Почему тайм-менеджмент неэффективен и какую альтернативу выбрать?
Несколько лет назад во время перерыва на занятии, которое я вёл, ко мне подошёл озадаченный менеджер по имени Майкл. Его босс сказал, что ему нужно быть более продуктивным, поэтому Майкл начал тщательно анализировать, на что он тратит своё время. Он уже вычеркнул из расписания не самые важные встречи и больше не видел задач, от которых мог бы избавиться. И не понимал, как выполнять их более эффективно. «Наверное, вам покажется, что я шучу, но это правда. Единственное, к чему я пришёл, — пить меньше воды, чтобы реже ходить в туалет», — признался Майкл.
Мы живём в обществе, которое одержимо личной продуктивностью. Поглощаем книги, которые обещают научить нас быть эффективнее, и мечтаем о 4-часовой рабочей неделе. Мы хвастаемся тем, как сильно заняты. Ну а главный ключ к продуктивности, по словам всех вокруг, — тайм-менеджмент. И это значит, что если мы научимся лучше планировать своё расписание, то сможем достигнуть продуктивной нирваны.
Почему тайм-менеджмент не улучшает продуктивность
За 20 лет изучения продуктивности я понял, что тайм-менеджмент не решение всех проблем. Наоборот, это часть проблемы.
На протяжении моей карьеры я часто слышу один и тот же вопрос: «Как успевать больше?» Иногда люди спрашивают об этом, потому что знают, что я организационный психолог и эксперт по продуктивности. Но в основном — потому что они прочитали в журнале или в моей книге, как много мне удаётся сделать.
Вам может быть интересно — Активное участие сотрудников: чем более благоприятная атмосфера, тем выше финансовый результат
На самом деле я не чувствую себя эффективным. Я редко достигаю своих ежедневных целей, поэтому мне сложно отвечать на этот вопрос.
Но после разговора с Майклом я понял: наша продуктивность не зависит от того, как мы контролируем время. Каждый день нам даётся ограниченное количество часов, а строгий тайм-менеджмент только напоминает, сколько из них мы тратим зря. Гораздо лучше использовать другую стратегию — фокус-менеджмент, или управление вниманием.
Что такое фокус-менеджмент и почему он превосходит тайм-менеджмент
Фокус-менеджмент – это искусство заниматься делами по правильным причинам, в нужное время и в нужном месте. Его основная цель – разделение задач по приоритетам, несмотря на то, сколько времени они могут занять.
Классическая практика тайм-менеджмента предполагает установку сроков выполнения задач. Я сам попробовал использовать этот метод, когда писал эту статью. Моя цель состояла в написании 1200 слов, поэтому я сел за стол в восемь утра и отвёл себе три часа. По моим расчётам, это означало, что я мог писать шесть слов в минуту.
Первые шесть минут я просто сидел, смотря на мерцающий курсор, и не написал ни строчки. Потом я заинтересовался, сколько слов я могу набирать за минуту, и прошёл онлайн-тест. Результат мне не понравился, поэтому я нашёл другой тест. А затем ещё один.
В конце концов, я пришёл к выводу, что такой подход бесполезен, и переключился на фокус-менеджмент. Во время исследования для своей книги «Брать или отдавать?» я понял, что продуктивные люди не тратят время на то, чтобы определить, с чего начать. Они естественным образом выбирают проекты, которые не только социально значимы, но и действительно интересны.
Так что вместо того, чтобы задумываться о том, как быстро закончить статью, я спросил себя, зачем я её пишу. Ответы были просты:
- Я могу узнать что-то новое, переосмыслив своё исследование.
- Я смогу поделиться своими знаниями о продуктивности с другими.
- Эта статья может помочь кому-то.
Я начал представлять конкретных людей, которые прочтут эти строки, и это напомнило мне о Майкле – и вот тогда работа пошла.
Очень часто наша продуктивность страдает не из-за неэффективности, а из-за отсутствия мотивации. Продуктивность сама по себе не является ценностью, она – средство достижения цели. Более того, продуктивность полезна только тогда, когда цель заслуживает усилий.
Если ваша главная цель – повышение продуктивности, то вам придётся постоянно преодолевать себя и подстёгивать себя к результату. Но если вы сфокусируетесь на том, что вызывает ваш интерес и делает ваш проект полезным для окружающих, то вас будет двигать естественная мотивация.
Как использовать фокус-менеджмент для повышения продуктивности
При применении техник фокус-менеджмента важно обращать внимание на условия, в которых вы выполняете задачи. Я вырос в Мичигане, и когда вернулся туда, чтобы закончить магистратуру, пригласил свою подругу с Западного побережья присоединиться ко мне. «Слишком холодно и мрачно», — сказала она, прибыв в Мичиган во время снежной бури, и выбрала Калифорнийский университет в Стэнфорде. А потом следующая зима в Мичигане оказалась самой холодной и мрачной из всех, что я помню. Но никогда я не был столь продуктивен — в такую погоду кроме работы просто ничего не оставалось делать!
