Машиночитаемые доверенности: инструкция по оформлению и целевая аудитория

Изменения в правилах использования электронных подписей привели к введению машиночитаемых доверенностей (МЧД), ставших обязательными с 1 марта 2024 года для электронной отчетности. В данной статье мы разберем, что представляют собой МЧД, кто должен их применять и как происходит процесс их оформления для налоговой инспекции.

Основная информация о машиночитаемых доверенностях (МЧД)

Ранее организации и индивидуальные предприниматели могли выдавать электронные подписи своим сотрудникам для подписания документов от их имени, сопровождая это бумажными доверенностями. Эта практика сохранится до 1 сентября 2024 года, при условии, что электронная подпись была оформлена до 31 августа 2023 года.

По новым правилам, использовать электронную подпись могут только руководители организаций, уполномоченные действовать без доверенности, и сами индивидуальные предприниматели.

Для того чтобы сотрудник мог распоряжаться правом подписи, ему необходимо:

1. Иметь личную электронную подпись, оформленную в аккредитованном удостоверяющем центре без упоминания организации или ИП.
2. Получить доверенность, подписанную квалифицированной электронной подписью ИП или руководителя, который имеет право действовать от имени организации без доверенности.

МЧД оформляется в электронном виде в формате XML, не требует нотариального заверения и автоматически обрабатывается информационными системами ФНС. Это упрощает процесс и делает невозможным подделку документа.

Как оформить машиночитаемую доверенность для налоговой инспекции

Доверенность должна соответствовать унифицированным требованиям Минцифры и включать в себя всю необходимую информацию. С 1 марта 2024 года необходимо использовать утвержденный формат 5.02, который позволяет передавать полномочия нескольким представителям и включать возможность передоверия. До 28 февраля 2025 года можно использовать старый формат 5.01, но без возможности передоверия полномочий.

Сервис ФНС предлагает удобный интерфейс для ввода данных и формирования доверенности в формате XML, с подсказками и автоматическим подтягиванием информации из баз данных налоговой службы. Вы можете определить полномочия для представителя, указать одну или несколько налоговых инспекций, в которых будет действовать доверенность, и задать срок ее действия или выбрать опцию «Без срока действия», при которой доверенность будет действительна один год. Если сертификат электронной подписи истекает, а затем возобновляется, не требуется переоформление МЧД.

После ввода всех необходимых данных, сервис отобразит текст доверенности. Проверьте корректность информации и, если все верно, сохраните документ в формате XML.

Если машиночитаемая доверенность была создана на других платформах, вы можете загрузить её в сервис для проверки, чтобы убедиться в том, что ФНС примет документ. В результате проверки сервис сгенерирует протокол, который выявит и подсветит возможные ошибки в документе.

Если в загруженной доверенности нет ошибок, налоговая инспекция её одобрит. Оформление доверенности возможно через сервис электронного документооборота (ЭДО) или напрямую через учётную систему, если они предоставляют такую возможность. Системы, такие как Контур и 1С, уже интегрировали функционал работы с доверенностями.

Можно оформить несколько доверенностей на одного сотрудника или другого представителя организации или ИП и хранить их в различных системах, которые вы используете. В этом же сервисе можно создать машиночитаемую доверенность для ваших контрагентов, если документы от имени организации или ИП подписывает сотрудник.

В то время как вы разбираетесь с МЧД, сервис «Точка» автоматически рассчитает страховые взносы, НДФЛ, авансы, зарплату и подготовит отчётность по сотрудникам.

Условия и использование машиночитаемой доверенности

Существуют утверждённые требования к порядку хранения, использования и аннулирования электронных доверенностей. Готовую МЧД необходимо подписать квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ИП или руководителя организации, который имеет право действовать от её имени без доверенности. Подпись должна быть откреплённой и выполнена в кодировке base64. Для подписания можно использовать любое средство криптографической защиты информации, такое как КриптоПРО, КриптоАРМ и другие.

МЧД можно хранить в вашей учётной системе или других информационных системах, в зависимости от того, как вы планируете её использовать:

• у операторов ЭДО;
• в ФНС и других государственных органах;
• в удостоверяющих центрах.

Доверенность или её реквизиты прикрепляются к пакету документов при их отправке в электронном виде. Для взаимодействия с ФНС от имени работодателя МЧД нужно отправить в налоговую инспекцию вместе с отчётностью или заранее. В последующем можно указывать только номер доверенности, система будет сверять реквизиты с данными, хранящимися в базах ФНС. Если доверенность выдана для всех или нескольких налоговых инспекций, отправляйте её в вашу ИФНС, а если для конкретной ИФНС, то напрямую в эту инспекцию.

Если сотрудник уволился, сменил должность или по иной причине утратил полномочия, указанные в машиночитаемой доверенности, её можно аннулировать, отправив заявление в информационную систему, где документ хранится. ФНС утвердила специальный формат для таких заявлений.