Как правильно осуществлять воинский учет в бизнесе с соблюдением всех актуальных нормативов

Работодателям следует помнить о неотложной необходимости ведения воинского учета: регулярная передача информации о военнообязанных сотрудниках в военкоматы является обязательным требованием. С 14 апреля 2023 года компании обязаны уведомлять о внесении изменений в данные своих сотрудников в течение пяти дней, в отличие от предыдущего срока в две недели. Журнал Inc. предостерегает о последствиях нарушения этих правил и рассказывает об актуальных инструкциях по взаимодействию бизнеса с военкоматами.

Ведение воинского учета является обязательным для всех работодателей, за исключением индивидуальных предпринимателей, независимо от их юридического статуса и отрасли. Обязаны подлежать учету все военнообязанные мужчины и женщины с военно-учетной специальностью, такие как радисты, специалисты по картографии, медики и другие. Контроль осуществляется до тех пор, пока человек находится в запасе, с призывом для женщин до 50 лет и мужчин до 70 лет, с учетом различных возрастных ограничений в зависимости от воинского звания и разряда, указанных в военном билете.

Все работники, включая тех, кто работает по совместительству, на полставки или на удаленке (если они не имеют права на отвод от службы), подлежат воинскому учету. Исключения из этого правила прописаны в методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях и включают граждан с полным освобождением от воинской обязанности по состоянию здоровья, тех, кто проходит военную или альтернативную службу, женщин без военно-учетной специальности, граждан, не проживающих постоянно в России, иностранных граждан, а также служащих в органах внешней разведки и ФСБ, а также обладателей офицерских званий.

С чего начать

Для компании, ранее не ведущей воинский учет, первым шагом будет регистрация в ближайшем военкомате. При этом не требуется прикрепление филиалов в других городах к каждому комиссариату, и отсутствует общепринятый регламент постановки компании на учет, так как местные учреждения могут предъявлять индивидуальные требования. В любом случае необходимо предоставить копии учредительных документов, карточку организации по форме 18 и приказ организации воинского учета.

Работодатели обязаны следить за тем, чтобы все необходимые сведения были переданы в военный комиссариат своевременно, и, как правило, компания назначает ответственного сотрудника за выполнение этой задачи. Кроме того, помимо документов по учету военнообязанных, компания также проводит мероприятия по подготовке сотрудников к мобилизации.

Организации с численностью персонала менее 500 человек на воинском учете могут обойтись помощью одного специалиста, в то время как в крупных компаниях с численностью от 2 тыс. человек создается отдел военно-учетного стола.

План действий

Согласно правилам учета, компания должна выделить отдельное помещение с железными шкафами для хранения документов военнообязанных. Доступ к информации должны иметь только профильные сотрудники, и все расходы по организации учета компания несет самостоятельно.

Также необходимо установить систему документооборота в виде нескольких отдельных папок с бумагами, такими как приказы, инструкции для сотрудников, история коммуникации с военкоматом, данные о работниках и журналы проверок.

Каждый внутренний отдел по воинскому учету должен разработать план на текущий год, включающий все предстоящие профильные мероприятия. Этот план следует направить в военкомат для согласования, где специалисты могут предложить внести изменения.

С 8 января 2022 года каждый сотрудник, состоящий на воинском учете, должен иметь персональную карточку по форме №10. Этот документ содержит личные данные и фиксирует факты приема на работу сотрудника или его ухода из компании, архив которого может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

В картотеке все документы должны быть распределены в алфавитном порядке и по разделам: офицеры запаса, солдаты, сержанты, матросы, прапорщики и мичманы запаса, женщины с военно-учетной специальностью, призывники. Карточки сотрудников, зарегистрированных более трех месяцев только по месту жительства, следует хранить отдельно, а при снятии сотрудника с воинского учета работодатель обязан исключить его данные из архива после сверки с военкоматом и составления соответствующего акта.

Перечень документов

При трудоустройстве в новую компанию военнообязанный кандидат должен представить в отдел кадров военный билет или временное удостоверение. Согласно Трудовому кодексу РФ, документ воинского учета обязателен при оформлении на работу, хотя его отсутствие не является основанием для отказа, за исключением случаев, когда недостаточность требуемых деловых качеств.

Если кандидат без военного билета все-таки принимается на работу, ему следует вынести замечание или выговор за непредставление документа. При обнаружении исправлений, неточностей или следов подделки в документах, работодатель обязан уведомить об этом военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

Контроль ведения воинского учета лежит на органах управления Вооруженных сил РФ, военкоматах или местной администрации. Специальная инструкция устанавливает, какие проверки осуществляют профильные ведомства и по каким критериям оценивается порядок ведения воинского учета в компаниях.

В компаниях с численностью персонала 500 и более сотрудников ревизии проводятся ежегодно, в остальных случаях — не реже одного раза в три года. Заранее о проверках необходимо сообщать, до 31 декабря текущего года о запланированных мероприятиях на следующий год, а затем соответствующие органы должны направить второе уведомление за пять дней до начала проверки.

Штрафы за нарушения

Административные штрафы предусмотрены за нарушения правил ведения воинского учета в компаниях. Занимаются рассмотрением таких дел и назначением наказаний военкоматы. Размер санкций зависит от статуса организации и характера правонарушения.

В случае непредставления списка сотрудников, которые подлежат постановке на воинский учет, а также в случае, если сотруднику пришла повестка в военкомат, но ему об этом не сообщили или не предоставили возможность явиться в комиссариат, предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• От 40 до 50 тыс. рублей — для руководителей или ответственных за учет;
• От 175 до 200 тыс. рублей — для малых предприятий;
• От 350 до 400 тыс. рублей — для средних и крупных предприятий.

Также штраф может быть наложен в случае, если компания не обеспечила своевременную явку сотрудников на сборные пункты или в воинские части в период мобилизации. Аналогичное наказание также предусмотрено, если компания не организовала поставку техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации:

• От 60 до 80 тыс. рублей — для руководителей или ответственных за учет;
• От 200 до 250 тыс. рублей — для малых предприятий;
• От 400 до 500 тыс. рублей — для средних и крупных предприятий.

При этом заранее узнать о предстоящем штрафе практически невозможно, так как информация об этом не публикуется заранее.