Какие нарушения чаще всего приводят к наложению штрафов со стороны ФНС и СФР на работодателей?

Расчет налога на доходы физических лиц (6-НДФЛ)

Кто представляет отчет: Все налоговые агенты, т.е. те, кто рассчитывает и удерживает НДФЛ из доходов физических лиц и перечисляет его в бюджет. Это включает в себя ООО и ИП, которые выплачивают зарплату сотрудникам и вознаграждения исполнителям по договорам ГПХ. Однако исключение составляют организации и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения.

Зачем это нужно: В отчете 6-НДФЛ вы указываете суммы, выплаченные физическим лицам, и расчет налога на доходы, который необходимо уплатить за них. Годовой отчет включает в себя информацию о доходах и суммах НДФЛ для каждого человека.

Сроки представления: Отчет подается ежеквартально, и суммы заполняются с начала календарного года. Таким образом, если вы выплатили доход физическому лицу только в I квартале, вы должны представить отчет 6-НДФЛ за все остальные отчетные периоды.

Для отчета за 2024 год сроки подачи следующие:

• За I квартал — до 25 апреля;
• За полугодие — до 25 июля;
• За 9 месяцев — до 25 октября;
• За год — до 25 февраля 2025 года.

Если последний день срока выпадает на выходной, согласно статье 6.1 НК срок подачи отчета сдвигается на следующий рабочий день.

Штрафы могут быть следующими:

• За подачу отчета после срока — штраф в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (статья 126 НК).
• За просрочку более 20 дней — блокировка счетов и возможности электронных переводов (статья 76 НК).
• За ошибки в отчете — штраф в размере 500 рублей за предоставление недостоверной информации (статья 126.1 НК). Однако, если вы обнаружили ошибку и представили исправленный отчет до того, как налоговая обнаружит недостоверные данные, штраф не будет наложен.
• Если НДФЛ не был удержан или не был полностью перечислен в бюджет — штраф в размере 20% от суммы, которую необходимо было уплатить (статья 123 НК).

Расчет по страховым взносам (РСВ)

Кто представляет отчет: Организации и индивидуальные предприниматели, которые нанимают сотрудников на основе трудовых и гражданско-правовых договоров, обязаны начислять страховые взносы по единому тарифу. Исключение составляют работодатели, применяющие упрощенную систему налогообложения. Для компаний без сотрудников и исполнителей, необходимо представлять отчет РСВ по директору или руководителю — единственному учредителю. ИП не подают отчет, если уплачивают страховые взносы только за себя.

Зачем это нужно: В отчете по РСВ отображаются общие суммы страховых взносов, которые должны быть уплачены, а также информация о тарифах и подробная информация о каждом получателе доходов.

Сроки представления: Отчет подается по итогам каждого квартала, суммы в отчете показываются нарастающим итогом с начала календарного года и за последние три месяца.

Для отчета за 2024 год сроки подачи следующие:

• За I квартал — до 25 апреля;
• За полугодие — до 25 июля;
• За 9 месяцев — до 25 октября;
• За год — до 27 января 2025 года.

Штрафы могут быть следующими:

• За подачу отчета после срока — штраф в размере 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф составит 30% от неуплаченных в срок взносов, а минимальный — 1 000 рублей. Кроме того, должностному лицу ООО, например директору, грозит предупреждение или штраф.
• За просрочку более 20 дней после установленного срока подачи будет блокировка банковского счета. Она снимается на следующий рабочий день после того, как налоговая примет отчет, что обычно занимает 1−2 дня.
• Если облагаемая база была занижена, в результате чего были уплачены меньшие страховые взносы, будет наложен штраф в размере 20% от суммы, которую необходимо было уплатить в бюджет. При умышленной неуплате штраф составит 40% от той же суммы.

Сведения о несчастных случаях (раздел 2 формы ЕФС-1)

Кто представляет отчет: Отчет представляют организации и индивидуальные предприниматели, у которых имеются штатные сотрудники. Также отчет подается, если исполнитель работает по договору ГПХ, который предусматривает начисление страховых взносов от несчастных случаев. Работодатели, применяющие упрощенную систему налогообложения, не обязаны представлять эти сведения.

Зачем это нужно: В данном отчете вы демонстрируете расчет страховых взносов на обязательное социальное страхование от профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве, а также информацию о медицинских осмотрах, количестве рабочих мест, для которых проведена специальная оценка условий труда.

Сроки представления: За 2024 год информацию раздела 2 формы ЕФС-1 необходимо представить следующим образом:

• За I квартал — до 25 апреля;
• За полугодие — до 25 июля;
• За 9 месяцев — до 25 октября;
• За год — до 27 января 2025 года.

Штрафы могут быть следующими:

• За представление отчета после срока штраф составит 5% от суммы страховых взносов, начисленных к уплате за последние три месяца отчетного периода. При этом размер штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы взносов. Директора или другие должностные лица ООО также могут быть оштрафованы.
• За неправильный расчет облагаемой базы и недоплату штраф составит 20% от суммы, неуплаченной в бюджет, а при умышленном нарушении штраф увеличится до 40%.

Персонифицированные данные о физических лицах

Кто представляет отчет: Отчет представляют организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками страховых взносов, которые заключили с физическими лицами следующие договоры: трудовые, ГПХ на выполнение работ или оказание услуг, а также авторские заказы или другие виды договоров согласно статье 420 НК. ИП не обязаны предоставлять отчет о себе. ООО должны представлять сведения о директоре, даже если его функции выполняет единственный учредитель без трудового договора и выплат.

