Как избежать включения в реестр недобросовестных поставщиков: 9 советов на основе реальных примеров

Для новичков в сфере госзакупок легко запутаться и допустить ошибки. Однако самым неприятным последствием таких ошибок может быть попадание в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Несмотря на разнообразие ситуаций, важно иметь возможность доказать ФАС (Федеральной Антимонопольной Службе), что ваши действия были некомпетентными, но не намеренными.

Мы собрали 9 советов, подкрепленных реальными кейсами, которые помогут вам избежать ошибок и предотвратить включение в РНП.

Не оставляйте подписание контракта на последний момент

В конечном счете поставщик может столкнуться с техническими неполадками, такими как сбой в интернет-соединении, и не сможет своевременно оформить необходимые документы. В таком случае заказчик составит протокол об отказе от заключения договора и уведомит ФАС о включении поставщика в реестр недобросовестных поставщиков.

Приведем жизненный пример. На аукционе по установке дверей и окон поставщику при подписании проекта контракта вышел из строя жесткий диск его компьютера. Исполнитель не только предоставил устные объяснения ФАС, но также приложил следующие документы:

• Акт о выполненных работах по ремонту жесткого диска, составленный специализированной организацией;
• Договор с субподрядчиком на изготовление окон.

Поставщик смог доказать, что он намеревался заключить и исполнить данный контракт. В итоге ФАС не внесла его в Реестр недобросовестных поставщиков. Тем не менее заказчик все равно заключил сделку с другим участником, занявшим второе место на аукционе.

Вывод заключается в следующем: если по каким-либо причинам вы не смогли подписать проект контракта в установленный срок, подготовьте разъяснительные материалы и документы. Они помогут подтвердить, что ваша цель была заключить контракт.

Следите за обеспечением контракта с должным вниманием

Это служит гарантией для заказчика, что исполнитель выполнит свои обязательства по договору. Заказчик имеет право установить обеспечение в пределах от 0,5% до 30% от начальной стоимости контракта. Роль обеспечения могут выполнять следующие средства:

• Банковская (независимая) гарантия;
• Реестр ранее выполненных контрактов, относящихся к аналогичным закупкам;
• Денежные средства, перечисленные на счет заказчика.

Для пояснения этого принципа приведем практический пример. Поставщик решил предоставить заказчику реестр ранее выполненных договоров в качестве обеспечения. Однако один из контрактов, включенных в этот реестр, не соответствовал требованиям, так как был исполнен более трех лет назад от даты подачи заявки на участие в тендере. Поставщик объяснил, что это произошло из-за недоразумения одного из его сотрудников. Он также предоставил платежное поручение, подтверждающее, что товары для выполнения данного контракта уже были закуплены. ФАС не включила поставщика в Реестр недобросовестных поставщиков, но заказчик все равно не заключил с ним контракт.

Из этого случая следует вывод: если вы используете реестр выполненных контрактов для подтверждения своей надежности, убедитесь, что эти контракты соответствуют условиям тендера, в частности, соблюдают установленные временные рамки.

Воспользуйтесь проверенными услугами по сопровождению тендеров

Некоторые поставщики предоставляют сторонним организациям возможность участвовать в тендерах от их имени и предоставляют им доступ к своей электронной цифровой подписи. Эти компании оказывают помощь на всех этапах процесса, начиная с подачи заявки и заканчивая заключением контракта. Однако даже такие специализированные организации могут допустить ошибку из-за человеческого фактора, например, не отправить вовремя подписанный проект контракта.

Приведем жизненный пример. Один поставщик заключил договор на предоставление услуг тендерного сопровождения. В ходе торгов он выиграл и должен был своевременно подписать контракт. Однако компания, предоставляющая услуги тендерного сопровождения, не выполнила этого в установленные сроки, несмотря на то, что поставщик заранее согласовал проект контракта, предоставил банковскую гарантию в качестве обеспечения и закупил товар для поставки. ФАС рассмотрела аргументы поставщика и не внесла его в реестр недобросовестных поставщиков, однако контракт в конечном итоге так и не был подписан.

Из этого случая можно сделать следующий вывод: наилучшим решением является самостоятельное участие в тендерах, однако если вы решаете делегировать это функцию третьей стороне, убедитесь в надежности выбранной компании. Перед тем как заключить с ней договор, проведите тщательный анализ информации о ней и изучите отзывы клиентов. После заключения контракта важно активно контролировать работу специалистов на каждом этапе.

Соблюдайте установленные сроки в контракте, избегая даже небольших задержек

Иногда поставщики допускают себе мысль, что незначительная задержка поставки товара не имеет большого значения, и в худшем случае получат штраф от заказчика за нарушение сроков. Однако если такие нарушения сроков становятся систематическими, это может вызвать недовольство заказчика, и он может решить расторгнуть контракт. В этом случае поставщик может оказаться в реестре недобросовестных поставщиков.

Важно помнить, что в соответствии с частью 14 статьи 95 закона о государственных закупках заказчик обязан аннулировать решение о расторжении контракта, если поставщик исправил свои нарушения. Однако данная возможность отмены решения действует всего один раз.

Рассмотрим практический пример. Поставщик заключил контракт на поставку куриных яиц по заказам заказчика. В нескольких случаях исполнитель не смог выполнить заказы в срок, и заказчик решил расторгнуть контракт. В соответствии с частью 13 статьи 95 закона о государственных закупках, контракт будет расторгнут через 10 дней после получения поставщиком уведомления о одностороннем расторжении, например, путем подписанной расписки или заказного письма. В результате контракт был расторгнут, и поставщик был внесен в реестр недобросовестных поставщиков.

