Управление производительностью сотрудников в 2024 году

Эффективность компании во многом зависит от качества работы ее сотрудников. Когда каждый из них подходит к делу с полной ответственностью, результат будет соответствовать ожиданиям. В этой статье мы подробно объясним, как организовать контроль работы сотрудников без введения жестких ограничений.

Руководители компаний сталкиваются с множеством важных задач, и их конечной целью всегда являются прибыль и развитие. Однако достичь этих целей невозможно без слаженной работы коллектива. Чтобы обеспечить правильное функционирование всех процессов, необходимо наладить контроль за работой сотрудников. Этот процесс состоит из нескольких этапов. В этой статье мы рассмотрим, что собой представляет контроль работы сотрудников, как его эффективно организовать в 2024 году, а также какие методы лучше избегать.

Полезная информация о контроле работы сотрудников

Мы собрали основную информацию о процессе контроля работы сотрудников в удобную таблицу для быстрого ознакомления:

• Использование персональных данных: Работодатель имеет право использовать персональные данные сотрудников для контроля качества и объема выполняемой работы.
• Видео и аудио контроль: Для обеспечения безопасности на предприятии можно использовать системы видео- и аудионаблюдения, при этом важно уведомить сотрудников о данном контроле.
• Отделы контроля: На предприятии должны быть выделены отдельные подразделения, которые занимаются разными аспектами контроля: бухгалтерия, кадровая служба, охрана труда, HR, отдел контроля качества продукции и другие.
• Обратная связь от потребителей: Потребители могут отправлять жалобы и пожелания как руководству компании, так и специально назначенным отделам, отвечающим за контроль качества.
• Технические средства контроля: Для контроля работы сотрудников могут быть использованы специализированные программы, которые позволяют отслеживать действия сотрудников без участия непосредственного руководства.

Виды контроля работы сотрудников

Существует множество различных видов контроля работы сотрудников. Их можно разделить по направлениям: одни виды контроля нацелены на организацию рабочих процессов, другие — на вовлеченность сотрудников, третьи — на выполнение задач и достижение целей в определенный период времени. Также существует автоматизированный контроль, при котором оценка работы сотрудников проводится с помощью специальных программ.

Это интересно — Влияние эмоций на лидерство: ключевые аспекты эмоционального интеллекта

Алина Лизунова, руководитель направления HR-сети ресторанов японской и азиатской кухни MYBOX, выделяет пять основных видов контроля работы сотрудников и подробно объясняет каждый из них.

1. Оценка результатов
   Это метод анализа итогов работы сотрудников на основе количественных и качественных показателей. Оценка может проводиться по таким критериям, как объем продаж, количество обработанных заявок, выполнение установленных планов или KPI, а также другие показатели, соответствующие специфике бизнеса.
2. Предварительный контроль
   Этот вид контроля применяется на этапе отбора и адаптации сотрудников, чтобы убедиться в наличии у них необходимых навыков и знаний для выполнения работы. К методам предварительного контроля относятся тестирование, собеседования, проверка квалификации и оценка профессиональных знаний, необходимых для эффективного выполнения обязанностей.
3. Проверка этапов работы
   Контроль на данном этапе заключается в разделении рабочего процесса на основные стадии и проверке выполнения каждой из них. Это помогает убедиться, что работа идет по плану и на каждом этапе достигаются ожидаемые результаты. Например, если проект состоит из нескольких ключевых этапов, контроль на каждом из них позволяет выявить проблемы на ранней стадии, что минимизирует затраты времени и ресурсов на их устранение.
4. Периодический контроль
   Этот контроль проводится на регулярной основе, позволяя руководству отслеживать динамику работы сотрудников за определенные временные интервалы — еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Это дает возможность оперативно оценить продуктивность сотрудников и изменения в их работе.
5. Контроль на конкретных этапах работы
   Этот вид контроля ориентирован на мониторинг тех этапов работы, которые критичны для достижения бизнес-целей. Например, контроль может сосредоточиться на финальной проверке продукта перед выпуском, оценке качества обслуживания клиентов или контроле затрат на ключевых стадиях работы. Этот подход позволяет минимизировать ошибки и перерасход ресурсов на наиболее важных этапах.

