Как получить электронную подпись

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой эквивалент обычной подписи. Она придает электронному документу тот же юридический статус, что и оригинальная подпись на бумаге.

Что такое электронная подпись

По сути, электронная подпись — это специализированный файл, состоящий из числовых значений, который прикрепляется к электронному документу. Этот файл содержит ответы на три важных вопроса:

1. Кто является автором подписи на документе?
2. Когда была сделана подпись под документом?
3. Обладает ли лицо, подписавшее документ, соответствующими правами? Электронная подпись обеспечивает уверенность в том, что автором подписи является владелец электронной подписи, и что сам документ не подвергался изменениям после подписания, оставаясь подлинным. В некоторых случаях используется термин «электронная цифровая подпись». Этот термин уже стал общепринятым и обозначает тот же самый концепт.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись является неотъемлемым инструментом для тех, кто планирует использовать электронные документы, подавать отчетность, получать услуги в интернете, автоматизировать внутренние документационные процессы, заключать контракты и подписывать электронные соглашения.

Примеры использования электронной подписи компаниями и индивидуальными предпринимателями включают:

1. Работу с электронными документами, которые не требуется распечатывать на бумаге, такие документы имеют юридическую силу признания со стороны государства.
2. Подачу электронных налоговых деклараций в налоговые органы.
3. Оформление электронных заявок на получение патентов, сделок с недвижимостью и других документов.
4. Участие в электронных торгах, включая подписание заявок на тендеры и тендерные документы в электронной форме.
5. Подписание документов через системы дистанционного банковского обслуживания, позволяющее удаленно осуществлять платежи и получать другие банковские услуги.
6. Подписание служебных электронных документов внутри организации.
7. Оформление трудовых отношений с удаленными сотрудниками.

Все эти функции призваны упростить жизнь представителям бизнеса, сокращая расходы на бумагу, принтеры и затраты на секретарей, а также уменьшая необходимость посещения различных органов и получения государственных услуг в офисах.

Что касается обычных граждан, электронная подпись может быть использована для:

1. Получение государственных услуг через интернет, например, регистрация или обращение к муниципальным органам через портал госуслуг.
2. Подача электронных заявлений на поступление в вуз, запись детей в сад или школу.
3. Устройство на дистанционную работу и предоставление результатов труда в электронном виде.
4. Обмен документами с удаленным работодателем.
5. Регистрация и получение патентов или разрешений, например, на строительные работы.
6. Подача судебных исков или жалоб в электронной форме через систему ГАС «Правосудие».

Часто электронную подпись используют для передачи документов государственным органам, таких как подача заявлений на регистрацию по месту жительства или отправка исков или доверенностей в суд. Тем не менее, электронная подпись действительно может заменить рукописную в любых ситуациях. Вот примеры, как её можно использовать:

7. Подписание долговой расписки, например, если вы хотите занять деньги у человека из другого города.
8. Подача исков, ходатайств или жалоб.
9. Заверение доверенности, включая случаи, когда требуется нотариус.
10. Заключение договоров, например, купли-продажи, услуг и других.
11. Подписание любых документов. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием, основанным на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по СМС, эквивалентен подписанию документа.
12. Решение вопросов с налоговой службой. ФНС сама выдает электронную подпись для решения таких вопросов, с её помощью можно подписывать любые документы для налоговой, избегая походов в инспекцию. Это может включать заявления на налоговые вычеты, запросы на предоставление льгот или жалобы на действия сотрудников налоговой службы.
13. Обеспечение безопасности деловой переписки. Взлом почтового ящика проще, чем подделать электронную подпись. Если двое договорились считать достоверными письма, подписанные электронной подписью, ничто не помешает им это делать.

Как устроена ЭП

Технически, электронная подпись представляет собой файл, в котором хранится уникальная последовательность цифр, присоединяемая к документу. Для её создания используются закрытый и открытый ключи.

Закрытый ключ остается строго у владельца подписи. Это «перо», хранящееся на любом удобном носителе владельца, таком как компьютер, внешний диск или защищенный токен – устройство, наподобие защищенной флешки, которую можно носить с собой. Также подпись может быть сохранена на диске, смарт-карте или сим-карте.

Открытый ключ доступен всем. Это файл с информацией о владельце подписи, который необходим для проверки подлинности и целостности документа.

