Как я организовала бизнес-поездку в Китай для 40 логистов на сумму 6 000 000 ₽
Идея организации такой поездки для нашей компании не является новой. Еще до пандемии мои предшественники уже организовывали экскурсии на склады в Германии. К 2024 году мы успели посетить все доступные роботизированные объекты в Москве и Московской области. Однако для дальнейшего расширения нашего опыта было необходимо выезжать за границу. С учетом текущих условий, очевидным выбором стал Китай.

Немного вводных:
- Я работаю ивент-менеджером в компании КСЛ и занимаюсь организацией конференций по логистике на 1000+ человек.
- Наша компания не занимается организацией туров. Эта идея возникла случайно, после того как мы создали небольшое сообщество логистов-энтузиастов, которые столкнулись с проблемой автоматизации складских процессов.
- У меня, да и у всей команды, не было опыта в организации бизнес-поездок, тем более международных.
- Техническое задание по самой поездке было неопределенным.
- Тем не менее, у нас были коллеги из компаний-производителей и ритейлеров, готовые присоединиться к поездке даже без четкой программы. Мы на тот момент только концептуально изложили идею визита в Китай.
Теперь давайте расскажем обо всем по порядку.
Как мы искали объекты для посещения
Партнеры. Когда нужно найти нужные контакты, проще всего обратиться к партнерам. Если они у вас есть, смело пишите им. Многие из наших партнеров занимаются поставками складской техники из Китая, и у нас уже были потенциальные варианты для посещения объектов.
Это интересно — Как построить бизнес на товарах из Китая: рекомендации эксперта с 15-летним стажем
Минусы: ?? Процесс согласования оказался долгим и сложным. Наши партнеры обращались к своим китайским коллегам, которые, в свою очередь, пытались договориться с клиентами, для которых они поставляли оборудование.Схема выглядела примерно так:

?? Риск получить отказ. Такая длинная цепочка согласований напоминает игру в испорченный телефон: по пути наш изначальный посыл может быть искажен, и компании просто не поймут, зачем мы к ним приезжаем.
?? Партнеры могут повлиять на состав группы. Например, они могут попросить исключить определенных участников, например, конкурентов. Это усложнит процесс формирования группы.
Чтобы избежать этих проблем, можно значительно сократить цепочку согласований, действуя по следующей схеме:

Отраслевые выставки. Это отличная возможность напрямую связаться с китайскими компаниями, заинтересованными в сотрудничестве с российскими партнерами. Составьте список российских компаний, которые могут заинтересоваться визитом на китайские объекты, расскажите немного о себе и обменяйтесь контактами в WeChat (аналог нашего Telegram). Этот метод сработал и у нас: две недели переписки в WeChat, и нам подтвердили объект для посещения.
Минусы: ?? Поскольку вы только начинаете знакомство, вам придется сначала доказать свою ценность для китайской компании. Мы всегда учитывали, что согласованный объект может отмениться за неделю, и в таком случае нам нужно будет искать замену.
3. Ивент-агентства. Эти компании уже имеют опыт организации экскурсий по различным направлениям. Главное — правильно составить ТЗ и выбрать агентство, которое работает с крупным бизнесом. У таких агентств, как правило, есть уже налаженные связи, что избавит вас от проблем с согласованием времени и других организационных моментов.
Минусы: ?? Это стоит денег.
Как собирали людей
Мы начали готовиться к этому моменту полгода назад: в начале 2024 года создали мини-сообщество по роботизации логистики из 250 человек и регулярно проводили вебинары или организовывали экскурсии на склады в Подмосковье. Когда мы анонсировали тур в Китай, уговорить участников не было необходимости: без рекламы мы набрали 40 человек, просто распространив информацию о туре в наших чатах.
Нам повезло, что наша аудитория настолько лояльна, что даже без подробного списка экскурсий они решились поехать с нами.
Это интересно — Сто раз хотел все бросить, но решил открыть кафе на Бали за 8 миллионов рублей
Если у вас нет лояльной аудитории, советую обратиться к отраслевым чатам и попросить партнеров помочь с распространением информации. Причем сами партнеры тоже могут стать участниками вашего бизнес-трипа.
Например, наша аудитория состояла на две трети из компаний, которые владеют складами и производственными мощностями, и на треть — из компаний-интеграторов (наших партнеров). Для партнеров такие поездки не только образовательные, но и отличный инструмент для прогрева отношений. Это чистый вин-вин: компании с потребностью в новых технологиях едут в тур, а интеграторы готовы их предложить. При правильной самопрезентации партнеры становятся экспертами и ценными контактами для участников.
Как организовывали время
Наше основное событие, вокруг которого строилась вся программа, — отраслевая выставка в Китае, посвященная нашей складской тематике. Судя по количеству знакомых, которых мы встретили на выставке, это мероприятие очень популярно среди россиян. Поэтому будет здорово, если вы найдете похожее событие по вашей тематике и построите программу вокруг него.
Это закроет сразу несколько потребностей:
- Участники смогут ознакомиться с множеством технологий на выставке и увидеть их применение на складах.
- Вы сможете быстро заполнить «дыры» в расписании, если какой-то объект отменится.
- Это придаст вашему мероприятию статус и покажет, что вы сотрудничаете с международными событиями.
- Вы получите дополнительные контакты в Китае для дальнейших согласований.
Теперь перейдем к построению расписания.
- В первую очередь включаем объекты, которые уже дали точную дату, и их нельзя перенести.
- Желательно поставить самый интересный объект в начале, чтобы сразу задать высокий тон мероприятию. К концу тура участники уже настолько познакомятся, что место не будет иметь большого значения. Шучу, конечно, халтурить не стоит, но в конце можно разместить объекты, которые не входят в топ-3.
- Затем смотрим, какие оставшиеся объекты расположены ближе всего к уже согласованным, и пытаемся договориться с ними.
- На свободное время планируем посещение основного мероприятия.
- Вероятно, какие-то объекты отменятся или перенесут дату, так что мы можем перенести их на время, зарезервированное для выставки, или попытаться договориться с другими компаниями.

