Как спрогнозировать расходы на персонал за 3 шага

Для многих компаний наемные работники являются наиболее ценным и дорогостоящим активом. Зарплата часто является значительной частью расходов бизнеса, поэтому важно уделить достаточно времени работе с этим аспектом вашего бизнес-плана.

Однако, если вы только начинаете свой бизнес или работаете над новой идеей, вы, вероятно, еще не имеете никаких наемных сотрудников и даже не знаете, какие кадровые планы вам необходимы. Но это нормально, и именно поэтому вам нужно работать над прогнозированием кадров. Мы проведем вас через весь процесс шаг за шагом, чтобы вы могли оценить свои затраты на заработную плату и понять, как это повлияет на конечную прибыль вашего бизнеса.

Что нужно знать для прогнозирования затрат на персонал

Прогнозирование кадров — это планирование найма персонала для помощи в управлении вашим бизнесом. Ваша цель — определить ежемесячную заработную плату и предсказать, как она может измениться в будущем.

Для создания качественного кадрового прогноза необходимо учесть несколько факторов:

Состав вашей команды

Если вы уже работаете, для создания кадрового прогноза вам необходимо знать свою текущую команду и должности, на которые вы планируете нанимать. Также полезно размышлять о различных командах, которые могут понадобиться для развития вашего бизнеса в будущем.

Если же у вас еще нет команды, то нужно обдумать ключевые позиции и команды, которые вам понадобятся для ведения бизнеса. Например, вам может понадобиться маркетинговый отдел, служба поддержки клиентов или технический персонал. Необходимо внимательно рассмотреть свой бизнес и определить, кто будет помогать вам управлять им и когда вы, скорее всего, будете готовы нанять этих людей.

Выплаты работникам 

Для большинства предприятий расходы на персонал это не только заработная плата. Если вы предлагаете дополнительные льготы своим сотрудникам, необходимо точно знать, что они представляют из себя и какова приблизительная стоимость этих льгот.

Как спрогнозировать расходы на персонал

Учитывая вышеизложенную информацию, вы можете начать прогнозировать затраты на персонал всего за несколько простых шагов.

Перечислите ключевые роли и команды

Если у вас небольшая команда, то вы можете просто перечислить своих сотрудников и их зарплаты. Если ваша команда состоит из людей, выполняющих одну работу, то вам следует создать прогноз для всей команды, а не перечислять каждого отдельного сотрудника. Например, если в вашем бизнесе есть команда обслуживания клиентов, то вместо того, чтобы перечислять каждого сотрудника службы поддержки клиентов, просто включите запись для «группы обслуживания клиентов» и укажите общую заработную плату для этой команды.

В вашем кадровом прогнозе может быть сочетание команд и отдельных лиц. Например, вы должны перечислить членов вашей управленческой команды по отдельности, но затем вы можете использовать группы для прогнозирования заработной платы для других команд. Важно, чтобы сочетание, которое вы получаете, отражало ваш бизнес и помогало вам легко отслеживать и анализировать затраты сотрудников со временем.

Если ваш кадровый прогноз охватывает несколько лет, то вам следует включить будущие повышения и бонусы, которые могут быть выданы в соответствующие моменты вашего прогноза. Например, если сотрудник зарабатывает 5 000 000 рублей в первый год работы, а вы планируете повысить его на 7%, то его новая зарплата составит 5 300 500 рублей в следующем году.

Если вы начинающий или развивающийся бизнес, то у вас могут быть планы по найму сотрудников в будущем. Обязательно перечислите эти будущие должности и добавьте их зарплату в месяц или год, когда вы планируете заполнить эти должности.

Определите и разделите прямой, косвенный труд и труд по договору

В прогнозе затрат на персонал выделяют три типа расходов: прямые затраты на оплату труда, косвенные (или постоянные) затраты на оплату труда и оплату труда по договору. Каждый тип влияет на финансовый прогноз по-разному. Поэтому важно понимать, как они функционируют, и прогнозировать каждый тип отдельно.

Прямой труд связан с продажами. Это труд, необходимый для производства продукта или его продажи. Если продажи растут, то прямые затраты на рабочую силу тоже растут. Если продажи падают, то прямые затраты на оплату труда снижаются. Прямой труд наиболее распространен в производственных предприятиях, но может использоваться и в консалтинговых и других организациях, предоставляющих услуги. Прямая рабочая сила является частью прямых затрат и влияет на валовую прибыль в финансовом прогнозе.

Косвенный труд также называется «обычным» трудом и включает в себя любую заработную плату, которую ваш бизнес будет платить независимо от того, какие продажи совершает. Например, бизнес будет платить зарплату своей управленческой команде, команде маркетинга и команде разработки продукта независимо от того, что происходит в сфере продаж. Это заработная плата, которая необходима для ежедневного ведения бизнеса. Для многих предприятий вся их заработная плата относится к косвенному (или «постоянному») труду. Эти зарплаты являются регулярными расходами и будут отражены в отчете о прибылях и убытках.

