Как правильно составить график отпусков на 2025 год
Работодатели обязаны утвердить график отпусков на следующий год минимум за две недели до конца текущего года. В этом связи график на 2025 год должен быть утверждён до 17 декабря 2024 года. В противном случае организации могут столкнуться с наложением штрафных санкций. В данном материале рассмотрим, как правильно составить и утвердить график отпусков, а также учесть пожелания сотрудников относительно времени их отпусков.
Что такое график отпусков и кто его составляет
График отпусков — это официальный документ, содержащий информацию о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков сотрудников, трудоустроенных по трудовому договору. В нём указывается, сколько дней отпуска имеется у каждого работника и на какие даты он запланирован.
В график отпусков должны быть включены почти все сотрудники, с которыми заключён трудовой договор на момент составления документа. Исключение составляют женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, если в ближайший календарный год они не планируют возвращаться на работу. Также в график включают сотрудников, намеревающихся уволиться в следующем году, даже если они уже подали заявления и собираются покинуть компанию в январе.
Виды отпусков, учитываемые в графике
При составлении графика необходимо учитывать все оплачиваемые дни отпусков:
- Основной отпуск — для большинства работников он составляет 28 календарных дней, но у некоторых категорий может быть больше. Например, воспитатели детских садов могут отдыхать 42 дня, а лица с инвалидностью — 30 дней.
- Дополнительный отпуск — предоставляется за работу в опасных или вредных условиях, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также по другим причинам.
- Дни оплачиваемых отпусков, не использованных работниками в предыдущие годы.
Отпуск можно предоставить целиком или разбить на части, но одна из частей должна составлять не менее 14 дней.
Обязанности по составлению графика
Составление графика отпусков является обязанностью практически всех работодателей — как индивидуальных предпринимателей, так и организаций. Отказаться от графика могут только микропредприятия. Проверить статус ИП или компании можно в реестре налоговой службы. Вместо графика отпусков микропредприятия могут использовать письменные соглашения с каждым работником. Однако если сотрудников больше двух, удобнее утвердить общий график.
Последствия отсутствия графика отпусков
Трудовая инспекция имеет право запросить график отпусков при проверке. Если документа не окажется, работодателю может грозить предупреждение или штраф. За повторное нарушение может последовать дисквалификация руководителя на срок от одного до трёх лет.
Наказания за отсутствие графика и его несоблюдение
| Состав правонарушения | Штраф для руководителей | Штраф для предпринимателей и малых предприятий | Штраф для средних и крупных организаций |
|---|---|---|---|
| Нет графика отпусков или он не соблюдается (впервые) | 1000—5000 ₽ или предупреждение | 1000—5000 ₽ | 30 000—50 000 ₽ |
| Нет графика отпусков или он не соблюдается (повторно) | 10 000—20 000 ₽ или дисквалификация от года до трёх лет | 10 000—20 000 ₽ | 50 000—70 000 ₽ |
Как правильно составить график отпусков
График отпусков обычно оформляют по форме Т-7, однако это не обязательное требование. Работодатели могут составить и утвердить собственный вариант документа, что даёт им большую гибкость в планировании отпусков сотрудников.
Как правильно составить и утвердить график отпусков
Так может выглядеть график отпусков, из которого сразу видно, кто и когда будет отдыхать. Он включает столбцы для внесения изменений, если отпуска некоторых сотрудников будут перенесены.
Вот основные этапы составления графика отпусков:
- Сбор пожеланий сотрудников. Хотя это не является обязательным шагом, многие работодатели предпочитают собирать мнения своих работников о датах отпусков, чтобы поддерживать хорошую атмосферу в коллективе. Если среди сотрудников есть те, кто по закону может взять отпуск без согласия работодателя, имеет смысл узнать их планы и учесть их в графике. Об этом расскажу подробнее далее.
- Составление черновика графика.
- Проверка на совпадения отпусков. Важно убедиться, что отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями не пересекаются и что в периоды высокой нагрузки достаточно работников. При необходимости график корректируется.
- Утверждение графика. Документ должен быть подписан руководителем организации или индивидуальным предпринимателем (ИП). Если в компании есть профсоюз, график необходимо также согласовать с ним.
Как согласовать график отпусков с профсоюзом
Работодатель направляет проект графика отпусков в профсоюз. В течение пяти рабочих дней профсоюз должен направить письменное мнение. После получения согласия график можно утверждать. На первой странице документа ставится отметка о согласии профсоюза.
Учет пожеланий сотрудников при составлении графика
Работодатель не обязан учитывать мнения всех сотрудников при составлении графика, однако есть категории работников, которые имеют право выбирать время своего отпуска. К ним относятся, например, мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам. В этом случае работодатель не может отказать.
Такой работник может подать заявление на отпуск даже вне графика. Лучше заранее узнать о планах таких сотрудников и учесть это в графике, чтобы избежать проблем в работе компании или ИП.
Кто имеет право выбирать дату отпуска
| Категория работника | Основание |
|---|---|
| Женщины перед или после отпуска по беременности и родам | ст. 260 ТК РФ |
| Сотрудники до 18 лет | ст. 267 ТК РФ |
| Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности | ст. 127 ТК РФ |
| Совместители, если они идут в отпуск на основном месте работы | ст. 286 ТК РФ |
| Один из родителей или опекунов, воспитывающих ребенка-инвалида | ст. 262.1 ТК РФ |
| Работники, воспитывающие троих и более детей до 18 лет | ст. 262.2 ТК РФ |
| Работники, которых работодатель отзывал из отпуска | ч. 2 ст. 125 ТК РФ |
| Ветераны боевых действий | п. 11 ст. 16 ФЗ от 12.01.1995 № 5-ФЗ |
| Люди, подвергшиеся радиационному воздействию | ст. 14, 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 |
| Доноры крови, награжденные знаком «Почетный донор России» | п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07.2012 № 125-ФЗ |
| Герои труда и кавалеры ордена Трудовой Славы | ч. 2 ст. 6 ФЗ от 09.01.1997 № 5-ФЗ |
| Супруги военнослужащих | п. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ |
Может ли сотрудник отказаться от отпуска?
