Какие документы необходимо подготовить при продаже товара

Василий занимается продажей товаров для сна. Каждое действие, которое он совершает, требует официального подтверждения документами: будь то отгрузка подушек покупателю, передача ткани на склад, оплата аренды или приобретение холлофайбера у поставщика. Эта организационная формальность иногда может быть неприятной, но однажды она помогла ему выиграть в суде полмиллиона рублей у нечестного покупателя. Давайте подробнее рассмотрим, для чего и какие документы необходимы, а также как их правильно заполнять.

Важность документов в бизнесе при продаже товаров

Что представляют собой и зачем нужны первичные документы

Первичные бухгалтерские документы – это те документы, которые подтверждают факт произошедшего события в хозяйственной деятельности и содержат обязательные сведения.

Согласно Федеральному закону № 402, каждая операция и сделка должны оформляться компанией первичным документом. Это необходимо для регулярной фиксации и сбора информации о состоянии активов, обязательствах, доходах и расходах бизнеса, а также для последующей аналитики его деятельности.

Кроме того, первичные документы необходимы компаниям для предоставления отчетности перед налоговыми органами, в случае возникновения сомнений относительно реальности сделки, для прохождения таможенного контроля при импорте товаров или для защиты своих интересов в суде. То есть везде, где компания должна предоставить информацию о том, что, когда и в каком объеме было сделано, и за какую стоимость.

До 2013 года все компании были обязаны использовать стандартные формы первичных документов. Однако сейчас это необязательно, и компании могут разрабатывать собственные формы, главное – чтобы они содержали все необходимые реквизиты:

• название документа;
• дата его составления;
• наименование компании, составившей документ;
• описание сделки или операции;
• объем и единицы измерения сделки или операции;
• должность, фамилия и подпись ответственного лица.

Обычно компании предпочитают использовать стандартные формы, чтобы избежать лишних хлопот. Тем не менее, независимо от выбора формы, список документов и правила их оформления должны быть утверждены внутренними документами компании, чтобы сотрудники использовали правильные документы в своей работе и знали, кому, когда и в каком объеме их передавать.

Существуют первичные документы, разработку которых компании не могут вести самостоятельно – это бланки строгой отчетности, эквивалентные кассовым чекам. К ним относятся, например, посадочные и проездные билеты, квитанции, путевки.

Компании обязаны хранить первичные документы не менее пяти лет.

Различные документы оформляются для различных видов операций. Некоторые документы создаются исключительно внутри компании, например, приказы о приеме на работу, в то время как другие используются для совершения сделок с контрагентами.

Среди наиболее часто используемых первичных документов встречаются:

• товарная накладная при продаже товаров;
• акт об оказании услуг (выполнении работ);
• товарно-транспортная накладная при перемещении товаров автотранспортом;
• кассовый чек и платежное поручение при оплате товаров или услуг;
• универсальный передаточный документ, который заменяет товарную накладную или акт и счет-фактуру.

Вместе с первичными документами часто оформляют и другие бумаги, которые часто ошибочно считают первичными. Например, договор и счет на оплату – они часто включаются в пакет документов для совершения сделки купли-продажи товаров.

Однако они не являются первичными документами, так как отражают лишь намерение совершить сделку и предложение ее оплатить, а не произошедшее событие. Возможны исключения, поэтому о договоре и счете мы подробно расскажем ниже.

Счет-фактура также не является первичным документом – он необходим только для целей НДС, то есть это налоговый документ, и оформляется не на каждую сделку.

Чтобы разобраться, кто, когда, как и в каком количестве оформляет документы, давайте рассмотрим наиболее типичную ситуацию — продажу товара.

Пример. У Василия есть ООО, работающее по общей системе налогообложения. Он заключил сделку с Сергеем на поставку 100 одеял и 200 подушек с условием предоплаты в размере 30% и оставшейся оплаты после получения товара. Василий организовал доставку товара за свой счет до склада Сергея. Далее мы рассмотрим, какие документы они оформили.

