Цифровая трансформация бизнеса: что это такое, кому подходит и как воплотить

Оцифровка бизнеса: почему она так важна и как избежать отставания от конкурентов

Диджитализация, также известная как оцифровка, становится неотъемлемой частью современного бизнеса. Сегодня компании активно переходят на использование CRM-систем, автоматизированных сервисов и облачных хранилищ для управления данными, оставляя в прошлом громоздкие шкафы с документами.

Но что же представляет собой оцифровка в глобальном понимании, и почему она так необходима бизнесу? Можно ли вести дела без нее, или это уже обязательный этап для любого современного предприятия?

Что такое оцифровка и зачем она нужна

Оцифровка — это процесс перевода бизнес-процессов и данных в цифровой формат. Это не всегда подразумевает работу в интернете: данные могут храниться на локальных серверах компании или на компьютерах сотрудников. Главная цель — создание виртуальной модели бизнеса, которая позволяет анализировать текущую ситуацию и прогнозировать будущее.

Простой пример: вместо записи данных о клиентах в блокнот, который может потеряться, информация заносится в CRM-систему, где она надежно хранится и доступна для анализа. Такие данные помогают маркетологу настраивать рекламу, а менеджеру по продажам делать персонализированные предложения клиентам, основываясь на их предпочтениях.

Глобальная цель оцифровки — повышение прибыли. Это достигается через улучшение различных аспектов работы бизнеса:

• Повышение эффективности маркетинга. Данные о клиентах в цифровом формате позволяют использовать инструменты ретаргетинга и ремаркетинга, персонализировать рекламные предложения и снижать стоимость привлечения клиентов. Например, анализ поведения в сети позволяет таргетировать рекламу на аудиторию, похожую на уже существующих клиентов.
• Упрощение анализа. Сквозная аналитика помогает отследить путь клиента от первого контакта до покупки, оптимизируя воронку продаж. Автоматизированный учет позволяет избежать кассовых разрывов и принимать более точные управленческие решения.
• Снижение трудозатрат. Благодаря автоматизации сотрудники освобождаются от рутинной работы. Например, менеджеру больше не нужно вручную составлять отчеты — система сама генерирует данные и формирует необходимые документы.
• Ускорение процессов. Электронный документооборот позволяет начать производство сразу после подписания контракта, исключая задержки на доставку документов курьером или почтой.
• Установление четких регламентов. Оцифровка позволяет структурировать процессы с помощью чек-листов и пошаговых инструкций, встроенных в программы. Сотрудники следуют заданному алгоритму, минимизируя риск ошибок.

Все эти меры помогают бизнесу работать эффективнее, обслуживать больше клиентов и, как результат, увеличивать доход.

Подробнее на — Услуги компании AWG

Что будет, если отказаться от оцифровки

Отсутствие оцифровки может привести к двум серьезным проблемам:

1. Усиление конкурентов. Компании, которые быстрее перенесут свои процессы в цифровую среду, смогут предлагать клиентам более качественное обслуживание. Если ваше уникальное торговое предложение слабое или отсутствует, конкуренты могут легко завоевать большую часть рынка.
2. Риск ошибок. Человеческий фактор — главный враг ручного управления. Например, система для управляющих компаний не позволит отправить заказ сантехнику без указания адреса, в то время как в бумажном документообороте такая ошибка вполне возможна.

Кто может не заниматься оцифровкой бизнеса

Существуют два типа компаний, для которых процесс оцифровки необязателен. Это бизнесы, чья работа практически полностью сосредоточена в офлайне, и компании, не понимающие целей цифровизации.

В первом случае речь идет о компаниях, работающих в B2B-сегменте, например, в сфере консалтинга. Такие компании могут успешно внедрять цифровые решения для своих клиентов, но сами редко нуждаются в полноценной оцифровке по следующим причинам:

• Продажи завязаны на личных переговорах и встречах. Эти процессы сложно или практически невозможно перевести в цифровую плоскость, и это не имеет большого смысла.
• Услуги оказываются офлайн. Например, для проведения консультаций использование программного обеспечения часто не требуется.

Такие компании могут внедрять лишь частичную цифровизацию, например, для ускорения подписания договоров с клиентами. Однако полная оцифровка всех процессов нецелесообразна, поскольку большая их часть осуществляется в офлайн-формате.

Во втором случае оцифровка становится неэффективной, если собственник бизнеса не понимает ее целей и внедряет решения «для галочки». Это может привести к проблемам: сотрудники не будут знать, как работать с новыми инструментами, что приведет к ошибкам, которые могут негативно повлиять на бизнес. Чтобы избежать этого, руководитель должен четко понимать, зачем вводится оцифровка и каких результатов планируется достичь.

