Как избежать банкротства: планирование чистой прибыли и предотвращение финансовых ошибок
Представьте себе такую ситуацию: ваш бизнес имеет сотни довольных клиентов и десятки миллионов прибыли, но завтра вам нужно выплачивать зарплату, а денег нет. И нет, компания не стоит на краю банкротства. Просто владелец, обрадовавшись успешному выполнению нескольких крупных заказов, решил порадовать себя покупкой автомобиля. Он не учел, что платежи по контрактам поступят через пару месяцев, а может быть, и задержатся. А вот зарплаты и закупка сырья для новых заказов должны быть оплачены уже завтра.
Такое происходит, когда в бизнесе отсутствует управленческий учет. Я — финансовый директор, и моя задача — внедрить учет, чтобы владелец мог управлять бизнесом и отслеживать его состояние на основе цифр, а не только на интуитивном уровне. Я расскажу о типичных ошибках, которые могут привести к финансовым трудностям и даже закрытию проекта, и предложу способы их исправления, которые помогут не только в бизнесе, но и в повседневной жизни.
ОШИБКА № 1 Не планировать денежный поток
Из опыта знаю, что планирование будущих доходов бизнеса — задача непростая. Много предпринимателей надеются на авось, думая, что прогнозировать не имеет смысла — сколько заработали, столько и есть, а там разберемся. Такой подход сопровождается неопределенностью и тревогой: неясно, хватит ли средств на зарплату, аренду офиса и кредиты.
Иногда предприниматели увлекаются мечтами — думают, что раз бизнес начал приносить большую выручку, можно позволить себе отдых на Мальдивах или покупку нового автомобиля. Однако отчет о прибылях и убытках часто показывает, что даже при положительном балансе прибыль недостаточна для таких приобретений.
Вам можжет быть интересно — Эра нейросетей: как применять искусственный интеллект для создания медиаконтента
Как финансист, я убеждена, что планирование выручки и чистой прибыли необходимо. В некоторых бизнесах прогнозирование выручки затруднено, но искать способы стоит. Например, если вы владелец стоматологической клиники и не можете точно предсказать, сколько людей придет в этом месяце, вы можете посмотреть количество записанных клиентов на текущую неделю и данные по средней загрузке кабинетов. Это поможет оценить, на какой денежный поток можно рассчитывать.
Создайте отчет о прибылях и убытках — это таблица, в которой фиксируются все доходы и расходы бизнеса за несколько периодов. Такой отчет можно создать в Google Таблицах или Excel.
В отчете можно рассчитать чистую прибыль: вычтите из выручки все расходы — административные, маркетинговые, налоги, амортизацию, зарплату, себестоимость производства и прочие затраты. Оставшаяся сумма — это реальная прибыль бизнеса.
Также стоит рассчитать маржинальную прибыль по периодам — это деньги, оставшиеся после вычета переменных расходов. Эта метрика поможет понять, на каком этапе бизнес теряет больше денег и что нужно оптимизировать в первую очередь.
Пример из практики: производитель шоколада заметил снижение прибыли. При детальном расчете оказалось, что маржинальная прибыль постоянно падает из-за подорожания какао-бобов, о котором менеджер по закупкам не сообщил. Если бы руководитель отслеживал все показатели и планировал маржинальную прибыль, компания заранее скорректировала бы цены на продукцию и учла рост затрат на сырье.
Другой пример: завод, работающий по контрактам, обнаружил, что производство не полностью загружено. Оказалось, что отдел продаж не завершает все переговоры до подписания контрактов. Были поставлены задачи для менеджеров по заключению определенного объема контрактов каждый месяц. Это позволило улучшить ситуацию.
Согласуйте ожидания с командой. Если возможно, включите всю управленческую команду в процесс планирования. Руководители должны обсудить, на какую выручку стоит рассчитывать и какая сумма будет адекватной.
Разбейте общую цель по выручке и прибыли на индивидуальные задачи для каждого отдела. Например, рассчитайте, сколько клиентов необходимо для достижения целевой выручки. Затем поручите директору по маркетингу привлечение необходимого числа клиентов, не превышая заданный бюджет на рекламу.
Начинающим предпринимателям может быть сложно планировать на год или квартал из-за быстрого изменения ситуации. Поэтому я советую планировать на более короткие периоды, например, на месяц или неделю, и постепенно увеличивать горизонт планирования.
