Расходы по бизнес-карте: как отчитываться и подтверждать затраты

Расходы по бизнес-карте: как правильно отчитываться и подтверждать затраты

Использование бизнес-карты упрощает оплату покупок в магазинах, билетов для командировок и представительских расходов. Она доступна индивидуальным предпринимателям, руководителям организаций и их сотрудникам. Важно понимать, когда и какие траты по бизнес-карте нужно подтверждать документами и как это сделать правильно.

Зачем подтверждать расходы документами

Документы необходимы для ведения бухгалтерского и налогового учёта на любой системе налогообложения. Бухгалтерия фиксирует каждую финансовую операцию, связанную с бизнесом. Если вы оплачиваете товары, услуги или работы бизнес-картой, требуется наличие подтверждающих документов, таких как накладные, кассовые и товарные чеки, акты выполненных работ или оказанных услуг. Эти первичные документы используются для записей в учётной программе и формирования отчётности.

В налоговом учёте принимаются во внимание только те расходы, которые влияют на расчёт налогооблагаемой базы. Например, на УСН «Доходы минус расходы» учитываются затраты, указанные в статье 346.16 НК РФ. Если ваши траты по бизнес-карте включены в этот перечень, они могут быть вычтены из доходов для уменьшения налогооблагаемой базы и, соответственно, налогов. Важно, чтобы расходы были экономически обоснованы и связаны с получением дохода от бизнеса, а не использовались для личных нужд. Расходы, не включённые в перечень, не могут уменьшать налог, но должны быть учтены в бухгалтерии.

Индивидуальным предпринимателям необходимо подтверждать расходы по бизнес-карте для налогового учёта при ОСНО, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы». Бухгалтерский учёт для ИП не является обязательным, но документы все равно нужно хранить, чтобы:

• Сверять расчёты с контрагентами.
• Подтвердить использование подотчётных денег на нужды бизнеса.
• Предоставить документы по требованию налоговых органов при проверке.

Кто должен отчитываться

ИП и ООО на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО обязаны вести учёт расходов и иметь документы, подтверждающие траты по бизнес-карте или наличными. Тип необходимых документов зависит от ситуации. Например, если приобретён принтер для офиса, потребуется товарная накладная или универсальный передаточный документ (УПД). Для покупки бензина служебного автомобиля необходим кассовый чек с АЗС и путевой лист.

Эти первичные документы не подаются в налоговые органы, но их нужно собирать и хранить в течение 5 лет, начиная с года, когда документ в последний раз использовался для налогового учёта или бухучёта. Это необходимо для подтверждения расходов при налоговой проверке.

Все работники ООО или ИП, использующие бизнес-карту, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовые отчёты с приложенными документами. Это правило касается и руководителей организаций. ИП, оплачивающие расходы бизнес-картой, не обязаны составлять авансовые отчёты, но документы, которые можно включить в расходы для уменьшения доходов, должны храниться.

Что делать, если нет документов по расходам

Если сотрудник оплачивает покупки бизнес-картой и не предоставляет по ним документы, налоговая служба может расценить это как личный доход работника. В результате работодателю предстоит уплатить НДФЛ и страховые взносы, а также возможные пени и штрафы.

Если организация или ИП включат расходы без соответствующих документов в расчёт налогов, при проверке налоговая служба применит штрафы по статье 120 НК за грубое нарушение правил учёта:

• 10 000 рублей за нарушение, обнаруженное в одном году;
• 30 000 рублей, если отсутствуют документы за несколько лет;
• 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей, если из-за нарушения налоговая база была занижена.

Кроме того, по статье 126 НК предусмотрены штрафы за непредоставление документов по требованию налоговых органов:

• При камеральной и выездной проверке — 200 рублей за каждый отсутствующий документ;
• При встречной проверке — 10 000 рублей, независимо от количества документов.

Какие расходы нужно подтверждать

На УСН «Доходы минус расходы» можно учитывать в налоговом учёте расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 НК. Например, при расчёте налога можно включить следующие расходы, оплаченные бизнес-картой:

• Хозяйственные нужды офиса — канцелярские товары, офисная техника, питьевая вода и бытовая химия.
• Текущие расходы фирмы — мобильная связь и интернет.
• Срочные закупки — молоко, сиропы для кофе и другие товары, необходимые в кофейне.
• Строительные материалы и инструменты — для прорабов и работников строительных компаний.
• Программное обеспечение, лицензии, онлайн-сервисы и подписки, приобретённые через интернет.
• Реклама в интернете и социальных сетях — пополнение баланса на рекламные кампании.
• Командировочные расходы — проживание в отеле, авиабилеты, оформление виз.

