Развитие малого бизнеса за счёт аутсорсинга

Повысьте эффективность, операционную производительность и многое другое, передав задачи, не приносящие доход, надежному партнеру.

У малого бизнеса есть много веских причин для аутсорсинга, в том числе экономия денег, повышение производительности, избежание головной боли с набором персонала и многое другое. Несмотря на очевидные преимущества, многие компании не знают, с чего начать работу с аутсорсингом, и могут колебаться.

Однако, выбрав подходящего партнера по аутсорсингу, вы сможете оптимизировать свои бизнес-процессы и работать более эффективно. Аутсорсинг также может предоставить вашей компании персонал со специальными навыками, которые было бы слишком дорого поддерживать с помощью штатного сотрудника.

Мы рассмотрим, как работает аутсорсинг и как можно успешно передать на аутсорсинг определенные функции, чтобы вы могли сосредоточиться на привлечении клиентов и развитии своего бизнеса. 

Вы знали? По данным, более трети (37%) малых предприятий передают на аутсорсинг по крайней мере один бизнес-процесс, помогая решать задачи бухгалтерского учета, ИТ-услуги, цифровой маркетинг и многое другое.

Как работает аутсорсинг?

Аутсорсинг предполагает наем сторонней компании или независимого подрядчика для выполнения задач, которые в противном случае выполнял бы член внутренней команды. 

Как правило, успешно переданные на аутсорсинг задачи малоэффективны и воспроизводимы, но требуют значительного времени и ресурсов, например: 

• Дебиторская задолженность
• Административная работа
• Сопровождение сделки
• Ввод данных

Однако некоторые компании предпочитают отдавать на аутсорсинг более важные задачи, включая управление персоналом, обслуживание клиентов, расчет заработной платы и ИТ.

Если вы планируете начать процесс аутсорсинга, выполните следующие пять шагов:

Решите, какие задачи передать на аутсорсинг

Ваш первый шаг — решить, какие рабочие процессы передать на аутсорсинг, а какие оставить собственными силами. Обычно предприниматели рассматривают следующее:  

• Отдайте бэк-офисные задачи на аутсорсинг. Многие компании отдают на аутсорсинг бэк-офисные задачи, которые имеют решающее значение для работы, но не способствуют росту вашего бизнеса. Хотя вы не можете пренебрегать бухгалтерией, кадрами, расчетом заработной платы и другими вспомогательными ролями, эти функции не приносят новых клиентов и доходов. Рутинные задачи, хотя и необходимые, будут отвлекать время и внимание внутренней команды.
• Аутсорсинг задач для конкретных навыков. Компании также отдают на аутсорсинг задачи, требующие таланта или навыков, которых у них нет внутри компании. Часто эти переданные на аутсорсинг задачи имеют четкие даты начала и окончания и могут включать незначительное техническое обслуживание. Например, владельцы бизнеса могут выбрать аутсорсинг дизайна и разработки веб-сайтов вместо того, чтобы выделять сотрудника или добавлять его к задачам ИТ-команды.  

Аутсорсинг работает лучше всего, когда у вас есть конкретные цели и структурированные процессы, и вы точно знаете, какие функции вы хотите разгрузить. Потратьте время на подготовку, чтобы партнерство было успешным.  

Совет: Аутсорсинг HR сопряжен с проблемами, включая отсутствие связи с персоналом и меньшую гибкость. Подумайте о том, чтобы такие функции, как найм, увольнение и управление эффективностью сотрудников, оставались внутри компании.

Напишите описание работы или проекта аутсорсинговой функции

Создайте подробное описание точных функций, которые вы хотите, чтобы аутсорсинговая компания или независимый подрядчик выполняли. Описание проекта поможет вам: 

• Установите и проясните ожидания. Подробный отчет поможет вам прояснить свои внутренние ожидания, чтобы вы знали, соответствует ли аутсорсинговый ресурс вашим ожиданиям во время ваших отношений.
• Задайте параметры работы. Будьте конкретны в том, что вам нужно от вашего партнера по аутсорсингу и когда вам это нужно. Например, если аутсорсинговая компания находится в другом часовом поясе и вам нужно выполнить работу в рабочее время по местному времени, укажите это в описании вакансии.
• Найдите партнера с нужным набором навыков. Должностная инструкция вашей аутсорсинговой функции сузит список кандидатов до наиболее квалифицированных претендентов. Подумайте о качествах, талантах, знаниях и навыках, которыми должен обладать ваш идеальный партнер по аутсорсингу, и четко изложите эти ожидания в описании работы или проекта. Например, вы можете указать, что ваш партнёр должен понимать GAAP (общепринятые принципы бухгалтерского учета) . Для задач, связанных с устным или письменным общением, таких как ведение блога или обслуживание клиентов, вы можете указать, что он должен в совершенстве владеть английским языком. 