Реализовать план на 100% удается редко — это скорее ориентир. Для нашей компании идеальным показателем является выполнение квартального плана по прибыли на 80%
ОШИБКА № 2 Смешивать деньги бизнеса с личными средствами
Иногда предприниматели путают деньги бизнеса с личными финансами. Они получают бизнес-карту и используют средства с расчетного счета для личных покупок, таких как одежда или автомобиль. Когда обороты в проекте велики, может показаться, что денег много, и это приводит к неправильным решениям. Если на счету несколько миллионов, кажется, что можно позволить себе дорогостоящие покупки или тратить по триста тысяч в месяц на личные нужды. Однако такое отношение ведет к кассовым разрывам — ситуациям, когда бизнес может быть прибыльным, но не хватает средств для выполнения обязательств, например, для выплаты зарплаты.
У меня был клиент — индивидуальный предприниматель, который хранил все деньги на одной карте. Утром он мог отправить деньги поставщику, а вечером тратить на дорогие зимние куртки для детей. Из-за этого он часто не мог своевременно заплатить за аренду и кредиты: в нужный момент на счету часто не хватало средств.
Вам может быть интересно — Почему зумеры увлеклись куклами и пупсами и как можно на этом заработать
Проблема заключалась не только в том, что он использовал деньги с расчетного счета для личных нужд. Основная проблема была в отсутствии контроля над реальной чистой прибылью в конкретный момент времени. Сумма на счете не всегда отражает действительное состояние дел. Миллионы могут быть предоплатой на закупку сырья, что не делает их личными средствами.
Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать кассовых разрывов:
- Назначьте себе зарплату. Рассматривайте себя как наемного генерального директора в собственном бизнесе.
- Распределите чистую прибыль по разным счетам. Определите, сколько процентов прибыли вы будете направлять на развитие проекта, сколько — на создание финансовой подушки и сколько — на выплаты себе в виде дивидендов.
ОШИБКА № 3 Не отслеживать поступления и расходы в динамике
Для предпринимателей разного уровня характерна проблема нехватки денег в нужный момент. Например, нужно платить за аренду сегодня, а гонорар от клиента поступит только завтра. Или нужно сделать платеж поставщику, а средства еще не поступили от другого заказчика.
Такие кассовые разрывы возникают в компаниях любого масштаба. Один из моих клиентов, владелец производственной компании, часто сталкивался с нехваткой средств для регулярных платежей, несмотря на прибыльность бизнеса. Каждый платеж, будь то НДС или зарплата, становился чрезвычайной ситуацией. Ситуация усложнялась тем, что в компании не велось планирование выплат — все держали в голове, а записи, если и делались, то вручную на бумаге.
Эту проблему можно решить с помощью платежного календаря. Создайте таблицу, где подробно расписаны платежи по неделям и месяцам. Начните с регулярных платежей, таких как зарплата, аренда и НДС. Добавьте в таблицу и доходы, чтобы понимать, хватит ли средств на предстоящие платежи.
Если календарь показывает дефицит средств, можно заранее предпринять меры, такие как договоренность с арендодателем о отсрочке платежа или просьба к клиентам оплатить счета раньше. В конце каждой недели фиксируйте фактические доходы и расходы, сравнивайте их с планом, чтобы улучшить точность планирования.
Не забывайте вносить в таблицу планируемые поступления: авансы и предоплаты от клиентов, инвестиции, заемные средства. Также указывайте планируемые расходы: зарплату сотрудникам, аренду, оплату поставщикам и другие затраты.
Образец платежного календаря
Платежный календарь помогает фиксировать все поступления и платежи по неделям, а программа автоматически рассчитывает остатки. В таблице также учитываются деньги, отложенные на будущие потребности компании.
Использование платежного календаря позволяет планировать работу бизнеса и принимать обоснованные решения. Сразу становится ясно, возможно ли пойти на уступку поставщику и оплатить его услуги раньше, или одолжить деньги сотруднику. К тому же, вы сможете отслеживать изменения финансового состояния бизнеса в динамике: если деньги начинают поступать медленнее или расходы увеличиваются, будет понятно, в чем причина.
Календарь также помогает установить оптимальный размер денежных резервов на счете. Вы будете понимать, какие у вас регулярные расходы и какую сумму нужно поддерживать на счету, чтобы не переживать о выплате зарплаты или аренды в случае проблем с контрагентами.
