Важность данных о сотрудниках

Информация о сотрудниках имеет огромный потенциал, который часто остается недостаточно освоенным внутри вашей компании. Топ-менеджеры и руководители, принимающие стратегические решения, имеют возможность извлечь ценные уроки из данных о персонале. Это помогает выявить уникальные таланты, отследить тенденции в производительности, оценить эффективность обучающих программ и прочие выгоды.

Важно осознать, насколько информация о сотрудниках значима, и каким образом ваше предприятие может максимально эффективно использовать её в управлении кадрами, планировании и развитии.

Что представляют собой информационные сведения о персонале?

Информация о сотрудниках – это совокупность данных, которые организация собирает о своих работниках, включающая базовые и специфические сведения. Основные параметры, такие как дата рождения или этническая принадлежность, помогают HR-отделам составлять демографические отчеты о всей рабочей силе. Специфические данные, например, рабочая продуктивность, способствуют принятию решений по повышению, обучающим программам и многому другому.

«Информация о сотрудниках должна стать ключевым источником при принятии стратегических решений организации. Сбор и анализ данных о персонале требует временных затрат и подвергает рискам руководство компании. Тем не менее, это оправдано, учитывая риски, связанные с игнорированием мнения сотрудников. Пренебрежение их мнением может привести к недооценке, вызывая истощение и последующую текучесть кадров.»

В момент, когда компании собирают и анализируют данные о персонале, руководители и лица, принимающие стратегические решения, не только улучшают корпоративную культуру, но и опережают конкурентов, обращая внимание на мнение сотрудников на всех уровнях организации.

Примеры данных о сотрудниках

Существует разнообразие видов данных о персонале, включая следующие:

• Тип занятости (полная рабочая неделя, неполная рабочая неделя, контракт, фриланс)
• Способ коммутирования на работу (время в пути, используемое транспортное средство)
• Стаж работы
• Журналы посещаемости
• Информация о вознаграждении и финансовых записях
• Общая производительность (включая оценки эффективности)
• Личные данные (адрес, дата рождения и прочее)
• Подробности о найме и приеме на работу
• Сертификаты и курсы обучения

Зачем собирать данные о сотрудниках?

Информация о персонале выполняет две ключевые функции. Во-первых, она позволяет организациям понимать позицию своих сотрудников и предсказывать их реакцию на внедрение новых политик. Во-вторых, проведение опросов среди сотрудников предоставляет им возможность высказать свои мнения и расширить свои горизонты.

«Совместно эти преимущества способствуют увеличению вовлеченности сотрудников и смягчению возможной негативной реакции со стороны коллектива.»

В данном контексте существует несколько конкретных причин, почему сбор и анализ данных о сотрудниках являются важными:

Вы будете иметь более точное представление о тенденциях в сфере кадровых ресурсов

С учетом демографических, психографических и производственных аспектов сбор информации о сотрудниках способствует лицам, принимающим решения, и HR-отделам в получении всестороннего понимания о трудовых ресурсах. Вместо уделения внимания только отдельному сотруднику, который может быть исключением, команды по управлению персоналом, охватывая весь трудовой коллектив, способны выявлять закономерности, высвечивать идеи и представлять данные высшему руководству для долгосрочного воздействия на компанию.

Приведем пример: при анализе данных о сотрудниках управляющий рестораном обнаруживает, что все женщины-официанты заканчивают свои ночные смены на 10–15 минут раньше запланированного времени ухода. Это может подсказать, что у каждой официантки есть какая-то причина для раннего ухода. Например, возможно, свет на парковке выключают до окончания рабочего дня, и они не хотят идти одни в темноте к своим автомобилям. Обнаружение таких тенденций в данных может выявить подобные проблемы. Таким образом, бизнес сможет найти решения вместо игнорирования возникших проблем.

Вы можете определить модели роста и потери

Оборот кадров — это преграда, с которой сталкивается каждая компания, независимо от её масштабов и сферы деятельности. Однако, путем анализа информации о ваших сотрудниках вы можете в определенной степени управлять процентом текучести персонала. Когда работники покидают вашу организацию, вы можете проанализировать такие факторы, как средняя продолжительность их работы и количество дисциплинарных взысканий, чтобы выявить закономерности, способствующие лучшему пониманию вами и вашим HR-специалистам причин увольнений.

Кроме того, данные о сотрудниках, такие как сезонные периоды приема на работу, могут помочь вашей HR-команде разрабатывать эффективные сообщения и размещать вакансии в наилучшие сроки, что позволит максимизировать число квалифицированных кандидатов, подающих заявки.