Разместите описание своей работы или проекта на сайтах для фрилансеров, таких как Kwork, FL, или создайте запрос предложения и отправьте его выбранным компаниям. Когда вы включаете все свои ожидания и требования в описание вакансии, многие менее квалифицированные компании не будут претендовать на вас, что сэкономит ваше время на сортировке и оценке заявок.

Оцените своих кандидатов на аутсорсинг

Как только вы разместите описание своей работы или разошлете запрос предложений, вы начнете получать ответы. Ответы могут быть такими же простыми, как отправка описания своих возможностей и цен, или такими же подробными, как индивидуальное предложение от известной компании. 

Оценивая свои ответы, учитывайте следующие факторы: 

• Насколько близко возможности компании соответствуют требованиям должностной инструкции?
• Как давно компания работает? 
• Насколько опытна компания в выполнении такого рода задач? 
• Какие сертификаты, или другие доказательства нужны компании для подтверждения ее авторитета? 
• Насколько хорошо реакция компании показывает, что они понимают работу или проект? 
• Как проходит общение в компании?
• Какова цена по сравнению с другими аутсорсинговыми компаниями? Ценность, которую они предлагают, больше или меньше, чем у конкурентов?

Изучив заявки и предложения, выберите компанию, которая, по вашему мнению, подходит лучше всего. 

Управляйте внешним ресурсом

Назначьте координатора для взаимодействия с внешним ресурсом. Сначала это будет включать установление ожиданий и ознакомление ресурса с людьми и процессами компании. 

В зависимости от задачи вам может потребоваться рассмотреть возможность предоставления аутсорсинговой компании доступа к частям вашей компьютерной сети. Если это так, настройте ограниченные имена пользователей в вашей сети из соображений безопасности. Другим аутсорсинговым партнерам может потребоваться только отправить свою работу по электронной почте или связать свою телефонную систему с вашей системой обслуживания клиентов.

Отслеживайте задачи и расходы вашего партнера по аутсорсингу

Чтобы быть в курсе сроков и стоимости проекта, попросите аутсорсинговые компании использовать программное обеспечение для отслеживания времени, к которому у вас есть доступ. Они должны отслеживать свое время для каждой конкретной задачи, чтобы дать вам представление об эффективности их времени и денег. 

Отслеживание задач и расходов может помочь вам понять, когда требуется больше затрат и работает ли аутсорсинг с этой конкретной компанией.

Как аутсорсинг помогает развитию вашего бизнеса?

Аутсорсинг позволяет компаниям сосредоточиться на своих клиентах и ​​использовать внутренние ресурсы для роста. Вот несколько способов, которыми аутсорсинг может помочь развитию вашего бизнеса: 

• Аутсорсинг сокращает расходы на персонал. Аутсорсинг значительно сокращает расходы на персонал, включая расходы на подбор персонала, заработную плату и льготы (поскольку аутсорсинговым компаниям не нужны пакеты льгот для сотрудников ). Не нужно платить налоги на заработную плату, а аутсорсинговые сотрудники обычно имеют свои собственные компьютеры, офисные помещения и другие накладные расходы, о которых уже позаботились. 
• Аутсорсинг позволяет назначать начисление заработной платы производителям дохода. Аутсорсинг напрямую ведет к повышению эффективности, поскольку позволяет компаниям нанимать лучших специалистов в своих важнейших областях, приносящих доход, включая продажи, маркетинг и основные операции. В то же время компании экономят деньги на рутинных, но необходимых задачах, таких как бухгалтерия, обслуживание клиентов и ввод данных. Поскольку деньги высвобождаются для сотрудников, приносящих доход, компания может привлекать лучших специалистов в тех областях, где крайне важна оплата труда; эти люди с большей вероятностью останутся в вашей компании на длительный срок.
• Аутсорсинг приносит больше пользы для вашего бюджета. Высококачественные партнеры по аутсорсингу, которые используют квалифицированные специалисты, часто могут предоставить исключительных исполнителей по более низкой цене. Аутсорсинг также означает, что вам не нужно беспокоиться о найме, обучении или удержании сотрудников, потому что партнер по аутсорсингу выполняет эти функции.
• Аутсорсинг предлагает более низкие ставки на повторяющиеся задачи . Внешняя компания или фрилансер часто могут выполнять такие задачи, как ввод данных и выставление счетов, по более низким ставкам, чем вы платите своим штатным сотрудникам. Меньшее количество сотрудников также может сэкономить деньги на аренде офисных помещений.  
• Аутсорсинг поможет вам сэкономить на оборудовании и технологиях . Многие компании нуждаются в поддержке клиентов, но создание собственного колл-центра было бы пустой тратой ресурсов. Возможно, имеет смысл обратиться к компании поддержки клиентов, работающей по с инфраструктурой, обучением, протоколами найма и процессом управления. 