Однако представительские расходы, такие как ужин с деловыми партнёрами, аренда зала для бизнес-мероприятий, трансфер или кейтеринг, не могут быть учтены при расчёте налога по УСН. Эти затраты относятся к чистой прибыли, которая остаётся после уплаты налога.налога.

Как учитывать расходы по корпоративной карте: пошаговая инструкция

Чтобы правильно учесть расходы по корпоративной карте при расчёте налогов, следуйте этой инструкции: подготовьте внутренний документ, соберите подтверждающие документы и составьте авансовый отчёт. Вот подробное руководство по каждому шагу.

Шаг 1. Создайте внутренний нормативный акт

Поскольку законодательство не регулирует использование корпоративных карт, нужно разработать внутренний документ, который определит правила их использования. Это может быть положение или приказ. В документе следует указать:

• Кому выдана корпоративная карта (ФИО и должность сотрудника);
• Процедуру зачисления средств, правила расходования, составление авансового отчёта и список необходимых подтверждающих документов;
• Действия в случае утери карты, а также ответственность за это;
• Лимиты для разных должностей сотрудников;
• Лицу или отделу, контролирующему использование карт.

Шаг 2. Запросите у сотрудника подтверждающие документы

Сотрудник должен предоставить оригиналы документов, подтверждающих расходы по бизнес-карте. Сканированные копии, фотографии и документы с факсимильной подписью не подойдут. Согласно закону № 63-ФЗ, можно использовать электронные документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Вот перечень документов, которые чаще всего служат подтверждением расходов:

• Кассовый чек;
• Выписка с банковского счёта;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Универсальный передаточный документ (УПД);
• Электронный билет;
• Квитанция об оплате номера в отеле;
• Чек об оплате делового обеда в ресторане;
• Договор аренды помещения для переговоров;
• Чек с АЗС;
• Путевой лист.

Подробнее о документах

Кассовый чек или выписка с банковского счёта
Подходит для подтверждения покупок в магазинах или онлайн-услуг. Кассовый чек должен содержать:

• Информацию о продавце (ФИО ИП или название компании);
• Наименование документа;
• Сумму покупки;
• Перечень товаров;
• Дату и место расчёта.

Товарная накладная, акт выполненных работ, УПД
Необходимы при покупке товаров или услуг от контрагентов.

• Товарная накладная — документ, на основании которого осуществляется приём товара. Может быть разработан самостоятельно или использовать унифицированную форму ТОРГ-12. Должна содержать все необходимые реквизиты (статья 9 закона № 402-ФЗ).
• Акт выполненных работ — подтверждает выполнение работ, должен быть оформлен по требованиям статьи 9 закона № 402-ФЗ.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает счёт-фактуру и первичные документы (товарная накладная и акт выполненных работ). УПД со статусом 1 заменяет счёт-фактуру и первичный документ, а со статусом 2 только первичный.

Если работаете с НДС, дополнительно нужен счёт-фактура или УПД со статусом 1 для вычета НДС. Для этого также потребуется доверенность на представление компании или ИП.

Подтверждение командировочных расходов

Бизнес-карта часто используется для командировок, например, для оплаты проживания в гостиницах или покупки билетов. Для подтверждения таких расходов нужны следующие документы:

• Документы, подтверждающие расходы на командировке.
• Квитанции об оплате гостиницы;
• Билеты на транспорт (самолёт, поезд);

Подтверждение командировочных расходов

Чтобы правильно учесть командировочные расходы, необходимо собрать соответствующие документы. Вот перечень документов для разных видов командировочных расходов:

• Аренда номера в гостинице, отеле, хостеле:
  • Кассовый чек об оплате номера;
  • Счёт от гостиницы.
• Аренда квартиры у частного лица:
  • Договор аренды квартиры, действующий на период командировки;
  • Документы, подтверждающие оплату, например, кассовый чек.
• Авиаперелёт:
  • Пассажирский билет и багажная квитанция;
  • Выписка из системы оформления воздушных перевозок (маршрут или квитанция);
  • Посадочный талон с штампом о досмотре или справка от авиаперевозчика, подтверждающая перелёт.
• Проезд в поезде или электричке:
  • Билет на поезд или электричку;
  • Выписка из системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте, например, посадочный купон.
• Проезд в общественном транспорте (автобус, троллейбус, метро):
  • Билет на автобус и другой транспорт;
  • Талоны для проезда;
  • Кассовые чеки.
• Поездка на такси:
  • Кассовый чек.
• Аренда авто или каршеринг:
  • Договор аренды автомобиля;
  • Акт о передаче или возврате автомобиля;
  • Счета и кассовые чеки ККТ, а также другие документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей.

