Лучшие системы электронного документооборота в 2023 году

Все больше предпринимателей переносят свою работу с документами в цифровую среду, что позволяет экономить как время, так и деньги. Мы объясним, что такое система электронного документооборота и как выбрать подходящий вариант для вас.

Процесс цифровизации охватывает все сферы жизни, и в России он получил существенный импульс, сильно упростив повседневную жизнь граждан. Сегодня большинство необходимых справок можно получить через сервис Госуслуги, даже не покидая дома. Однако выгоды современных технологий доступны не только обычным людям, но и бизнесу. Системы электронного документооборота позволяют организовать удобное хранение и структурирование важных файлов в безопасном месте. Кроме того, такие системы обеспечивают возможность обмена цифровыми версиями документов с партнерами, без необходимости личных встреч.

В долгосрочной перспективе переход к цифровому документообороту может существенно сэкономить средства, сокращая расходы на покупку бумаги, оплату курьерских услуг и другие связанные с использованием физических версий разнообразных документов затраты. В нашей статье мы рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (СЭД).

Какова суть системы электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой набор функциональных возможностей, которые способствуют автоматизации обмена и хранения документов внутри одной или нескольких организаций. Для определенных аспектов ее функционирования требуется получение разрешения от Федеральной налоговой службы (ФНС), которое выдается операторам электронного документооборота. Включение в реестр аккредитованных операторов обеспечивает безопасность передачи информации и возможность использования электронной подписи, что отличает СЭД от других методов удаленного обмена файлами и документами.

Однако существуют и бесплатные системы электронного документооборота (ЭДО), которые могут функционировать без сертификации от ФНС. В таком случае такой сервис представляет собой удобное хранилище документов, в котором администратор имеет возможность распределять роли для каждого пользователя. Это промежуточное решение позволяет собрать документацию внутри организации, но ограничивает возможность совершения юридически значимых операций с контрагентами.

Список лучших бесплатных систем электронного документооборота

На рынке представлено ограниченное количество бесплатных решений, которые способны обеспечить полноценный обмен документами в электронном формате. Разработка и поддержание функционала системы электронного документооборота (СЭД) требуют значительных усилий и ресурсов, поэтому наиболее удобные и мощные системы обычно предлагаются по платной основе. Мы собрали несколько вариантов бесплатных СЭД, однако они обычно имеют определенные ограничения. Фактически, такие бесплатные версии программ создаются с целью побудить пользователей приобрести полноценную версию программного обеспечения.

СЭД от Сбербанка

Бесплатное решение доступно только предпринимателям, имеющим расчетный счет в данном банке. Эта программа позволяет перевести всю офисную документацию в электронный формат и обеспечивает мгновенный доступ к ней из любой точки мира. Пользователи могут обмениваться файлами с контрагентами и подписывать документы. Статус документов на сервере обновляется в режиме реального времени.

Кроме того, данная система электронного документооборота (ЭДО) способна автоматически формировать отчеты для государственных органов, таких как ФНС и Социальный фонд России, и также предоставляет возможность работы с физическими лицами.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, голосование, цифровая подпись.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: бесплатно (с некоторыми ограничениями).

Плюсы:

• Обширный функционал, включая работу с маркированными товарами.

Минусы:

• Доступна бесплатно только для клиентов Сбербанка.

ЭДО Лайт

Создатели системы маркировки «Честный ЗНАК» предлагают использовать данное приложение. Это приложение функционирует непосредственно в браузере, что позволяет пользователям избежать необходимости установки дополнительного программного обеспечения. Аналогично платным системам электронного документооборота, через данное приложение можно работать с закрывающими документами.

Планируется, что этот сервис цифрового документооборота будет доступен только через веб-сайт. Для клиентов, желающих интегрировать сервис в свою учетную систему, имеется ограничение — до 1 тысячи исходящих документов в год.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, цифровая подпись.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: бесплатно (с ограничениями).

Плюсы:

• Отсутствие ограничений по количеству документов, наличие видеоуроков.

Минусы:

• Возможность обмена документами предоставляется только участникам системы маркировки «Честный ЗНАК».

