Юридический адрес стал недостоверным. Что делать?

Юридический адрес видно всем: банкам, контрагентам, налоговой. Если он станет недостоверным, работать с компанией никто не захочет. Рассказываем, какие ещё проблемы могут быть с таким адресом и как избавиться от недостоверности.

Как проверить достоверность

Юридический адрес компании становится недостоверным, когда налоговая вносит запись об этом в ЕГРЮЛ. Проверить это можно по выписке: в разделе «Адрес» появляется строка № 11 с записью «Сведения недостоверны». В скобках указывается официальная причина недостоверности.

Недостоверными могут быть только адреса юридических лиц. Домашние адреса индивидуальных предпринимателей налоговая не проверяет.

Почему адрес стал недостоверным

Есть четыре причины, по которым налоговая вправе проверить адрес юридических лиц и затем по своему усмотрению внести запись о недостоверности сведений.

Критерий массовости адресов в приказе ФНС

1. Юридический адрес признали массовым. Если на одном адресе зарегистрировано более 5 компаний, налоговая может провести проверку на массовость. Критерии определяют в управлениях ФНС по субъектам. Например, в Москве массовыми признают адреса с 10 и более компаниями. ФНС вносит такие адреса в специальный реестр. Проверить любое помещение можно на сайте налоговой.
2. Налоговая получила заявление о недостоверности от заинтересованных лиц. Направить в ИФНС заявление могут контрагенты, банки, собственник помещения. Например, если контрагент отправил несколько писем по юридическому адресу, но не получил ответ.
3. Собственник помещения подал заявление, в котором запретил его использовать его в качестве юридического адреса. Недостоверность сведений в ЕГРЮЛ получат все компании, арендующие офис в этом помещении.
4. Налоговая провела проверку по адресу юридических лиц и решила, что компании там нет. Инспекторы могут проверить адрес в любой момент, когда возникнет сомнение в достоверности. Например, если не дозвонились до директора.

В каждой ИФНС созданы отделы оперативного контроля, на которые и возложены обязанности по проверке достоверности адресов. Выезжает на адрес представитель отдела ИФНС, к которой прикреплена организация.

Сведения о недостоверности адреса вносят не сразу. Сначала инспектор отправляет директору уведомление, в котором просит подтвердить адрес. Ответить налоговой можно в течение 30 календарных дней с момента получения письма.

Проверяя адреса, налоговая борется с фирмами-однодневками. Но проблемы с отметками о недостоверности сведений возникают даже у крупных компаний, арендующих офисы в бизнес-центрах. Не имеет значения, что письмо затерялось на почте или собственник не ответил налоговой на звонок. Недостоверность может появиться у любого бизнеса.

Последствия для компании

Недостоверный адрес создаёт бизнесу большие проблемы.

Контрагенты не захотят работать с компанией. Недостоверность сведений отображается везде: в ЕГРЮЛ, Контур.Фокусе, СБИСе, Спарке. Контрагенты не будут работать с компанией, которую нельзя найти по юридическому адресу.

В Точке вы можете бесплатно проверить контрагентов. Введите ИНН компании и получите подробный отчёт на почту.

Банк не откроет расчётный счёт. Если у компании есть расчётный счёт, операции будет проверять служба финмониторинга. При желании банк может расторгнуть договор на обслуживание через суд. Если счёта нет, банки откажут компании с недостоверным адресом.

Налоговая откажет в регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Поменять директора, продать долю или открыть филиал не получится. Сначала придётся убрать недостоверность сведений, всё остальное — потом.

Компанию принудительно ликвидируют. Если не убирать запись о недостоверности в течение 6 месяцев, налоговая начнёт ликвидировать компанию. Это занимает 3−4 месяца. Если юридическое лицо успеть поменять адрес, ФНС отменит ликвидацию.

Директор и участники не смогут участвовать в другом бизнесе. Ограничения касаются генерального директора и участников с долей от 50%. Пока отметка о недостоверности в ЕГРЮЛ, они не смогут стать директорами и участниками других компаний, включая новые.

Директор получит штраф. Налоговая вправе оштрафовать директора на сумму от 5 000 до 10 000 рублей за недостоверность адреса. Если это повторное нарушение, директору грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

Как убрать недостоверность

Есть два способа, чтобы избавиться от неприятной записи: обжаловать решение ИФНС или сменить юридический адрес.

Обжаловать решение ИФНС

Если налоговая незаконно внесла отметку о недостоверном адресе в ЕГРЮЛ, обратитесь в управление ФНС по субъекту или в суд. Обжалование в ФНС займёт 1 месяц, в суде — до 3 месяцев. Доводы о незаконных действиях налоговой с недостоверностью придётся подтвердить. Например, запросами в почту, показаниями собственника, биллингом.

Недостоверность адреса через суд обжаловать можно, считаю, даже нужно. Но это больше волонтёрская работа. Во-первых, это время. Во-вторых, это расходы на юриста. Обжаловать стоит те случаи недостоверности, где инспекторы ФНС нарушают закон. Таких ситуаций мало, 7−10% от кейсов с недостоверностью.

