Всё о материальной ответственности сотрудника

Если сотрудник потерял деньги компании или сломал технику, вы можете обязать его компенсировать убытки. Но важно действовать по закону, правильно оценить убытки, иначе работник оспорит решение. Рассказываем, за что вы можете привлечь сотрудника к материальной ответственности и как это сделать.

Когда наступает материальная ответственность

Материальная ответственность — это обязанность сотрудника возместить убыток, который фирма получила по его вине. Например, если продавец случайно разбил витрину или кассир потерял выручку за день.Глава 39 ТК РФ

Чтобы привлечь сотрудника к ответственности, одновременно должны соблюдаться три критерия:

• между сотрудником и фирмой заключён трудовой договор;
• работник вёл себя противоправно (например, нарушил закон, не соблюдал технику безопасности или устав);.
• компания доказала ущерб, вину сотрудника и их связь.

Пример. Аудитор Потеряйкин забрал из офиса ноутбук, чтобы поработать дома, но сразу после работы пошёл с ним на вечеринку с друзьями. Утром проснулся в чужой квартире, а ноутбука нет. Потеряйкину придётся возместить убытки, потому что соблюдаются все три условия: есть трудовой договор, ноутбук пропал по его вине, а во внутренних правилах компании говорится, что рабочую технику нельзя брать домой.

Не получится привлечь к материальной ответственности, если:

• Был форс-мажор. Например, на витрину упало дерево во время грозы.
• Сотрудник оборонялся. Допустим, убегал от вооружённых грабителей и уронил зеркало.
• Компания не обеспечила условия хранения собственности. Кладовщик говорил, что в помещении течёт крыша, но начальник ничего не сделал, и товар испортился.
• Компания недополучила прибыль из-за сотрудника. Например, механик сломал станок, и предприятие не смогло выполнить заказы. Недополученная прибыль не возмещается.

Пример из судебной практики Обзор практики дел о материальной ответственности работника

Какие есть виды материальной ответственности

Материальную ответственность делят на ограниченную и полную, коллективную и индивидуальную. Разберём каждый тип.

Ограниченная материальная ответственность. Сотрудник отвечает за собственность фирмы только в пределах среднемесячной зарплаты. Такая ответственность по умолчанию существует у всех подписавших трудовой договор.

Например, продавец переставлял товар и разбил коробку с посудой. Стоимость товара 100 тысяч рублей, зарплата виновника 45 000 рублей, и он заплатит только эту сумму. Работодатель имеет право вычесть до 20% зарплаты каждый месяц, пока сотрудник не возместит ущерб, то есть по 9000 рублей в течение пяти месяцев.

Полная материальная ответственность. Виновник обязан компенсировать убытки полностью. О полной материальной ответственности заключается отдельный договор. Допустим, кассир-бухгалтер потерял 100 тысяч рублей, он должен отдать всю сумму.

Полная ответственность возможна лишь для некоторых категорий сотрудников: инкассаторов, руководителей, кассиров, главных бухгалтеров, экспедиторов.

Ещё полная материальная ответственность наступает, когда виновник:

• потерял или сломал имущество, вверенное ему по акту приёма-передачи материальных ценностей;
• специально нанёс ущерб, например, бросил телефон, и он разбился;
• был пьяным во время нанесения вреда;
• нанёс ущерб в результате преступления;
• разгласил охраняемую законом тайну;
• сломал имущество не во время исполнения обязанностей.

По закону несовершеннолетних нельзя привлекать к полной ответственности, но есть три исключения: если они умышленно нанесли ущерб, были пьяны или имело место преступление.

Индивидуальная материальная ответственность. Виновник отвечает за потерю или порчу собственности компании один.

Коллективная материальная ответственность. Ответственность делится между несколькими сотрудниками. Договор о коллективной ответственности правомерно подписывать только с сотрудниками из списка должностей, для которых это разрешено. Например, такой договор заключают с продавцами, которые работают в одном магазине.Статья 245 ТК РФ

Как составить договор

Пункт об ограниченной ответственности включите в трудовой договор. О полной материальной ответственности подписывайте отдельный документ.

Министерство труда утвердило форму договора, но лучше подготовить документ с юристом, чтобы добавить пункты, касающиеся вашей компании и конкретной должности.

Подпишите договор в двух экземплярах. Один документ поместите в личное дело сотрудника, второй отдайте ему

Как привлечь сотрудника к ответственности

Закон не устанавливает чёткого алгоритма действий. В первую очередь ущерб и вину работника надо доказать.

Разберём на примере: менеджер взял рабочий ноутбук домой, а дома его кот опрокинул на технику вазу с цветами. В ремонтной мастерской сказали, что ноутбук не починить. Вот как действовать.

Шаг 1. Составьте акт о происшествии

В произвольной форме опишите случившееся и причинённый ущерб.