Зачем это нужно: В данном отчете вы указываете для каждого человека его ИНН, ФИО, СНИЛС и суммы выплат за месяц. Эта информация является дублирующей раздел 3 формы РСВ, которую представляют ежеквартально.

Сроки представления: Отчет подается по итогам каждого месяца, за исключением марта, июня, сентября и декабря. Срок представления — до 25-го числа после отчетного месяца. В случае попадания этой даты на выходной или праздник, отчет можно представить в следующий рабочий день.

Какие штрафы могут быть: За несоблюдение сроков представления сведений организация или ИП могут быть оштрафованы в размере 200 рублей согласно статье 126 НК. Должностному лицу организации, в частности директору, грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей согласно статье 15.6 КоАП.

Информация о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1)

Кто представляет отчет: Отчет представляют организации и предприниматели, которые нанимают сотрудников по трудовым или гражданско-правовым договорам. Индивидуальные предприниматели не предоставляют отчеты о себе. В случае исполнителей, оформленных по договору ГПХ, информацию о трудовой деятельности необходимо представлять, если выплаты облагаются страховыми взносами по единому тарифу согласно приказу СФР № 2281.

Зачем это нужно: Для штатных сотрудников отчет играет роль электронной трудовой книжки, в которой отражаются сведения о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и других кадровых мероприятиях. По исполнителям отражается информация о заключении и прекращении договора ГПХ.

Сроки представления: Для различных кадровых событий установлены разные сроки представления.

Необходимо представить отчет не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, решения или другого документа, если:

• приняли или уволили сотрудника;
• заключили или завершили договор ГПХ;
• приостановили или возобновили трудовой договор.

Отчет должен быть представлен до 25-го числа следующего месяца, если:

• произведен перевод сотрудника на другую постоянную работу;
• изменено наименование организации или ИП-работодателя изменено ФИО;
• получено заявление от сотрудника о выборе формы трудовой книжки.

Если в указанный период никаких событий не произошло, представление отчета не требуется.

Какие штрафы могут быть: За опоздание с представлением отчета или за предоставление неполной, недостоверной информации директор организации или другое должностное лицо ООО могут быть оштрафованы в размере от 300 до 500 рублей или получить предупреждение в соответствии со статьей 15.33.2 КоАП.

Информация о страховом стаже работников (подраздел 1.2 формы ЕФС-1)

Кто представляет отчет: Отчет представляют компании и индивидуальные предприниматели, у которых работают люди в условиях, подразумевающих вредные или опасные факторы, находящиеся на временном простое или отстраненные от работы, а также те, кто ушел в отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, на отпуск за свой счет и другие категории работников и исполнителей согласно Закону № 27. Также отчет следует представлять по работникам, для которых требуются данные о стаже в текущем году для оформления пенсии или назначения пособий по беременности и родам, уходу за ребенком.

Зачем это нужно: В отчете вы предоставляете информацию о особенностях стажа работников и исполнителей, чтобы СФР могла учесть эту информацию при назначении пенсий и пособий.

Сроки представления: Общий отчет со сведениями о страховом стаже представляется до 25 января следующего года после завершения календарного года. В течение года необходимо представить отчет досрочно по отдельным работникам, если они уходят в отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком или оформляют пенсию. Такие сведения должны быть представлены в течение трех календарных дней после подачи заявления со стороны сотрудника или запроса от СФР.

Какие штрафы могут быть: За опоздание с представлением сведений о страховом стаже ООО или ИП могут быть оштрафованы в размере 500 рублей за каждого работника, по которому требовалось представить отчет, в соответствии со статьей 17 Закона № 27.

Нарушение сроков постановки ИП на учёт в СФР

Кто встаёт на учёт: Индивидуальные предприниматели, которые нанимают исполнителей по гражданско-правовому договору, в котором указано начисление взносов на страхование от несчастных случаев.

Зачем это нужно: При заключении первого договора ГПХ фонд автоматически регистрирует ИП как плательщика взносов на социальное страхование, чтобы исполнитель мог получать пособия по больничным и в связи с материнством. Однако, если в договоре указано начисление взносов от несчастных случаев, ИП должен самостоятельно встать на учёт в СФР по этому виду страхования.

Сроки представления: Для постановки на учёт необходимо обратиться с заявлением в территориальное отделение СФР по месту жительства ИП в течение 30 календарных дней со дня заключения договора ГПХ.

Какие штрафы могут быть: Сумма штрафа зависит от количества дней опоздания. За задержку до 90 дней — штраф составляет 5 000 рублей, а за задержку более 90 дней — 10 000 рублей. Кроме того, может быть наложен штраф в соответствии со статьей 15.32 КоАП в размере от 500 до 1 000 рублей за нарушение срока регистрации во внебюджетных фондах.

Когда могут начислить пени

Контролирующие органы также могут начислять пени. Это особый вид санкций, который применяется дополнительно к штрафу. Пени начисляются по налогам и страховым взносам, связанным с обязательным пенсионным и медицинским страхованием по единому тарифу, а также страхованию от временной нетрудоспособности.

Формула для расчета пеней определена в статье 75 Налогового кодекса: Пеня = Сумма недоимки × Ставка рефинансирования за период просрочки × 1/300 × Количество календарных дней просрочки.

Та же формула используется для расчета пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве за весь период просрочки.