Что такое система Канбан и как с её помощью управлять проектами

Управление проектами может быть сложным и запутанным процессом, особенно когда речь идет о координации множества задач и участников. Но что, если существует метод, который способен упростить этот процесс и сделать его более прозрачным и эффективным?

Любой проект, будь то разработка сайта или ведение бухгалтерии, состоит из множества задач и исполнителей. Чтобы отслеживать все компоненты и их взаимодействие, используют разные системы управления. Одной из них является Канбан.

Канбан зародился в 1940-х годах на производственных линиях завода Toyota. Когда производственному цеху требовались материалы, рабочий помещал карточку на определенное место доски, и кладовщик узнавал, что нужно пополнять запасы. Доски и карточки стали основой методологии.

Со временем Канбан-доски вышли за пределы производства и стали популярны в различных сферах бизнеса: от IT-разработки до логистики. В чем причина популярности методологии, как она работает и что нужно для внедрения Канбана у себя в компании, расскажем далее.

Основные принципы канбан

Методология канбан основывается на использовании визуальной доски, на которой отображается текущий проект или производственный цикл. Доска разделена на колонки, каждая из которых представляет этап работы, такие как «тестирование», «демонстрация», «сделка» и другие. В каждой колонке размещаются карточки, обозначающие задачи команды. Участники перемещают карточки по колонкам слева направо по мере продвижения задачи от начала процесса до его завершения.

Методология канбан широко применяется в таск-менеджерах, системах управления проектами и CRM-системах. Благодаря визуальному представлению задач на досках команда может наглядно отслеживать прогресс работы над проектом, что упрощает планирование и соблюдение сроков.

Если возникают задержки (заторы) и карточки скапливаются в одной колонке, команда приостанавливает прием новых задач и сосредотачивает усилия на устранении проблемы. Однако для максимальной эффективности работы с канбан-досками важно соблюдать определенные правила, такие как установление лимитов на количество задач в колонках. Превышение лимитов может привести к истощению ресурсов и остановке работы.

Другие важные правила канбан включают приоритизацию задач — задачи, близкие к завершению, имеют приоритет над теми, которые только начали двигаться по доске. Внедрение методологии канбан рекомендуется постепенно и без значительных изменений в ролях и обязанностях участников команды, что способствует легкой адаптации и повышению эффективности работы. Каждый член команды также должен иметь возможность предлагать улучшения в рабочем процессе, что способствует общему росту и успешной реализации методологии канбан.

Преимущества использования канбан

Преимущества использования канбан-досок очевидны. Вместо туманного восприятия рабочего процесса команда создает реальные или виртуальные доски с колонками и карточками задач. Это превращает проект из абстрактных планов в конкретные задачи, которые легко отслеживать и управлять.

Давайте рассмотрим пример. Редакция, занимающаяся выпуском статей, ежедневно сталкивается с множеством задач. Даже если все записать на бумаге или перенести в таблицу, понять, как идет работа, остается сложно. Нужно переключаться между разными файлами, чтобы сориентироваться в процессах.

С использованием канбана всё проще. Редакция отображает все задачи на одной доске. Ежедневные процессы разделены на колонки, а каждая задача представлена в виде карточки. В любой момент команда может открыть доску и увидеть:

• новые и текущие задачи;
• места, где работа застопорилась;
• нагрузку на текущую неделю.

Такое визуальное представление упрощает управление задачами, их отслеживание и синхронизацию между участниками проекта.

Кроме того, канбан способствует росту продуктивности. Благодаря визуальной наглядности команде проще распределять задачи, избегать перегрузок и заканчивать работы вовремя. Например, отдел маркетинга использует канбан для управления задачами, проходящими через 5 этапов работы. Если на каком-то этапе накапливается слишком много задач, это становится сигналом для команды вмешаться и разгрузить этот этап.

Канбан-доска наглядно показывает весь проект: где работа продвигается хорошим темпом, а где возникли проблемы. Без такой доски можно легко упустить критические моменты и столкнуться с проблемами в самый неподходящий момент, например, перед отпуском или сдачей проекта.

Кроме того, канбан снижает уровень стресса среди сотрудников. Когда работники ясно видят, какие задачи идут, они меньше переживают за сроки и могут более эффективно планировать своё время, избегая перегрузок и необходимости работать сверхурочно.