Контрактный труд используется для прогнозирования расходов на людей, которые работают по контракту для вашего бизнеса и не являются сотрудниками. Причина, по которой контрактный труд отделяется от прямого и косвенного труда, заключается в том, что необходимо учитывать, что вы не платите налоги с заработной платы

Найдите уровень нагрузки

Ваш кадровый план будет включать прогноз других расходов на сотрудников, таких как налоги, льготы, медицинское страхование, и другие расходы, в дополнение к заработной плате. Этот раздел кадрового плана часто называют «прочие расходы на сотрудников», «накладные расходы на сотрудников» или «нагрузка на сотрудников».

Вы можете выяснить точные затраты для каждого сотрудника. Однако при прогнозировании проще вычислить процент от заработной платы, который вы будете платить за типичного сотрудника — это называется «нормой бремени». Например, если зарплата сотрудника составляет 5 000 000 рублей в год, вы можете заплатить дополнительные 15% для покрытия налогов, страховки, льгот и т.д. Эти 15% являются ставкой бремени. Поскольку налоги и другие расходы на сотрудников часто растут вместе с заработной платой, полезно использовать процентное соотношение, чтобы при прогнозировании изменений заработной платы автоматически увеличивались расходы на оплату труда сотрудников.

Для большинства предприятий ставка бремени от 15% до 25% считается нормальной, но все зависит от того, какие льготы вы планируете предоставлять и каковы ваши местные налоги на заработную плату.

Завершение вашего кадрового прогноза

Для завершения прогноза по персоналу необходимо учесть все затраты на рабочую силу (прямые, косвенные и контрактные), чтобы определить общую заработную плату. Затем необходимо рассчитать нагрузку, используя заранее установленную норму нагрузки. Чтобы определить накладные расходы (бремя) ваших сотрудников, необходимо умножить прямые и косвенные затраты на оплату труда на уровень бремени. Это число следует добавить к общей зарплате, чтобы получить общие расходы на персонал.

Затраты на персонал отражаются в отчете о прибылях и убытках и влияют на прибыльность компании.

Советы по бюджету для персонала

Планирование бюджета персонала может показаться сложным, однако это гораздо проще, если вы рассматриваете его как расчет заработной платы. Вам необходимо знать, кто является вашими сотрудниками, сколько им платится и какие льготы они получают. Для составления прогноза бюджета персонала вам также пригодятся следующие советы:

Найдите правильное сочетание отдельных лиц и групп

В кадровом плане можно перечислить как отдельных сотрудников, так и группы. Ключевых работников и высокооплачиваемых сотрудников обычно указывают отдельно, а остальные группируются по отделам или работам с аналогичной зарплатой. Например, можно указать управленческую команду и затем сгруппировать такие отделы, как маркетинг, обслуживание клиентов и производство.

Не забудьте заплатить себе

Одна из основных ошибок, которую допускают многие предприниматели, — не платить себе зарплату. В свой бюджет необходимо включать зарплату для себя. В начале работы бизнеса не обязательно брать деньги из компании, но важно учитывать оплату труда, которую вы откладываете для себя.

Прогноз пробелов в сотрудниках

Если вы предполагаете, что доходы будут расти, то, вероятно, вам потребуется расширить команду. Важно не забыть включить планируемый рост в свой прогноз. В начале бизнеса может быть так, что несколько человек выполняют большой объем работы. Вы можете заниматься ролью генерального директора, директора по маркетингу и вице-президента по продажам одновременно. Однако в конечном итоге вырастете и должны включить планы найма на эти позиции в свой прогноз.

Часть вашего более крупного финансового плана

Для многих компаний затраты на персонал являются наиболее значительными, поэтому необходимо тщательно продумать прогноз и корректировать сроки планируемого найма в соответствии с прогнозами доходов, прибыльности и денежных потоков, которые вы располагаете для выполнения своих обязательств по оплате труда.

Кроме того, вы должны размышлять о том, как организовать свой бизнес и как будет устроена ваша система управления. Вы можете использовать инструменты, такие как организационная диаграмма, чтобы помочь определить свой план кадров, а затем добавить его в свой бизнес-план. Вы также можете использовать раздел «Команда» своего бизнес-плана, чтобы обсудить ключевых сотрудников, которых вы планируете нанять в будущем, а также любые пробелы, которые существуют в вашей организации на данный момент.

Заполненный раздел «Управление и организационная структура» вашего бизнес-плана будет включать информацию из вашего прогноза кадров, а также описание вашей организации. Вместе с вашим полным прогнозом он дает читателям полное представление о том, где находится ваш бизнес сегодня и как вы планируете развивать свою команду в будущем.