Создание электронной подписи производится с помощью специальной программы – средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Допустим, вы хотите отправить договор через систему электронного документооборота. Процесс вкратце выглядит следующим образом:

1. Для создания подписи договора вы используете специальную программу, которая анализирует электронный документ и формирует хэш-сумму – короткую строку символов.
2. Закрытый ключ шифрует эту хэш-сумму, создавая файл с электронной подписью. Этот файл прикрепляется к электронному документу и может быть сохранен или отправлен получателю.
3. Получатель открывает документ, его собственная программа для криптографической защиты информации (СКЗИ) также формирует хэш-сумму для документа, затем расшифровывает подпись с помощью открытого ключа и сравнивает оба результата. Если хэш-суммы совпадают, это свидетельствует о подлинности документа. Несовпадение указывает на то, что документ был изменен после подписания и утратил юридическую силу.

Виды ЭП и их отличия

Законодательство предусматривает разные типы электронных подписей, включая простую, неквалифицированную и квалифицированную.

Простая электронная подпись — самый базовый вариант. Она включает в себя логин и пароль, которые подтверждают аутентификацию пользователя в системе. Также сюда входят одноразовые коды, получаемые через SMS или с помощью скретч-карт, а также уведомления через электронную почту.

Такая подпись подходит для онлайн-покупок, например, при входе в мобильный банк с использованием логина и пароля или при оплате в интернете с кодом из SMS. Согласно банковским договорам, простая электронная подпись имеет юридическую силу.

Подпись также можно использовать для подтверждения обращений в органы власти или подписания заявок на получение услуг, например, при подаче документов на налоговый вычет через личный кабинет на сайте налоговой службы.

Важно отметить, что простая электронная подпись имеет свои уязвимости, поэтому ее не следует использовать при работе с государственными или коммерческими тайнами. Также рекомендуется избегать использования данного вида подписи при работе с имущественными и финансовыми документами. Она не обеспечивает полную гарантию целостности документа и подлинности подписавшего. В случае возникновения спорных ситуаций, такие вопросы будут рассматриваться районными или арбитражными судами.

Создание более надежной подписи требует использования сложных программ и шифровальных функций. Считается, что подделать подпись, сформированную с помощью такой программы, либо практически невозможно, либо это крайне сложно. Этот вид подписи содержит информацию о том, кто и когда подписал документ, и подтверждает, что документ не подвергся изменениям после подписания.

Данный тип подписи широко используется внутри организаций для внутренних процессов электронного документооборота, таких как распоряжения, письма, приказы, а также для определенных документов в кадровой сфере. Такие подписи применяются для подписания договоров, контрактов и агентских отчетов, но только в случае, если все стороны доверяют таким подписям и электронным документам.

Создание неквалифицированных подписей может осуществляться внутри организации или с использованием бесплатных инструментов. Государственные органы не имеют полного контроля над такими подписями: их может создать и использовать любой человек, и они не обладают теми уровнями защиты, которые применяются к подписям, доверявшимся официальными структурами. Именно по этой причине такие подписи не принимаются в судебных процедурах.

Наиболее надежным типом электронной подписи является квалифицированная форма. Она подтверждается специальным квалифицированным сертификатом, который может быть представлен в виде бумажного документа или электронной версии, соответствующей требованиям Федеральной службы безопасности (ФСБ). Программа, предназначенная для работы с квалифицированной электронной подписью, также обязана пройти отдельную сертификацию со стороны ФСБ.

Квалифицированные электронные подписи для физических лиц, а также для доверенных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, выдаются специализированными удостоверяющими центрами. Эти организации прошли процедуру сертификации от ФСБ и аккредитацию в Министерстве связи и массовых коммуникаций, и имеют полномочия на выдачу сертификатов электронных подписей и оказание услуг в области криптозащиты информации.

Руководители компаний и индивидуальные предприниматели могут получить квалифицированные электронные подписи только через налоговые органы. Главное различие квалифицированной электронной подписи заключается в том, что ее целостность дополнительно подтверждается двумя дополнительными параметрами:

1. Проверкой наличия в реестре недействительных сертификатов, который доступен для загрузки на официальном сайте удостоверяющего центра. Этот механизм позволяет определить, действительна ли была электронная подпись в момент ее использования.
2. Использованием отметки времени. Эта функция указывает точное время подписания документа и подтверждает, был ли сертификат действующим и правомочным на момент создания подписи.

Таким образом, эти методы позволяют удостовериться, что электронная подпись не была утрачена, несанкционированно использована или не потеряла свою действительность. Квалифицированный сертификат электронной подписи требуется переоформлять ежегодно, следить за сроками его действия и своевременно заказывать переиздание.

Квалифицированная электронная подпись обладает двумя важными преимуществами.

Взлом квалифицированной электронной подписи практически невозможен — это требует огромных вычислительных ресурсов. Однако стоит помнить, что утрата закрытого ключа может иметь непредсказуемые последствия: удостоверяющий центр или налоговая служба могут аннулировать сертификат по вашему запросу, что в свою очередь приведет к невозможности подписывать документы с его использованием. Также стоит отметить, что передача токена или других средств аутентификации третьим лицам может вызвать реакцию со стороны удостоверяющего центра или налоговой, которая может аннулировать подпись из-за возможного нарушения ее безопасности.

