10 лучших сервисов электронного документооборота (ЭДО)

Использование сервиса электронного документооборота позволяет упростить и ускорить работу бухгалтерии. В некоторых видах деятельности обязательно применение ЭДО. Например, это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами, которые требуют обязательной маркировки. Ниже представлен список популярных сервисов, подходящих как для малых, так и для крупных компаний.

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО (электронный документооборот) представляет собой процесс обмена документами внутри компании, между контрагентами и государственными органами без использования бумажных носителей. Он необходим для обработки первичных бухгалтерских документов, таких как накладные и счета-фактуры, а также для удаленной отчетности в налоговые, ПФР и другие органы.

Для использования ЭДО требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, имеют юридическую значимость. Пользователи различных систем могут осуществлять обмен документами через бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, какие инструменты используют ваши контрагенты. Это удобнее, когда обмен документами происходит внутри одной системы, так как это не требует дополнительной настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие вашего оператора связи. Используйте таблицу на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функциональность предлагаемых операторами. У некоторых из них возможность подачи отчетности в государственные органы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цены на услуги. Рассчитайте, сколько стоит отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

ТОП-10 онлайн-сервисов ЭДО

Контур Диадок

Предоставляется комплексный сервис электронного документооборота от ведущего разработчика в ТОП-10 российских IT-компаний. В рамках данного сервиса возможна организация электронного обмена документами с партнерами из России и других стран.

Основные возможности. Данный сервис предоставляет возможность осуществлять обмен бухгалтерскими документами, сдачу отчетности в налоговые органы, согласование договоров. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать его статус. Сервис может интегрироваться с 1С, SAP и Oracle. Кроме того, он работает с системой «Честный знак»: если продукция подлежит маркировке, то документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Также имеются модули для кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

СБИС

Данная платформа предлагает готовые отраслевые решения, включая возможность подключения ЭДО для производственных предприятий, ресторанов, транспортных компаний и других типов бизнеса.

Основные возможности. Подписание первичной документации стало еще проще благодаря возможности подписывать документы в пакетах всего в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО, а отправить документы можно на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если получатель имеет КЭП, он может легко подписать документы. Кроме того, сервис обеспечивает отправку отчетов в ФНС. Интеграция с 1С и взаимодействие с системами маркировки, такими как Честный знак, Меркурий и ЕГАИС, также доступны.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

Калуга Астрал

Сервис Астрал.ЭДО предоставляет возможность обмениваться электронными документами и проверять расчеты. Он также автоматически отправляет коды товаров в систему «Честный знак». С помощью программы Астрал Отчет 4.5 можно отправлять отчетность в различные контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР и Росстат. Календарь бухгалтера напомнит о дате представления отчета заранее.

Основные возможности.

В сервисе Астрал.ЭДО доступна функция обмена электронными документами и проверки расчетов. Кроме того, предусмотрена автоматическая отправка кодов товаров в систему «Честный знак». С помощью программы Астрал Отчет 4.5 можно отправлять отчетность в различные контролирующие органы, включая ФНС, ПФР и Росстат. Календарь бухгалтера уведомит заранее о дате представления отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

Такском

Сервис может функционировать как автономно, так и интегрироваться с учетными системами. В случае интеграции с 1С, пользователи могут отправлять, получать и подписывать документы, не покидая учетную систему.

Основные функции. Возможна установка модулей для организации электронного документооборота с контрагентами и для отправки отчетности в государственные органы. Модули могут быть установлены по отдельности. Программа Такском-Файлер позволяет обмениваться бухгалтерскими документами и отправлять информацию в Честный знак. Такском-сдача отчетности позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР и Росстат. Здесь также доступна функция электронного документооборота, но объем исходящих документов ограничен.

Преимущества:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и обновленными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

DocSpace

Предназначена для крупных предприятий коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов. Реализована концепция Workflow («поток работы»), которая разделяет стандартные процессы с участием большого количества сотрудников на отдельные шаги. Этот подход помогает избежать потери документов и выполнить задачи согласования вовремя.

Для крупных компаний разработана коробочная система, которая предназначена для обработки, согласования, хранения и поиска документов. Система использует концепцию Workflow («поток работы»), которая разбивает стандартные процессы, в которых участвует большое количество сотрудников, на отдельные шаги. Такой подход позволяет предотвратить потерю документов и своевременно выполнять задачи по согласованию.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

ЭДО.Поток

Данный сервис предоставляет возможность организации электронного документооборота с контрагентами и работу с системой «Честный знак». Использование сервиса возможно как через веб-версию, так и с помощью интеграции программы с 1С.

Основными функциями данного сервиса являются обмен первичной документацией и отправка кодов товаров в систему маркировки. Сервис также автоматически настраивает роуминг.

Среди преимуществ:

• возможность роуминга с популярными операторами;
• бесплатный интегратор с 1С и другими системами учета.

Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.

Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.

ЭДО СберБизнес

Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.

Данный сервис позволяет организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. В системе также имеется сервис проверки контрагентов, а электронная подпись предоставляется бесплатно.

Среди преимуществ:

• возможность роуминга с популярными операторами;
• безлимитные исходящие документы в платных тарифах.

Минусы: нет интеграции с учетными системами.

Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.

Е1 Евфрат

Предназначенная для крупного бизнеса и государственных организаций программа предлагает совместную работу с документами по принципу Workflow. Ее можно установить на собственное оборудование или воспользоваться облачным сервисом.

Основной функционал включает сбор и обработку первичных документов, управление контрагентами аналогично CRM и автоматизацию бизнес-процессов. Также доступна возможность создания электронного архива. Программа предоставляет специалистов для обучения сотрудников и имеет мобильную версию. Подходит для крупного бизнеса и государственных организаций.

Минусы:

• для внутреннего документооборота;
• высокая цена.

Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.

СЭД «ДЕЛО»

Рерайт: Данная платформа предназначена для создания цифровой инфраструктуры компании и может быть использована крупными бизнесами, государственными и муниципальными организациями. С её помощью можно автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.

Основные функции этого сервиса включают организацию внутреннего и внешнего документооборота, создание маршрутов для документов и отслеживание выполнения задач. Сервис также позволяет управлять материальными ресурсами, закупками и проводить электронные торги. Есть специальные модули для государственных органов, такие как организация электронных очередей и обработка обращений граждан. В качестве преимуществ этого сервиса можно выделить роуминг с популярными операторами, бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами, а также наличие мобильного приложения.

Минусы:

• не подойдет малому бизнесу.

Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.

Инфотекс Траст

Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.

Основные функции: Предоставляет возможность вести обмен документами с контрагентами, подавать отчетность и передавать коды товаров в систему «Честный знак».

Достоинства: • Роуминг с популярными сервисами электронного документооборота; • Удаленная помощь в установке и настройке системы.

Минусы: нет интеграции с 1С.

Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.

Заключение

При выборе сервиса ЭДО не стоит ограничиваться только ценой. Следует также оценить, насколько его функционал соответствует задачам и масштабу вашего бизнеса. Необходимо убедиться, что продукт может быть интегрирован с другими используемыми вами программными продуктами. Кроме того, следует обратить внимание на качество технической поддержки и изучить отзывы о выбранном сервисе.