Что такое машиночитаемая доверенность и как её оформить в 2024 году

Сотрудники могут подписывать электронные документы от имени компании или индивидуального предпринимателя при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД). Такая доверенность необходима, например, чтобы бухгалтер мог сдавать электронную отчетность в налоговую инспекцию, или менеджер имел право подписывать договоры с контрагентами в электронном виде. Давайте разберемся, что такое МЧД, в каких ситуациях она может понадобиться и как её оформить.

Что представляет собой машиночитаемая доверенность?

Доверенность — это документ, который наделяет человека правом действовать от имени компании или другого лица, в том числе индивидуального предпринимателя. С её помощью можно поручить сотруднику выполнять различные юридически значимые действия, например, подписывать контракты и акты с партнерами.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог традиционной бумажной доверенности. Она создается в формате XML, который позволяет компьютеру распознать её содержание и проверить подлинность лица, подписавшего документ.

В машиночитаемой доверенности (МЧД) указываются данные доверителя и доверенного лица, а также передаваемые полномочия. Ниже подробно рассмотрим, кто и в каких случаях нуждается в МЧД, а также как её оформить.

Кому и для чего необходима машиночитаемая доверенность?

Компании и индивидуальные предприниматели, которые не взаимодействуют с контрагентами через системы электронного документооборота (ЭДО) и не подают отчетность в электронном виде, могут по-прежнему использовать бумажные доверенности. Однако для подписания электронных документов сотруднику потребуется машиночитаемая доверенность. С 1 сентября 2024 года представитель компании или ИП сможет подписывать документы от их имени с помощью электронной подписи, только если у него есть МЧД. В дальнейшем под словом «сотрудник» будем подразумевать любого представителя.

Вам может быть интересно — Патентная система налогообложения: особенности и преимущества

МЧД может быть оформлена не только на сотрудников организации, но и на другую компанию, индивидуального предпринимателя или их работников. Например, можно выдать доверенность бухгалтерской фирме, которая от имени организации подает отчетность в налоговые органы.

Генеральному директору и индивидуальному предпринимателю машиночитаемая доверенность не требуется, так как они подписывают документы от своего имени с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Задачи, для которых необходима МЧД

1. Работа с контрагентами. Машиночитаемая доверенность нужна для подписания электронных документов, таких как договоры и акты. Например, в крупной транспортной компании генеральный директор может не успевать подписывать все договоры и закрывающие документы, поэтому полномочия можно делегировать менеджерам, для которых потребуется оформить МЧД.
2. Подача отчетности в электронном виде. Например, это может быть отчет по упрощенной системе налогообложения (УСН) или декларация по налогу на прибыль в ИФНС, а также форма ЕФС-1 в Социальный фонд. Если документы подает руководитель или предприниматель, доверенность не нужна, но для сотрудников компании она будет обязательной. Согласно статье 80 Налогового кодекса РФ, подавать налоговую отчетность в электронном виде обязаны:
   • Организации и ИП, у которых среднесписочная численность работников за прошлый год превышает 100 человек.
   • Компании, созданные в текущем году с числом работников более 100 человек.
   • Крупнейшие налогоплательщики с годовым доходом от 10 млрд рублей.
   • Плательщики НДС, в том числе импортеры на общей системе налогообложения (исключая налог на импорт из стран, не входящих в ЕАЭС).
   Если компании или ИП не подадут отчетность, это грозит штрафами: до 30% от суммы налога или взноса, но не менее 1 000 рублей за организацию и 500 рублей — за отсутствие отчетности по конкретному сотруднику.
3. Работа на портале госзакупок. С 1 сентября 2024 года МЧД станет обязательной для подписания электронных документов в государственной информационной системе закупок. Она потребуется как поставщикам, так и покупателям.

Содержание машиночитаемой доверенности

МЧД должна включать в себя следующие данные:

1. Название документа — слово «доверенность».
2. Данные доверителя:
   • Для физического лица без статуса ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН.
   • Для индивидуального предпринимателя — также ОГРНИП.
   • Для компании — наименование, юридический адрес, ОГРН, КПП и данные руководителя (ФИО и СНИЛС).
3. Информация о доверенном лице — ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС, ИНН.
4. Срок действия доверенности и дата её вступления в силу. Если срок не указан, доверенность будет действовать в течение года (согласно статье 186 Гражданского кодекса РФ).
5. Перечень полномочий доверенного лица, например, представлять интересы ООО или ИП в госорганах или заключать сделки от имени директора компании.
6. Идентификационный номер полномочия. Например, для подачи налоговой отчетности используется код 1_FNS02, а для обращения к нотариусу — FNP0000_FNP028. При создании МЧД в электронных системах идентификатор добавляется автоматически, но его также можно найти в классификаторе полномочий. Если нужного права нет, его можно ввести в свободной форме.

Формат МЧД

Машиночитаемая доверенность создается в формате XML и подписывается с использованием УКЭП.

Как оформить машиночитаемую доверенность

Для подписания документов сотрудники компании или ИП используют личные электронные подписи и прикладывают к документам файл МЧД. Поэтому первым шагом будет оформление УКЭП.

Электронная подпись может быть оформлена, например, для личных нужд, но использоваться также и для подписания документов от имени организации. УКЭП можно получить в специальных удостоверяющих центрах, список которых доступен на сайте Минцифры. Стоимость услуги начинается от 2 000 рублей.

Вам может быть интересно — Как правильно заполнить уведомление о рассчитанных суммах налогов

МЧД оформляется руководителем организации или предпринимателем. Для этого им также потребуется УКЭП, которую можно оформить только в налоговой инспекции.

