Отчет отдела продаж: необходимые элементы

данной статье мы расскажем, что представляет собой отчет по продажам, почему он необходим для бизнеса, какие элементы он должен включать, и как его правильно составить. Кроме того, предоставим образец рабочего шаблона отчета отдела продаж.

Что представляет собой отчет по продажам?

Отчет по продажам — это специализированный документ, который фиксирует результаты деятельности отдела продаж. Содержание этого документа зависит от специфических целей и задач, стоящих перед бизнесом.

В него могут входить различные показатели, такие как:

• Объемы продаж;

• Количество реализованных товаров или услуг;

• Соответствие выполненных планов продаж запланированным;

• Количество потенциальных клиентов, звонков, встреч и заключенных сделок;

• Средняя стоимость покупки;

• Объем продаж по отдельным продуктам, направлениям, сотрудникам или за определенный период;

• Конверсии на каждом этапе продаж;

• Суммы выставленных и оплаченных счетов;

• Объем денежных средств в кассе;

• Величина дебиторской задолженности;

• Уровень маржинальности продаж;

• Расчет бонусов для сотрудников отдела продаж;

• Ключевые показатели эффективности (KPI) для отдела и каждого менеджера в отдельности.

Формат отчета обычно бывает выполнен в виде гугл-таблицы или файла Excel, и его внешний вид может быть адаптирован под конкретные нужды организации. В качестве примера приведем фрагмент нашего шаблона отчета.

Кусочек отчета отдела продаж для примера. Еще вернемся к нему позже

Отчет по продажам может быть составлен за разные временные периоды: день, неделю, месяц, квартал или год, причем месячный отчет является наиболее распространенным вариантом.

Зачем бизнесу нужны отчеты по продажам: основная цель и дополнительные задачи

Отчеты по продажам необходимы бизнесу для достижения ключевых финансовых показателей: выручки, объема продаж и прибыли. Они также выполняют ряд важных функций, связанных с мотивацией, контролем и планированием.

🎯 Основная цель отчета по продажам — предоставление полной картины деятельности компании. Это включает в себя ответы на вопросы:

• Удалось ли команде достичь запланированных объемов продаж и выручки? Если да, то почему? Если нет, то почему?

• Какова эффективность текущих каналов распределения товаров?

• Какие товары из ассортимента стоит активно развивать, а какие исключить из продаж?

• Как устроена воронка продаж и как меняются конверсии на каждом ее этапе?

Исходя из данных отчета, строится финансовая модель компании, осуществляется контроль за выполнением планов по выручке и проводится анализ работы отдела.

Кроме того, отчет по продажам выполняет следующие функции ↓

⭐ Отчет способствует контролю за продажами. В хорошо оформленном отчете сразу видно, как идут дела: сколько продукции продано, на какую сумму и какой процент от плана выполнен.

В отчете можно легко и быстро анализировать результаты благодаря:

• разделу «Главное» с ключевыми показателями — объемы продаж, средний чек, поступления;

• графическим элементам, таким как спидометры, показывающие достижение плана по доходам и продажам.

Для руководителя достаточно взглянуть на отчет, чтобы быстро получить всю необходимую информацию ↓

⭐ Отчет по продажам играет ключевую роль в управлении командой. Такой документ обычно содержит данные об эффективности работы каждого менеджера: это может быть количество телефонных звонков, встреч, успешно закрытых сделок, показатели маржинальности, а также общий объем продаж и другие важные метрики.

Используя эти данные, руководитель отдела продаж или всей компании оценивает показатели KPI команды, осуществляет расчет заработной платы и премий. Кроме того, на основе предоставленной информации руководство управляет командой: стимулирует сотрудников, проводит оценку их деятельности, выражает признание за достижения или направляет на дополнительное обучение.

Отчет по продажам с четкими критериями для начисления премий повышает мотивацию сотрудников, поскольку они видят прямую связь между своими усилиями и получаемым вознаграждением.