6 ключей к эффективному аутсорсингу

Каждая компания использует аутсорсинг по-своему. Используйте эти шесть советов, чтобы настроить свою стратегию.

1. Установите четкие цели эффективности. «Рост» и «повышение эффективности» — очень широкие цели. Будьте конкретны в своих намерениях: пытаетесь ли вы сократить определенные расходы, создать определенную команду или высвободить ресурсы для конкретной стратегии? Подумайте, как аутсорсинг в одной области может высвободить ресурсы и энергию, чтобы сосредоточиться на другой. Как это поможет вашей компании повысить ценность для клиентов? Какой бы ни была цель, она должна указывать, где, когда, почему и как вы выбираете аутсорсинг.
2. План изменений. Аутсорсинг коренным образом изменит структуру вашей компании. Это захватывающая возможность, но она требует планирования. Начните готовить свой персонал, рабочие процессы и структуру компании, чтобы облегчить выполнение плана. Вам нужно будет наметить процессы вокруг задач, которые останутся внутри компании, и определить, как изменится рабочий процесс вашей команды.
3. Заручитесь поддержкой критически важных заинтересованных сторон. Очень важно заручиться поддержкой ключевых членов вашей организации, включая руководителей отделов и членов правления. Прежде чем представить аутсорсинг в качестве стратегии, убедитесь, что вы знаете ответы на некоторые сложные вопросы: Кто возглавит стратегию? Как это повлияет на нашу нынешнюю команду? Где мы будем использовать экономию средств? Сколько времени займет процесс от начала до конца?
4. Выберите правильного партнера по аутсорсингу. Аутсорсинговые услуги настолько хороши, насколько хорош партнер, который их предоставляет. Вам нужен гибкий партнер, который готов интегрироваться в вашу команду. Чтобы узнать, подойдет ли поставщик, прочитайте отзывы и попросите рекомендации. Качественные поставщики с радостью вступят в беседу один на один и предоставят подробные предложения. Если применимо, поставщик должен попросить вас посетить его учреждение. Не двигайтесь вперед, пока не будете уверены, что нашли подходящего партнера по аутсорсингу.
5. Определите, что означает успех аутсорсинга. Отличные партнеры по аутсорсингу обязуются соблюдать определенные стандарты производительности, но вам решать, как их определить. Решите, какие показатели и ориентиры имеют значение. Ваши ключевые показатели эффективности (KPI) будут различаться в зависимости от услуги, которую вы передаете на аутсорсинг. Например, если вы отдаете что-то на аутсорсинг, вы можете использовать заранее определенный показатель качества. При выставлении счетов время обработки может быть ключевым показателем. Кроме того, попросите поставщика определить свои собственные KPI. Договоритесь о том, как часто партнер будет информировать вас о результатах. Возлагайте на своего поставщика услуг еженедельную, ежемесячную или ежеквартальную ответственность, в зависимости от ваших потребностей.
6. Начните аутсорсинг постепенно. Вместо того, чтобы отдавать на аутсорсинг целый отдел, начните с пилотного проекта, требующего меньших первоначальных инвестиций. Этот подход также позволяет вам наблюдать за эффективностью партнера по аутсорсингу, прежде чем полностью брать на себя обязательства. Значимыепартнеры будут гибки в ваших условиях и захотят доказать свою ценность.

Аутсорсинг может помочь вашему бизнесу расти

Если ваша цель состоит в том, чтобы развиваться и расширяться, представьте, как полезно было бы работать более продуктивно. Обратившись к поставщику услуг аутсорсинга, вы будете работать с высококлассными профессионалами с меньшими затратами. Аутсорсинг — это важное решение, к которому вы должны подходить с тщательным обдумыванием и планированием.