Как осуществлять учет товаров и материалов на складе
При правильном ведении складского учета вы всегда будете в курсе наличия товаров на складе и в торговом зале, их объема и стоимости. Мы расскажем вам, как настроить учет запасов на складе, какие существуют его виды и как сэкономить время при инвентаризации товаров и составлении документации.
Организация складского учета представляет собой систему данных о материально-производственных запасах (МПЗ), которые хранятся на складе. Понятие МПЗ включает товары, сырье, материалы и готовую продукцию.
Система учета МПЗ на складе включает следующие этапы:
• Прием товаров. Экспедитор доставляет товары, сырье или материалы на склад, а сотрудник, ответственный за склад, их принимает. Задача этого сотрудника состоит в проверке документов, чеков и сертификатов, убеждаясь в правильности груза, и занесении информации о полученных МПЗ в систему учета.
• Хранение и контроль остатков. Для каждого материального запаса выделяется отдельное место на складе, соответствующее рекомендуемым условиям хранения. Каждый запас должен быть отражен на специальной карточке с указанием наименования, характеристик и количества. Важно следить за состоянием МПЗ и сроком годности, чтобы избежать списания.
• Перемещение. Материальные запасы могут перемещаться по разным причинам, например, для поставки в магазин или использования в производстве. Все перемещения должны быть зафиксированы.
• Инвентаризация. Во время инвентаризации фактическое количество МПЗ сравнивается с учетными данными. Также проверяется срок годности, выявляются повреждения и некомплектность. На основе инвентаризационных данных происходит корректировка учетных данных.
• Списание запасов. МПЗ могут покидать склад в результате продажи или списания.
Складской учет необходим для:
- Получения информации о наличии товаров, их количестве и стоимости на складе, в торговой точке, на витрине или в других местах хранения. Это позволяет оптимизировать процесс продаж и производства.
- Контроля за движением МПЗ от поступления на склад до выбытия. Это позволяет отслеживать количество проданных товаров, управлять остатками и планировать закупки.
- Планирования закупок. Знание остатков и скорости реализации помогает определить оптимальное время и объем поставок.
- Предотвращения воровства. Точные данные об остатках помогают выявить недостачу и установить время подозрительных операций.
Существует несколько видов складского учета, каждый из которых подходит для определенных типов бизнеса и особенностей МПЗ:
- Номенклатурный учет.
- Партионный учет.
- Сортовой учет.
- Партионно-сортовой учет.
Управление документооборотом на складе Каждый этап учета товаров на складе сопровождается определенными документами, утвержденными в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование как стандартных образцов документов, так и разработка собственных форм.
Управление складским учетом может осуществляться как вручную, так и с применением автоматизированных программ, либо комбинируя оба подхода.
- Получать моментальный доступ к списку доступных товаров и материалов. Учет остатков может осуществляться в удобном для вас формате: по партиям, сериям, серийным номерам или группам. Кроме того, помимо количества товаров на складе, можно отслеживать их себестоимость.
- Отслеживать оборот материально-производственных запасов в специализированном отчете.
- Осуществлять складской документооборот: создавать учетные карточки, накладные, акты списания и оприходования. Все печатные формы автоматически заполняются на основе введенных в систему данных.
Все вычисления в программе «Большая Птица 2.0» выполняются автоматически, что исключает случайные ошибки. Для предотвращения ошибок в системе также встроена система аудита. Например, если вы оформляете продажу, а на складе недостаточно товаров или цена оказывается ниже себестоимости, система автоматически предупредит об этом.
При продаже товаров продавец предоставил скидку на печенье в размере 70%, что привело к тому, что цена печенья стала ниже себестоимости на 12 рублей 20 копеек.
Система мгновенно оповестила об этом, чтобы продавец мог немедленно принять меры и отменить убыточную продажу.
По вашему желанию вы также можете запретить проведение нежелательных операций в разделе «Оперативный контроль», доступном в профиле пользователя.
Заключение
Поддержание складского учета необходимо для того, чтобы всегда иметь представление о количестве материалов и товаров, оценивать объем продаж и спрос, а также эффективно планировать закупки. На предприятии ведение складского учета предполагает регистрацию данных о наличии и перемещении материальных запасов, оформление соответствующей документации и контроль за состоянием МПЗ.
Автоматизация складского учета способствует экономии времени, ресурсов и финансовых средств, поскольку специализированное программное обеспечение упрощает задачи сотрудников и помогает избежать ошибок. Автоматизировать учет можно с помощью специализированных программных решений. Например, в программе «Большая Птица 2.0» доступны функции приемки, перемещения, продаж, списания, оприходования и инвентаризации, возможность резервирования МПЗ, а также учет остатков по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям. Использование встроенных печатных форм, которые автоматически заполняются, делает документооборот максимально простым.