Итак, если у вас возникают трудности с выполнением сроков поставки, необходимо заблаговременно уведомить заказчика об этом и попросить увеличить сроки поставки. Главное — всегда поставлять товар, даже если сроки не удается соблюсти, и даже если заказчик уже начал процедуру расторжения контракта.

Следует обеспечивать поставку товара с теми техническими характеристиками, которые указаны в контракте

Недопустимо предоставлять товар, который хотя бы частично не соответствует техническим параметрам, описанным в техническом задании, за исключением случаев, когда сам заказчик согласился на поставку товара с улучшенными характеристиками в рамках договора.

Для наглядности рассмотрим практический случай. Поставщик поставил товар, который не соответствовал необходимым техническим характеристикам, например, стоматологические инструменты были некорректной длины, отличающейся от спецификации, указанной в контракте. Заказчик отказался принимать такой товар, и когда вторично были поставлены инструменты, также не соответствующие заявленным техническим характеристикам, он принял решение односторонне расторгнуть контракт. Федеральная Антимонопольная Служба внесла поставщика в реестр недобросовестных поставщиков.

Следует заключить, что, хотя возможно договориться с заказчиком о поставке товара с улучшенными характеристиками, всегда лучше следить за тем, чтобы продукция, предоставляемая по контракту, соответствовала полностью техническим параметрам, оговоренным в контракте и его приложениях.

Необходимо документально подтверждать случаи форс-мажора

Иногда после заключения контракта поставщик может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, и чтобы избежать включения в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП), исполнителю необходимо доказать, что он не нарушил выполнение контракта умышленно.

Приведем практический пример. Исполнитель не смог выполнить условия контракта, касающегося установки ограждения вокруг строящихся домов. Он объяснил это тем, что не имеет права проводить такие работы из-за отсутствия своей компании в реестре саморегулируемых организаций (СРО). Комиссия Федеральной Антимонопольной Службы (ФАС) провела проверку данных и не подтвердила этот аргумент, в результате чего исполнитель был включен в РНП.

Итак, вывод заключается в том, что в случае возникновения непредвиденных обстоятельств, приводящих к нарушению контракта, необходимо подробно объяснить их заказчику и ФАС, а также обеспечить документальное подтверждение данных обстоятельств.

Необходимо учитывать время, затрачиваемое на согласование работ с третьей стороной

В некоторых контрактах на выполнение проектов может быть установлено условие согласования документации не только с заказчиком, но и с другой государственной организацией. Если процесс согласования затянется, подрядчик может не успеть выполнить контракт в установленные сроки и столкнуться с риском включения в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Проиллюстрируем это на примере из практики. Поставщик не учел, что в срок выполнения работ включено согласование проектно-сметной документации не только с заказчиком, но и с теплоснабжающей организацией. К моменту истечения установленного контрактом срока, согласование с теплоснабжающей организацией так и не было завершено. Несмотря на то, что Федеральная Антимонопольная Служба (ФАС) не включила поставщика в РНП, заказчик все равно решил расторгнуть контракт.

Итак, вывод заключается в том, что при участии в тендере, где предусмотрено согласование с другой организацией, следует заблаговременно запросить у заказчика разъяснения относительно требований к согласованию документации. Если заказчик подтвердил, что согласование с другой организацией входит в установленные сроки контракта, стоит обдумать, есть ли возможность выполнить контракт в соответствии с такими условиями.

Рекомендуется воздерживаться от одновременного участия в нескольких тендерах, если нет уверенности в способности выполнить их без срывов

С точки зрения закона, нет ограничений на участие в нескольких тендерах одновременно, и предприниматели, чья деятельность связана с государственными закупками, часто так и поступают. Однако для успешного выполнения всех контрактов необходимо обладать достаточными ресурсами, такими как финансы для закупки материалов и наличие достаточного числа квалифицированных специалистов.

Рассмотрим жизненный пример. Поставщик заключил почти одновременно два контракта с разными заказчиками: на благоустройство территории и ремонт тротуара. Однако из-за недостатка штатных сотрудников и техники поставщик не смог качественно и в установленные сроки завершить работы по контракту на ремонт тротуара. В результате заказчик решил расторгнуть контракт, а Федеральная Антимонопольная Служба (ФАС) включила поставщика в Реестр недобросовестных поставщиков.

Итак, вывод заключается в том, что при наличии множества привлекательных тендеров, в которых вы намерены участвовать, перед подачей заявок следует оценить возможные риски и учесть их при принятии решения о участии.

Не стесняйтесь отправлять запрос, если в документах отсутствует точная информация о заказе

В документации, предоставленной заказчиком, должны быть четко прописаны все детали относительно объекта закупки. Однако иногда заказчик не предоставляет точные характеристики товара или полное техническое задание для выполнения работ.

Приведем жизненный пример. Поставщик заключил контракт, но в процессе его выполнения обнаружил, что проект сметной документации включает в себя больше работ по ремонту электрооборудования, чем он изначально предполагал. В результате исполнитель не смог выполнить работы в необходимом объеме, и заказчик был вынужден расторгнуть контракт. Федеральная Антимонопольная Служба (ФАС) также приняла решение в непользу поставщика и внесла его в Реестр недобросовестных поставщиков.

Итак, вывод заключается в том, что когда вы замечаете, что в закупочных документах отсутствует детальная информация о объеме работ, технических характеристиках товара или других важных данных, следует обязательно направить запрос на уточнение этих моментов.