Как правильно оформить процедуру увольнения в случае смерти работника
Как правильно завершить трудовой договор с ушедшим сотрудником?
Прекратите трудовые отношения на основании свидетельства о смерти, указывая в документе дату увольнения. Запросите у родственников предоставить копию свидетельства и лишь после этого приступайте к формальностям увольнения. Оплатите зарплату тем членам семьи, которые проживали с умершим водителем, или иждивенцам. В отсутствие таких лиц, средства включаются в наследство, и наследники распределят их общим образом.
Процедура издания приказа об увольнении в случае смерти работника следующая:
пока нет свидетельства о смерти, трудовой договор расторгнуть нельзя. В табеле учета времени укажите код «НН» (неявка по невыясненной причине) и временно прекратите выплаты заработной платы. Когда родственники предоставят свидетельство, сделайте его копию и составьте приказ по форме Т-8 или использованию бланка компании. Укажите, что трудовые отношения завершаются в соответствии с пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса, и датой увольнения будет день смерти.
Например, если свидетельство о смерти предоставлено 10 февраля, а в нем указана дата смерти водителя — 5 февраля, то приказ о его увольнении следует издать 10 февраля. В нем укажите, что трудовой договор прекращается с 5 февраля 2024 года. Обычно работника просят подписать приказ об увольнении, но в данном случае подписывает только работодатель, родственники умершего этого делать не должны.
Если родственники водителя не предоставят свидетельство о смерти, можно запросить его в ЗАГСе по месту жительства работника, ссылаясь на трудовой договор. Получив свидетельство из ЗАГСа, оформите приказ об увольнении водителя.
Поле для подписи работника останется пустым, так как в приказе об увольнении родственники не должны подписываться.
Для внесения информации об увольнении в трудовую книжку водителя следуйте общим правилам. После этого передайте трудовую книжку родственнику для подписи. В случае наличия заявления от родственника на выдачу трудовой книжки, отправьте ее ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Если несколько родственников обратятся за трудовой книжкой, передайте ее тому, кто ближе всего к водителю по степени родства. Приоритет имеют супруги и дети, затем родители и так далее.
Если родственники не забирают трудовую книжку, сохраняйте ее до момента запроса в бухгалтерии или отделе кадров. Документы по сотрудникам хранятся в течение 50 лет, после чего передаются в государственный архив.
Если водитель при жизни подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и забрал бумажную, передача родственникам не требуется. Однако можно предоставить форму СТД-Р, в которой также указаны сведения о трудовой деятельности. Как оформить справку СТД-Р.
Записи должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если таковая имеется.
Что нужно выплатить членам семьи умершего сотрудника?
Согласно закону, родственники умершего имеют право на получение невыплаченной зарплаты, предусмотренной материальной помощи, если таковая полагается, и пособия на погребение.
Расчет заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск, предусмотренные уволенному водителю, необходимо провести. Стоит отметить, что доход работника, начисленный после его смерти, не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Выплачивайте средства членам семьи, проживавшим с умершим водителем, включая супругов, родителей и детей. Также выплаты могут быть предоставлены иждивенцам водителя, независимо от их места проживания. Это касается нетрудоспособных родственников, которых обеспечивал умерший сотрудник.
Родственники и иждивенцы могут обратиться за выплатой в течение четырех месяцев со дня открытия наследства – дня смерти водителя (согласно статье 1183 Гражданского кодекса РФ). Заявление о выдаче зарплаты должно быть подано с копией свидетельства о смерти работника, копией паспорта подающего заявление, а также документами, подтверждающими родственные отношения и совместное проживание.
Необходимо перечислить деньги в течение недели после получения заявления о выплате зарплаты. В случае отсутствия обращений за четыре месяца, эти суммы включаются в состав наследства и распределяются на общих основаниях.
Материальная помощь выплачивается в соответствии с коллективным или трудовым договором или другим локальным актом компании. Если материальную помощь получают супруг, дети или родители умершего, НДФЛ не удерживается. В случае других родственников удержание НДФЛ необходимо.
Страховыми взносами материальная помощь не облагается в любом случае. Пособие на погребение может быть предоставлено родственникам умершего в течение шести месяцев со дня его смерти. Выплата должна произойти в день обращения, а НДФЛ и страховыми взносами не облагаются.
Расходы на погребение могут быть возмещены. Для этого необходимо подать заявление и предоставить справку о смерти в Социальный фонд России (СФР), предоставленную родственниками, обратившимися за социальным пособием.
Что еще необходимо сделать работодателю?
Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении в связи со смертью водителя, отправьте в СФР раздел 1.1 формы ЕФС-1. В течение пяти дней после вынесения приказа об увольнении предоставьте информацию об увольнении водителя в военкомат.
Если были произведены удержания по исполнительному листу, сообщите о смерти водителя судебному приставу-исполнителю до следующего дня после вынесения приказа об увольнении. В случае, если исполнительный лист поступил от взыскателя, уведомите о смерти водителя последнего.
В итоге, для увольнения умершего водителя необходимо получить свидетельство о смерти. В случае отсутствия у родственников этого документа, вы можете запросить его в загсе. Приказ об увольнении следует выдать в тот же день, когда поступило свидетельство о смерти, с указанием даты увольнения соответственно дате смерти. Трудовую книжку водителя передайте родственникам под подпись или отправьте почтой по их заявлению. Невыплаченную зарплату выдайте членам семьи в течение недели после обращения. В случае запроса родственников пособия на погребение, выплатите его в тот же день. Эти расходы можно возместить в СФР.