Вы способны увеличить эффективность и сократить текучесть персонала

Аналогично плюсам программного обеспечения для управления человеческими ресурсами (HCM), информация о сотрудниках способна сократить текучесть персонала и повысить производительность при грамотном подходе к её применению. Возможности использования этих данных практически неограничены, ниже представлены некоторые примеры:

• Если менеджеры видят спад производительности в середине осени, когда дни становятся короче, сотрудники могут страдать от сезонного аффективного расстройства или иметь семейные обязанности во время праздников. В любом случае менеджеры могут честно поговорить один на один с каждым сотрудником и спросить, как лучше их поддержать.
• Возможно, количество хорошо работающих продавцов значительно уменьшилось за последние три месяца. Менеджер также отмечает, что они изменили свою политику пособий и стали останавливаться на ночь, что может означать личный кризис. Затем менеджеры могут предпринять шаги для поддержки потребностей этого сотрудника.  
• Сотрудник начального или среднего звена, имеющий все сертификаты, но не получивший повышения, может остаться незамеченным. После дальнейшего расследования компания обнаруживает, что у них есть лидерский потенциал, и они могут помочь компании процветать.

В каждом сценарии компания анализирует и разрешает ситуацию с акцентом на индивидуального сотрудника. Такой подход позволяет сотруднику осознать, что компания не только интересуется его производительностью и ценит его как важный элемент команды, но также уважает его личную жизнь и стремится поддерживать здоровый баланс между работой и личным временем.

Данные о сотрудниках обладают важностью, поскольку они предоставляют вашей компании информацию о взглядах сотрудников, что может привести к более обдуманным решениям, повышению производительности и сокращению текучести персонала.

Какие категории информации следует включить в хранилище данных о сотрудниках?

Как отражено в известной поговорке «что на входе, то на выходе», эффективное применение информации о сотрудниках начинается с правильного ввода данных.

Детали, включаемые в базу данных сотрудников, зависят от стратегии использования этой информации вами и вашей организацией. Вне зависимости от отрасли и масштабов компании, каждое хранилище данных должно содержать определенные ключевые сведения.

• Идентифицирующая информация. Основная идентифицирующая информация включает имя, возраст, расу и/или этническую принадлежность, а также контактную информацию.
• Производительность на рабочем месте: база данных сотрудников — это идеальное место для хранения исторических записей и отслеживания эффективности сотрудников с помощью ежегодных обзорных документов, журналов посещаемости, данных о продажах и т. д.
• Информация о льготах. Даже если вы не предлагаете обширную политику медицинского обслуживания или пенсионный план, важно отслеживать, какие льготы получают ваши сотрудники или на которые они соглашаются. 

Каким образом вы осуществляете поиск и управление информацией о персонале?

Перед выбором подходящей базы данных сотрудников и инструментов для мониторинга следует убедиться, что выбранное средство предоставляет двунаправленный поток, который дарует сотрудникам свободу в отношении информации, которой они желают поделиться. Инструменты или программное обеспечение, используемые для сбора данных о сотрудниках, должны уважать конфиденциальность и не вызывать у сотрудников вопросов относительно использования их информации. Сотрудники должны ясно понимать, что сбор и анализ данных направлены на улучшение корпоративных процессов и/или корпоративной культуры.

Для обеспечения более открытой обратной связи сотрудники могут делиться своими мыслями несколькими способами: через анонимные опросы, прямую электронную почту или разговоры с руководителями. В процессе сбора информации важно сообщить, как будут использоваться полученные ответы, а потом дать обратную связь о том, как эта информация была использована.

«Идеальный процесс опроса сотрудников и внесения реальных изменений включает годовой опрос, выявление сильных и слабых сторон, разработку и реализацию плана действий, а также проведение промежуточных опросов для отслеживания прогресса в ключевых областях, определенных планами действий», – отмечает она.

Активное участие сотрудников в процессе сбора данных способствует получению более подробной информации. Эта информация в свою очередь помогает выявлять идеи, способствующие улучшению бизнеса.

Использование программного обеспечения HR для данных о сотрудниках

Одной из основных проблем, с которой сталкиваются HR-команды, является недоверие сотрудников к системам управления человеческими ресурсами. При выборе программного обеспечения для управления персоналом и обработки данных о сотрудниках, основными приоритетами являются сохранение конфиденциальности и защита важной информации.

Лучшее программное обеспечение для управления персоналом упрощает задачи HR-отдела, оптимизирует процессы и повышает эффективность организации. Это также открывает двери к сотрудничеству между IT-специалистами и HR-профессионалами, чтобы обеспечить надежную защиту данных сотрудников. HR-системы, которые могут анонимизировать данные с помощью встроенных аналитических инструментов и при этом выявлять закономерности в поведении сотрудников, являются отличным выбором, особенно для крупных организаций. Это позволяет сотрудникам не только чувствовать, что их информация находится в безопасности и остается конфиденциальной, но и быть уверенными в том, что их личные данные не могут быть идентифицированы руководителями или коллегами.