Как правильно рассчитать и выплатить аванс по заработной плате

Аванс представляет собой часть заработной платы, выплачиваемую работником за первые две недели месяца.

Размер аванса определяется исходя из количества времени, фактически отработанного сотрудником. В случае, если сотрудник не приступал к работе в течение первой половины месяца, например, по причине болезни, выплата аванса может быть не произведена.

Нормативная база

1. Ч. 6, 8 ст. 136 Трудового кодекса РФ.
2. Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14⁠-⁠1/В⁠-⁠177.
3. Письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14⁠-⁠2/ООГ⁠-⁠1663.

Периоды выплаты аванса

Работодатель обязан производить выплаты заработной платы не реже двух раз в месяц. При этом возможны и более частые выплаты, например, еженедельно. Детали по периодичности выплат должны быть чётко прописаны во внутренних документах организации, таких как локальные нормативные акты, трудовые или коллективные договоры.

Заработная плата за первую половину месяца, или аванс, должна выплачиваться в период с 16-го по последний день месяца, в зависимости от количества дней в месяце (30 или 31). За вторую половину месяца заработная плата выплачивается с 1-го по 15-е число следующего месяца.

Максимально допустимый интервал между выплатами аванса и заработной платы за вторую половину месяца составляет 15 дней. Однако если выплата задерживается из-за наличия в месяце 31 дня или совпадения дня выплаты с выходным или праздничным днём, это не является нарушением. Если же дата выплаты приходится на выходной или праздничный день, работодатель обязан произвести выплату накануне этого дня.

Расчёт аванса

При расчёте аванса учитываются оклад и дополнительные выплаты за отработанное время, такие как надбавки за ночные смены, совмещение должностей или стаж работы, которые не зависят от выполнения месячной нормы работы. Премии и другие компенсации, зависящие от выполнения месячной нормы, рассчитываются и выплачиваются вместе с заработной платой за вторую половину месяца.

Например, в компании «Пионы», где установлена пятидневная рабочая неделя, работники Потапов и Петров имеют одинаковые оклады в размере 70 000 ₽ до вычета НДФЛ. Премии выплачиваются по итогам месяца, и компенсации за рассматриваемый период не положены. Рассмотрим расчёт аванса за январь 2024 года: из 17 рабочих дней месяца 5 приходятся на первую половину. Потапов, отработавший все эти дни, получит аванс в размере 17 911,76 ₽ после удержания НДФЛ, в то время как Петров, находившийся в отпуске, аванс не получит.

Учёт НДФЛ при выплате аванса

НДФЛ с аванса следует удерживать так же, как и с любой другой выплаты зарплаты. Налог и соответствующее уведомление в налоговую инспекцию необходимо подавать согласно установленным срокам, приведённым в таблице. Если работодатель хочет упростить процедуру уплаты НДФЛ, он может выбрать сроки выплаты таким образом, чтобы между выплатами проходило ровно полмесяца, что позволит удерживать налог одной суммой и подавать единое уведомление.