OKR и Kanban-доски: как инструменты помогают команде сосредоточиться на ключевых целях

Испытываете ли вы ощущение, что к концу квартала ключевые задачи остаются невыполненными, а внимание команды распыляется на мелочи? Это довольно распространенная проблема. Многие сотрудники, погруженные в повседневные дела, упускают из виду стратегические цели. В результате компания теряет время и ресурсы, что сказывается на общей эффективности. Как правильно ставить стратегические цели, организовывать работу команды с помощью Kanban-досок и концентрироваться на самом важном? В этом материале вы найдете практические рекомендации, основанные на реальном опыте. Узнаете, как даже небольшие изменения в подходе к планированию могут значительно повысить продуктивность команды и помочь быстрее достигать поставленных задач.

Почему стратегические цели так важны?

Те, кто не занимается стратегическим планированием, всегда будут позади тех, кто делает это грамотно.

Мир меняется быстрее, чем когда-либо. Окружающая среда, общество и бизнес постоянно трансформируются. Без четкого понимания, куда движется ваш коллектив, невозможно прийти к желаемым результатам. Стратегические цели служат ориентиром, позволяя сосредоточиться на долгосрочных успехах.

Это интересно — Секреты эффективного ценообразования на Wildberries: как разумно устанавливать цены

Стратегическое планирование само по себе помогает изменить подход к работе. Важно вовлекать в этот процесс не только руководителей, но и сотрудников, чтобы стратегия стала не просто формальной, а рабочей. Подумайте, сколько вокруг компаний, у которых нет четкой стратегии, или она существует лишь на бумаге. А как часто профессиональные планы сотрудников не связаны с корпоративными целями?

Чтобы достичь успеха, важно соблюдать несколько правил постановки стратегических целей:

1. Вовлеките всех участников процесса. Каждый сотрудник, от исполнителя до директора, должен работать над целями, на которые он способен влиять напрямую.
2. Синхронизируйте цели между командами. Это предотвратит дублирование или противоречия в работе. Совместные усилия помогают всей компании двигаться в одном направлении. Представьте лодку, где гребцы работают в разные стороны: они устанут, а лодка не двинется с места.
3. Ставьте конкретные, измеримые цели. Это позволит объективно оценивать результаты.
4. Откройте доступ к целям для всех сотрудников. Чувство сопричастности мотивирует людей достигать общего результата.
5. Интегрируйте цели в инструмент управления задачами. Видя, как текущая задача способствует достижению стратегической цели, сотрудники работают с большей отдачей.

Организация работы команды: с чего начать?

Прежде чем организовать рабочий процесс, важно определить ключевые задачи и их назначение. Для этого необходима стратегия, которая отвечает вышеперечисленным требованиям. Рекомендуется обратить внимание на методику OKR, подробно описанную в книге Джона Дорра «Измеряйте самое важное».

Что такое OKR?

OKR (Objectives and Key Results, «цели и ключевые результаты») — это методика, которая помогает определить приоритеты на уровне компании, команды и отдельных сотрудников. Она позволяет:

• сосредоточиться на самых значимых задачах;
• ускорить рабочие процессы;
• повысить мотивацию сотрудников.

Методика OKR помогает добиться синхронизации целей в масштабах всей компании, сделать их прозрачными и измеримыми. Это дает возможность каждому сотруднику понимать, как его действия приближают коллектив к общей цели.

Как дополнить OKR Kanban-досками?

Kanban-доски — это инструмент визуального управления задачами, который дополняет OKR. С их помощью можно организовать выполнение поставленных целей, отслеживать прогресс и видеть слабые места. Такой подход улучшает коммуникацию в команде и помогает избежать путаницы в приоритетах.

Итог: Стратегическое планирование, подкрепленное OKR и Kanban-досками, помогает сосредоточиться на ключевых целях и обеспечивает компании успех в условиях постоянных изменений. Внедрив эти инструменты, вы сможете значительно повысить эффективность работы своей команды и достигать результатов быстрее.

Практические рекомендации по постановке целей

В компании Directum применяется методология OKR (Objectives and Key Results). У нас есть стратегические цели, которые служат ориентиром для всей организации. В соответствии с ними каждое направление деятельности, будь то продуктовые команды, маркетинг, продажи или другие подразделения, формирует свои стратегические цели. Все планы отделов согласуются с общей стратегией и способствуют её достижению.

В рамках нашего направления, которое занимается продвижением Directum Projects, мы ставим цели на год. Исходя из этих долгосрочных целей, планируем задачи для каждого квартала. Такие планы обязательно пересматриваются с учётом изменений на рынке и в окружающей среде, чтобы мы могли своевременно реагировать на новые вызовы.