Квалифицированную электронную подпись можно применять в различных операциях с электронными документами. Доверие к ней заслужили районные и арбитражные суды, а также налоговые инспекции, поэтому чаще всего квалифицированной электронной подписью подписывают электронные счета-фактуры, налоговые декларации и договоры.

Где можно использовать электронную подпись

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Для использования квалифицированной электронной подписи важно подготовить своё рабочее место и получить специальный квалифицированный сертификат. Этот сертификат можно получить в течение часа. Рабочее место представляет собой ваш компьютер, на котором будете подписывать документы. Для этого компьютер должен работать на операционных системах Windows или macOS и иметь доступ к интернету через веб-браузер. Если вы используете Linux, возможно потребуется дополнительная настройка системы, которую вам могут помочь выполнить в удостоверяющем центре. В некоторых случаях также может потребоваться личное присутствие компьютера для настройки.

Кроме того, для работы с квалифицированной электронной подписью необходимо установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ). В России наиболее распространены программы, такие как «Криптопро CSP», Signal-com CSP, «Лисси CSP», Vipnet CSP. Все эти программы функционируют примерно одинаково. Точные требования к выбору СКЗИ и необходимые настройки будут предоставлены вам в удостоверяющем центре, налоговой службе или в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг.

Как приобрести подпись компании и ИП

Для получения квалифицированного сертификата подписи руководителям фирм и индивидуальным предпринимателям (ИП) требуется личное присутствие в налоговых инспекциях. Отдаленное получение такой подписи не предусмотрено, и для этого необходимо явиться на место лично.

Процесс получения квалифицированного сертификата подписи в налоговой инспекции является бесплатным и включает следующие этапы:

1. Подача заявления на выдачу подписи. Заявление можно подать как в отделении налоговой инспекции, так и в личном кабинете ИП и юридических лиц на официальном сайте налоговой службы. Также существует возможность подачи через общую форму на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
2. Подготовка носителя для электронной подписи. В данном случае подходит специальное устройство – токен, прошедший сертификацию Федеральной службы безопасности (ФСБ) или Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) России. Примерами таких токенов могут быть «JaCarta-2 ГОСТ», JaCarta LT, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен Lite». Такие устройства можно приобрести у производителей или в удостоверяющих центрах. Обычно их стоимость составляет около 2000 рублей. Важно помнить, что при обращении в налоговую инспекцию могут потребовать предъявить сертификат соответствия токена, который вам выдали при покупке.
3. Подготовка документов. Кроме самого токена и сертификата соответствия, необходимы паспорт и СНИЛС. Остальные данные, как правило, налоговая служба получит автоматически из межведомственных баз данных.
4. Личное посещение налоговой инспекции для прохождения процедуры идентификации. Вы можете выбрать удобное для вас отделение налоговой инспекции, выдающей квалифицированные электронные подписи. В процессе посещения налоговой инспекции на токен будет записан сертификат подписи, а также выдана лицензия на программу «КриптоПро CSP», которая необходима для работы с подписью.

Важно отметить, что квалифицированный сертификат подписи, полученный в налоговой инспекции, выдается в единственном экземпляре и предназначается исключительно для руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Сотрудники организации получают свои подписи в удостоверяющих центрах.

Как получить подпись доверенному лицу организации или ИП

Для получения электронной подписи, предоставляющей доверенным лицам право действовать от имени компаний и индивидуальных предпринимателей (ИП), требуется обратиться в удостоверяющие центры. Процесс включает выбор ближайшего центра из официального списка на сайте Минцифры и подачу заявки на получение сертификата – это можно сделать лично в офисе удостоверяющей организации или через ее веб-сайт.

Для этого необходимы следующие документы:

1. Заявление – заполняется на сайте удостоверяющей организации или лично в ее офисе.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. ИНН.
5. Выписка из ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или ЕГРИП (для ИП). Выписку можно получить на официальном сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
6. Документ о назначении руководителя. Этот документ потребуется, если текущая должность руководителя компании не совпадает с должностью, указанной в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Стоимость квалифицированного сертификата подписи может различаться в зависимости от региона. Например, в Москве цены начинаются от 2000 рублей, в то время как в Хакасии стоимость может составить от 1000 рублей.

Процесс получения квалифицированной электронной подписи включает оплату и запись сертификата на специальное устройство – токен. Токен можно приобрести в удостоверяющем центре за сумму около 2000–2500 рублей. С момента записи сертификата токен становится действительным.

