Как предпринимателю вести дела с самозанятыми

По данным ФНС на конец ноября 2023 года количество самозанятых достигло 9 миллионов человек. Ранее мы рассказывали о процессе становления самозанятым, и сейчас мы рассмотрим, как учитывать индивидуальных предпринимателей или организации при взаимодействии с самозанятыми.

Проверка статуса самозанятого

Если ваш контрагент утверждает, что уплачивает налог на профессиональный доход, а затем снимается с учета и начинает предоставлять поддельные чеки, вам придется оплатить налоги так, как если бы это было обычное физическое лицо. Поэтому важно убедиться, что человек действительно зарегистрирован как самозанятый. Рекомендуется проводить такую проверку перед каждой сделкой.

Статус самозанятого можно бесплатно проверить на сайте налоговой при наличии его ИНН. Альтернативный способ — посмотреть чек, который обязан предоставить самозанятый после выполнения каждой работы или услуги. На чеке указаны его данные, в том числе статус — плательщик налога на профессиональный доход.

Заключение договора ИП и самозанятые — оба являются физическими лицами. Однако у них разные системы налогообложения, регламент работы и т.д. Поэтому договор с самозанятым будет иметь особенности — это типовой гражданско-правовой договор с определенными деталями. В договоре необходимо указать статус контрагента как самозанятого, что подтверждает его способность самостоятельно уплачивать налоги, предоставлять отчетность и освобождаться от страховых взносов.

Важно также указать, что в случае изменения статуса, самозанятый обязуется уведомить об этом работодателя в установленный срок. Можно включить штрафные санкции, например, компенсацию НДФЛ, если самозанятый не уведомит вас о смене статуса.

Оплата услуг самозанятого

Оплачивайте услуги таким способом, который будет удобен обеим сторонам и о котором договорились с самозанятым. Самозанятые имеют право принимать оплату наличными, на карту или через электронные кошельки. Если самозанятый является ИП, оплату можно производить на его расчетный счет.

Главное — получать от самозанятого чек из приложения «Мой налог» после каждой оплаты, так как это основной документ для подтверждения ваших расходов. Самозанятый может отправить вам чек в электронном виде или предоставить его на бумаге. Если вам нужен счет на оплату, самозанятые могут выписать его также в приложении «Мой налог».

Подтверждение выполненных работ или услуг

Акт выполненных работ подтверждает, что самозанятый завершил свою работу, а чек подтверждает получение им оплаты от вас. Закон обязывает самозанятого предоставлять чек сразу после получения оплаты, если эта оплата осуществляется наличными или электронными средствами. В случае безналичных расчетов чек должен быть выдан до 9 числа следующего месяца. С этих средств самозанятый уплачивает налог. Эти чеки являются подтверждением этих операций.

ООО и ИП, которые оплачивают услуги самозанятого, учитывают эти операции в бухгалтерии одинаково — как расходы, если они связаны с бизнесом. Например, расходы на написание текста или разработку сайта могут быть отнесены к расходам. Однако, если самозанятый выполнил работы, не связанные с бизнесом, такие как установка новой кухни в вашей квартире, это не может быть учтено как расход.

Вы будете получать от самозанятого чеки в электронной форме, которые он формирует в приложении «Мой налог». Они подходят для отчетности, и их не требуется распечатывать. Сбор чеков может быть трудоемким, но это в вашем интересе. Без подтверждения расчетов с самозанятым вы не сможете уменьшить налоговую базу на сумму этих расходов.

Налоги на самозанятого Если вы привлекаете к работе физическое лицо, вы обязаны уплачивать НДФЛ и страховые взносы за этого сотрудника. В случае с самозанятым этого делать не требуется. Самозанятые сами уплачивают налоги, а также освобождены от страховых взносов.

Исключение составляет случай, когда самозанятый ранее работал с вами по трудовому договору и уволился менее чем два года назад. В этом случае договор считается заключенным с обычным физическим лицом, а не с самозанятым, и вы обязаны уплачивать страховые взносы и удерживать НДФЛ. Это сделано для того, чтобы работодатели не злоупотребляли системой, не переводя сотрудников в статус самозанятых, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах.

Чтобы избежать уплаты НДФЛ и взносов за самозанятого, у вас должны быть чеки на каждую оплату. Без чеков не будет доказательств, и налоговая инспекция может потребовать дополнительных выплат. Кроме того, вам придется включить самозанятого в отчеты, которые обязаны предоставлять работодатели: РСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ. Если ваш контрагент — самозанятый в статусе ИП, то отсутствие чека не обязывает уплачивать НДФЛ и взносы, поскольку ИП всегда уплачивает налоги и взносы за себя самостоятельно. Однако для подтверждения расходов чек от самозанятого необходим в любом случае.

Как избежать привлечения внимания налоговых органов при работе с самозанятыми?

Налоговая служба внимательно следит за тем, чтобы организации и предприниматели не злоупотребляли использованием самозанятых для экономии на налогах и взносах. Чтобы избежать проблем, придерживайтесь следующих правил:

1. При составлении договоров с самозанятыми избегайте формулировок, присущих трудовым отношениям. Самозанятый является вашим контрагентом, а не подчиненным, поэтому в договоре не должно быть упоминаний о графике работы, внутренних правилах труда, зарплате, отпуске или премиях. Вместо этого в тексте должны четко прописаны услуги, которые предоставляет самозанятый.
2. Оплата самозанятому должна быть привязана к результатам работы, и из документов должно явно видно, за что именно производится оплата и как формируется общая сумма. Постоянные выплаты каждый месяц без детализации могут привлечь внимание налоговой службы. Обеспечьте тщательное оформление чеков самозанятого с детализацией каждой услуги. Если имеется акт выполненных работ, согласовывайте формулировки с ним.
3. Имейте в виду, что налоговая инспекция обращает внимание на случаи, когда самозанятый имеет только одного заказчика. Хотя это не нарушение, такие ситуации могут стать объектом более пристального внимания.

Важно понимать, что соблюдение вышеперечисленных правил не гарантирует полного избежания внимания налоговых органов. Инспекторы оценивают обстоятельства в совокупности. Соблюдение прозрачности и добросовестное оформление отношений с самозанятыми снижает риск возможных штрафов.

Прекращение отношений с самозанятым также не имеет особенностей и проводится по общим правилам.

Краткое резюме

1. Проверяйте статус самозанятого на сайте налоговой перед каждой оплатой.
2. Заключайте с самозанятым договор гражданско-правового характера, четко указывая его статус и предусматривая штрафные санкции.
3. Если самозанятый ранее работал на вас по трудовому договору и прошло менее двух лет с момента увольнения, учтите, что придется уплатить налоги и взносы как за обычное физическое лицо.
4. В избегайте в договоре формулировок, характерных для трудовых отношений, и привязывайте оплату к результатам работы.
5. Чек является основным документом для подтверждения расходов. Без него невозможно учесть расходы даже при наличии акта выполненных работ.
6. За самозанятого не нужно уплачивать НДФЛ и страховые взносы, но отсутствие чека на оплату может привести к дополнительным проверкам и требованиям доплатить.