Как мы планируем задачи на квартал

Когда приходит время определять задачи на очередной квартал, начинается самое интересное. Эти задачи будут постоянно в центре внимания: мы регулярно обсуждаем их и контролируем выполнение. Планирование выглядит следующим образом:

1. Собираемся командой управления продуктом.
2. Анализируем стратегию компании и нашего направления. Обсуждаем, какие действия помогут быстрее достичь поставленных целей.
3. Формулируем задачи. Записываем конкретные пункты и измеримые результаты для каждой задачи.

Этот процесс проходит в несколько этапов. На этапе уточнения задач мы привлекаем всех сотрудников, которые будут участвовать в их выполнении. Обычно планирование начинается примерно за месяц до начала нового квартала. Это позволяет синхронизироваться с другими подразделениями, если нам нужны их ресурсы, или чтобы они могли скорректировать свои планы с учётом наших задач.

Иногда процесс может затянуться на несколько дней в начале квартала, но это не критично. Главное — создать ясное и слаженное понимание того, к чему мы стремимся.

Если в вашей компании пока нет стратегического планирования, начните с простого шага: перед новым кварталом соберите команду и обсудите, какие задачи нужно решить, чтобы приблизиться к поставленным целям. Это станет отличной отправной точкой для развития.

Кстати, мы в Directum разрабатываем решение для управления стратегическими целями и их реализацией. Если у вас есть интерес к такому инструменту, будем рады узнать об этом в комментариях.

Эффективное планирование с помощью Kanban-доски

Чтобы задачи на квартал были всегда перед глазами, мы переносим их на Kanban-доску команды. На ней отражается весь процесс работы, начиная от постановки задач до их завершения.

Мы, разумеется, используем собственный продукт. Это не только удобно, но и позволяет на практике оценить сильные и слабые стороны нашего решения, определить направления для его улучшения. Для ведения работы мы используем Agile-доску в Directum Projects.

Схема работы нашей доски примерно такова:

• Задачи группируются по статусам: от «Поставлено» до «Завершено».
• Каждый участник команды видит, над чем работает, какие задачи приоритетны и где требуются дополнительные усилия.
• Прозрачность процессов помогает избегать путаницы и быстро реагировать на изменения.

Использование Kanban-доски обеспечивает фокус команды на текущих задачах и позволяет отслеживать общий прогресс.

Организация работы с помощью Kanban-доски: структура и подход

Для оптимизации работы мы используем Kanban-доску с несколькими ключевыми колонками, каждая из которых выполняет свою функцию. Эта система помогает структурировать задачи, отслеживать их прогресс и фокусироваться на приоритетах.

1. Колонка «Входящие»

Это своеобразный резервуар для идей, мыслей и предложений. В эту колонку мы записываем всё, что может быть полезным, чтобы разгрузить голову и ничего не упустить.

Это интересно — Программа лояльности: назначение, механизмы и создание собственной стратегии

Каждая идея или мысль оформляется в виде тикета, куда добавляются:

• комментарии, поясняющие суть;
• связанные документы, изображения или другие материалы, которые могут пригодиться в будущем.

Далее идея проходит оценку:

• она может превратиться в полноценную задачу;
• либо быть отбракованной, если окажется неэффективной или неактуальной.

Этот процесс позволяет поддерживать порядок и держать под контролем поток новых задач.

2. Колонка «Отложено»

В этой колонке собираются несрочные задачи, которые предполагается выполнить в следующих кварталах. Они имеют более низкий приоритет и могут подождать своего времени.

3. Колонка «В работе»

Здесь находятся задачи, запланированные на текущий квартал. Чтобы было проще ориентироваться, мы помечаем их специальной меткой, указывающей на их квартальный статус.

Для каждой задачи:

• назначается ответственный, который будет вести её до завершения;
• указывается срок выполнения, но только в тех случаях, когда задача действительно должна быть выполнена к конкретной дате.

Почему важно избегать излишних сроков?
Назначение дедлайнов на все задачи подряд приводит к путанице и недоверию к срокам. Сроки должны быть только у задач, которые требуют строго соблюдения временных рамок.

4. Колонки для отслеживания прогресса

После попадания задачи в работу она проходит через несколько этапов, каждый из которых отображается в своей колонке:

• «Погружение» — задачи, которые находятся на стадии подготовки или изучения.
• «Активная работа» — задачи, которые активно выполняются.
• «Завершение» — задачи, близкие к финальной стадии, где остаются последние штрихи.
• «Выполнено» — задачи, полностью завершённые.
• «Не выполнено» — задачи, которые по каким-либо причинам не удалось реализовать.