Акт подписывают директор, сотрудник, который обнаружил порчу, свидетели и предполагаемый виновник

Шаг 2. Рассчитайте сумму ущерба

Чтобы оценить потери, проведите инвентаризацию. Стоимость имущества рассчитывается исходя из того, сколько стоила собственность на день происшествия. То есть нужно посмотреть, сколько сейчас стоят ноутбуки такой же марки и модели в вашем регионе. При этом убыток должен быть не ниже стоимости имущества по сведениям бухгалтерского отчёта с учётом амортизации.Статья 246 ТК РФ

Шаг 3. Проведите расследование

Подготовьте приказ о проведении служебного расследования. Соберите для проверки комиссию не менее чем из трёх человек. Например, директор, бухгалтер, руководитель отдела. Эти же сотрудники расписываются в документе о проверке.

Форма приказа о расследовании. В комиссии должно быть не менее 3 сотрудников

Шаг 4. Потребуйте написать объяснительную

Потребуйте дать письменные объяснения, почему менеджер взял ноутбук домой и как сломал его. Бывает, что сотрудник отказывается, тогда направьте на его адрес по прописке заказное письмо с требованием написать объяснительную. Если ответа так и не пришло, подготовьте акт об отказе.

Шаг 5. Выпустите акт о результатах расследования

Важно продемонстрировать, что фирма не голословно обвинила менеджера, а есть доказательства. Запись с камер и показания свидетелей покажут, что работник действительно взял ноутбук. Приложите результаты независимой экспертизы, где говорится, что промокшую технику нельзя отремонтировать.

В документ включите информацию:

• о факте ущерба, его виде и причинах;
• о размерах убытков компании;
• подтверждение вины сотрудника;
• связь между его действиями и потерями;
• ссылки на подтверждающие документы (результаты экспертизы, видео с камер).

Акт подписывают участники комиссии и виновник. Если он отказывается, составьте акт об отказе.

Шаг 6. Выпустите приказ о привлечении к ответственности

Опишите в документе результаты расследования и сумму убытка. Подготовьте документ в течение месяца со дня, когда стало известно об ущербе.

Документ необходимо составить в течение месяца с момента, как стало известно о порче имущества

Попросите виновника подписать приказ. Если он не хочет, составьте соответствующий акт. Работник имеет право оспорить решение в суде.

Как взыскать ущерб

В зависимости от ситуации и решения сотрудника:

Удерживайте сумму ущерба из зарплаты. Если размер потерь не больше зарплаты, то работодатель вычитает деньги до выдачи сотруднику на руки, но не больше 20% в месяц, пока виновник не возместит ущерб. По закону не требуется письменного согласия о возмещении ущерба, но чтобы у вас имелись доказательства, лучше такое соглашение подписать.

Составьте с сотрудником индивидуальный план. Например, работник согласен отдавать 5000 рублей в месяц, пока не выплатит ущерб. В этом случае попросите сотрудника подписать письменное обязательство с указанием сроков платежей. Ещё виновник может передать работодателю равноценное имущество. Это тоже надо подтвердить документами.

Если сотрудник не признаёт вину и отказывается платить, попытайтесь взыскать компенсацию через суд.

К иску добавьте:

• трудовой договор;
• должностную инструкцию;
• договор о материальной ответственности;
• документы внутреннего расследования.

Обратиться в суд можно в течение года после нанесения ущерба. На уволенного сотрудника тоже можно подать иск.

Суды рассматривают каждое дело индивидуально, учитывая не только ущерб и вину сотрудника, но и его материальное положение. Например, сумму взыскания снизят, если виновник содержит детей или пожилых родителей.Статья 250 ТК РФ

Суд не удовлетворит иск, если должности сотрудника в трудовом договоре и договоре об ответственности не совпадают или обязанности работника не прописаны в инструкции.

Пример из судебной практики

Коротко

1. Если сотрудник потерял, испортил или украл собственность компании, его можно привлечь к ответственности. Для этого докажите ущерб, вину сотрудника и их связь, а также что сотрудник нарушил правила компании.
2. При полной ответственности сотрудник обязан возместить ущерб целиком, при ограниченной — в пределах своей зарплаты. При индивидуальной ответственности сотрудник отвечает за ущерб один, при коллективной ответственность делится между несколькими сотрудниками.
3. Пункт об ограниченной ответственности включите в трудовой договор. О полной ответственности лучше подписать отдельный договор в дополнение к трудовому.
4. Чтобы привлечь сотрудника к ответственности, потребуйте от него письменных объяснений, подготовьте акт о случившемся, проведите проверку, рассчитайте сумму ущерба, выпустите акт о результатах проверки и приказ о привлечении к ответственности.
5. Сотрудник может возместить ущерб из зарплаты, договориться об индивидуальных условиях выплат или отказаться выплачивать деньги. В последнем случае обращайтесь в суд.