Меняете CRM? 4 совета, как сделать переход без проблем

Переход на новую платформу управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) может представлять немалую сложность для малых бизнесов. Важно получить поддержку от своей команды, правильно передать клиентские данные и успешно внедрить новые рабочие процессы. Вот несколько методов, которые помогут справиться с этим процессом и сделать его менее пугающим для всех.

Как обеспечить плавный процесс перехода на CRM

Перед тем как сменить CRM-систему, необходимо убедиться, что проблема не заключается в самом программном обеспечении. Причины смены CRM у предприятий могут быть разными, но часто решение сводится к недостаточному приему системы со стороны пользователей. Если сотрудникам не ясно, как и зачем использовать CRM, не следует ожидать активного участия. Поскольку неудачное внедрение CRM может привести к резкому снижению производительности и даже нанести ущерб долгосрочным клиентским отношениям.

Существует множество причин для перехода на CRM, но важно выбрать систему, которая способствует развитию и поддержанию отношений с клиентами, а не нарушает их. Включите в процесс внедрения ваших сотрудников и обеспечьте их понимание того, какую пользу может принести система CRM.

Стоит ли менять CRM?

Основная цель системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) заключается в организации потенциальных клиентов и поддержании коммуникации. Если лиды ускользают, а недопонимание возникает постоянно, вы не получаете от данного программного обеспечения того, что оправдывает затраты.

Рекомендации:

1. Прежде чем избавляться от текущей CRM, изучите источник проблемы. Проведите аудит программного обеспечения и настроек CRM. Затем, перед переходом, уделите время для понимания проблем старой системы и того, чего ей не хватает, чтобы найти подходящую CRM, которая будет способствовать улучшению клиентских отношений вашего бизнеса. Иногда можно внести изменения в текущую CRM, прежде чем переходить на новую, но если это невозможно, возможно, настало время найти более удобную и доступную систему.
2. Стоит ли проблема в неправильном использовании пользователями или отсутствии стандартов для ввода данных? Возможно, вашей компании не хватает ключевых функций, которые необходимы, и это является распространенной причиной смены CRM.
3. После выявления проблемы, решите, нужно ли вам переобучать свою команду, настраивать систему или искать новую платформу. Например, если вы уже попробовали все методы адаптации, какие только можете придумать, а ваши сотрудники всё равно испытывают трудности с использованием CRM, возможно, пришло время начать все с чистого листа.
4. Включите конечных пользователей в процесс выбора и внедрения CRM, чтобы найти решение, которое будет удобным для них. Salesforce обнаружила, что 72% пользователей CRM готовы пожертвовать сложной функциональностью ради удобства использования.
5. Если ваша текущая система недоступна для вас из-за стоимости или вы платите за функции, которые вам не нужны, разумно сократить затраты и найти систему, которая подходит для вашей команды и бюджета. Разрыв с текущим поставщиком CRM может быть дорогостоящим, но переход оправдан, если вы переплачиваете за систему, которую не используете.

Советы, как успешно перейти на CRM-систему

Если вы решите обновить программное обеспечение CRM, основные затраты, с которыми вы столкнетесь, — это время и внутренние усилия. Вам нужно будет изучить и выбрать новую CRM, импортировать все свои данные, добавить свои настройки и интеграции и обучить всю свою команду ее использованию.

Вы можете упростить процесс, если у вас есть четкое представление о том, чего вы хотите, ваши данные легко доступны, и вы выполняете следующие четыре шага:

Вовлекайте свою команду с самого начала

Ваша задача заключается в поиске подходящей CRM-системы, которая отвечает потребностям руководства и упрощает труд членов вашей команды. Важно, чтобы весь коллектив воспринимал переход с энтузиазмом, и лучший способ поддержать это воодушевление – вовлечь сотрудников в этот процесс с самого начала.