Сделки и операции Василия с Сергеем должны быть документально оформлены для обеспечения обеих сторон и в соответствии с законодательством.

Таким образом, каждый шаг в бизнесе Василия требует оформления соответствующих документов. Это обеспечивает не только более гладкое ведение бизнеса, но и защиту интересов сторон в случае любых споров или необходимости предоставления отчетности перед государственными органами.

Документация при оптовой продаже товара

Документы, связанные с продажей товара, разрабатывает поставщик. Когда Василий заключал сделку с Сергеем, он оформил договор поставки и выставил счёт на оплату. При отгрузке товара были составлены товарная накладная и счёт-фактура. Кроме того, были предоставлены необходимые разрешительные документы на товар.

Для доставки товара Сергею, Василий заключил договор с транспортной компанией. Для оформления перевозки была подготовлена транспортная накладная, а также доверенность на водителя-экспедитора.

Рассмотрим основные документы — договор поставки, счёт на оплату, товарную накладную и счёт-фактуру.

Договор поставки

Договор является документом, в котором продавец и покупатель определяют условия поставки товара: что и когда будет поставлено, как будет передано, сроки оплаты, а также предусмотренные меры в случае нарушения условий сделки. Наличие договора значительно облегчает защиту интересов сторон в случае возникновения проблем при поставке товара, например, если покупатель оплатил только часть товара или продавец поставил неправильный товар.

Форма оформления. Согласно закону, договор должен быть составлен в письменной форме, если хотя бы одна из сторон — продавец или покупатель — является юридическим лицом. Существует образец договора, который можно использовать в качестве основы, однако рекомендуется не копировать его без изменений, так как условия и ограничения могут различаться в каждой сделке.

Количество экземпляров. Количество экземпляров договора не регламентировано. Обычно составляется столько копий, сколько сторон участвует в сделке. Если договор подписывается только между покупателем и продавцом, то достаточно двух экземпляров.

Основное содержание договора определяют существенные условия, без которых документ не считается заключенным. Закон не определяет перечень этих условий, он лишь указывает, что в договоре должны быть указаны предмет сделки и все условия, по которым стороны достигли соглашения. Таким образом, договор должен содержать информацию о предмете сделки, сроках и порядке поставки товара, условиях оплаты и прочие важные аспекты.

Структура договора обычно включает следующие разделы:

• Преамбула
• Предмет договора
• Условия поставки товара и сроки
• Сумма договора и порядок расчетов
• Права и обязанности сторон
• Ответственность сторон
• Срок действия договора
• Подписи сторон

Преамбула раздела должна содержать:

• Дату и место подписания договора, так как от этого зависят сроки поставки и оплаты, а также начало действия договора.
• Названия компаний сторон.
• ФИО и должности лиц, подписывающих договор. Обычно это генеральный директор компании, так как он имеет право подписывать любые документы.

Пример оформления преамбулы договора на поставку

Предмет договора

Этот аспект является крайне важным для определения условий соглашения, следовательно, необходимо детально описать товар: его название, модель, вес, размеры, количество и область применения.

У Василия великое множество товаров, и поэтому он предпочел включить описание в спецификацию. В договоре этот раздел выглядит следующим образом:

В предмете договора поставки можно указать конкретные товары, либо использовать термин «товар в соответствии со спецификацией».

Сумма договора и порядок расчётов

В этом разделе необходимо определить цену товара, общую стоимость заказа и сроки, в которые покупатель обязуется произвести оплату.

Учитывая, что Василий поставляет Сергею разнообразные по названию и стоимости одеяла и подушки, он указал цену каждого товара в спецификации, включая описание продукции.

Пример спецификации к договору на поставку

В стоимость товара также включается НДС, если продавец является налоговым плательщиком. Поэтому необходимо указать, по какой ставке налога осуществляется оплата – 10% или 20%, а также итоговую стоимость товара с учетом НДС. В случае применения упрощенной системы налогообложения следует указать в договоре, что товар продается без НДС.