В каких сферах бизнеса применяют канбан

Канбан находит применение в различных сферах бизнеса, где работу можно структурировать на этапы и распределить ответственность между несколькими людьми, командами или отделами. Этот метод управления можно успешно адаптировать к любой области деятельности. Вот несколько примеров его применения:

В IT сфере программисты создают продукты, разбивая процесс на этапы с определёнными задачами и исполнителями. Команды разработчиков эффективно используют канбан для управления процессом, перемещая карточки с задачами между колонками доски, отмечая выполненные задания и контролируя темпы разработки и результаты.

В маркетинге канбан используется для наглядного представления рабочих процессов. С его помощью команды могут видеть текущие и завершённые задачи, а также определять приоритеты. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в пользовательском поведении, рекламных стратегиях или трендах спроса.

В логистике канбан используется для управления поставками в зависимости от реального спроса на продукцию. Например, до тех пор, пока карточка с заказом не переместится в соответствующую колонку, отдел закупок не инициирует поставку. Это помогает избежать излишнего запаса на складе и замораживания средств в ненужных запасах.

В HR канбан помогает эффективно управлять процессом найма сотрудников. Карточки представляют кандидатов, которые проходят через различные этапы отбора. Таким образом, отдел рекрутинга имеет полный контроль над всем процессом — от подачи заявки до завершения оформления.

Примером может служить канбан с задачами для производства мебели на заказ.

Как внедрить канбан в компании

Внедрение канбана в компании — это не просто быстрый переход, требующий тщательной подготовки, настройки и анализа результатов. Давайте рассмотрим каждый этап подробнее.

Подготовительный этап: анализ текущих процессов и определение потребностей

Прежде всего, необходимо оценить текущую организацию работы команды или отдела. Это включает сбор и документирование текущих бизнес-процессов, а также определение основных типов задач и этапов их выполнения, которые регулярно повторяются. Например, такими этапами могут быть оформление счетов, брифирование клиентов, тестирование рекламы или доставка товаров.

Затем следует построить схему текущих процессов для визуализации перемещения задач через различные этапы. Визуализацию можно выполнить в любом формате: на бумаге или с помощью онлайн-сервисов.

Каждый проект имеет свои особенности, количество этапов и специфику работы с канбаном, которые можно настроить индивидуально. Основной принцип — все задачи должны проходить через предопределённые этапы. Например, канбан в команде OkoCRM состоит из 6 этапов.

Если возможно, полезно собрать данные о времени выполнения задач, простоев и задержек. В этом помогут коллеги, которые могут предоставить ценную информацию. Также важно зафиксировать жалобы, трудности и проблемные моменты. После внедрения канбана вы сможете оценить, уменьшились ли блокировки в работе.

Выбор инструментов, создание и настройка первой канбан-доски

Создать канбан-доску можно различными способами — от ручного создания на маркерной доске до использования специализированных онлайн-сервисов, которых сегодня представлено множество.

Чтобы выбрать подходящий инструмент, необходимо определить потребности и количество участников команды. Для небольших групп часто подходят бесплатные инструменты, а для более сложных задач — специализированные решения, такие как таск-менеджеры, планировщики или CRM-системы, учитывая бюджет и специфику задач.

Создание первой доски может отличаться в зависимости от выбранного инструмента, но общий алгоритм включает:

1. Создание проекта (доски).
2. Разделение доски на колонки (этапы работы).
3. Создание карточек с задачами, прикрепление файлов, описаний и чек-листов.
4. Выдача доступа участникам.
5. Установка лимитов на количество карточек в каждой колонке.
6. Настройка уведомлений для оперативного информирования команды о важных изменениях, сроках или проблемах.

Обучение команды работе с канбан

Обучение помогает команде понять принципы работы с канбан и научиться его правильно использовать. Для этого полезно подготовить презентации, документацию, видеоуроки или пригласить тренера. Можно также использовать реальные кейсы из индустрии для иллюстрации применения канбана на практике или организовать симуляцию с демо-доской для практических занятий.

Начало работы

Начните ежедневно использовать доски для управления задачами. Можно начать с одного проекта и постепенно вовлекать другие. Регулярные встречи с командой помогут обсуждать текущее состояние задач, планировать работу и выявлять проблемные моменты.

Мониторинг, анализ и оптимизация процессов

Осуществляйте систематический мониторинг следующих аспектов:

1. Время, затраченное на выполнение задач с момента начала до завершения. Оно должно уменьшаться.
2. Время от поступления запроса до его выполнения — хороший показатель, если время сокращается.
3. Общее количество задач в работе на каждом этапе. Важно не допустить превышения лимитов.
4. Количество завершённых задач за определённый период времени.

Эти метрики следует регулярно собирать и анализировать, чтобы оценить производительность команды. Если вы обнаружите задержки, простои или снижение эффективности, идентифицируйте причины и оптимизируйте процессы.