Преимущества такой структуры

Эта система помогает:

• визуализировать прогресс по каждой задаче;
• чётко видеть, на какой стадии находится работа в любой момент времени;
• оценивать, успеваем ли мы выполнить всё запланированное к концу квартала.

Как это выглядит на практике

Каждая колонка на доске имеет свою функцию, но все они работают в связке, создавая прозрачный и управляемый процесс. Например, задача, начав свой путь в «Входящих», может перейти в «Погружение», затем в «Активную работу» и так далее, пока не окажется в колонке «Выполнено».

Такой подход позволяет избежать хаоса, минимизировать забытые задачи и эффективно организовать работу команды.

Вы можете называть эти колонки по-своему, исходя из особенностей вашего процесса. Например, для вашего проекта этапы могут быть обозначены как анализ, проработка, согласование или другие подходящие категории. Главное, чтобы этот процесс отражал движение задач, демонстрируя их прогресс на различных стадиях работы. Это позволит вам увидеть общую картину проекта, не углубляясь в детали.

Также стоит обратить внимание на масштаб задач, размещаемых на доске. Важно различать крупные и повседневные задачи. Для удобства рекомендуется избегать слишком мелких задач. Оптимальный масштаб — задачи, на выполнение которых требуется около двух недель. Если на одной доске собирать мелкие задачи, занимающие всего несколько часов, вместе с крупными, рассчитанными на квартал, доска быстро превратится в перегруженный список разнотипных тикетов.

На подобной доске внимание начинает рассеиваться, прогресс становится менее заметным, а разобраться в происходящем становится значительно сложнее. В результате теряется вся эффективность и удобство работы с доской. Это одна из самых распространённых ошибок. Чтобы избежать такой ситуации, можно воспользоваться чек-листом внутри каждой задачи. Чек-лист позволяет разбить задачу на более мелкие этапы и отмечать выполненные пункты по мере их завершения, что упрощает управление процессом.

Если бы наша работа сводилась исключительно к выполнению квартальных задач, все было бы слишком просто, не так ли? Но в реальности сотрудники сталкиваются с множеством мелких задач, которые тоже нужно где-то фиксировать. Чтобы не отвлекать внимание от стратегических целей, такие задачи можно вести на отдельной доске (назовем её «to-do»). Эта доска может быть индивидуальной для каждого сотрудника или общей для всей команды. В нашем случае она общая для команды.

Можно возразить, что использование двух досок может рассеивать внимание. Ведь мелкие задачи оказываются и там, и там: на стратегической доске они представлены в виде чек-листов, а на «to-do» доске — в виде тикетов. Это действительно может показаться неудобным. Однако современные цифровые инструменты, такие как Agile-доски Directum, решают эту проблему. Они позволяют преобразовать пункты чек-листа из стратегической задачи в отдельные карточки. Эти карточки можно перенести на доску повседневных задач, сохранив связь с основной задачей. Таким образом, мы получаем две доски: одну, где видна вся стратегия, и другую, где организована повседневная работа.

Существует несколько подходов к управлению задачами:

• Вести две доски и связывать задачи между ними.
• Объединить все задачи на одной доске и разделять их визуально с помощью свимлайнов (например, стратегические и повседневные задачи выделяются в разные потоки).
• Использовать фильтрацию по меткам или другим параметрам.

Directum Projects поддерживает все эти варианты. В моём случае я выбрал вариант с двумя досками, но пока не уверен, что это оптимальное решение. Я продолжаю экспериментировать и буду рад услышать ваши идеи. Если у вас есть предложения, оставляйте их в комментариях — обсудим.

Как определять приоритеты и выбирать задачи для работы

После утверждения квартальных задач и размещения их на командной доске каждому тикету назначается ответственный, а также выставляются приоритеты. В моей команде используется следующая система:

1. Приоритет по последствиям невыполнения:
   • A — критичные последствия.
   • B — можно пережить.
2. Приоритет по влиянию на финансовые показатели:
   • $ — задача напрямую влияет на деньги.
   • $ — задача не влияет на деньги.

Шкала приоритетов выстраивается по убыванию следующим образом:

• A + $,
• A + $,
• B + $,
• B + $.

Такой подход помогает чётко расставлять акценты и понимать, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут быть отложены.

В результате каждый член команды имеет полное представление о своих задачах и порядке их выполнения. Если несколько задач имеют одинаковый приоритет, выбирается та, которую можно выполнить быстрее.