Поменять юридический адрес

Если сведения уже в ЕГРЮЛ, ругаться с налоговой бесполезно. Нужно менять адрес.

Найдите новое помещение. Договор аренды прикладывается к заявлению. Соберите документы для внесения изменений и заполните форму Р13014. Если адрес в уставе сокращённый, например, «Россия, Санкт-Петербург», достаточно внести изменения в ЕГРЮЛ. Когда указан полный адрес компании, устав придется корректировать.

Формат адреса для устава: «Россия, Санкт-Петербург» или «Россия, Московская область, город Мытищи»

Документы для смены юридического адреса в уставе:

• заявление по форме Р13014;
• решение или протокол о принятии новой редакции устава;
• новая редакция устава в двух экземплярах;
• договор аренды нового помещения.

Как вносить изменения в устав ООО

Документы для смены адреса в ЕГРЮЛ:

• заявление по форме Р13014;
• договор аренды нового помещения.

Раньше для смены адреса в уставе требовалось заявление по форме 13001, а для ЕГРЮЛ — по форме 14001. Но с 25 ноября 2020 для этих случаев сделали единую форму Р13014.

Отправьте документы в регистрирующую ИФНС. Есть 3 способа:

1. Удалённо с электронной подписью. Подготовьте документы новых сведениях через программу ППДГР и отправьте через сервис на сайте ФНС.
2. Лично или по почте. Удостоверьте подпись директора на заявлении у нотариуса. Готовый пакет документов отвезите в ИФНС лично или отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о доставке.
3. Через нотариуса. Нотариус вправе отправить документы со своей ЭП. Это удобно, если регистрирующая ИФНС находится в другом городе.

Сообщите об изменениях в свою инспекцию. Чтобы убедиться в достоверности нового адреса, регистрирующая ИФНС отправляет запрос в территориальную. Специалисты местной налоговой могут позвонить в компанию или приехать по новому адресу. Если инспекторам не удастся связаться с фирмой, они сообщат регистрирующей ИФНС о недостоверности адреса. Чтобы избежать подобной ситуации, свяжитесь со своей инспекцией одновременно с подачей заявления о смене адреса или на 1−2 дня раньше.

Как выбрать новый адрес

Любой юридический адрес не подойдёт. Закон допускает 2 варианта.

Нежилое помещение. Оно может быть собственным или арендованным. Есть пара хитростей:

1. Если компания арендует несколько офисов в бизнес-центре, можно поменять на соседний.
2. Если в недостоверном адресе указан целый этаж, можно выбрать отдельный офис.

Жилое помещение. Директор вправе поменять адрес на квартиру, в которой зарегистрирован по паспорту. Он должен получить письменные согласия от всех собственников. Если директор зарегистрирован в другом субъекте, компания тоже поменяет «прописку».

Покупать «юридические адреса» без фактического размещения в офисе не стоит. В 95% случаев это массовые адреса, которые налоговая рано или поздно раскроет.

Что делать после смены адреса

Регистрирующая налоговая внесёт запись в ЕГРЮЛ, но уведомит только инспекцию по месту нахождения компании. Остальным нужно рассказать о смене адреса.

Банки. Составьте уведомление о новых сведениях в свободной форме, подпишите и отправьте в виде электронного письма через банк-клиент.

Контрагенты. Заказчики, клиенты и партнёры должны знать, куда писать письма. Для этого достаточно разослать письменные уведомления о новых сведениях: заключать допсоглашения по договорам не нужно. Если почтовый адрес остался прежним, об этом стоит написать отдельно.

Суды. Если компания участвует в судебных разбирательствах, уведомьте судей о смене реквизитов и новых сведениях.

Как избежать проблем с недостоверностью в будущем

Общайтесь с арендодателем перед заключением договора. Спросите, как он реагирует на запросы налоговых органов, отвечает ли менеджер или директор на звонки. Если арендодатель крупный, этим может заниматься целый отдел.

Разместите заметную вывеску с названием. В большом здании со множеством офисов и входов найти компанию бывает сложно. Может случиться так, что инспектор запутается, не обнаружит организацию по адресу и поставит отметку о недостоверности.

Оперативно реагируйте на запросы налоговой. Ответить на уведомление нужно в течение 30 календарных дней с момента получения. Приложите к ответу копию договора аренды с новыми сведениями и уведомления налоговой.

Научите сотрудников отвечать на звонки налоговой. Инспектор для проверки может позвонить на номер компании. Желательно, чтобы сотрудники не повесили трубку и объяснили, что работают в офисе по юридическому адресу.

Коротко

1. Отметку о недостоверности адреса в ЕГРЮЛ вносит регистрирующая инспекция ФНС.
2. Налоговая считает адрес недостоверным в 4 случаях: массовость, проверка инспектора, заявления третьих лиц или собственника.
3. У компаний с недостоверностью много проблем в бизнесе: от отказов контрагентов до принудительной ликвидации.
4. Недостоверность можно оспорить или убрать через смену юридического адреса.
5. После смены адреса нужно уведомить банки, контрагентов, а также суды, если компания участвует в разбирательствах.