Многим сотрудникам знакомо чувство, когда после отправки письма появляется желание его отозвать. Особенно часто сожаление о отправке электронных писем испытывают молодые специалисты. Согласно опросу, проведенному платформой для изучения иностранных языков Babbel, в котором участвовали 2 тыс. американских офисных работников, около 88% опрошенных выразили сожаление по поводу содержания отправленных рабочих писем, а 28% даже считают, что их письма могли навредить их карьере.
Примерно 20% офисных работников поколения Z в возрасте от 18 до 24 лет заявили, что «очень часто сожалеют» о своих отправленных письмах. Эстебан Тума, эксперт по культуре и лингвистике из Babbel, указывает на две основные ошибки, приводящие к таким сожалениям: опечатки и нечеткое изложение мыслей.
«Чтобы избежать этих ошибок, необходимо уделить время тщательному просмотру письма, убедившись в соответствии тона и ясности содержания,» — советует Тума. Он также рекомендует проверять текст на двусмысленности и потенциальные ошибки, возникающие из-за формулировок, а также удостовериться, что в письме учтена вся необходимая информация и оно эффективно передает задуманный смысл.
Кристина Джаллели, директор по работе с персоналом в компании Epignosis, предлагает использовать метод GROW для структурирования сообщений:
- Цель: чего я добиваюсь этим сообщением?
- Реальность: соответствует ли сообщение текущей ситуации?
- Варианты: предоставляет ли сообщение возможности для дальнейших действий?
- Что делать: указаны ли конкретные действия в ответ на сообщение?
Джаллели также подчеркивает важность избегать ответов на письма в состоянии стресса: «Лучше всего сделать паузу и вернуться к сообщению позже, когда вы сможете подходить к нему более спокойно и уравновешенно. Сохраните письмо как черновик и вернитесь к нему позже, чтобы возможно пересмотреть и улучшить содержание».
Тума добавляет, что на срочные запросы лучше ответить в течение пары часов, а на менее срочные — в течение 24 часов, так как это считается вежливым и профессиональным подходом.
Ошибки на работе бывают разные: некоторые быстро забываются, а другие могут привести к серьезным последствиям для карьеры. По данным отчета Resume Now, в котором было опрошено 1 тыс. работников из США, Великобритании, Франции и Германии, 66% участников признались, что сожалеют о некоторых аспектах своей работы.