Что может пойти не так. Если вам удастся с первого раза составить программу так, чтобы не пришлось пересогласовывать ни одного объекта, я бы с удовольствием почитал ваш опыт и лайфхаки! Но, честно говоря, в 99% подобных мероприятий пересогласовывать придется, и не один раз. Будьте готовы к этому.
Лайфхак: изначально мы анонсировали шесть объектов в туре, но согласовали на самом деле восемь, а в итоге посетили семь. Учитывайте риск форс-мажоров, которые могут возникнуть с объектами, и закладывайте в программу немного больше, чем обещали участникам.
Как искали ивент-агентства
- Спросили у китайских партнеров. Нам порекомендовали ивент-агентство, которое часто привлекают для организации бизнес-мероприятий. Видимо, наши партнеры не особо считали деньги, или же китайское агентство решило, что мы готовы платить нефтедолларами, потому что нам выставили смету в 400 000 ₽ за день. Из этой суммы 240 000 ₽ — за переводчика, а 160 000 ₽ — за автобус.
- Спросили у российских партнеров. Они порекомендовали китайское ивент-агентство, которое управляют россияне. С ними мы быстрее нашли общий язык, а цены были значительно более приемлемыми.
- Спросили Google. Чтобы понять, насколько предложенные агентством цены соответствуют рынку, я проверила несколько местных сайтов. И, честно говоря, китайский интерфейс был настоящим шоком — так сложно было работать с дизайном, который напоминает интерфейсы нулевых. Цены мне все же озвучили, но возникли проблемы с взаимопониманием, и в итоге комиссия агентства показалась вполне обоснованной.
В итоге мы воспользовались услугами ивент-агентства, которое решило множество вопросов: по переводчику, автобусам, сопровождению, выбору мест для питания и развлекательной программе. Сопровождение русскоязычного координатора — это отличная помощь, особенно если вы впервые посещаете Китай. Он значительно снижает риски возникновения непредвиденных ситуаций.

Аудиогид — незаменим для экскурсий по складам и производствам.
Кроме того, было очень удобно оплачивать все через одно окно. Я не могу представить, как бы мы заранее оплачивали рестораны и автобусы из России.
Ошибка: одного из подрядчиков я нашла самостоятельно — второго переводчика. И сильно об этом пожалела, потому что не проверила его квалификацию. Если вы работаете с агентством, и вдруг обнаружите, что кто-то некомпетентен, вы можете потребовать заменить его. В нашем случае пришлось идти до конца, и мне не хватило смелости расстаться с ним в первый же день.
Как общались с китайцами
- Скачайте WeChat. Использование других мессенджеров в Китае будет проблематичным, так как привычные Telegram и WhatsApp заблокированы и доступны только с VPN.
- Запрашивайте адреса на китайском. Иначе водитель может увезти вас не туда. Перед поездкой всегда проверяйте, что он точно понимает, куда ехать. Для этого покажите ему адрес объекта и по выражению его лица вы сможете понять, все ли ясно.
- Проверяйте номер автобуса. Во время поездки несколько раз менялся транспорт, а номера автобусов были заранее переданы для пропусков через КПП. Это потребовало срочной пересогласования, что добавило немало хлопот.
Как питались
Привычный поиск по картам с запросом «еда» не сработал. В Китае Google Maps часто врет о графике работы заведений, а местные карты для меня — это китайская грамота, буквально.
Я обратилась за помощью к нашим агентам. Конечно, это стоило денег, но они помогли найти удобные кафе, расположенные по пути следования автобусов, и заранее согласовали места для обедов.
Если не хотите платить агентам:
- ? Заказывайте еду в ланч-боксах прямо в отеле. Большинство международных отелей могут обеспечить вас едой.
- ? Спросите на объектах, где едят их сотрудники. Однако остерегайтесь мест с типично китайской кухней: скорее всего, вам будет остро, жирно и с сильными ароматами.
- ? Обратитесь за помощью к переводчикам и водителям. Местные жители лучше знают, где по дороге есть сети типа KFC или Starbucks.
- ? Ищите рекомендации в Telegram-группах.
Как платили:
Здесь нам повезло, так как у нас был филиал в одной из стран СНГ. Все международные платежи мы проводили через него.
Однако тур оказался гораздо дороже, чем мы планировали, и средств на счете не хватило. Тогда мне пришлось освоить другие способы оплаты.
- Везите наличку в Китай. В Москве есть обменники, где можно купить юани, и это всегда выгоднее, чем делать переводы. Я использовала этот способ для оплаты всех обедов в туре.
- Заведите международную карту. Если есть возможность платить картой, лучше воспользоваться ею. У меня была казахская карта Freedom Bank, которая выручала, когда я не рассчиталась с наличностью. Открытие счета в российском «Цифра банке» позволяет быстро и просто переводить средства на карту Freedom Bank.
- Переводите деньги через Alipay с помощью криптовалюты. Я нашла проверенного посредника через Telegram, с помощью которого перевела 1,3 млн рублей. Это было довольно смело, но все прошло успешно!
Лайфхаки
1. Устройте совместный ужин и небольшую прогулку по городу с гидом. Это поможет участникам тура лучше познакомиться друг с другом. Они будут более лояльны и к вам, и друг к другу, и любые «шероховатости» в дальнейшем будут восприниматься гораздо проще. Первый вечер мы провели в шикарном ресторане Canton Table. Мы оставили там немало денег, но это был отличный опыт для начала путешествия.