TrustDoc

Это ограниченная, но бесплатная версия полноценного сервиса электронного документооборота. Она позволяет осуществлять обмен файлами не только внутри компании, но и с контрагентами. Система зарегистрирована как оператор электронного документооборота (ЭДО), поэтому с ее помощью можно проводить юридически значимые операции, такие как отправка актов сверки. При установке дополнительного программного обеспечения становится доступной работа с электронной подписью.

Полный набор функций ограничивается общим количеством документов, которые можно отправить в рамках бесплатного тарифа – всего 100 документов. Важно отметить, что передача файлов разрешена только партнерам, которые также используют СЭД TrustDoc.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: бесплатно (с ограничениями).

Плюсы:

• Полный функционал доступен в бесплатной версии.

Минусы:

• Возможность отправки ограничена 100 документами в месяц.

СЭД от банка Точка

Это еще одно предложение от банка, упрощающее процессы документооборота с партнерами. Эта система предоставляется бесплатно и позволяет клиентам взаимодействовать с партнерами удаленно через интернет, все операции выполняются в личном кабинете пользователя в банке. Кроме того, данная программа позволяет осуществлять обмен данными внутри компании.

Однако существуют определенные ограничения. Например, пользователь не может получать документы от партнеров, использующих другие системы электронного документооборота (СЭД). Также данная система не позволяет обмениваться данными с маркетплейсами.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: бесплатно (с ограничениями).

Плюсы:

• Полный функционал доступен.

Минусы:

• Ограничения при взаимодействии с пользователями других СЭД и маркетплейсами.

Alfresco Community Edition

Это продвинутое бизнес-решение с модулем электронной системы документооборота, однако оно ограничено в использовании только внутри предприятия. Основным ограничением данной версии сервиса является отсутствие поддержки цифровой подписи, что делает невозможными проведение юридически значимых операций с контрагентами.

Во всех остальных случаях это отличное open-source решение, позволяющее бесплатно настроить хранение и обмен документами внутри организации. Пользователям также предоставляется возможность редактировать файлы, маршрутизировать их передвижение и создавать базы знаний. В дополнение к функции электронного документооборота, программа также включает в себя систему управления бизнес-проектами.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: нет.
• Цена: бесплатно (с ограничениями).

Плюсы:

• Множество функций для работы внутри предприятия.

Минусы:

• Отсутствие поддержки цифровой подписи.

Список лучших платных систем электронного документооборота

На рынке представлено множество платных предложений для управления документооборотом и связанными операциями. Из-за сложности некоторых из них может потребоваться заказывать услуги по внедрению системы и обучению персонала, которые оплачиваются отдельно. Мы составили список наиболее интересных систем электронного документооборота.

СБИС

Это программное решение для управления бизнесом, которое включает в себя продвинутый модуль электронного документооборота. Помимо стандартных функций, таких как создание архива, маршрутизация документов и взаимодействие с контрагентами, здесь доступна удобная опция интеграции электронного документооборота в учетную систему клиента. В разных случаях документы могут переноситься автоматически, иногда система СБИС может работать через API, а в некоторых ситуациях файлы могут быть перенесены в базу данных вручную, при этом система автоматически конвертирует их в нужный формат.

Это приложение совместимо со всеми операторами электронного документооборота. В определенных ситуациях файлы могут быть отправлены по ссылкам, которые могут быть открыты только при наличии соответствующей цифровой подписи у получателя.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись, интеграция.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: от 1,5 тысяч рублей в год.

Плюсы:

• Обширный функционал для бизнеса, включая интеграцию с учетной системой клиента.

Минусы:

• Некоторые модули требуется докупать дополнительно.

1C: Документооборот

Это комплексный набор приложений, предоставляющий возможность настроить цифровую систему обмена данными внутри предприятия и с контрагентами. Администратор имеет возможность создавать хранилища документов, редактировать и шифровать их, а также определять структуру и маршрут их движения.

Файлы можно передавать через электронную почту, FTP-серверы или подключаемые веб-сервисы. Вместе с документами предоставляются сведения об электронной подписи. Для удобства пользователей также имеется мобильное приложение, в котором можно полноценно использовать все функции системы электронного документооборота.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись, почтовый клиент.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: от 42,5 тысяч рублей.

Плюсы:

• Обширный функционал для бизнеса, включая не только систему электронного документооборота.

Минусы:

• Сложность настройки системы без специализированных знаний.