Одним из способов достичь этой цели – назначить нескольких «евангелистов» CRM, которые будут руководить усилиями в разных отделах. Следует начать с руководителей верхних звеньев. Если инициативу возглавляют руководители и менеджеры, изменения будут восприниматься более официально. Затем в каждом отделе вам следует пояснить, какая польза будет принесена бизнесу этим переходом, а также каким образом каждый член команды сможет извлечь выгоду из данной системы.

Сначала рекомендуется рассмотреть возможность создания тренировочного аккаунта. Это позволит членам вашей команды проявить свою творческую составляющую, ознакомившись с демонстрацией или использовав бесплатную пробную версию, прежде чем вы внедрите изменения. Такой подход позволит им наглядно увидеть, как новая система повлияет на их работу непосредственно.

Сохраняйте точность данных, передавая их с минимальными потерями

Когда ваша новая CRM-платформа готова к использованию, приходит время перенести данные из старой системы в новую. Главная цель – сделать это эффективно, минимизировав потерю информации, и обеспечить обучение персонала работе с новой системой. Точность данных важна, так как она помогает сотрудникам быстрее освоиться с новой платформой.

Составьте план действий, который учитывает достаточное время как для переноса данных, так и для обучения. Рекомендуется попросить команду поддержки CRM заняться экспортом и импортом данных, желательно, еще до начала обучения. Эта команда также может помочь вам настроить параметры и интеграции, а также обучить сотрудников использованию новой системы.

Если данные были перенесены в новую систему без повреждений, множество преград уже устранено до начала работы. Таким образом, вы сможете более активно заниматься вводом новых контактов, созданием отчетов о новых продажах и следованием новым правилам и политикам во время обучения.

Не просто поощряйте использование системы — обеспечивайте ее

Убедиться в том, что вся ваша команда активно применяет новую CRM-систему, имеет критическое значение в процессе внедрения. Как только каждый сотрудник будет готов к переходу, установите конкретную дату перехода на новую систему. Начните с ясного объяснения, какие оценки будут применяться при использовании новой CRM. Например, неправильно введенные лиды или упущенные последующие шаги могут означать, что менеджеры не смогут эффективно контролировать процессы, и это может привести к упущению продаж в вашем малом бизнесе.

Планируйте регулярные встречи для анализа отчетов, предоставляемых CRM, и обеспечьте, чтобы у всех сотрудников были закреплены хорошие привычки по вводу данных. Подойдите к своей команде и спросите их мнение о новой системе теперь, когда они используют ее ежедневно. Обсудите способы использования CRM, которые сделают их рабочую жизнь еще более удобной и эффективной. Особое внимание следует уделять тому, чтобы в каждом отделе был определенный эксперт, к которому сотрудники могут обращаться в случае вопросов или нужды в помощи по навигации в системе.

Обменяйтесь на систему с функциями, которые вы действительно будете использовать

Избегайте приобретения программы с избыточным количеством инструментов, так как это может усложнить навигацию. При выборе новой CRM помните, что количество функций не всегда связано с качеством. Избыточные возможности могут быть излишними. Убедитесь, что ваша CRM обладает только теми функциями, которые точно соответствуют потребностям вашего бизнеса.

Генеральный директор Sachs Marketing Group, Эрик Сакс, отмечает: «Выбирая новую CRM, вы можете оценить ее насколько она действительно соответствует вашим текущим потребностям, основываясь на вашем предыдущем опыте использования. Не давайте себя убедить, что вам необходимо все, что может предложить инструмент. Вам просто нужно то, что решает ваши текущие задачи. Избыточные функции могут лишь усложнить процесс перехода».

Если ваша существующая CRM-система не работает так, как ожидалось, важно первоначально определить причины этой неудачи. Если переобучение и дополнительные настройки не приносят результата, переход на более усовершенствованную систему может оказаться оптимальным решением. Этот процесс может быть сложным, однако, при усердии и соблюдении данных советов для привлечения всей команды к процессу, вы сможете достичь плавного перехода, который окупит вложенные усилия.