Управление рисками в процессах IT-разработки: методы прогнозирования и предотвращения проблем

В сфере IT-разработки невозможно полностью избежать рисков: всегда возможны непредвиденные обстоятельства. Как сохранять спокойствие в случае проблем, минимизировать их последствия и предотвращать будущие угрозы?

Риски — обычное дело, не апокалипсис

Когда речь заходит о рисках в IT, первое, что приходит в голову — проверка службы безопасности, пересмотр протоколов и регламентов, и, конечно же, желание избежать «реализации риска». Однако не только взломы или человеческий фактор требуют внимания. Важно знать, что может пойти не так на любом этапе работы.

Различают внешние и внутренние угрозы, выделяя особо непредсказуемые «черные лебеди». Составление карты рисков не делает их невозможными, а лишь помогает определить наиболее уязвимые места проекта. Накопленный опыт и готовые инструкции помогают воспринимать риск как неприятную, но обыденную ситуацию, а не катастрофу.

Не все риски можно или нужно минимизировать

Риски бывают разного уровня значимости — от низкого до критического. Компании часто создают свои собственные рейтинги приоритетности, игнорируя незначительные угрозы и акцентируя внимание на тех, что могут привести к серьезным последствиям, как например, пожар или катастрофа. Иногда компании готовы взять на себя риск ради сохранения репутации или прибыли, несмотря на потенциальные убытки.

Управление рисками: этапы и практики

Процесс управления рисками включает пять ключевых этапов:

1. Идентификация факторов риска.
2. Оценка и обработка рисков.
3. Разработка стратегии управления рисками.
4. Реализация мер по управлению рисками.
5. Мониторинг и контроль.

Давайте рассмотрим эти этапы подробнее.

Идентификация факторов риска: как выявить потенциальные угрозы

Для выявления угроз используют три основных метода: мозговой штурм, анализ документации и интервью с заинтересованными сторонами. Рекомендуется начать с интервью, чтобы выяснить, что является наиболее важным для заинтересованных сторон. Затем необходимо провести валидацию данных с участниками команды и бизнеса и задокументировать результаты в виде проектного артефакта.

Совет: опыт предыдущих проектов часто оказывается ключевым при выявлении наиболее значимых угроз. Профессиональные знания и навыки — это лучшая защита от рисков, особенно когда управляющим является неопытный менеджер.

Таким образом, эффективное управление рисками в IT-проектах требует не только технических знаний, но и стратегического подхода, способного адаптироваться к изменяющимся условиям и минимизировать потенциальные угрозы.

Оценка и обработка рисков: как анализировать риски

Аналогично метрике KPI (ключевым показателям эффективности), для оценки рисков существует метрика KRI (ключевые показатели рисков), которая зависит от:

• идентифицированных и учтенных угроз;
• аппетита к риску в компании.

Каждой угрозе в карте рисков присваивается количественный и качественный показатель. Количественный показатель определяет частоту возникновения риска. Например:

• 1 — столкновение с астероидом, что приведет к глобальной катастрофе и закрытию проекта.
• 10 — разработчик Петя заболеет на корпоративе и не успеет выполнить свою часть работы.

Качественный показатель отражает влияние риска на финальный результат и его значимость для компании. После оценки каждой угрозы разрабатываются меры по снижению рисков, если компания не готова к их принятию или толерантна к ним.

Совет: ставьте вопросы перед бизнесом, себя и команду: для чего мы разрабатываем продукт? Угрозы, которые могут помешать достижению целей продукта, являются наиболее значимыми.

Отрицание, гнев, торг, депрессия и принятие: как управлять рисками

Существуют четыре стратегии реагирования: избегание, снижение, передача и принятие. Я отдаю предпочтение избеганию и принятию. Стратегии снижения и передачи рисков используются реже.

1. Избегание — стратегия, направленная на полное избежание риска путем принятия всех необходимых мер предосторожности. Например, укрепление команды дополнительными специалистами для предотвращения возможных задержек.
2. Снижение — минимизация влияния риска на проект. Здесь разрабатываются контрмеры и регламенты, чтобы уменьшить возможные последствия случившегося риска. Например, разработка альтернативных планов действий, если заказчик может уйти с рынка.
3. Передача — передача риска третьей стороне. Например, делегирование материальной ответственности за изменение требований заказчику.
4. Принятие — выбор не предпринимать никаких мер. Это может быть обосновано тем, что потенциальные потери от реализации риска значительно меньше ожидаемой выгоды.

