Зачем бизнесу печать и как её правильно оформить

Никто не обязан использовать печать, но при этом с её помощью открывают расчётные счета, подписывают договоры, ведут бухгалтерский учет и сдают отчетность. Рассмотрим, в каких случаях печати действительно могут потребоваться для индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций.

Потребность в печати для ИП и ООО

Индивидуальные предприниматели всегда имели право не использовать печать. Организации были обязаны использовать печать, но с 2015 года Государственная Дума разрешила обществам с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерным обществам (АО) заверять документы только подписью руководителя.

Однако печать все равно необходима, если ИП или ООО сталкиваются с такими видами документов:

1. Судебная доверенность. Если ваша компания подает иск через представителя, на доверенности должна быть печать. В противном случае вам придется оформить нотариальную доверенность.
2. Бланк строгой отчетности. Если вы пока не используете онлайн-кассу, то вы обязаны выдавать физическим лицам бланки строгой отчетности вместо чеков. До конца 2020 года организации и ИП обязаны ставить на них печати. С 1 января 2021 года это правило отменили.
3. Информационное сообщение при обороте подакцизных товаров. Если компания или ИП покупают или продают товары с акцизами, они запрашивают у контрагентов письмо с юридической информацией: названием, ИНН, адресом, датой и номером договора. На нем обязательно должна быть печать.
4. Отчет оценщика. Если компания или ИП занимаются оценочной деятельностью, они составляют отчеты для клиентов и обязательно ставят на них печати.

Использование печати в России стало частью деловой практики. Это связано с историей, когда в СССР существовала единая система делопроизводства, которая рекомендовала всем организациям использовать печать. В случае отсутствия печати на документах контрагенты могут подумать, что она была забыта или документ подделан.

Требования к печати Закон не устанавливает жестких требований к печатям ИП и организаций. Главное, чтобы печать была круглой и позволяла идентифицировать лицо, которое поставило подпись.

Поэтому на оттиске печати предпринимателя указывают следующие данные:

• Статус «Индивидуальный предприниматель».
• Фамилию, имя и отчество полностью.
• Регион и город регистрации ИП.
• ИНН и ОГРНИП.

Печати юридических лиц обычно содержат больше информации на оттиске.

Вот что указывается на печатях организаций:

• Полное организационно-правовое наименование на русском языке.
• Регион и город регистрации юридического лица.
• ИНН и ОГРН.

По желанию на печать ИП можно добавить другую информацию, например, наименование на иностранном языке или изображение. Главное, чтобы это не вводило в заблуждение. Например, если охранное предприятие «Аврора» разместит на печать крупные буквы «ФСБ», то это может ввести контрагентов в заблуждение, так как оно не является государственным органом.

Есть также правило, касающееся использования герба Российской Федерации. Герб могут использовать только государственные органы. Всем остальным компаниям запрещено размещать герб на оттиске печати, и за это налагают штраф в размере от 100 до 150 тысяч рублей.

Чтобы усилить защиту документов от подделок, предприниматели используют специальные «печати с защитой». Например, они добавляют микроразрывы в штрихи оригинальной печати или используют специальные чернила, которые облегчают обнаружение подделок специалистами.

Печати для ИП и ООО можно заказать в различных копировальных центрах, типографиях и специализированных компаниях. Они доступны по цене: обычная автоматическая печать стоит от 500 до 700 рублей. Если у вас уже есть основа для печати, то резинку с оттиском можно изготовить всего за 100-200 рублей. Однако цветные печати, рисунки и защитные штрихи будут стоить дороже, от 700 до 1000 рублей.

Первый образец печати представляет собой обычный оттиск, а второй — печать с защитным узором и штрихом, что делает подделку значительно сложнее.

Как отказаться от использования печати

Для того чтобы юридическая организация (ООО) могла функционировать без использования печати, необходимо внести соответствующие изменения в ее устав.

Этот процесс включает в себя следующие шаги:

1. Заполните заявление по форме № Р13014. В этом документе необходимо указать информацию о заявителе, а именно первые два блока титульной страницы и лист N с данными о заявителе.
2. Подготовьте решение или протокол о внесении изменений в устав. В нем укажите, что осуществляете изменения в учредительных документах в связи с отказом от использования печати.
3. Подготовьте новую редакцию устава, в которой четко пропишите, что ваша организация больше не будет использовать печать.

Обратите внимание, что решение и устав следует подготовить в двух экземплярах: один из них останется в архиве налоговой службы, а второй вам вернут после регистрации внесенных изменений.

Документы, подготовленные в соответствии с вышеуказанными требованиями, необходимо направить в регистрирующую налоговую инспекцию по месту нахождения вашей компании. Это можно сделать лично, отправить почтой или воспользоваться специальным сервисом ФНС. При выборе последнего варианта, вы можете подать заявление через программу ППДГР и подписать документы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Регистрация изменений займет около пяти рабочих дней.

Как сделать электронную подпись

После получения новой редакции устава, важно уведомить ваших контрагентов о вашем решении работать без использования печати. Для этого можно составить информационное письмо в произвольной форме, приложить копию нового устава и отправить его вашим деловым партнерам курьером или почтой. Уведомление государственных органов не является обязательным, но вы можете решить приложить сопроводительное письмо к вашим отчетам, что облегчит взаимодействие с инспекторами.

Как работать с несколькими печатями

Некоторые компании используют несколько видов печатей: одни для договоров, другие для внутреннего документооборота, третьи для архива. Закон не запрещает использование нескольких печатей одновременно. Чтобы избежать путаницы, вы можете добавить соответствующие обозначения на оттиске печати, например: «для документов,» «для бухгалтерии,» «для архива.»

Количество экземпляров печати не ограничено законом. Более того, сейчас компании могут назначить несколько руководителей одновременно. Судебная практика также подтверждает, что использование нескольких печатей разрешено, и все они считаются действительными до тех пор, пока компания не уведомит контрагента или государственный орган об утере или фальсификации. Даже при работе с одним и тем же контрагентом можно использовать разные печати, и это не делает документы недействительными.

Если вы ведете деловую активность с определенным контрагентом и решаете изменить печать, то важно предварительно уведомить его об этом, чтобы избежать недоразумений.

С банками процесс более сложен: при открытии расчетного счета директор оставляет оттиск печати на карточке подписей и печатей, и можно использовать только этот вариант. Если вы решаете сменить печать, вам придется посетить банк и переоформить карточку с подписями и печатью.

Вкратце:

1. Организации и индивидуальные предприниматели не обязаны использовать печать, это на их усмотрение, но на некоторых документах предприниматели обязаны ставить ее. Например, на судебных доверенностях и отчетах по результатам оценки, если печать у организации есть.
2. Существуют жесткие требования к печатям. Заказывайте оттиски круглой формы и включайте основную информацию: полное наименование, ИНН и ОГРНИП, а также регион и город регистрации.
3. Для того чтобы отказаться от использования печати, организации должны внести изменения в свой устав, а затем уведомить контрагентов письменно.
4. Если ваша компания работает с несколькими печатями, лучше их четко разграничивать дополнительными обозначениями на оттиске. Например, «для документов,» «для архива.»