2. Созвонитесь и обсудите организационные моменты до тура. Так вы сможете познакомиться с участниками заранее, и они не будут чувствовать себя неуверенно при встрече с вами в аэропорту. Также на таких созвонах может найтись человек, у которого уже есть опыт поездки в Китай, — он поделится полезными лайфхаками.
3. Создайте чат участников как можно раньше. Это поможет людям не чувствовать себя забытыми, а вам — не тратить время на переписку в личных чатах, повторяя одну и ту же информацию.
4. Подготовьте памятку с основными моментами. Это не только поможет вам систематизировать информацию, но и закроет половину вопросов, которые могли бы возникнуть у участников.
5. Составьте список рекомендуемых рейсов и гостиниц, максимально близких друг к другу. Убедитесь, что участники заранее знают, что для тех, кто выберет эти варианты, будут организованы трансферы. Один из отелей должен стать основным местом сбора группы — это избавит всех от лишней суеты в центре города и обеспечит удобство для вечерних встреч.
Экономика
Честно говоря, я чуть не расплакалась, когда посчитала: маржа составила всего 16%.
Цифры:
- Трансферы участников из аэропорта и в аэропорт — 2 277 $
- Поездки по городу и до объектов — 13 859 $
- Русскоговорящий координатор — 3 553 $
- Переводчик от агентства (5 дней) — 2 946 $
- Переводчик на фрилансе (5 дней) — 1 200 $
- Гид — 508 $
- Переносная точка Wi-Fi — 1 380 $
- Радиогиды — 1 827 $
- Приветственный ужин в ресторане Michelin — 6 332 $
- Подбор ресторанов для обеда на все дни программы — 725 $
- Музыкальное сопровождение ужина на традиционных китайских инструментах (гучжэн и пипа) — 870 $
- Традиционный китайский танец (группа танцовщиц) — 1 160 $
- Обеды на все дни — 3 251 $
- Перелет и жилье организаторов — 11 334 $
- Моя работа — не тарифицировала отдельно, но пусть будет 1 000 $
- Налог — 4 650 $
Итого расходов — 56 872 $
Выводы
В завершение хочу отметить, что несмотря на дополнительные расходы, тур прошел почти идеально с организационной точки зрения. Вот несколько моментов, которые можно было бы оптимизировать:
? Везите больше наличных. Мне пришлось оплачивать некоторые услуги через посредника, что влечет дополнительные комиссии, потому что из России и Китая есть ограничения, и не всегда получается перевести деньги без проблем.
? Сразу с анонсом тура давайте рекомендации по рейсам и отелям. У нас были участники, которые сразу начали бронировать и то, и другое. Это потребовало дополнительных усилий для координации их трансферов и маршрутов.
? Ищите кафе и рестораны на месте или договаривайтесь о ланч-боксах в отеле. Это вполне возможно и может сэкономить время и усилия.
? Проверяйте компетентность переводчика заранее. Для этого можно организовать созвон с вашим китайским партнером и переводчиком, чтобы проверить их уровень.
? Сэкономьте на координаторе. Если у вас есть хороший переводчик, как у нас, он может взять на себя организационные вопросы, и вам не потребуется отдельный координатор.