Как отказаться от бумаги в офисе

Безбумажные офисные решения избавляют от беспорядка, улучшают организацию и упрощают отчетность.

Переход на безбумажную документацию — отличный способ уменьшить воздействие вашей компании на окружающую среду, улучшить ее организацию и повысить прозрачность повседневных операций вашего бизнеса, не говоря уже о том, что вы освободите место для хранения после отказа от картотеки. Для создания безбумажного офиса широко доступны такие инструменты, как программное обеспечение для управления документами и электронные платформы для выставления счетов. Более того, цена на облачное хранилище продолжает снижаться.

Преимущества

Хотя переход на безбумажный офис может произойти не сразу, это изменение может стоить значительных усилий. Преимущества перехода на безбумажную документацию включают, но не ограничиваются:

Более низкие затраты. Расходы на бумагу, чернила, тонер и обслуживание принтера минимизируются. Переходя на безбумажный офис или, по крайней мере, на почти безбумажный офис с одним централизованным многофункциональным принтером, вы можете сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. Кроме того, многие решения для облачного хранения, чрезвычайно доступны по цене, что позволяет вашим сотрудникам легко получать доступ ко всем необходимым документам в любое время и с любого устройства.

Безопасный доступ. Независимо от того, где и когда вашим сотрудникам нужен доступ к документам вашей компании, безбумажный офис позволяет им это сделать. Платформы электронного документооборота могут быть зарегистрированы из любого места в любое время только людьми с необходимыми учетными данными. Надежное имя пользователя и пароль могут быть более безопасными, чем традиционная картотека, сохраняя ваши самые важные документы в безопасности.

Увеличение офисного пространства. Принтеры и картотеки занимают драгоценное офисное пространство. Переход на безбумажный документ устраняет это, освобождая ценное место для всего, что вам нужно.

Автоматизация рабочего процесса. Прошли те времена, когда приходилось копаться в картотеке в поисках нужного документа. Благодаря электронному документообороту вы и ваши коллеги можете сортировать файлы всего за несколько кликов, чтобы легко найти именно то, что вам нужно.

Безбумажные заявления. Безбумажный офис также означает минимизацию входящей почты. Вместо того чтобы сортировать и упорядочивать стопки счетов, ваша команда может загружать безбумажные отчеты и сохранять их в соответствующую цифровую папку. Если ваша компания отправляет счета клиентам или покупателям, переход на безбумажный формат снижает ваши почтовые расходы.

8 способов перейти на безбумажный офис

Если преимущества безбумажного офиса кажутся привлекательными, все, что нужно для создания безбумажного офиса для вашего бизнеса, — это правильные инструменты и небольшое обучение.

Вот несколько простых шагов к созданию безбумажного офиса.

Предоставление инструментов и обучение персонала.

Не думайте, что люди откроют (и реализуют) способы минимизации использования бумаги. Им нужны четкие инструкции, которые они могут понять. Создайте письменные инструкции и операции, которым они могут следовать, чтобы обеспечить безбумажный офис. 

Упростите работу без бумаги

Безбумажный процесс должен быть простым и приносить ощутимые преимущества (экономить время, экономить усилия, сохранять окружающую среду). Преимущества должны включать более легкую регистрацию и извлечение отсканированных и конфиденциальных документов через облачное хранилище, а также возможность делиться ими, не полагаясь на копирование или сканирование.

Перемещение/удаление принтеров и копиров.

Если принтеры по-прежнему легко доступны для вашей команды, они будут продолжать использоваться. Но если вы удалите их с рабочих столов и замените централизованными сетевыми принтерами, размещенными в выделенных зонах в офисе, вы сможете ограничить их использование.

Кроме того, включите ведение журнала и доступ по паролю, чтобы сделать печать безопасной, когда это необходимо. Это также позволяет руководству отслеживать использование и устранять нарушения. Вы можете установить политики, ограничивающие покупку чернил и тонера только для утвержденных устройств. Это может еще больше сократить использование любых принтеров, которые остаются на рабочих местах сотрудников.

Разработайте новую систему безбумажной документации

Инвестируйте в современное программное обеспечение для управления документами, чтобы заменить картотеки.

Есть несколько хороших программ для работы с документами. Цены начинаются от 700 рублей в месяц.

Переключитесь с картотеки на цифровое хранилище

В рамках перехода вам потребуется добавить емкость сетевых дисковых хранилищ, системы резервного копирования, а также автоматизированные онлайн-системы резервного копирования и облачных вычислений. Ваша цифровая файловая система может быть более безопасной, чем бумажная, потому что к ней можно получить доступ даже в случае бедствия, а отсканированные документы, загруженные в вашу безбумажную систему, не могут быть доступны без пароля.

Включите цифровые сканеры

Современные общие копировальные аппараты включают в себя сканер документов, способный сканировать бумажные документы, а затем сохранять их во многих цифровых хранилищах и системах облачных вычислений.

Интеграция с бизнес-операциями

Сотрудники должны иметь возможность хранить свои оригинальные документы непосредственно в программном обеспечении, которое они используют для создания документов вашей компании. Подключите их учетную запись Microsoft Office или любое другое программное обеспечение, которое вы используете, к программному обеспечению для управления документами, которое вы используете для сохранения и извлечения файлов. Таким образом, вы можете автоматизировать рабочий процесс вашей компании, легко хранить безбумажные документы и внедрять инструменты цифровой подписи на одной платформе.

Замените факсимильные аппараты

Используйте онлайн-службы факса, чтобы избежать процесса печати, а затем отправки факса. Эти решения можно подключить к программному обеспечению вашего офиса, чтобы обеспечить прямую отправку входящих и исходящих факсов с компьютеров пользователей, упрощая переход на безбумажные отчеты и инструменты цифровой подписи.

Используйте облачное хранилище, соответствующее вашим учетным записям электронной почты.

Скорее всего, та же платформа, которая управляет электронной почтой вашей компании, также имеет варианты облачного хранилища. Обеспечивая загрузку всех цифровых документов в эти встроенные инструменты облачного хранилища, вы и ваши коллеги можете безопасно и безопасно получать доступ ко всем вашим документам в цифровом виде, где бы вы ни находились.

Установите цели и сроки для постепенных изменений.

Составьте график перехода вашего офиса на безбумажный механизм и установите дату перехода к целевому сокращению использования бумаги. Маловероятно, что ваша компания полностью избавится от бумаги в офисе, поэтому поставьте перед собой первоначальную цель сократить использование бумаги и печати на некоторый процент. Сокращение использования бумаги на 50 % — это хорошая отправная точка, а конечная цель — сокращение использования бумаги на 80 % — реалистичная конечная цель. Проверяйте свой прогресс и корректируйте операции по мере необходимости.