Контур.Диадок

Это продвинутая и в то же время удобная в управлении система электронного документооборота. Она позволяет создавать защищенные хранилища файлов с возможностью поиска, настраивать доступ к ним, согласовывать и обмениваться документами с партнерами. Кроме того, в данной системе есть отдельная функция документооборота, ориентированная на кадровые службы.

Эта программа позволяет вести обмен электронными файлами с государственными органами, такими как отправка счетов-фактур в ФНС. Благодаря роумингу система корректно работает с основными системами электронного документооборота.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись, СЭД для службы кадров.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: от 1,9 тысяч рублей в год.

Плюсы:

• Обширный функционал и простой интерфейс.

Минусы:

• Дополнительная оплата требуется за работу с цифровой подписью.

Астрал.ЭДО

Эта продвинутая программа с узкой специализацией на организации электронного документооборота. Создатели этого приложения внесены в специальный реестр ФНС, что делает его идеальным выбором для предпринимателей, которые планируют использовать цифровую подпись в своей работе. В данной программе также предусмотрена удобная функция проверки корреспонденции, которая информирует пользователя, если типовой документ оформлен неправильно.

Пользователи могут в любое время ознакомиться с файлами, находящимися в архиве системы, и эти файлы могут иметь различные форматы, как формализованные, так и неформализованные. Система также поддерживает обмен данными с любыми операторами электронного документооборота благодаря бесплатному роумингу.

Характеристики:

• Функционал: архивирование, организация документооборота, контроль и редактирование файлов, цифровая подпись.
• Присутствует пробная версия: да.
• Включена в реестр ФНС: да.
• Цена: от 5 тысяч рублей в год.

Плюсы:

• Возможность бесплатного роуминга для обмена данными.

Минусы:

• Отсутствие возможности работы из 1С.

ЭДО.Поток

Это приложение предлагает решение для обмена документами с другими программами. С его помощью пользователи могут обмениваться различными документами, такими как счета-фактуры, акты приемки-передачи, сверки, накладные, УПД и УКД, а также документы в других форматах. Все данные хранятся на защищенных серверах, и информация передается по закрытым каналам, что обеспечивает надежную защиту от перехвата файлов.

Работа с этой системой осуществляется непосредственно с веб-сайта разработчиков, и пользователю не требуется устанавливать отдельные программы.

Плюсы и минусы:

• Имеется интеграция с 1С, что облегчает процесс обмена документами.
• Отсутствует редактор файлов для редактирования документов внутри системы.

Как выбрать систему электронного документооборота

В России сегодня существует множество сервисов, предназначенных для организации электронного документооборота (ЭДО).

Давайте рассмотрим основные виды ЭДО:

1. Кадровый документооборот – используется для отправки расчетных листков сотрудникам и подписания различных документов.
2. Внутренний документооборот – предназначен для обмена информацией внутри компании, упрощая внутренние процессы и взаимодействие между сотрудниками.
3. Внешний документооборот – служит для подписания и обмена документами с контрагентами и поставщиками, обеспечивая эффективное взаимодействие с внешними партнерами.

Выбор подходящей системы цифрового документооборота зависит от вашей потребности в одном из этих видов.

Вот несколько советов, которые помогут вам определиться с конкретным решением:

1. Определите, с какими основными учетными системами будет взаимодействовать ЭДО. Если ваша компания работает с программами 1С, то в большинстве случаев нет необходимости в дополнительной интеграции, так как многие программы 1С имеют встроенный модуль ЭДО. В случае использования другой учетной системы, важно учесть, насколько сложно будет интегрировать систему электронного документооборота.
2. Изучите функциональные возможности выбранного сервиса цифрового документооборота. При выборе сервиса для внешнего документооборота учитывайте следующие аспекты:
   • Возможность создавать, отправлять и подписывать документы.
   • Поддержка всех типов документов, с которыми вы работаете.
   • Обеспечение безопасности данных.
   • Наличие функции хранения и архивирования файлов.
   • Возможность интеграции с другими системами.
3. Оцените интерфейс системы перед принятием решения. Рекомендуется протестировать бесплатную демоверсию, чтобы убедиться, что система предоставляет достаточное количество функциональных возможностей для ваших текущих процессов и развития бизнеса. Также важно убедиться, что интерфейс удобен и интуитивно понятен для пользователей, и задать вопросы специалистам по интеграции, если необходимо.