Табель учета рабочего времени: что это и зачем он нужен

Работодатели обязаны фиксировать рабочее время своих сотрудников в специальном табеле учета.

Унифицированные формы табеля

Хотя строгого требования к форме табеля нет, многие компании выбирают унифицированные шаблоны — формы Т-12 или Т-13. Форма Т-13 считается более удобной и компактной, что упрощает процесс заполнения.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируется информация о том, как конкретный сотрудник использовал рабочее время в течение месяца. В нем отмечаются дни работы, отсутствия и причины отсутствия. Этот документ помогает:

• контролировать соблюдение рабочего графика;
• учитывать отработанное время;
• правильно начислять заработную плату.

Такой документ необходимо составлять каждый месяц. Его ведение — обязанность работодателя, закрепленная законом.

Ответственность за отсутствие табеля

Отсутствие табеля учета рабочего времени может повлечь административное наказание при проверке трудовой инспекцией. Размер штрафа зависит от типа работодателя:

• для руководителей, индивидуальных предпринимателей и представителей малого бизнеса — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для средних и крупных организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

При первом нарушении трудовая инспекция может ограничиться предупреждением.

Как оформляется табель

Табель составляется в одном экземпляре, который не требует заверения печатью. По завершении месяца документ подписывают три лица:

1. Ответственный за ведение табеля.
2. Руководитель подразделения (например, отдела или управления).
3. Представитель кадровой службы.

После подписания табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Кто отвечает за ведение табеля?

В небольших компаниях обязанность заполнения табеля обычно возлагается на сотрудника отдела кадров. В крупных организациях с несколькими подразделениями ответственность за заполнение табеля по каждому отделу ложится на сотрудника соответствующего подразделения.

Обязанность по ведению табеля должна быть прописана в трудовом договоре или в должностной инструкции. В некоторых случаях издается приказ о назначении ответственного лица, хотя это не является обязательным требованием.

Образец приказа о назначении ответственного

Компании могут дополнительно оформить приказ о назначении ответственного за ведение табеля. Такой документ включает:

• ФИО ответственного лица;
• указание подразделения или отдела, за который он отвечает;
• описание обязанностей по ведению табеля.

Табель учета рабочего времени — это важный инструмент управления персоналом, который не только позволяет соблюдать законодательные требования, но и обеспечивает прозрачность в расчетах заработной платы и трудовых процессов.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Вот как может выглядеть приказ о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени. Этот документ должен быть составлен в организации для назначения конкретного сотрудника, который будет контролировать и заполнять табель.

Какую форму табеля учета рабочего времени выбрать?

Существует две утвержденные формы табелей — Т-12 и Т-13. Большинство работодателей предпочитает использовать именно эти формы, не разрабатывая собственные.

• Форма Т-13, которая называется «Табель учета рабочего времени», является более простой и удобной для заполнения. В ней только один раздел, что делает процесс оформления быстрее. Именно эту форму чаще всего используют работодатели.
• Форму Т-13 можно вести в электронных таблицах, таких как Excel, Google Sheets или через бухгалтерские программы, например, СБИС. Это удобный способ автоматизации учета рабочего времени.

Работодатели, чьи сотрудники работают по стандартному пятидневному графику с фиксированными окладами, могут заполнять табель только в конце месяца. В случае, если сотрудники работают по нестандартным графикам (например, два через два или три через два), а также при суммированном учете рабочего времени, табель нужно заполнять ежедневно.

Подписание табеля

В конце месяца табель обязательно должен быть подписан. Работодатель может распечатать документ и поставить подпись на бумажной версии, или же, если у сотрудников есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), подписать табель в электронном виде через систему электронного документооборота (ЭДО).

Автоматизация табеля в бухгалтерских программах

Современные бухгалтерские программы автоматически генерируют табель на основе производственного календаря, а также информации о больничных, отпусках и других данных, введенных в процессе работы. Однако если какие-то данные, например, информация о командировках или неоплачиваемых отпусках, не отображаются автоматически, их нужно будет внести вручную.

Таким образом, работодатели могут выбирать наиболее удобный способ ведения табеля, который соответствует их бизнес-процессам, и обеспечивать своевременное и правильное начисление заработной платы.

Вот как выглядит форма Т-13. В первых двух строках для каждого сотрудника указывается время работы за первую половину месяца: в верхних ячейках отображаются отметки о явке или неявке, а под ними — количество отработанных часов. В строках 3 и 4 аналогичная информация за вторую половину месяца.

Форма Т-12 состоит из двух разделов — учета рабочего времени и расчета заработной платы. Эта форма предназначена для ручного подсчета зарплаты, но в современной практике редко используется таким образом. Поэтому она применяется довольно редко.

Можно использовать форму Т-12 исключительно для учета рабочего времени, при этом не заполняя разделы, касающиеся расчета заработной платы. Однако это не всегда оправдано, поскольку гораздо проще использовать форму Т-13, которая удобнее и проще в заполнении.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

Рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать при заполнении табеля.