Сроки и порядок поставки товара

Необходимо определить, кто осуществляет поставку товара, в какие сроки, из какого места и куда. Обычно поставщик организует доставку собственным транспортом или с привлечением сторонних перевозчиков.

Василий прописал следующее в договоре:

Пример условий и сроков доставки товара

Важно четко определить в договоре момент, когда права на товар переходят к покупателю. Это поможет избежать неопределенности и возможных споров. После передачи прав собственности покупатель имеет законное право распоряжаться товаром: продавать, арендовать, перерабатывать. До этого момента поставщик вправе требовать возврата товара, если платеж не был произведен.

Срок действия договора

Срок действия договора можно определить различными способами в зависимости от условий сделки: указать конкретную дату или описать событие, после которого договор прекращает свое действие. Например, Василий установил в договоре, что соглашение прекращает свое действие после полной оплаты товара со стороны покупателя.

Для единичных и пробных сделок часто используется простой договор, который может быть представлен на одной странице. Этот документ, включающий в себя счет и акт, позволяет одновременно описать условия сделки, подтвердить поставку товара и определить сумму, подлежащую оплате покупателем.

Счет-договор может быть признан первичным учетным документом, если он будет утвержден руководителем компании. Этот документ составляется во время осуществления хозяйственной операции и содержит все необходимые реквизиты первичного документа.

Счет на оплату

Этот документ не является обязательным и не требует учета в бухгалтерии, и он не несет на себе ответственности. Счет просто информирует покупателя о сумме, которую необходимо оплатить, на какие банковские реквизиты производить платеж по данному договору и за какой товар или услугу.

Касательно количества экземпляров, одного достаточно для предоставления покупателю.

Обычно предприниматели составляют счета на оплату для удобства покупателя при осуществлении платежей, а также для облегчения учета поступлений средств со стороны продавца. Если по одному договору предусмотрено несколько поставок с предоплатой и доплатой, может возникнуть путаница в распределении платежей по разным поставкам. В этом случае составление отдельных счетов на каждую оплату помогает правильно распределить платежи без ошибок.

Что касается формы, нет унифицированного образца, поэтому можно использовать свободную форму.

Товарная накладная

Товарная накладная представляет собой документ, с помощью которого происходит отгрузка товара и передача его покупателю. Поэтому этот документ иногда называют отгрузочным документом. Если стороны договорились о переходе права собственности при передаче товара, то данный документ будет определять момент передачи права собственности на товар.

Что касается формы, существует унифицированная форма товарной накладной, известная как форма Торг-12. Ее можно использовать или разработать собственную форму, главное, чтобы в ней были указаны все необходимые реквизиты, включая даты, данные о продавце, покупателе и получателе груза, наименование товара, его количество, цена, общая стоимость, сумма НДС и подписи.

Что касается количества экземпляров, документ составляется в двух экземплярах: один для продавца для учета и списания товара, а другой для покупателя для приемки товара и учета расходов.

При составлении товарной накладной необходимо обращать внимание прежде всего на дату. В документе присутствуют пять дат, но обязательно должна быть указана дата составления. Остальные даты являются необязательными, но их наличие позволяет определить последовательность отгрузки, транспортировки и получения товара.

Даты в товарной накладной

Участники сделки. Необходимо учитывать, чтобы данные о поставщике и покупателе были указаны так, чтобы их можно было однозначно идентифицировать. Например, если в названии компании присутствует опечатка, но при этом указаны правильные ИНН и адрес регистрации, это считается приемлемым. Однако, если указать сокращенное название компании без указания ИНН и адреса, возможны споры с налоговыми органами. Для избежания подобных противоречий следует указывать полное наименование компании, ИНН, адрес согласно ЕГРЮЛ и банковские реквизиты.

В случае, если сделка заключается только между продавцом и покупателем, в графах «Грузоотправитель» и «Поставщик» следует указывать реквизиты продавца, а в графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — реквизиты покупателя.