Этапы оцифровки бизнеса: пошаговое руководство

Для того чтобы процесс цифровизации был успешным, важно правильно подготовиться. Оцифровка обычно проходит в четыре этапа: от анализа до внедрения.

Этап 1: Анализ

На этом этапе проводится комплексная диагностика компании для определения, какие процессы нуждаются в оцифровке. Анализ позволяет выявить проблемные места и понять, как их можно устранить с помощью цифровых инструментов.

Примеры проблем, которые можно решить с помощью оцифровки:

• Неэффективный складской учет. Если продавец вынужден каждый раз идти на склад, чтобы проверить наличие товара, это замедляет обслуживание клиентов. Проблему можно решить, внедрив программу для учета товаров.
• Сложный процесс оформления карт лояльности. Заполнение длинных анкет отталкивает покупателей. Решение — привязка карты к номеру телефона за несколько секунд.
• Разрозненные данные для анализа. Маркетинговая аналитика и финансовые показатели изучаются отдельно, что затрудняет оценку эффективности рекламы. Сквозная аналитика помогает объединить эти данные и получить целостную картину.

После анализа процессы выстраиваются по приоритетам: сначала решаются наиболее критичные для увеличения выручки. Итогом этого этапа становится стратегия цифровизации — список процессов, которые нужно перевести в цифровой формат.

Этап 2: Постановка целей

Каждое изменение в бизнес-процессах должно сопровождаться четко определенной целью. Без нее сложно подобрать эффективное решение.

Цели формулируются по методике SMART, то есть они должны быть:

• Specific — конкретными;
• Measurable — измеримыми;
• Achievable — достижимыми;
• Relevant — значимыми;
• Time-bound — ограниченными во времени.

Пример некорректной цели: «Внедрить систему складского учета». Правильная цель: «Уменьшить время ожидания клиентов на 30% за два месяца с помощью системы складского учета».

Этап 3: Выбор решений

Для цифровизации бизнеса существуют два основных подхода: использование готовых решений или разработка индивидуального программного обеспечения.

1. Готовые решения.
   Подходят для типовых бизнес-процессов. Например, интернет-магазин может внедрить:
   • программу складского учета для управления запасами;
   • платформу автоматизации маркетинга для работы с клиентами;
   • CRM-систему для обработки заказов.
2. Разработка индивидуального софта.
   Этот вариант предпочтителен для крупных компаний со сложными или специфическими процессами. Также он может быть выгоден небольшим бизнесам, которым проще инвестировать в собственное ПО, чем адаптировать готовые решения.

Для разработки софта составляется техническое задание (ТЗ), описывающее функционал программы. Например, система может:

• распознавать текст на документах;
• автоматически сортировать документы по папкам;
• напоминать о необходимости продления договоров.

Этап 4: Внедрение

Когда инструмент для оцифровки выбран или создан, наступает этап интеграции.

• Перенос данных. Специалисты занимаются переносом информации в цифровую среду: вводят карточки клиентов в CRM, добавляют товары в систему учета, настраивают аналитику.
• Обучение сотрудников. Чтобы минимизировать ошибки, сотрудники должны пройти обучение. Руководство может организовать тренинги, создать пошаговые инструкции и объяснить выгоды новых решений.

Корпоративное обучение помогает быстрее адаптировать коллектив к изменениям, повышая эффективность внедрения.

Оцифровка — это не просто модное веяние, а необходимость для современного бизнеса. Она помогает оптимизировать процессы, снизить издержки, увеличить эффективность и привлечь больше клиентов. Те, кто игнорирует этот процесс, рискуют отстать от конкурентов и столкнуться с повышенными издержками и ошибками.

Перевод бизнеса в цифровую плоскость — это вложение в будущее, которое окупается многократно. Чем раньше компания начнет оцифровку, тем быстрее она сможет адаптироваться к меняющимся условиям рынка и сохранить конкурентоспособность.

Заключение

Оцифровка бизнеса — это мощный инструмент для повышения эффективности и конкурентоспособности. Однако она должна быть осознанной и целенаправленной. Компании, не готовые к изменениям или работающие преимущественно в офлайне, могут ограничиться частичной цифровизацией.

Правильно спланированный процесс оцифровки позволяет не только устранить узкие места, но и существенно повысить продуктивность бизнеса, что в конечном итоге приводит к росту прибыли.