Важно отметить, что для того чтобы сотрудники могли подписывать электронные документы от имени организации, необходимо помимо квалифицированной электронной подписи также предоставить машиночитаемую доверенность. Это специальный электронный документ, который подтверждает право сотрудников действовать от лица организации.

Как приобрести подпись обычному человеку или самозанятому

Обычные граждане могут воспользоваться различными типами электронной подписи: простой, неквалифицированной и квалифицированной.

Простая подпись обычно используется для аутентификации на порталах государственных услуг.

Неквалифицированная подпись может использоваться по соглашению для обмена документами с организациями и индивидуальными предпринимателями.

Квалифицированная подпись применяется для получения государственных услуг, связанных с имущественными операциями. Например, ее можно использовать для подписания договора купли-продажи квартиры и его дальнейшей государственной регистрации. Также она позволяет оформить компанию без посещения налоговой инспекции, назначить руководителя и другие должностные лица.

Самый удобный способ получить подпись — обратиться в многофункциональный центр (МФЦ), который чаще доступен, чем удостоверяющие центры. Для этого следует записаться на прием через сайт МФЦ вашего города или по телефону, а также подготовить следующие документы:

1. Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — образец предоставят в МФЦ.
2. Паспорт.
3. СНИЛС.
4. ИНН.

В Москве стоимость электронной подписи для граждан начинается от 900 рублей. Если вам требуется носитель, то цена составляет от 2700 до 3500 рублей. Отдельно носитель обойдется вам от 1840 рублей. Стоимость зависит от тарифов удостоверяющего центра и уровня защищенности подписи, который вы выбираете.

Также квалифицированную электронную подпись можно получить бесплатно с помощью мобильного приложения «Госключ». Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на портале государственных услуг, действующий заграничный паспорт с чипом, который выдается сроком на десять лет, и смартфон с NFC-технологией.

Расходы на электронную подпись в Москве для компаний и ИП — 3340—5500 Р

Расходы на электронную подпись в Москве для физических лиц без статуса ИП — 0—2740 Р

Как подписать документ электронной подписью

Для подписания нужна программа, которая в контекстное меню вашей операционной системы — Windows или macOS — добавит специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого разработчика СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.

Например, так работает процесс подписания с помощью программы «Крипто-АРМ»:

1. Кликните правой кнопкой мыши по документу.
2. Найдите пункт меню «Крипто-АРМ» и нажмите «Подписать».
3. После этого запускается мастер создания электронной подписи, который подробно объяснит все дальнейшие шаги.
4. В итоге рядом с документом появится новый файл документ.doc.sig — это и есть файл электронной подписи.

Документы «Майкрософт-офис» подписать еще проще:

1. В ворде во вкладке «Файл» откройте пункт «Сведения».
2. Найдите кнопку «Защита документа». В экселе она будет называться «Защита книги», в пауэпоинте — «Защита презентации».
3. Далее в открывшемся меню нажмите кнопку «Добавить цифровую подпись».
4. Выберите из списка сертификат подписи и нажмите «Ок».

Инструкция по установке ЭП на сайте поддержки Майкрософт

В результате документ становится недоступным для изменения, а рядом с ним в папке появится файл подписи в формате документ.doc.sig.

Документы можно подписывать в электронной почте и облачных хранилищах — например, в «Дропбоксе» и на «Яндекс-диске». Для этого нужно установить специальное расширение для браузера. Такое расширение добавляет в интерфейс вашего файлового хранилища кнопку «Подписать».

Расширения для браузеров и почты:
DocuSign для «Хрома» и «Гугл-почты»,
eSignGSA для «Хрома»,
WebSigner для «Оперы»,
«Криптопро» для любых браузеров

В «Гугл-докс» плагины для электронной подписи можно найти во вкладке «Дополнения».

Как проверить подлинность подписи

Чтобы проверить подлинность подписи и неизменность документа, воспользуйтесь любым из бесплатных сервисов:

1. Сайт госуслуг.
2. Сервис «Контур-крипто».
3. Сайт «Мос-ру».

Можно ли передать подпись другому

Теоретически можно. По закону вы должны не допускать того, чтобы подпись попала в чужие руки без вашего согласия. Получается, другой человек может использовать вашу подпись, если вы согласились на это. Но ответственность за любой подписанный документ все равно несет владелец подписи.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Еще обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.

Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в налоговую или удостоверяющий центр.

Как перевыпустить сертификат

Срок действия сертификата электронной подписи — год. Когда он подойдет к концу, выпустите новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в налоговую, удостоверящий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, нести их снова не нужно. Если какие-то документы поменялись, нужно принести оригиналы только этих документов. Можно не дожидаться окончания срока действия текущего сертификата и заказать новую подпись заранее — тогда это делается онлайн, если получать подпись через УЦ.