Иногда возникают ситуации, когда товар отправляет не сам продавец, а получает его не покупатель. В таких случаях необходимо указать реквизиты каждой стороны сделки в соответствующих графах.

Товар, количество, стоимость. В табличной части товарной накладной следует указать информацию о товаре: наименование, количество, единицы измерения, цену, сумму без НДС, сумму налога (если применимо) и общую стоимость с учетом НДС.

Наименование товара должно соответствовать тому, что указано в договоре или спецификации. Нельзя просто указывать артикул без описания и характеристик товара. В случае разночтений налоговые органы могут подвергнуть сомнению факт отгрузки конкретного товара, указанного в договоре.

Василий в табличной части товарной накладной предоставил следующие данные:

Пример оформления табличной части товарной накладной

Важно, чтобы общее количество и стоимость товара соответствовали данным в счете-фактуре, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов к поставщику относительно выручки, а также со стороны покупателя — к размеру расходов.

Количество мест и масса товара, указанные в нижней части товарной накладной, должны совпадать с данными в транспортной накладной.

Если при приеме товара покупатель обнаруживает брак или недостачу, ему необходимо оформить акт о расхождениях и обратиться с претензией к поставщику, а сам товар — оприходовать на основании фактических данных.

Подписи. Необходимо, чтобы в заключительной части накладной имелись подписи, фамилии и инициалы с указанием должности лиц, ответственных за отгрузку, транспортировку и прием товара. Документ считается недействительным без подписей. Если накладная оформляется на бумаге, факсимиле использовать нельзя, подписи должны быть рукописными.

Кто должен подписать:

• Руководитель продавца или лицо, уполномоченное по доверенности, в строке «Отпуск груза разрешил»;
• Главный бухгалтер продавца или сотрудник бухгалтерии, уполномоченный по доверенности, в строке «Главный (старший) бухгалтер»;
• Сотрудник склада продавца, например, кладовщик, в строке «Отпуск груза произвел»;
• Водитель-экспедитор продавца, транспортной компании или покупателя, в зависимости от способа доставки товара, в строке «Груз принял»;
• Сотрудник склада покупателя, например, кладовщик, в строке «Груз получил грузополучатель».

Договоритеcь с покупателем о порядке возврата подписанной товарной накладной и других документов, если они находятся на бумаге. Обычно они передаются через водителя-экспедитора, который доставлял товар, но может использоваться и другой способ, например, экспресс-почта. Обмен сканами по электронной почте недостаточен для правильного учета, поэтому покупателю и продавцу требуются оригиналы документов.

Счет-фактура

Покупателю необходима счет-фактура для вычета НДС. Этот документ не является первичным бухгалтерским, он не подтверждает передачу товара или услуги. В счете-фактуре продавец указывает сумму налога с продажи, а покупатель подтверждает вычеты.

Если продавец является плательщиком НДС, он обязан оформить счет-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки и зарегистрировать его в книге продаж. Разрешается выписывать счет-фактуру одновременно с товарной накладной и передавать покупателю вместе с товаром. За нарушение срока в законе предусмотренных последствий нет, однако рекомендуется придерживаться указанного срока для избежания споров с налоговыми органами.

Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: один для покупателя, другой — для продавца.

Форму счета-фактуры устанавливает ФНС и периодически обновляет. Поэтому следует следить за изменениями в форме.

Счет-фактура не требуется оформлять в следующих случаях:

• Продавец применяет УСН или патент;
• Товар или услуга не облагаются НДС (статья 146 НК РФ), например, при продаже товаров банкрота;
• Товар или услуга освобождены от НДС (статья 146 НК РФ), например, при продаже протезов и линз для коррекции зрения.

Василий, как плательщик НДС, оформил счет-фактуру.

Образец заполнения счета-фактуры на товар

Универсальный передаточный документ

Счёт-фактура и товарная накладная могут быть заменены универсальным передаточным документом (УПД). ФНС ввела УПД для упрощения процесса документооборота у компаний. Часто бизнесмены используют УПД при продаже товаров, но он также применим при передаче имущественных прав, оказании услуг и выполнении работ.