В соответствии с принципами Kanban на доске установлен лимит на количество задач, которые один исполнитель может вести одновременно в каждой колонке. Превышать этот лимит запрещено. Чтобы приступить к новой задаче, необходимо сначала продвинуть одну из уже начатых. Такой подход называется «вытягиванием» задач, в отличие от «впихивания». Это принципиальный момент, поскольку он позволяет быстрее завершать работу над задачами, а завершённые задачи — единственные, которые приносят реальную ценность.

Это интересно — Как упаковка продукта помогает бренду выделиться на перенасыщенном рынке

Также полезно в конце квартала проводить ревью, чтобы оценить, оправдала ли задача ту ценность, которая была запланирована на этапе её постановки. Такой анализ помогает улучшить процесс планирования и выполнения задач в будущем.

Как следить за прогрессом и держать фокус на важных задачах

Два раза в неделю команда собирается на синхронизацию, которая длится от получаса до часа. На этих встречах мы открываем доску и начинаем с оценки общего прогресса. Анализируем, сколько задач уже закрыто, сколько осталось, на каких стадиях они находятся, и укладываемся ли мы в намеченные сроки.

Далее уделяем внимание задачам, которые находятся в работе. Разбираем их более детально, обсуждаем текущий статус и ищем способы ускорить выполнение. Основной акцент делаем на выявлении препятствий, которые могут мешать успешному завершению задач, и на том, как их можно устранить.

Такой подход помогает держать фокус на квартальных задачах. Мы постоянно держим их перед глазами: ежедневно видим их на доске, а дважды в неделю обсуждаем, анализируем прогресс и ищем решения для своевременного выполнения. Этот регулярный мониторинг помогает не упускать из виду важное и эффективно достигать поставленных целей.

Каждый сотрудник должен ежедневно заглядывать на доску, проверять свои задачи и обновлять их статус при наличии изменений. Но как сделать так, чтобы сотрудники действительно работали с доской? Есть один важный секрет: доска должна стать незаменимым инструментом.

Для этого важно, чтобы все связанные с задачей материалы хранились непосредственно в доске: заметки, вложения, ссылки, чек-листы, а при необходимости даже переписка. Современные Agile-доски позволяют это реализовать, включая встроенные чаты для общения. Когда в доске собрано всё необходимое для работы, она становится не просто средством контроля или отчетности, а полноценным рабочим инструментом.

В такой системе актуализация задач происходит естественно, в процессе работы. Сотрудник обновляет информацию не потому, что это обязательное требование, а потому что ему самому это нужно для выполнения задач. Это превращает доску в ключевой элемент рабочего процесса, делая её удобной и востребованной.

Одним из главных преимуществ цифровой доски является возможность мгновенной фильтрации по любому критерию. Например, если вам нужно увидеть только свои задачи, достаточно включить фильтр по своему имени. В результате перед вами сразу появится персонализированная доска с задачами, относящимися именно к вам.

Как выглядит идеальный результат?

Внедрив описанные подходы, вы получите систему, которая работает следующим образом:

• Сотрудники команды используют доску в своей работе, всегда знают, какие задачи нужно выполнить, и понимают, как их выполнение влияет на цели команды и компании.
• Доска отражает текущую ситуацию. Можно сразу увидеть, в каком статусе находятся квартальные задачи, и оценить, укладываемся ли мы в установленные сроки.
• Руководитель проводит регулярные синхронизации с командой, выявляет проблемы и помогает их решать.
• Доска помогает оценить ресурсы. Можно понять, есть ли возможность взять новую задачу в работу, или её стоит отложить на следующий период либо заменить одну из текущих задач.
• Цели команды обоснованы и важны. Все участники принимали участие в их формировании, поэтому они воспринимаются как общая ответственность.
• Команды синхронизируют цели. Это исключает дублирование усилий или выполнение противоречащей друг другу работы.
• Цели команды выстроены в соответствии с целями компании, что позволяет быстрее достигать общих результатов.

Как добиться такого результата?

Построение подобной системы требует времени. Обычно на оттачивание и настройку уходит несколько квартальных циклов. Но результат оправдывает вложенные усилия. Если в компании ещё нет подобного подхода, начать можно с небольшой команды. Когда появятся первые успехи, вы сможете поделиться результатами и стать примером современного эффективного менеджмента.

Эффективность этого метода подтверждена опытом ведущих мировых компаний, работающих в условиях высокой конкуренции. Это значит, что он подойдёт любому, кто стремится к выдающимся результатам.

Если вам близки принципы, описанные выше, попробуйте внедрить этот подход в своей работе. Если у вас возникнут вопросы о нашем опыте или нюансах метода, пишите в комментариях — я с удовольствием отвечу и помогу разобраться.