Если сотрудник использовал бизнес-карту для суточных расходов, таких как покупка еды, проезд в метро или другие покупки, эти расходы не требуют отдельного подтверждения. Величина и выдача суточных уже подтверждены в других документах, таких как локальный нормативный акт, приказ о командировке или командировочное удостоверение.

Подтверждение представительских расходов

• Бизнес-картой часто расплачиваются в ресторане за деловой обед с партнёрами или аренду площадки для конференции.
• При расчёте налога учесть представительские расходы могут только ИП и ООО на ОСНО. На упрощёнке так делать нельзя, такие траты идут за счёт чистой прибыли.
• Подтвердить эти и другие представительские расходы помогут следующие документы.

Подтверждение представительских расходов

Бизнес-карта часто используется для оплаты различных представительских расходов, таких как деловые обеды, аренда помещений для конференций и другие мероприятия. При расчёте налогов учитывать представительские расходы могут только ИП и ООО на ОСНО. Для бизнеса на упрощённой системе налогообложения эти расходы учитываются в чистой прибыли.

Вот какие документы помогут подтвердить представительские расходы:

• Аренда помещения для переговоров, конференций и бизнес-мероприятий:
  • Кассовый чек;
  • Договор аренды или акты приёма-передачи помещения;
  • Счёт-фактура.
• Завтрак, обед или ужин для деловых партнёров:
  • Кассовый чек;
  • Договор и акт об оказании услуг;
  • Заказ-счёт;
  • Счёт-фактура.
• Трансфер партнёров на такси:
  • Кассовый чек;
  • Заказ-наряд.
• Трансфер партнёров на арендованном транспорте (авто или автобус):
  • Кассовый чек;
  • Договор аренды;
  • Акты приёма-передачи транспорта;
  • Счёт-фактура.
• Покупка продуктов и напитков для фуршета или кофе-брейка:
  • Кассовый чек ККТ;
  • Товарная накладная (например, ТОРГ-12);
  • Счёт-фактура.
• Услуги переводчика на мероприятии:
  • Кассовый чек;
  • Расписка исполнителя о получении денег;
  • Договор и акт об оказании услуг.

Расходы, которые можно отнести к представительским, указаны в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса. Однако сюда не входят расходы на развлечения, отдых или медицинские услуги для участников деловых встреч, такие как посещение боулинга, экскурсий, отдых в яхт-клубе или СПА.

Подтверждение транспортных расходов

Если сотрудник использует служебный автомобиль или свой собственный, и оплачивает транспортные расходы с бизнес-карты (например, заправка, платные дороги, мойка авто), необходимо предоставить следующие документы:

• Заправка бензином на АЗС:
  • Путевой лист или маршрутный лист, подтверждающий маршрут следования транспорта;
  • Кассовый чек или квитанция об оплате.
• Проезд по платной дороге, мойка авто, химчистка салона, платная парковка:
  • Акт выполненных работ;
  • Кассовый чек, квитанция об оплате и другие документы, подтверждающие факт оплаты.

Путевой лист является первичным документом для учета транспортных затрат, таких как расходы на топливо. Подробности оформления путевого листа можно найти в статье по теме.

Шаг 3. Подготовка авансового отчёта

ИП, не имеющие сотрудников, не обязаны оформлять авансовые отчёты по расходам с бизнес-карты, поскольку деньги под отчёт не выдаются. Однако, если расходы были произведены сотрудниками ИП или ООО, они обязаны подготовить авансовый отчёт в одном экземпляре, используя унифицированную форму № АО-1 или разработанную работодателем.

Сотрудники ООО, включая директора, всегда оформляют авансовые отчёты. Бухгалтер проверяет подтверждающие документы, отражает их в бухгалтерской программе и распечатывает авансовый отчёт. Этот отчёт подписывается сотрудником, бухгалтером и руководителем организации.