Форма заполнения. Обязательного стандарта УПД нет, но существует рекомендованная форма от ФНС. Компания может самостоятельно выбрать, использовать ли отдельно счёт-фактуру и первичный документ или же применять УПД вместо них. Важно лишь учесть это в учетной политике компании. Кроме того, в УПД можно включить собственные реквизиты компании.

Количество экземпляров. УПД оформляется в двух экземплярах — один для продавца, другой для покупателя.

Подписи. Как и в товарной накладной, в УПД должны быть подписи ответственных лиц со стороны продавца при отгрузке товара и со стороны покупателя при приемке товара. Без подписей документ является недействительным.

Частые вопросы о первичных документах

Какие бывают первичные документы. Первичные бухгалтерские документы составляются в зависимости от видов деятельности бизнеса и типа операций. Например, для оказания услуг компания составит акт об оказании услуг или УПД. При приобретении оборудования предприниматель составит товарную накладную и акт приема-передачи, чтобы ввести имущество в эксплуатацию.

Перечень первичных документов. Существует список первичных документов, которые могут использоваться предпринимателями. Однако, начиная с 2013 года, предпринимателям разрешено разрабатывать собственные формы документов, главное — чтобы они содержали все обязательные реквизиты.

Отличие первичной документации. Основное отличие первичной документации от других документов, которые также оформляются компанией, заключается в том, что первичные документы подтверждают произведенные операции или сделки и содержат обязательные реквизиты. Например, счет-фактура не является первичным бухгалтерским документом, поскольку служит лишь для вычета НДС покупателем и не подтверждает факт передачи товара.

Что такое счёт-фактура

Счёт-фактура — это налоговый документ для учета НДС. Продавец оформляет счет-фактуру при продаже товаров или имущества для учета суммы налога, подлежащего уплате с продажи. Покупатель в свою очередь может использовать счет-фактуру для вычета НДС, который будет уплачен при покупке товара.

В чем разница между УПД и счётом-фактурой

Универсальный передаточный документ объединяет в себе счет-фактуру и первичный бухгалтерский документ (например, товарную накладную или акт об оказании услуг). С помощью УПД продавец отгружает товар, а покупатель принимает его и применяет для вычета НДС. Счет-фактура используется только для вычета НДС покупателем.

Какие бывают виды накладных

1. Товарная накладная: Этот документ используется для отслеживания передачи товара от продавца к покупателю. Он играет роль первичного документа для учета выручки от продажи товара у продавца и для фиксации расходов на товар у покупателя.
2. Транспортная накладная: Этот тип накладной применяется для регистрации передачи товара транспортной компании с целью доставки товара от продавца к покупателю. Транспортная накладная служит первичным документом для учета выручки от услуг транспортировки у транспортной компании и для учета затрат на доставку товара у продавца.
3. Товарно-транспортная накладная: Этот документ объединяет информацию о товаре и его транспортировке. До 2013 года использование этой формы накладной было обязательным, однако сейчас она применяется только для перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
4. Накладная на внутреннее перемещение товаров: Этот тип накладной используется для фиксации перемещения товаров или тары внутри компании, например, между отделами или сотрудниками. Есть и другие виды накладных, которые компании используют для внутренних перемещений, такие как готовой продукции, основных средств или материалов.

В чем разница между товарной накладной и транспортной накладной

Товарная накладная и транспортная накладная имеют ряд существенных различий:

• Содержание операции: По товарной накладной фиксируется передача товара от продавца к покупателю, в то время как транспортная накладная регистрирует передачу товара транспортной компании для его доставки.
• Учетные цели: Товарная накладная используется для учета выручки от продажи товара у продавца и расходов на товар у покупателя, в то время как транспортная накладная служит для учета выручки по услугам транспортировки у транспортной компании и для учета затрат на доставку товара у продавца.

Эти различия определяются функциональностью каждого документа и его целью в бизнес-процессе передачи товаров от продавца к покупателю.