Рассмотрим инструменты и приложения, предназначенные для работы в соответствии с методологией канбан

OkoCRM представляет собой систему для управления проектами и автоматизации продаж, основанную на методологии канбан. В её рабочем интерфейсе удобно управлять отделом продаж, бухгалтерией, маркетингом, разработчиками и другими подразделениями компании. Также имеется мобильное приложение для работы с проектами и задачами вне офиса.

Weeek — это инструмент управления проектами, подходящий для команд любого размера и направления. В его рабочем пространстве можно вести несколько проектов, представленных в формате диаграммы Ганта, списка задач, недельного или месячного календаря, а также канбан-доски.

Pyrus, разработанный в России, служит инструментом управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами внутри компании. Он включает обширный HR-блок с функциями рекрутмента, онбординга, управления командами и мониторинга нагрузки сотрудников, а также кадровым документооборотом.

Notion — это сервис, который помимо управления проектами позволяет организовывать личное время, увлечения, списки для чтения, заметки и многое другое.

Яндекс Трекер — многофункциональный сервис управления проектами от Яндекса, ориентированный на разработку, поддержку, документооборот и другие бизнес-процессы, но гибко настраиваемый для различных проектных нужд.

Часто встречающиеся ошибки при использовании методологии Kanban и способы их предотвращения

Игнорирование лимитов по количеству задач в каждой колонке является распространенной ошибкой при применении методологии канбан, где важно соблюдать лимит незавершенной работы (WIP — Work in Progress). Неуправляемый WIP приводит к быстрому увеличению нагрузки, переработкам и снижению производительности команды из-за растущего числа невыполненных задач.

Как избежать эту ошибку:

1. Установите реалистичные лимиты WIP. Опытным путем определите, сколько задач команда может эффективно выполнять одновременно без перегрузки. Начните с небольших лимитов, например, три задачи в работе, и постепенно увеличивайте их число, если команда успешно справляется.
2. Объясните команде важность соблюдения WIP. Поясните, как соблюдение лимитов помогает улучшить качество работы и снизить уровень стресса.

Недостаточная визуализация рабочих процессов также является частой ошибкой, когда не все этапы процесса отображены на канбан-доске. Это может привести к упущенным задачам и срывам сроков.

Как решить эту проблему:

1. Отобразите на канбан-доске все основные этапы и подпроцессы, через которые проходят задачи от начала до завершения.
2. Используйте различные цвета для разных типов задач или уровней приоритета, чтобы сделать доску более читаемой.
3. Сделайте обновление доски регулярным ритуалом, требуйте от членов команды регулярного обновления статусов задач.

Отсутствие постоянного анализа и оптимизации процессов также может сильно повлиять на эффективность работы команды, лишая её возможности адаптироваться к переменам.

Как устранить эту ошибку:

1. Проводите регулярные ретроспективы раз в месяц или квартал. Анализируйте, как устроена работа команды, выявляйте узкие места и разрабатывайте решения для их устранения. Оставляйте то, что хорошо работает, без изменений.
2. Собирайте данные о выполненных задачах: время, затраченное на задачу, места, где возникали задержки, с запасом времени, потраченным на выполнение всего. Используйте успешные случаи повсеместно.

Пренебрежение важностью обучения и культурных аспектов внедрения канбан также может привести к недопониманию, как правильно использовать канбан.

Как решить эту проблему:

1. Внедрите обучение. Можно организовать семинары, тренинги и воркшопы, где опытный член команды объяснит основные концепции методологии и её применение на практике.
2. Обеспечьте поддержку внедрения канбан со стороны руководства. Это поможет показать сотрудникам, что канбан — не прихоть руководства, а деловая задача. Это упростит работу в случае задач и поручений, выдаваемых на досках.

Подытожим

1. Канбан помогает командам и подразделениям визуализировать работу по проектам. Наглядное отображение нагрузки, зон ответственности и ролей приводит к управляемости работ. Производительность команды растет.
2. Методология применяется в различных сферах бизнеса: информационные технологии, логистика, производство, маркетинг, продажи, человеческие ресурсы. Фактически, это применяется в любой сфере бизнеса, где рабочий процесс можно разделить на этапы.
3. Чтобы внедрить канбан, нужно анализировать текущие процессы, выбирать инструменты визуализации, создавать первые доски, обучать команду основам методологии и инструментам визуализации, и начать работать. Чтобы оптимизировать работу с досками, полезно регулярно анализировать полученные результаты, например, находить этапы, где карточки постоянно копятся, и искать причины блокировок.