Совет: включайте в бюджет пункт на непредвиденные расходы.

Управление проектами в области IT связано с высокой степенью неопределенности. Даже при детальном анализе рисков, разработке мер по их снижению и наличии профессиональной команды, всегда есть вероятность непредвиденных ситуаций. Поэтому при планировании сроков и бюджета рекомендуется оставлять дополнительный запас в размере около 20% от окончательной стоимости.

Как мониторить и контролировать риски

Регулярное обновление и актуализация карт рисков необходимы при любых изменениях в текущей деятельности или внесении новых данных. Каждая новая информация, поступающая извне или изнутри, требует обновления проектной версии и открывает новые возможности для появления рисков. Положительным аспектом является то, что изменение сценария может влиять и в положительную сторону, исключая ранее определенные угрозы.

Совет: пересматривайте список угроз и корректируйте стратегию, особенно если проект затягивается на несколько лет. В случае успешного завершения краткосрочного проекта, проведение ретроспективы послужит основой для будущих улучшений и стратегий.

Также ключевым аспектом является установление эффективной и системной коммуникации: без нее невозможно достичь результатов. Без четкого понимания всех участников процесса целей и направления движения, сложно разработать адекватную карту рисков. В этом помогают следующие инструменты:

• Планы встреч и повестки дня.
• Матрицы коммуникаций.
• Карты эскалации.
• Шаблоны для сбора информации о бизнес-требованиях.
• Дайджесты релизов и разработок.

Инструменты и программное обеспечение для управления рисками

Для визуализации и управления рисками используются различные инструменты: от флипчартов и бумаги до специализированного ПО. Руководители проектов применяют цветовые матрицы, диаграммы Исикавы и Парето, контрольные карты Шухарта и контрольные листы.

Среди российских программных решений выделяются: АВАКОР, RISKGAP, 1С. Среди зарубежных: Vendor360, Resolver, nTask. Важно помнить, что инструмент должен соответствовать поставленным целям и быть удобным в использовании. Часто достаточно использовать доски в Miro или Google-таблицы.

Черный лебедь для IT: успешное управление рисками

Приведу пример изменений в логистических цепочках, произошедших в 2022 году — это был значительный черный лебедь для всего российского рынка IT. Эти изменения кардинально изменили ситуацию: каждый день что-то менялось в худшую сторону. Проблемы с поставками проявились через полгода, когда запасы на складах иссякли.

Однако компании, предвидевшие возможные негативные сценарии и разработавшие стратегии их решения, смогли адаптироваться. Например, использование принципа взаимозачета для компенсации неоплаченных поставок через взаимное использование ресурсов помогло минимизировать ущерб.

Ахиллесова пята работы: провал и уроки

Пример неудачного управления рисками связан с расширением команды. Возросшая команда, работающая вместе более полугода, не всегда может сохранить высокий темп работы, что приводит к потере эффективности. Эта ошибка стала для меня важным уроком, потому что время, деньги и усилия были потрачены зря.

Говоря об управлении рисками, важно помнить, что идеального решения нет. Проекты реализуются людьми, и завышенные ожидания могут негативно сказаться на результате. Человеческий фактор играет ключевую роль, и это нормально: каждый член команды уникален и реагирует по-своему на внешние воздействия. Важно формировать стратегии, основанные на реалистичных представлениях и наблюдениях.

Вместо вывода

Управление рисками является неотъемлемой частью проектного управления в IT-разработке. Понимание и учет рисков помогают минимизировать потенциальные угрозы и повышать успешность проектов. В своей работе задавайте вопросы:

• Для чего мы разрабатываем этот продукт?
• Что делать, если риск все-таки реализуется?

Эффективное управление процессами, использование опыта команды и внимание к приоритетам стейкхолдеров — залог успешного проектного управления. Не бойтесь использовать профессиональные инструменты и действовать решительно.