Способы оформления машиночитаемой доверенности

1. Через системы электронного документооборота. Оформление МЧД возможно через сервисы ЭДО, такие как СБИС или «Контур Доверенности».
2. Через ФНС. Создать машиночитаемую доверенность бесплатно можно на портале ФНС. Для этого нужно указать срок действия доверенности, данные доверителя и представителя, а также перечень полномочий. Сервис автоматически создаст файл, который потребуется подписать квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП.

Машиночитаемая доверенность обеспечивает легитимность действий сотрудников при подписании электронных документов и позволяет компаниям более эффективно работать в условиях цифровизации и развития электронного документооборота.

Выберите подходящую форму машиночитаемой доверенности. Государственные органы могут предлагать свои варианты МЧД для подачи отчетности. Например, в ФНС предусмотрена специальная форма доверенности. Если на официальном сайте ведомства отсутствуют ссылки на конкретные шаблоны МЧД, которые можно скачать и использовать, следует оформить универсальную доверенность, которая подойдет для различных целей.

Проверка черновика и формирование XML-файла доверенности

После заполнения всех данных система отобразит черновик машиночитаемой доверенности. Необходимо внимательно проверить информацию и, если все указано корректно, сформировать XML-файл доверенности.

Где хранятся машиночитаемые доверенности

Машиночитаемые доверенности могут храниться в нескольких местах:

1. На портале госуслуг.
2. В информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров.
3. В удостоверяющих центрах ФНС, Казначейства или Банка России.
4. В информационных системах операторов электронного документооборота (ЭДО).
5. В информационных системах, где хранится документ, подписанный УКЭП представителя на основании МЧД.
6. В информационных системах федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов, таких как Социальный фонд России (СФР).

Как проверить электронную доверенность

Проверить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС. Есть два варианта проверки:

1. Быстрая проверка – позволяет узнать основные сведения по 36-значному номеру доверенности: дату выдачи, срок действия и актуальный статус.
2. Расширенная проверка – предоставляет подробные данные о доверителе и доверенных лицах, историю регистрации и другую информацию. Для этого, кроме номера МЧД, потребуется указать ИНН доверителя и представителя, а также пароль, если он был установлен при создании XML-файла.

Как передоверить МЧД

Руководитель компании или предприниматель может предоставить другому лицу или организации полномочия передавать машиночитаемую доверенность третьим лицам. Эта возможность должна быть предусмотрена при создании доверенности.

Вам может быть интересно — Паушальный взнос: что это такое и как он работает в бизнесе

Пример: предприниматель Вандышев выдал доверенность компании «Бухгалтерия про» для сдачи его отчетности в государственные органы, указав возможность передоверия. В самой компании работают сотрудники, которым также нужно сдавать отчетность ИП Вандышева, поэтому «Бухгалтерия про» может выдать машиночитаемые доверенности своим работникам.

Передоверие можно осуществить без нотариального заверения, если первоначальная доверенность была выдана:

1. Компанией на имя другой компании.
2. Компанией на имя ИП.

В иных случаях передоверие возможно только через нотариуса. Например, если руководитель или предприниматель передает МЧД своему сотруднику, который не является индивидуальным предпринимателем, то передоверие требует нотариального заверения.

Как отозвать машиночитаемую доверенность

Индивидуальный предприниматель или руководитель организации может отменить доверенность на том же ресурсе, где она была создана. Для этого нужно выполнить несколько шагов:

1. Сформировать заявление на отмену доверенности.
2. Подписать заявление электронной подписью ИП или руководителя компании.
3. Зарегистрировать распоряжение в реестре нотариальной палаты. Если доверенность хранится в реестре ФНС, информация о ее отмене будет автоматически передана в нотариальную палату. Если же нет, необходимо авторизоваться через портал госуслуг и оформить отмену доверенности в личном кабинете на сайте Федеральной нотариальной палаты, используя сервис «Регистрация распоряжения об отмене доверенностей, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей».

Действие МЧД прекратится на следующий день после регистрации распоряжения в реестре нотариальной палаты.

Представитель, на имя которого была оформлена доверенность, также может отказаться от нее, выполнив аналогичные действия.

Пример заявления об отзыве машиночитаемой доверенности (МЧД) в системе «1С:Документооборот».

Ключевые моменты, которые важно запомнить

1. Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой электронный аналог обычной доверенности, отличающийся только цифровым форматом. Она используется для предоставления полномочий в электронном документообороте.
2. МЧД применяется при подписании электронных документов с контрагентами, сдаче отчетности в государственных органах в электронном виде, а также для работы на портале государственных закупок.
3. Генеральные директора и индивидуальные предприниматели могут подписывать документы от своего имени без оформления доверенности. Чаще всего МЧД необходима для передачи полномочий сотрудникам, но ее также можно выдать другой организации, предпринимателю или их сотрудникам.
4. Оформить машиночитаемую доверенность можно на портале Федеральной налоговой службы (ФНС) или через одну из систем электронного документооборота.
5. В качестве представителя по машиночитаемой доверенности может выступать как организация или индивидуальный предприниматель, так и физическое лицо, не имеющее статуса ИП.
6. Машиночитаемая доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя.
7. В тексте доверенности можно предусмотреть возможность передоверия полномочий другим лицам, что может быть полезно для передачи функций представления интересов.
8. Для проверки подлинности и актуальности машиночитаемой доверенности существует специальный сервис на сайте ФНС, где можно подтвердить информацию о доверенности и ее статусе.