Включайте в табель всех штатных сотрудников, в том числе внешних совместителей и работников, трудящихся удаленно. Исполнителей по договорам ГПХ (гражданско-правовым контрактам) в табель включать не нужно. Для каждого сотрудника указывайте его фамилию, инициалы и должность.

Заполнять данные о рабочем времени можно как ежедневно, так и в конце месяца. Существует два способа ведения табеля:

1. Сплошная регистрация времени. В этом случае фиксируются все явки и неявки сотрудников. Этот метод часто используется при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов может варьироваться. Например, при графике «сутки через трое», когда необходимо учитывать возможные сверхурочные, которые оплачиваются по повышенному тарифу.
2. Фиксация только отклонений. В этом случае в табель заносятся только отклонения: опоздания, прогулы, сверхурочные часы, больничные. Этот способ подходит для тех случаев, когда продолжительность рабочего дня фиксирована и определена трудовым договором или ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка).

Использование кодов.

На верхней строке формы Т-12 или Т-13 проставляются цифровые или буквенные коды для учета рабочего времени или причин отсутствия. Например:

• для работы в дневное время — Я или 01,
• для ночной работы — Н или 02,
• для работы в выходные или праздничные дни — РВ или 03.

Коды прописаны на титульной странице формы Т-12, но их нужно использовать и при заполнении формы Т-13, даже если в самой форме они не указаны.

Для некоторых периодов коды могут отсутствовать, и в таком случае работодатель может ввести собственные обозначения. Например:

• для ненормированного рабочего времени — НРД,
• для приостановления трудового договора с мобилизованным сотрудником — ПТД,
• для перерывов на кормление ребенка — КР.

Эти коды должны быть утверждены приказом руководителя.

Как учитывать неявки

Если сотрудник отсутствует, например, по болезни, в отпуске или командировке, данные о неявке могут быть указаны в днях. В таком случае в верхней строке проставляются только коды, а строки под ними остаются пустыми. Однако иногда неявки отражаются в часах, например, если сотрудник взял отгул на полдня.

Все данные о неявках вносятся на основании подтверждающих документов, таких как:

• больничный лист,
• приказ об отпуске,
• приказ о работе в выходной день,
• справка о выполнении государственных или общественных обязанностей.

Пример учета рабочего времени в табеле по форме Т-13. Код Я и цифра 8 под ним означают, что сотрудник отработал 8 часов в дневное время, а обозначение В указывает на выходной день.

Как вносить исправления в табель учета рабочего времени

Иногда требуется исправить записи. Например, если сотрудник не пришел на работу и не сообщил об этом, в табеле может быть проставлен код НН или 30 — неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). Однако позднее оказалось, что сотрудник был на больничном, и код НН нужно заменить на Б или 19 — временная нетрудоспособность с назначением пособия, согласно законодательству.

Утвержденного порядка внесения исправлений нет. Если табель заполняется вручную, ответственный сотрудник аккуратно зачеркивает неверные данные, указывает правильные, записывает слово «исправлено», ставит свои ФИО, подпись и дату исправления.

Часто вместо этого оформляется корректирующий экземпляр табеля с итоговыми данными. Для отметки о том, что документ был исправлен, можно, например, в графе «номер документа» поставить запись «корр.».

Ошибка в первоначальном табеле. В оригинальной версии был допущен промах: не уменьшили рабочий день 11 июня на час перед праздником 12 июня. Ошибка была исправлена в корректирующем табеле.

Срок хранения табелей учета рабочего времени.

По общему правилу табели хранят в течение 5 лет. Однако для сотрудников, работающих в условиях повышенной опасности или вредных условиях труда, срок хранения составляет 50 лет. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором последний табель был составлен.

Например, если табель был составлен с 1 ноября по 30 ноября 2024 года, срок хранения начнется с 1 января 2025 года и составит 5 лет.

Корректирующие табели следует хранить вместе с оригинальными.

Что важно запомнить

Табели нужно хранить 5 лет, а в случае работы в опасных или вредных условиях — 50 лет.

Обязанности работодателя по учету рабочего времени.

Работодатели обязаны вести учет отработанного времени сотрудников. Для этого каждый месяц необходимо заполнять табель, в котором фиксируются дни работы, количество отработанных часов, а также неявки с указанием причин.

Отсутствие табеля может повлечь штраф от трудовой инспекции.

Для учета рабочего времени можно использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13, либо разработать свою форму. Форма Т-13 проще и удобнее в заполнении.

Каждый месяц заполняется отдельный табель, в котором учитываются все сотрудники, трудящиеся по трудовому договору.

Заполнение табеля возможно двумя способами: фиксировать все явки и неявки на работу или только отклонения, такие как опоздания, прогулы или сверхурочные часы.

Если требуется внести исправления в табель, чаще всего оформляется корректирующий экземпляр с правильными данными.