⭐ Отчет позволяет анализировать эффективность различных каналов продаж. Детализированный разбор по каналам демонстрирует, какие из них работают успешно, а какие требуют доработки или закрытия. Это дает возможность скорректировать стратегию, например: • обновить или закрыть неэффективные точки; • изменить распределение товаров; • скорректировать ассортимент.

⭐ Оптимизация вложений в маркетинг и рекламу. Отчет может указать, какие рекламные кампании реально способствуют увеличению продаж, а не только привлекают клики или заявки. Эта информация помогает переоценить и оптимизировать бюджеты на маркетинг.

⭐ Планирование и прогнозирование. Отчет по продажам может включать разложение целей по выручке на компоненты, что способствует более точному планированию ресурсов и прогнозированию исходов. Разложение может касаться вопросов, таких как: • необходимые затраты на рекламу; • ожидаемое количество кликов; • конверсия в лида; • количество необходимых встреч; • конверсия в сделки; • предполагаемый средний чек для достижения финансовых целей.

⭐ Принятие обоснованных управленческих решений. Отчет по продажам является одним из ключевых инструментов для управления бизнесом на основе объективных данных. С помощью отчета компания имеет точное представление о том, сколько и какой продукции было продано, что позволяет принимать взвешенные решения, такие как: • найм или увольнение сотрудников; • добавление или исключение товаров из ассортимента; • открытие или закрытие торговых точек; • предоставление или отказ от скидок и многое другое.

Без такого отчета решения могли бы базироваться только на субъективных ощущениях или интуиции, что делает их менее предсказуемыми и эффективными.

Какие элементы должны присутствовать в отчете отдела продаж

В отчете отдела продаж должны содержаться базовые ключевые показатели:

• запланированные объемы продаж;

• фактические объемы продаж;

• процент выполнения поставленных планов;

• количество заявок и лидов;

• количество произведенных оплат;

• конверсия из лидов в оплаты;

• средний размер чека.

Данные в отчет вносятся ежедневно и автоматически агрегируются в итоги за неделю и месяц.

Дополнительные показатели в отчете могут варьироваться в зависимости от специфики и целей компании. В числе таких показателей могут быть:

• число повторных покупок;

• конверсия на каждом этапе воронки продаж;

• соотношение новых и старых клиентов;

• маржинальность сделок;

• объемы продаж через различные маркетинговые каналы;

• стоимость привлечения лидов;

• ROI и другие.

Сводку по всем показателям обычно подготавливает руководитель отдела продаж, в то время как менеджеры отвечают за ввод данных по своим звонкам, встречам и сделкам.

Отчеты могут вестись в различных форматах, таких как Excel, Google Таблицы, CRM- или ERP-системы.

Виды отчетов по продажам

• Отчеты по каждому менеджеру или подразделению — они показывают, кто и сколько продал, и с какой конверсией. Примеры могут включать отчет менеджера Васи, отчет Люды и общий отчет по отделу.

• Отчеты по каналам сбыта — фиксируют, сколько и каких товаров продано в каждой точке. Примеры включают отчеты по интернет-магазину, платформе Озон или розничной точке.

• Отчеты по продукции — указывают количество проданных товаров по каждому наименованию. Например, отчет по продажам продукта А и отчет по продукту Б.

• Отчеты по клиентской базе — анализируют, как часто клиенты возвращаются и как растет база клиентов каждый месяц.

• Отчеты по периодам — детализируют продажи за день, неделю, месяц, квартал или год. Частота сделок определяет выбор периода для анализа, хотя обычно предпочтение отдается месячному периоду, так как менеджерам выплачивают заработную плату каждый месяц.

• План-фактные отчеты — демонстрируют процент достижения или отклонения от плана. Они могут быть включены в основной отчет или представлены отдельно.

Эти отчеты могут храниться в разных файлах или быть объединены в один документ. Для глубокого анализа удобнее видеть всю информацию в одном файле, включая данные о продажах, конверсиях, доходности, ключевых метриках, планах и фактических данных, прогнозах, клиентах и заказах. Однако для оперативной работы иногда удобнее использовать отдельные таблицы.

