще всего оформляют через налоговую и получают возврат налога за предыдущий год одной суммой. Но человек может оформить в инспекции уменьшение НДФЛ на работе, тогда работодатель будет ежемесячно применять вычет, пока он не исчерпается.

Профессиональные вычеты на сумму понесённых расходов могут получать исполнители по договорам ГПХ, если они напишут заявление заказчику. Например, мастер-маляр может получить вычет на сумму закупленных валиков и кистей, если подтвердит расходы чеками.

Кроме того, часть доходов физлиц освобождена от подоходного налога. Эта льгота закреплена в статьях 215 и 217 НК РФ. Вот некоторые из необлагаемых доходов:

• алименты;
• компенсация путёвок в санатории;
• суточные в пределах лимитов;
• возмещение вреда здоровью;
• возмещение расходов на повышение квалификации;
• денежная помощь на погребение членов семьи;
• денежная помощь до 50 000 рублей при рождении или усыновлении ребёнка;
• возмещение расходов при переезде на работу в другой регион;
• оплата медицинского обслуживания работникам.

При начислении каждой выплаты нужно знать, облагается она НДФЛ или нет.

Как изменился 6-НДФЛ в 2024 году

С начала 2024 года работодатели перечисляют НДФЛ дважды в месяц:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, уплачивают не позднее 28-го числа этого же месяца;
• налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, уплачивают не позднее 5-го числа следующего месяца.

Из-за этого поменялась и форма 6-НДФЛ, которую нужно сдавать за периоды 2024 года. Новый отчёт и порядок его заполнения утверждены в приказе ФНС № ЕД-7−11/1@. По этой форме нужно сдавать 6-НДФЛ начиная с отчётности за I квартал 2024 года.

Вот основные изменения в новой форме:

• новые штрихкоды на всех страницах;
• суммы НДФЛ нужно показывать не за квартал, а с начала года;
• теперь в отчёте есть графы для шести сроков удержания, уплаты и возврата налога — по два на каждый месяц квартала;
• больше не нужно разбивать виды доходов: зарплата, гонорары по договорам ГПХ, дивиденды;
• появились новые строки для налоговой базы, налога в иностранном государстве;
• уточнили форму справки о доходах, которую выдают физлицам — форму КНД 1175018.

Частые вопросы о 6-НДФЛ

 6-НДФЛ — что за отчёт?

 6-НДФЛ — это отчёт работодателя или заказчика, который удерживает и отправляет в бюджет налоги с доходов своих работников или исполнителей. В отчёт вносят суммы доходов физлиц, которые облагаются подоходным налогом, суммы налоговых вычетов, которые уменьшают налог, и суммы самого НДФЛ. В годовом отчёте ещё заполняют справки по каждому физлицу, которое получало от вас доход в прошедшем году.

Кто сдаёт 6-НДФЛ?

Форму 6-НДФЛ должны сдавать все налоговые агенты: юрлица и ИП, адвокаты и нотариусы, которые выплачивали доходы физлицам и удерживали с этих выплат подоходный налог. Если в течение года хотя бы раз вы платили деньги физлицу и перечисляли за него НДФЛ в бюджет, нужно сдавать 6-НДФЛ до конца года.

Как сдать отчётность 6-НДФЛ?

Компании и ИП отправляют 6-НДФЛ в инспекцию по месту регистрации. ИП на патенте сдают отчёт в инспекцию, в которой они получали патент. Отчёт сдают четыре раза в год: отчёты за I квартал, полугодие и 9 месяцев нужно сдать не позднее 25-го числа после прошедшего квартала, а годовой отчёт — не позднее 25 февраля следующего года.

Как сдаётся 6-НДФЛ — поквартально или нарастающим итогом?

Форму 6-НДФЛ сдают по итогам каждого квартала, а затем по итогам года. Но сведения о доходах, налоговых вычетах и суммах НДФЛ в каждом отчёте нужно указывать нарастающим итогом, то есть суммарно с начала года. Раньше налоговые агенты прописывали в разделе 1 отчёта суммы подоходного налога за квартал. Но с новой формы 6-НДФЛ за 2024 год эти суммы нужно указывать накопительно с начала года.

Какие доходы включаются в 6-НДФЛ?

В 6-НДФЛ нужно указывать только те доходы, которые облагаются подоходным налогом. Например, не нужно вносить в отчёт компенсацию вреда здоровью, которая не облагается НДФЛ, или выплаты самозанятому, который сам платит за себя налоги. Исключение — подарки работникам стоимостью до 4 000 рублей, которые не облагаются налогом. Их стоимость вписывают в 6-НДФЛ и здесь же указывают вычет на сумму подарка.