Просто так отказаться от отпуска нельзя. Соблюдение графика отпусков обязательно как для работников, так и для работодателя. Отпуск можно продлить или перенести, если в период отпуска работник заболел или выполнял государственные обязанности, освобождающие от работы, например, проходил военные сборы.
Сотрудник может отказаться от отпуска, если:
- он не получил отпускные за три дня до начала отпуска;
- его не предупредили о начале отпуска за две недели.
В этом случае работодатель обязан перенести отпуск по заявлению работника.
Иногда часть отпуска можно заменить денежной компенсацией — например, за ненормированный рабочий день или северный отпуск. Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель издать приказ с указанием срока выплаты компенсации.
Нельзя заменить компенсацией:
- Основной отпуск в 28 календарных дней.
- Любой ежегодный отпуск для беременных женщин.
- Любой ежегодный отпуск для работников до 18 лет.
- Дополнительный отпуск за вредные условия труда продолжительностью до семи календарных дней (дни свыше этого количества можно заменить денежной компенсацией).
Как изменить график отпусков
График отпусков можно изменить по соглашению сторон. Например, если работник хочет перенести даты отпуска, и работодатель согласен, или если это необходимо по производственной необходимости, и работник также согласен.
Если льготник хочет пойти в отпуск вне графика. Работник, имеющий право выбирать время отпуска, может написать заявление с желаемыми датами. Работодатель не вправен отказать, в таком случае издается приказ об отпуске, и в график вносятся изменения.
Если сотрудник без льгот хочет перенести сроки. Он пишет заявление, в котором просит перенести отпуск на другие даты. Если работодатель согласен, издается приказ, и новые даты вносятся в график отпусков.
Работодатель может и не согласовать новые даты, тогда работник пойдет в отпуск по ранее утвержденному графику.
Если работодатель хочет перенести отпуск сотрудника. Он может предложить изменить даты отпуска, однако работник вправе отказать. Если перенос отпуска негативно скажется на работе бизнеса, работодатель может, с согласия работника, перенести отпуск на следующий год. В этом случае работодатель уведомляет работника о переносе с указанием причин. Если работник согласен, он пишет заявление, и работодатель издает приказ о переносе отпуска на новый срок. После этого изменения вносятся в график.
Некоторых сотрудников нельзя перенести отпуск на следующий год, даже с их согласия:
- Несовершеннолетние.
- Работники, занятые в условиях вредного или опасного труда.
- Работники, не выходившие в отпуск два рабочих года подряд.
Новый сотрудник и отпуск
Если сотрудник был принят на работу после утверждения графика отпусков, работодателю не нужно менять документ. Право на отпуск у новичка возникает только спустя полгода работы, после чего необходимо обсудить с ним даты отдыха для дополнения графика. Однако, если работодатель согласен, отпуск можно предоставить и раньше, по заявлению сотрудника.
Как исполнять график отпусков
Знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись не обязательно, однако уведомление о начале отпуска должно быть сделано. Как именно это осуществить, зависит от того, идет ли работник в отпуск по графику или нет.
Если работник уходит в отпуск по графику, работодатель обязан уведомить его о начале отпуска минимум за две недели. Для этого работнику направляют уведомление произвольной формы, на котором он должен поставить свою подпись.
Такое уведомление можно отправить сотруднику, который должен подписаться, подтверждая, что ознакомлен с ним.
Если же работник уходит в отпуск не по графику, ему необходимо подать заявление. В этом случае работодатель не обязан уведомлять его о начале отпуска.
Сотрудник может составить такое заявление на отпуск.
После того как работник подтвердит получение уведомления или подпишет заявление на отпуск, необходимо выполнить следующие шаги:
- Издать приказ об отпуске. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-6, или Т-6а, если в отпуск отправляется несколько сотрудников. Приказ подписывают как руководитель, так и сам работник.
- Выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
Важно помнить: когда работник уходит в отпуск, необходимо издать приказ. Отпускные выплаты должны быть произведены минимум за три календарных дня до его начала.
График отпусков на следующий год нужно утвердить не позднее чем за две недели до конца текущего года. В частности, график на 2025 год необходимо утвердить до 17 декабря 2024 года.
Отказаться от графика отпусков могут только микропредприятия. В этом случае они подписывают соглашение с каждым сотрудником.
Знакомить работников с графиком отпусков под подпись не обязательно, однако уведомить каждого сотрудника о дате отпуска нужно минимум за две недели.
Работодатель и сотрудники обязаны соблюдать график отпусков, но его можно изменить по взаимному соглашению сторон.
Некоторые категории работников могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Для этого им следует написать соответствующее заявление.
Основной отпуск продолжительностью 28 дней нельзя заменить денежной компенсацией, так же как и дополнительный отпуск за вредные условия труда, если его продолжительность составляет до семи календарных дней. Остальные виды дополнительных отпусков, например за ненормированный рабочий день, могут быть компенсированы деньгами.