Серия исследований показала, что плохая погода оказывает положительное воздействие на продуктивность, потому что мы реже отвлекаемся на мысли о прогулках и развлечениях. Исследователи обнаружили, что сотрудники банка в Японии в дождливые дни заканчивали транзакции быстрее, а участники эксперимента в США в плохую погоду более эффективно исправляли орфографические ошибки в эссе. Именно поэтому для написания этой статьи я выбрал день после снежной бури — размывшаяся снаружи картина выглядела совершенно неинтересно для прогулок.
Вам может быть интересно — 19 эффективных методов предотвращения выгорания сотрудников
Но моя любимая часть фокус-менеджмента — это не «где», а «когда». Чаще всего наша продуктивность страдает, когда перед нами стоят скучные задачи, которые мы не хотим выполнять. Годами я считал, что лучше всего браться за них сразу после интересных проектов, когда у меня наивысший уровень энергии и мотивации.
Но потом я и мой коллега провели исследование в продуктовом магазине в Корее. Мы выяснили, что когда сотрудникам давали очень интересные задачи, они хуже справлялись со скучными и рутинными делами. Возможно, это связано с эффектом остаточного внимания: наше сознание продолжает возвращаться к интересной задаче, отвлекая нас от скучной.
Однако в ходе эксперимента, когда мы показывали американцам интересные видео, а затем давали им задание на ввод данных, мы обнаружили другой механизм — эффект контраста. После весёлых видео рутинная задача, такая как ввод данных, казалась им ещё более неприятной. Это как есть овощи после сладкого десерта. Поэтому, чтобы сохранять внимание во время скучных задач, лучше выполнять их после чуть более интересных. Ну а самые интересные оставить на последок в качестве награды. И здесь речь идёт не о времени — а о выборе правильного момента.
Как использовать фокус-менеджмент для стимулирования креативности
Предполагаю, ваша главная цель — не только стать более продуктивным, но и проявить больше креативности. Продуктивность и креативность требуют различных стратегий фокус-менеджмента. Для продуктивности нам нужно использовать «фильтры» внимания, чтобы осознанно отсеивать отвлекающие мысли. Но для креативности нужно наоборот, избавиться от этих «фильтров».
Как же объединить лучшее из обеих стратегий? В книге «Таймхакинг» Дэниел Пинк говорит о том, как циркадные ритмы могут помочь нам определить, когда мы наиболее продуктивны. «Жаворонки» лучше занимаются аналитической работой утром, когда их внимательность на высшем уровне. Рутинные задачи стоит оставить на середину дня, а креативные идеи — на вечер, когда жаворонки склонны к более нестандартному мышлению. У «сов» другое расписание: креативную работу лучше выполнять утром, а аналитическую — вечером.
Это не просто тайм-менеджмент, потому что мы можем потратить на задачи одинаковое количество времени, даже если изменяем расписание. Это фокус-менеджмент, потому что мы определяем порядок выполнения задач с учетом нашей собственной эффективности.
Еще один важный аспект — пересмотр подхода к планированию работы. Мне нравится идея Пола Грэма, который предлагает разделять неделю на «дни менеджера» и «дни создателя». В «дни менеджера» вы занимаетесь встречами и звонками, а в «дни создателя» вы выделяете время на творческую работу, зная, что вас не будут отвлекать раздражители, которые обычно прерывают рабочий процесс. К сожалению, не у всех есть возможность делить недели таким образом, поэтому приходится находить короткие моменты для креативности каждый день.
Согласно правилам тайм-менеджмента, мы должны избавляться от всех отвлекающих факторов, не только от внешних, когда нас прерывают другие люди, но и от внутренних, когда мы сами себя отвлекаем. Фокус-менеджмент предлагает другой подход — осознанно выбирать моменты для отвлечения.
Когда-то, когда я был еще в школе, я провел целую субботу перед телевизором. В конце дня я чувствовал себя ужасно, но так и не мог выключить его. Тогда я придумал правило: смотрю телевизор только тогда, когда точно знаю, что хочу посмотреть. То же правило я применяю к социальным сетям: если я работаю, захожу туда, только чтобы поделиться контентом. А ленту пролистываю только в перерывах — например, когда жду рейса или отдыхаю после тренировки.
Большинство писателей, которых я знаю, ждут «дней создателя», чтобы начать писать. Они уверены, что им нужно минимум 4–6 часов, чтобы погрузиться в сложную проблему или идею. Однако есть доказательства, что писатели, работающие в коротких сессиях, добиваются большего прогресса. Каждый из нас может сделать несколько шагов к своей цели за короткое время. Когда выпускников научили писать в течение 15-минутных интервалов, они гораздо быстрее заканчивали работу над своими диссертациями.