Организация контроля работы сотрудников — важный и многогранный процесс. Понимание и правильное использование различных видов контроля помогает компаниям повысить эффективность работы, соблюсти баланс между результатами и комфортом сотрудников, а также достичь устойчивого роста и развития.

Методы контроля работы сотрудников

Контроль за работой сотрудников может быть организован различными способами. Эксперты выделяют несколько методов, среди которых есть наиболее популярные и эффективные. Рассмотрим их более детально.

Планерки

Проведение регулярных планерок позволяет сотрудникам не расслабляться, делиться своими планами и отчитываться о выполнении задач. Эти встречи с руководителем, на которых обсуждаются текущие задачи, достижения и возможные проблемы, крайне важны для поддержания хорошей командной динамики. Планерки помогают держать всех в курсе событий, уточнять приоритеты, распределять обязанности и решать вопросы, требующие коллективного обсуждения.

Тайные покупатели

Метод «тайных покупателей» включает найм стороннего человека, который проверяет качество работы сотрудников без их ведома. Это особенно полезно в сферах, связанных с обслуживанием клиентов, таких как ресторанный бизнес и сфера услуг. Тайные покупатели оценивают вежливость, знания продукта, скорость и качество обслуживания, что помогает объективно оценить работу сотрудников с точки зрения потребителя.

Аудио и видеонаблюдение

Один из наиболее очевидных методов контроля работы сотрудников. Однако важно помнить, что сотрудники должны быть уведомлены о том, что их могут записывать или снимать. Этот метод используется на объектах, где важны строгие стандарты безопасности и качества. Камеры и микрофоны могут быть установлены на производстве, в офисах или на складах, что позволяет работодателю следить за рабочими процессами и выявлять нарушения.

Нормирование труда

Метод нормирования труда включает установление конкретных стандартов по объему и скорости выполнения различных задач. Например, для работников на производстве может быть установлена норма по количеству собранных деталей за смену. Этот подход помогает понять, насколько эффективно сотрудники выполняют свои обязанности и позволяет сравнивать их результаты с усредненными показателями.

Отчетность

Регулярные отчеты о выполненной работе помогают контролировать результативность сотрудников. Эти отчеты могут быть ежедневными, еженедельными или составляться по итогам выполнения крупных проектов. В отчетах сотрудники описывают проделанную работу, возникающие сложности и достигнутые результаты, что позволяет руководству оперативно отслеживать процесс и выявлять проблемные зоны.

Аттестация

Аттестация сотрудников позволяет подтвердить их квалификацию и уровень знаний. Проверка знаний и навыков обычно проводится раз в несколько лет или после прохождения специального обучения. В рамках аттестации сотрудники могут проходить тесты, собеседования или выполнять практические задания, которые дают полное представление о их профессиональном уровне.

Автоматизация

Использование специализированных программ для отслеживания результатов работы сотрудников значительно облегчает контроль. Например, в системах учета рабочего времени можно фиксировать, когда сотрудник начинает и завершает работу, а в CRM-системах можно отслеживать количество обслуженных клиентов и достигнутые успехи. Автоматизация позволяет значительно ускорить процесс контроля и сделать его более прозрачным.

Правила контроля работы сотрудников

Теперь рассмотрим основные принципы, которых следует придерживаться при организации контроля за сотрудниками, чтобы избежать излишнего давления и создать эффективную рабочую атмосферу.

Не прибегайте к тотальному контролю

Чрезмерное внимание к каждому шагу сотрудников может привести к сильному давлению и снижению морального климата в коллективе. Постоянный контроль создаёт ощущение недоверия и увеличивает уровень стресса. Вместо того чтобы контролировать каждый шаг, предоставьте сотрудникам больше свободы, чтобы они чувствовали ответственность за свою работу и могли проявить инициативу.

Ориентируйтесь на конкретный результат

Лучше всего оценивать сотрудников не по процессу, а по тому, чего они достигли. Ставьте перед ними ясные и достижимые цели и ориентируйтесь на их выполнение. Это поможет сотрудникам работать не ради отчета, а ради реальных достижений и результатов.

Распределяйте роли и зоны ответственности

Важно, чтобы каждый сотрудник четко понимал, за что он отвечает. Когда у каждого сотрудника есть ясные задачи и зоны ответственности, организация работы становится более структурированной, а путаница в рабочих процессах сводится к минимуму. В результате каждый сотрудник будет знать, на что ему нужно сосредоточиться, и что от него ожидается.

