Зачем нужны закрывающие документы и как их составить
Когда вы проводите сделку, предоставляете услугу, выполняете работы или, наоборот, получаете их, необходимы закрывающие документы. Они подтверждают, что условия договора выполнены, и сделка завершена. В данном материале мы расскажем о том, какие документы следует составлять и почему это важно.
Зачем нужны закрывающие документы?
Термин «закрывающие документы» не имеет официального статуса в законах, но часто используется предпринимателями и бухгалтерами. Этим термином обозначают любые документы, которые требуется составлять при совершении сделок, таких как покупка или продажа товаров, предоставление услуг или их прием.
Если вы осуществили оплату поставщику, возникает долг. Бухгалтерии необходимо «закрыть» эту сумму, чтобы избежать задолженности. Это достигается путем получения от поставщика документов на сумму, соответствующую отгруженному товару. При расхождении стоимости бухгалтер проводит сверку с поставщиком и корректирует сумму, выплачивая переплату или требуя дополнительной оплаты. То же самое касается и отношений с покупателями и заказчиками, только в этом случае закрывающие документы составляете вы.
Зачем они нужны?
Закрывающие документы необходимы для подтверждения следующего:
- услуга оказана, работа выполнена, товар получен;
- стороны не имеют претензий друг к другу;
- работник расходовал подотчетные деньги по назначению.
Организациям они также необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Согласно закону о бухгалтерии, каждую бизнес-сделку, событие или операцию необходимо подтверждать первичными учетными документами. Для различных случаев используются различные документы, такие как акты приема-передачи выполненных работ или товарных накладных.
На основе этих документов бухгалтер вносит записи в учетную программу, что является основой для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности в конце каждого квартала.
Без закрывающих документов невозможно подтвердить расходы, которые можно учесть при расчете налогов. Даже для индивидуального предпринимателя, не ведущего обязательный бухучет, они могут быть необходимы при проверке налоговой инспекцией.
Какие документы нужны?
Перечень закрывающих документов зависит от характера сделки и режима налогообложения. Для купли-продажи товаров или материалов, выполнения работ или оказания услуг, аренды предусмотрены различные документы, такие как счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ и другие.
Как их оформлять?
Для составления закрывающих документов можно использовать унифицированные формы или разрабатывать их самостоятельно с обязательными реквизитами. Это включает в себя наименование документа, дату составления, название компании или ФИО ИП, содержание хозоперации, измерители, должности ответственных лиц и подписи с расшифровкой.
Документы могут быть составлены как на бумаге, так и в электронной форме, при условии возможности контрагента подписать их электронной подписью. Исключение составляют прослеживаемые товары, для которых документы обязательно отправляются в электронном виде через операторов электронного документооборота. Бумажные документы следует составлять в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В сервисе «Документооборот» от Точки можно создавать, загружать, редактировать, подписывать и отправлять документы контрагентам.
Счет-фактура: Значение и Сроки
Оформление Счета-фактуры
Счет-фактура преимущественно выписывается плательщиками НДС – организациями и индивидуальными предпринимателями, находящимися на общей системе налогообложения (ОСНО). Общим правилом является необходимость составления счета-фактуры в течение 5 календарных дней после отгрузки товара, оказания услуги или завершения работ.
Комплект документов: Счет-фактура и УПД
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД – это форма «два в одном», объединяющая счет-фактуру и первичный документ на отгрузку товаров, выполнение работ или предоставление услуг. Предприятия и ИП могут использовать УПД по своему усмотрению. Существуют два вида УПД:
- УПД со статусом «1»: Заменяет счет-фактуру, подтверждая право покупателя на вычет по НДС. Он оформляется плательщиками НДС, и к нему не требуется акт или накладная, так как все реквизиты включены в форму.
- УПД со статусом «2»: Заменяет акт или товарную накладную. Этот вид оформляют организации и ИП, не обязанные уплачивать НДС и выставлять счета-фактуры.
Документы При Реализации Товаров и Услуг
Товарная накладная
Форма № ТОРГ-12 является основным документом, подтверждающим реализацию товаров. Продавец составляет товарную накладную, которую можно использовать или разработать собственный бланк.
Транспортная накладная
Форма транспортной накладной различается в зависимости от вида транспорта. Она подтверждает факт перевозки груза и транспортные расходы для налогового учета. Составление транспортной накладной лежит на грузоотправителе.
Акт выполненных работ или оказанных услуг
Акт выполненных работ или услуг подтверждает исполнение обязательств и может быть разработан в соответствии с договором между сторонами.
Хранение Документов и Возможные Штрафы
Сохранение и Несоблюдение
Документы, такие как счет-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные, а также акты, следует хранить не менее 5 лет. Если не соблюдаются правила учета и документов нет при запросе налоговой инспекции, организации и ИП могут быть оштрафованы за грубое нарушение правил учета на сумму до 30 000 рублей.
Возможные Штрафы и Санкции
Отсутствие документов может привести к различным штрафам. Например:
- За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету — от 5 000 до 10 000 рублей.
- За несоблюдение требований по предоставлению документов налоговикам — 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
Для руководителей организаций дополнительно могут быть применены судебные штрафы в зависимости от характера нарушений.