Согласно моему опыту, «подушка безопасности» на счету должна составлять примерно 150% от ежемесячных расходов. Например, если компания тратит 5 миллионов рублей в месяц, на счете должно быть как минимум 8 миллионов рублей. Это обеспечит запас на случай форс-мажора. Возможно, сначала не удастся накопить такой резерв, но регулярное планирование денежного потока поможет постепенно сформировать необходимую сумму.
ОШИБКА № 4 Не учитывать амортизацию при расчете прибыли
Оборудование, мебель и другие инструменты со временем изнашиваются и требуют замены или ремонта, что требует дополнительных затрат. Если эти расходы не учитывать, финансовые отчеты будут показывать завышенную чистую прибыль, что увеличивает риск неверных решений. Чтобы избежать этого, необходимо учитывать амортизацию — снижение стоимости оборудования из-за его износа и старения.
Представьте, что вы открыли кофейню и отслеживаете выручку и расходы. Ваш бизнес кажется прибыльным, но когда ломается кофемашина, у вас нет денег на ремонт, потому что прибыль была потрачена на другие цели. Если бы вы включили амортизацию в расходы, у вас была бы финансовая подушка на случай ремонта. Возможно, вы бы даже поняли, что бизнес не так прибыльный, как казалось, и пришлось бы пересмотреть его целесообразность.
Самый распространенный способ расчета амортизации — линейный метод. Он заключается в том, чтобы разделить стоимость оборудования на срок его службы. Например, если кофемашина стоит 500 000 рублей и вы планируете использовать её 3 года, то каждый месяц нужно откладывать по 18 889 рублей. Эти деньги учитываются как статья расходов.
Срок службы оборудования обычно указывается в технической документации или классификаторах. Для учета амортизационных расходов рекомендую открыть отдельный счет и делать отчисления на него каждый месяц. Так вы будете защищены от неожиданных расходов — если что-то сломается, всегда будет сумма на ремонт.
ОШИБКА № 5 Не проводить инвентаризацию
В офлайн-бизнесе со временем на складах накапливается неиспользуемое имущество. Например, один сотрудник заказал нитки и ткани для партии товара, а другой не проверил остатки на складе и сделал новый заказ. Через несколько месяцев на складе накопилось избыточное сырье, которое занимает место и за которое уже заплачено — это означает неэффективное использование средств бизнеса.
Вам может быть интересно — Как и зачем онлайн-бизнесу интегрировать офлайн-стратегии для продвижения бренда
Решить эту проблему можно с помощью инвентаризации — процесса пересчета всех средств и имущества компании. В рамках инвентаризации учитываются все ресурсы: сырье, оборудование, мебель. Этот процесс также помогает бороться с кражами: если сотрудники знают, что руководство точно отслеживает имущество, будет сложнее унести стул или банку краски безнаказанно.
На крупных заводах инвентаризация может быть сложной: создается комиссия из сотрудников и руководителей, и все фиксируется в документах с печатью. В более простых бизнесах, таких как магазин или кафе, провести инвентаризацию проще. Выберите время, когда предприятие не работает, и вместе с материально ответственным лицом пройдите по помещению, записав в онлайн-таблицу все имущество. Через неделю повторите инвентаризацию, зафиксируйте остатки и потраченные ресурсы, а затем проанализируйте, почему произошло именно это.
Например, директор автосервиса в ходе первой инвентаризации обнаружил 100 болтов. Через неделю болтов не оказалось. При проверке оказалось, что в ремонтах было использовано 80 болтов, а 20 пропали. Нужно было выяснить, что произошло: возможно, сотрудники дадут объяснение, что приведет к пониманию потерь и необходимости их учета в финансовой модели, или же выявится проблема кражи, требующая управленческих решений.
Частота инвентаризаций зависит от профиля бизнеса. Небольшие магазины проводят её каждую неделю, в то время как крупные производства делают это реже, поскольку инвентаризация требует приостановки отгрузки на склады.
В моей практике был случай, когда владелец фитнес-клуба с помощью инвентаризации обнаружил пропажу оборудования на 1 миллион рублей. Сотрудники уносили мелкие предметы, такие как обручи и коврики, но это накопилось за несколько месяцев и привело к значительным потерям. Регулярные инвентаризации решили эту проблему, сотрудники прекратили кражи, а руководство получило точную информацию о расходных материалах и необходимости их закупки.