Внедрите систему ведения отчетности

Важно, чтобы сотрудники регулярно предоставляли отчеты о проделанной работе. Эти отчеты могут быть в виде таблиц, документов или систем управления проектами. Такой подход позволяет руководству оперативно отслеживать процесс и вовремя замечать любые проблемы или отклонения от намеченного курса.

Это интересно — Менторство и наставничество: ключевые аспекты развития талантов в организации

Обучите сотрудников самостоятельности

Мотивируйте сотрудников к самостоятельности и ответственности за свои действия. Поощряйте их предлагать решения возникающих проблем и сообщать о трудностях. Это повысит вовлеченность сотрудников в рабочий процесс и поможет быстрее решать проблемы. Обучение самостоятельности способствует развитию навыков планирования и повышению общей эффективности работы.

Программы для контроля работы сотрудников

Для автоматизации контроля за работой сотрудников существуют различные программные решения. Рассмотрим несколько популярных программ, которые помогают управлять трудовой деятельностью персонала.

«Инсайдер»

Данная программа анализирует действия сотрудников и предоставляет подробные отчеты, на основе которых руководство может вносить изменения в рабочие процессы с целью повышения их эффективности. «Инсайдер» помогает выявлять причины снижения производительности, нарушений корпоративных регламентов, упрощает процесс адаптации и обучения новых сотрудников, а также позволяет контролировать работу персонала, работающего удаленно. Эта система подойдет как для малых, так и для крупных компаний.

CrocoTime

CrocoTime собирает данные с календарей, платежных терминалов, IP-телефонии и турникетов, интегрируя их в систему учета рабочего времени. Программа отслеживает активность сотрудников: движения мыши, нажатие клавиш и действия в активных окнах монитора. Если сотрудник не проявляет активности в течение 5 минут (при этом движение курсора не учитывается), система фиксирует это как бездействие. CrocoTime позволяет контролировать соблюдение дисциплины, оптимизировать рабочие процессы и следить за эффективностью сотрудников.

StaffCop

StaffCop предоставляет комплексное решение для контроля информационных потоков, действий сотрудников и защиты от киберугроз. Эта программа помогает выявлять источники внутренних и внешних атак, предотвращать утечку данных и обеспечивать информационную безопасность. Она подходит для малых и средних компаний, которым необходимо контролировать безопасность и деятельность персонала.

Kickidler

Kickidler собирает данные с рабочих станций сотрудников и на основе этих данных формирует отчеты о продуктивности, а также фиксирует периоды бездействия. Программа также предоставляет детализированную информацию о рабочем дне, включая видеозапись с монитора сотрудника. В реальном времени она позволяет наблюдать за активностью работников, что делает ее удобной для многопользовательского контроля.

Bitcop

Bitcop представляет собой сервис для комплексного анализа рабочего времени с возможностью интеграции с различными сервисами, такими как IP-телефония, мессенджеры, софтфоны, Zoom, Skype и Microsoft Teams. Программа идеально подходит для компаний, которые стремятся автоматизировать контроль над работой сотрудников и следить за их эффективностью.

Это интересно — Как не допустить ошибок: принципы борьбы с усталостью и выгоранием

Советы эксперта по организации контроля работы сотрудников

Алина Лизунова, руководитель направления HR сети ресторанов японской и азиатской кухни MYBOX, делится рекомендациями по организации контроля работы сотрудников.

«Важно внедрять контроль на ранних этапах, так как это помогает персоналу понять, какие требования предъявляются организацией и какие существуют правила поведения. Не забывайте внедрять ясную и прозрачную политику компании. Обсудите ее с сотрудниками, чтобы все они понимали, какие последствия влечет нарушение правил, а также что от них ожидает руководство. Сразу обращайте внимание на проблемных сотрудников и предупреждайте возможные негативные последствия их работы. Для этого можно разработать специальные стратегии контроля.

По моему опыту, чрезмерное внимание к микроуправлению и деталям может снижать эффективность работы. Лучше сосредотачиваться на действительно важных аспектах и не забывать о делегировании обязанностей. Разделение сотрудников на группы и отделы, а также назначение ответственных лиц гораздо более эффективно, чем попытки контролировать всю команду лично».