Как улучшить свои навыки общения с сотрудниками за 5 простых шагов

На рабочем месте у каждого сотрудника могут быть свои задачи и цели, но вместе вы все работаете над достижением одной и той же конечной цели.

Но когда так много разных людей собираются вместе, обязательно возникнут некоторые разногласия по поводу того, как лучше реализовать идеи и стратегии. Ключом к успеху вашей команды является общение.

Общение — это совместные усилия, и каждый может работать над своими коммуникативными навыками. В то время как некоторые работники могут стесняться и не делиться своими блестящими идеями, другим членам команды может быть трудно увидеть или понять другую точку зрения.

Независимо от того, где вы находитесь со своими коммуникативными навыками, вы можете улучшить их с помощью пяти простых шагов, что приведет к более совместной и продуктивной команде.

Как улучшить навыки общения на рабочем месте

Если вы хотите лучше слушать или проверять каждого сотрудника, есть несколько способов помочь вашей команде более эффективно общаться друг с другом. Вот пять простых способов начать улучшать свои навыки общения.

Будьте активным слушателем

Вы действительно слушаете членов вашей команды? Если вы рисуете на собрании, пишете электронные письма во время звонка или перебиваете своими идеями или решениями, вы не слушаете активно. К счастью, есть много способов улучшить свои навыки слушания, чтобы ваши коллеги чувствовали себя услышанными.

Установите зрительный контакт, когда другие говорят

Уберите отвлекающие факторы. Вы можете делать заметки, но не рисуйте, не отправляйте электронные письма и не печатайте тексты, когда кто-то пытается с вами поговорить.

Обратите внимание на тон и язык тела другого человека

• Задержите свои мысли, пока человек полностью не закончит говорить. Когда придет ваша очередь, отреагируйте соответствующим образом и отразите только что предоставленную вам информацию, чтобы показать свою внимательность.
• Кивайте и улыбайтесь, когда собеседник говорит. Если возможно, старайтесь не дергать себя за волосы, пальцы или другие находящиеся поблизости предметы.
• Не планируйте в голове, что сказать дальше. Вы можете быстро увлечься этими мыслями и пропустить то, что говорит другой человек.
• Держите суждения и мнения при себе. Не делайте поспешных выводов, вместо этого позвольте человеку поделиться всем, что он хочет сказать.
• Когда человек закончит говорить, задайте вопросы, чтобы прояснить любые моменты, в которых вы не уверены.

Проводите эффективные встречи

• Если вы просто начнете добавлять встречи в календарь через день, у вас, вероятно, будет много стонущих и ворчащих сотрудников. Улучшение коммуникации не означает проведение большего количества встреч. Хитрость заключается в том, чтобы вместо этого проводить эффективные и содержательные встречи.
• Определите, какие встречи необходимы, а какие лучше проводить по электронной почте. Трата времени на непродуктивные встречи оставляет у сотрудников меньше времени и энергии для выполнения их основных задач.
• Создавайте планы для каждой встречи. Это помогает держать всех в теме, и вы можете вернуться к плану в любое время, когда разговор начинает отклоняться.
• Приглашайте на собрание только тех, кому действительно нужно. Хотя общение в масштабах компании важно, приглашать на встречу людей, которым не нужно там присутствовать, контрпродуктивно. Если есть несколько пунктов, которые относятся к кому-то, но им не нужно присутствовать на протяжении всей встречи, пригласите их присутствовать и начните с этих пунктов. А еще лучше отправить его по электронной почте.
• Покиньте встречу с определенными действиями. Это поможет сделать встречу полезной.
• Свяжитесь с командой после встречи. Отправляйте заметки о том, что обсуждалось на собрании, и заканчивайте действиями, ожидаемыми от команды.

Объясните почему

Когда вы просите сотрудника начать исследование для нового проекта или загрузить отчеты, попробуйте объяснить, почему вы просите его выполнить эту задачу. Вы можете попросить сотрудника загрузить отчеты о том, над чем он работал в прошлом месяце.

Без каких-либо объяснений они могут беспокоиться о том, что их работа была плохой, и у них проблемы, когда на самом деле вы просто хотите применить цифры к новой инициативе компании, над которой вы работаете.

