Как работодателю рассчитать отпускные в 2024 году

Отпускные — это сумма, которую работодатель должен выплатить сотруднику для покрытия затрат на отпуск, и эта сумма должна быть перечислена как минимум за три дня до начала отпуска.

Формула для расчета отпускных выглядит следующим образом: Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска.

Среднедневной заработок рассчитывается по следующей формуле: Среднедневной заработок = Заработок за расчетный период / Количество дней, отработанных в расчетном периоде.

Чтобы определить среднедневной заработок, необходимо учитывать три ключевых показателя:

Расчетный период.
Доход работника за этот период.
Количество дней, отработанных работником в расчетном периоде.

Нормативная база

Расчетный период для отпуска определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если у Анны Володиной отпуск начинается в сентябре 2024 года, расчетный период будет с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года.

Если в этот период работник не имел заработка, например, если женщина была в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком, расчетный период нужно перенести на предыдущие 12 месяцев. В нашем случае это будет с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023 года.

Если сотрудник проработал в компании менее года, расчетный период охватывает весь срок его работы у работодателя.

Для расчета количества дней, отработанных в расчетном периоде, учитываются не только будние дни, но и выходные, праздничные дни, а также дни неоплачиваемого отпуска, если их было не больше 14. За каждый полностью отработанный месяц (все рабочие дни по производственному календарю) учитывается 29,3 дня.

Если месяц был отработан не полностью, количество отработанных дней рассчитывается по следующей формуле: Количество дней в частично отработанном месяце = Количество отработанных дней месяца / Количество календарных дней месяца × 29,3

При этом не учитываются дни, когда сотрудник:

находился в командировке;
находился в отпуске (основном, дополнительном, учебном, декретном или по уходу за ребенком);
был на больничном;
брал выходные для донорства или ухода за ребенком с инвалидностью;
освобождался от работы по другим причинам, например, для прохождения обязательного медицинского осмотра.

Дни неоплачиваемого отпуска, превышающие 14-дневный лимит, также исключаются из расчета.

В нашем примере Анна Володина идет в отпуск с 9 по 22 сентября 2024 года. Расчетный период для неё — с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года. В апреле 2024 года она была в командировке с 8 по 13 число, а с 13 по 19 июня 2024 года — на больничном.

Расчет отработанных дней в апреле: (30 дней − 6 дней) / 30 дней × 29,3 = 23,44 дня. Расчет отработанных дней в июне: (30 дней − 7 дней) / 30 дней × 29,3 = 22,46 дня.

Остальные 10 месяцев расчетного периода Анна отработала полностью.

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде: 338,9 дня = 29,3 × 10 месяцев + 23,44 дня + 22,46 дня.

Чтобы определить доход работника за расчетный период, учитываются заработная плата за отработанные дни и премии. При этом:

Премии по итогам года учитываются, если они начислены за год, предшествующий году отпуска. Например, премия за 2023 год включается в расчет отпускных в 2024 году, а премия за 2022 год — нет.
Полугодовые, квартальные и месячные премии учитываются в расчете за один показатель премирования. Например, если в июле работнику начислили премии за перевыполнение плана и за благодарности от контрагентов, обе суммы включаются в расчет.
Разовые премии учитываются, если они предусмотрены локальными нормативными актами, например, положением о премировании. Исключение составляют премии к праздникам, которые не включаются в расчет.

Не учитываются при расчете отпускных следующие выплаты:

материальная помощь (например, в связи с юбилеем);
оплата дней командировки;
отпускные;
пособия по больничному;
компенсация за использование личного автомобиля;
другие выплаты, такие как оплата выходных для ухода за ребенком с инвалидностью.

Возвращаясь к Анне Володиной. За расчетный период с 1 сентября 2023 года по 31 августа 2024 года ей начислили зарплату в размере 860 000 ₽ и оплатили первые три дня больничного на сумму 9 257 ₽.

26 января 2024 года ей начислили премию за 2023 год в размере 100 000 ₽, а 19 июля 2024 года — премию за достижения в первом полугодии 2024 года на сумму 30 000 ₽.

Итак, база для расчета отпускных составляет 990 000 ₽ = 860 000 ₽ + 100 000 ₽ + 30 000 ₽ (больничные не учитываются).

Средний дневной заработок рассчитывается по формуле: Средний дневной заработок = 990 000 ₽ / 338,9 дня = 2 921,2 ₽.

Соответственно, за 14 дней отпуска Анна Володина получит 40 896,8 ₽ = 2 921,2 ₽ × 14 дней.

При этом необходимо учитывать, что за каждый день отпуска работнику должно быть выплачено не меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. В 2024 году это значение составляет 656,72 ₽ (19 242 ₽ / 29,3 дня). Если средний дневной заработок работника ниже этого значения, отпускные рассчитываются из МРОТ.

Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, отпускные рассчитываются так же, как для работников с полным рабочим днем. Однако при сравнении фактического среднедневного заработка с МРОТ последний должен быть уменьшен пропорционально рабочему времени.

Например, у Кашина пятидневная рабочая неделя, но он работает 4 часа в день вместо 8. Для него минимальные дневные отпускные составляют 328,36 ₽.

Не забывайте, что отпускные подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.