Создание собственного отчета по продажам: шесть основных этапов

Создать свой отчет по продажам можно, используя наш бесплатный шаблон или любой другой пример из интернета. Однако, чтобы отчет был не просто формальностью, а эффективным инструментом для достижения целей бизнеса и повышения производительности команды, рекомендуем следовать следующим шести шагам ↓

Шаг 1. Определение целей и задач отчета отдела продаж.

Важно четко понять, для чего нужен отчет и что именно вы хотите от него получить.

Например, отчет может:

• демонстрировать, в каком городе лучше идут продажи;

• указывать на самый популярный товар;

• показывать результаты работы каждого менеджера;

• отражать лишь фактические данные или сравнивать их с планом; • содержать информацию о воронке продаж или обходиться без нее;

• фокусироваться на одном месяце или анализировать динамику за длительный период. Важно учитывать, какие данные хочет видеть руководитель или владелец бизнеса, поскольку это определит выбор показателей для отчета.

Шаг 2. Выбор показателей для отчета.

Некоторые показатели являются базовыми, например, план продаж, фактические продажи, количество заявок, оплаты, конверсии и средний чек, — эти данные часто фиксируют все компании. Однако существуют и дополнительные показатели, выбор которых зависит от цели отчета. На этом этапе также продумываются логика отчета и используемые формулы.

Шаг 3. Выбор формата отчета.

Определите, будет ли это таблица в Excel, CRM-системе или другом формате. Решите, нужна ли одна общая таблица для руководителя отдела продаж (РОП) или несколько таблиц для каждого сотрудника. Также нужно определить место хранения файла и правила доступа к нему.

Шаг 4. Внедрение отчета в работу отдела продаж.

Этот шаг включает передачу доступов и файлов, объяснение логики работы отчета, обоснование его важности, назначение ответственных и связывание мотивации сотрудников с данными из отчета:

• Привязка мотивации к данным отчета, чтобы менеджеры видели, как изменение данных влияет на их вознаграждение.

• Назначение ответственных за заполнение и поддержание отчета в актуальном состоянии.

• Подчеркивание важности отчета для понимания его влияния на бизнес и индивидуальные показатели каждого сотрудника.

Шаг 5. Сбор данных.

На этом этапе регулярно вносятся данные в отчет. Если предыдущий шаг был выполнен успешно, процесс должен проходить гладко.

Шаг 6. Анализ результатов и выводы. Используйте отчет для сравнения результатов работы менеджеров, определения лучших практик, выявления проблемных точек или для понимания сезонных колебаний в продажах, что позволит быть готовым к будущим изменениям.

Отчет отдела продаж: вопросы, которые часто задают владельцы

Кто должен составлять и вести отчеты по продажам?

Обычно отчеты составляет и ведет РОП, хотя менеджеры по продажам также участвуют, заполняя части отчета, относящиеся к их работе. В процесс может быть вовлечен и финансовый директор, который помогает разработать структуру и логику отчета, вносит формулы и проверяет корректность расчетов.

Что делать, если сотрудники не заполняют отчеты?

Если сотрудники игнорируют отчеты, необходимо выяснить причины: сложность отчета, нехватка времени или непонимание его значимости. В зависимости от выявленной причины следует упростить отчет, объяснить его важность или связать вознаграждение с данными из отчета, чтобы стимулировать их заполнение.

Как установить план продаж для отдела?

Для установления плана продаж сначала собирают фактические данные о текущей работе отдела: объемы продаж, частоту, целевую аудиторию, конверсии и т. д. На основе этих данных формируется прогноз. Если данные собраны за несколько периодов или год (в случае сезонного бизнеса), точность планирования будет выше. С течением времени точность прогнозов увеличивается.

Как определить причины неудачи плана продаж?

Анализ плана и факта поможет понять причины неудачи: изучение отклонений от плана, анализ зависимостей, средних показателей и трендов. Регулярный анализ и корректировка планов улучшают точность их выполнения.