Независимо от задачи и причины, расскажите, почему вы просите об определенных вещах. Это также может помочь избежать недопонимания в команде.

Встречи с сотрудниками

Даже если у вас есть политика открытых дверей, которая приглашает сотрудников высказать вам свое мнение в любое время, не все воспользуются преимуществами этой открытой линии связи. Некоторые сотрудники могут бояться делиться своими мыслями или предпочитают держать их при себе.

Периодически проводите встречи один на один, возможно, раз в месяц или в квартал, чтобы проверить каждого члена команды. Спросите их о прогрессе в выполнении их задач, проверьте, не чувствуют ли они себя перегруженными, и предложите им поделиться своими идеями и целями.

Обратная связь

Общение — это улица с двусторонним движением. Помимо проведения продуктивных совещаний и проверки сотрудниками их задач и хода проекта, вы также должны приветствовать отзывы о своей собственной работе и компании в целом.

Это может происходить во время встреч один на один или предлагать регулярные опросы для заполнения сотрудниками. Также предлагайте возможность отправлять отзывы анонимно, что может помочь некоторым сотрудникам чувствовать себя более комфортно, высказываясь.

Когда вы получаете обратную связь, не просто отодвигайте ее в сторону и забудьте о ней. Составьте план действий по работе над своими слабыми сторонами. Если вы получаете отзыв, относящийся к компании, обязательно поделитесь этой информацией со своим руководством.

Дополнительные возможности для улучшения навыков общения

Если вы используете приложение или другие средства связи, рассмотрите возможность применения ограничений на время, когда эти линии открыты. Постоянные сообщения в 3 часа ночи о рабочем проекте могут привести к тому, что многие сотрудники почувствуют себя выгоревшими, если они никогда не смогут отключиться от рабочего режима.

Спросите своих коллег об их предпочтениях в общении. Конечно, будут времена, когда вам нужно будет провести встречу для всех, но помните о предпочтениях в общении, когда вам нужно связаться только с одним или двумя людьми. Некоторые люди лучше запоминают информацию, когда могут прочитать ее по электронной почте, в то время как другие предпочитают обсуждать идеи лично.

Когда вы устанавливаете эффективную коммуникацию между своей командой, убедитесь, что вы включили всех. Конечно, вы хотите зацикливать людей на электронной почте только тогда, когда это имеет к ним отношение, но в целом включите всех — даже если они не в вашем отделе офиса или даже в том же городе — в ваших политиках коммуникации.

Наконец, подумайте о том, чтобы установить политику открытых дверей, чтобы сотрудники могли заходить в ваш офис, чтобы обсудить проблемы или мысли в любое время.

Преимущества сильных коммуникативных навыков

Преимущества улучшения ваших коммуникативных навыков кажутся безграничными. Когда каждый чувствует себя услышанным, меньше шансов на напряженную конфронтацию. Кроме того, ваша команда будет тратить меньше времени на исправление недоразумений, которые произошли из-за того, что один человек не слушал активно или кто-то другой прерывал встречу. Это означает повышение производительности и больше времени, затрачиваемого на значимые задачи.

Когда ваша команда эффективно общается по всем направлениям, вы, вероятно, также улучшите качество обслуживания клиентов. Сотрудники могут более эффективно удовлетворять потребности клиентов, когда они могут решать проблемы вместе, и они могут убедиться, что есть минимальные недопонимания, из-за которых задачи не выполняются.

Улучшение коммуникативных навыков означает, что каждый сотрудник чувствует себя услышанным и более комфортно делится своими идеями. Это означает, что ваша команда может предложить больше идей, которые помогут вашей компании ставить и достигать новые цели.

Коммуникация имеет ключевое значение на рабочем месте

Ваша команда настолько сильна, насколько сильны их коммуникативные навыки. Если вы потратите время на использование инструментов коммуникации, просмотр отзывов, составление повестки дня встреч и проведение индивидуальных встреч с сотрудниками, это приведет к большей вовлеченности сотрудников и производительности по всем направлениям.

Общение работает в обоих направлениях, поэтому обязательно работайте над своими навыками общения и помогайте своей команде улучшить их общение. В конце концов, вашей компании от этого станет только лучше.