Как написать благодарственное письмо своим клиентам

В этой записи блога мы научим вас, как выразить признательность, отправив покупателю благодарственное письмо, которое обязательно обрадует его.

Выберите формат, который подходит для вашего бизнеса.

Когда вы благодарите своих клиентов, вы хотите, чтобы это звучало профессионально и искренне. В то время как рукописная открытка с благодарностью может показаться самой продуманной, может быть логистически невозможно выполнить ее для каждого клиента, с которым вы ведете бизнес.

Выбирая правильный формат благодарственного письма, подумайте, за что именно вы их благодарите. Например, электронная почта будет уместна для обычных товаров, приобретаемых в Интернете, в то время как новые клиенты оценят более персонализированные сообщения.

В тех случаях, когда невозможно написать рукописную заметку для каждого клиента, которого вы хотите поблагодарить, используйте шаблон благодарственного письма надежному клиенту, чтобы показать им, насколько вы благодарны за их бизнес, отзывы или лояльность.

Используйте соответствующее приветствие

Начните свое письмо с правильного и уместного приветствия. Все это зависит от голоса и тона вашего бренда.

Если вы знаете адресата, начните письмо со слов «Здравствуйте…» или «Уважаемый…» .

Если вы никогда не встречались с получателем, начните письмо со слов «Уважаемый…» .

Затем дважды проверьте правильность написания имени получателя.

Если благодарственное письмо носит неформальный характер, обращайтесь к получателю по имени.

Как правило, поддержание формального взаимодействия заставит клиента чувствовать себя уважаемым.

Выражайте благодарность и признательность

Затем поблагодарите получателя за все, что он вам дал, будь то подарок, пожертвование, интервью или просто то, что он был вашим клиентом, и выразите искреннюю благодарность. Скажите спасибо и укажите, насколько вы цените то, что они вам дали, и как это поможет вашему бизнесу.

Например, если клиент повторно приобрел ваш продукт по подписке, вы можете написать следующее:

 «Большое спасибо за повторную подписку и повторную покупку Продукта. Поддержка таких клиентов, как вы, помогает нашему бизнесу расти и развиваться благодаря вашим полезным отзывам».

Включите конкретные детали

Поделитесь подробностями об их взаимодействии с вами, чтобы получатель почувствовал, что все, что он дал вам, было полезным и ценным.

Например, если клиент отправил опрос для получения отзывов, вы можете включить следующие сведения:

«Спасибо за участие в опросе о вашем опыте использования Продукта! Ваши отзывы помогают нам улучшить наши предложения для вас и других клиентов.»

Будь то влияние их покупки на ваш растущий бизнес или отзывы, которые могут помочь вам стать лучше, чем больше вы сообщаете им, что они внесли положительный вклад, заставит их чувствовать, что они внесли больше, чем просто свои деньги и время.

Еще раз скажите спасибо.

Завершите свое письмо последней строкой, с чем-то простым, например:

«Еще раз спасибо за ваш [подарок/поддержку/покупку/отзыв].»

Используйте соответствующее закрытие

Есть много разных заключительных приветствий, которыми вы можете закончить свое благодарственное письмо.

Для деловых отношений завершите свое электронное письмо словами «С уважением…»

Другие подходящие для бизнеса закрытия могут включать:

«С уважением …»

«Хорошего дня/выходных…»

«Искренне …»

«Всего наилучшего …»

Подпишите благодарственное письмо

После того, как вы завершите все дружеским подписанием, обязательно подпишите свою работу. Если вы общаетесь с новым клиентом, добавьте формальности к своей подписи, указав свою фамилию. Если вы пишете письмо от руки, подпишите документ курсивом для более профессиональной эстетики. Эти детали имеют большое значение в определении тона вашего письма.

Независимо от того, пишете ли вы благодарственное письмо для нового клиента или одного из самых лояльных клиентов, эти советы помогут вашему сообщению попасть в цель.

Дайте клиентам возможность ответить

Важно помнить, что благодарственные письма эффективно расширяют диалог с вашими клиентами. Таким образом, вы должны включить возможность для клиентов ответить вам, если у них есть дополнительные вопросы об их заказе, они хотят отправить отзыв или заинтересованы в совершении другой покупки.

Если вы используете маркетинговое программное обеспечение для отправки писем своим контактам, обязательно проверьте, могут ли клиенты отвечать непосредственно на обратный адрес электронной почты. Некоторые общие инструменты для работы с почтовыми ящиками будут использовать замещающий адрес электронной почты, который позволяет отправлять электронные письма 1:1 большой аудитории, но не позволяет вашим получателям отвечать на сообщения. Если вы не можете редактировать свое ответное электронное письмо, вам следует рассмотреть возможность добавления адреса электронной почты в само сообщение, чтобы у клиентов был прямой способ связаться с вами.

Определите лучшее средство коммуникации

Прежде чем вы начнете писать благодарственное письмо, вы должны подумать, какой способ лучше всего использовать для этого случая. Как правило, рукописные письма считаются более искренними, чем электронные письма или текстовые сообщения. Это потому, что для написания этих заметок требуется время, и это демонстрирует искренность и признательность с вашей стороны.

Используйте соответствующее приветствие

Ваше письмо должно начинаться с соответствующего приветствия. Если у вас уже были отношения с получателем, ваше приветствие должно быть теплым и вежливым. Используйте их имя, чтобы создать приветливый, дружелюбный тон, укрепляющий связь, которую вы с ними установили.

Если вы менее знакомы с этим человеком, ваше приветствие должно задать профессиональный тон разговору. Обращайтесь к получателю по его соответствующему титулу и используйте вступление, которое соответствует вашим отношениям с ним.

Например, если это важная заинтересованная сторона, ваше приветствие может быть таким: «Уважаемый ……». Или, если это новый клиент, вы можете начать с «Здравствуйте,……». Выбор правильного приветствия гарантирует, что ваше сообщение с благодарностью будет получено в предполагаемом контексте.

Выражайте благодарность

Следующий раздел должен включать заявление, в котором описывается, за что вы благодарны. Используйте конкретные детали, чтобы описать, что сделал получатель, чтобы получить эту записку. Включение деталей делает ваше сообщение более искренним, потому что оно персонализирует содержание для читателя.

В этом разделе постарайтесь как можно чаще использовать слово «вы». Это сделает ваше сообщение ориентированным на клиента, потому что вы сосредоточитесь на том, что получатель сделал для вас и вашего бизнеса.

Расскажите им, как они повлияли

После того, как вы поблагодарите за то, что они дали или сделали для вас, кратко объясните, почему вы это цените, более подробно. Уточните, насколько их действия важны для вас, чтобы они знали, что оказали на вас положительное влияние.

Например, если человек подарил вам физический подарок, скажите, как вы собираетесь его использовать, и конкретизируйте. Больше контекста заставит их чувствовать себя еще лучше, давая его вам.

Если они оказали вам действие или услугу, скажите, насколько легче было выполнить вашу работу с их помощью.

Смотрите в будущее

После выражения благодарности в следующем разделе следует отметить ваши будущие отношения с получателем. Эта часть позволит клиенту узнать, что вы намерены продолжать работать с ним в течение долгого времени. Это важно для построения долгосрочных отношений, поскольку устанавливает ожидания для будущих взаимодействий.

Добавьте правильное закрытие

Для дружеских или семейных отношений используйте дружеское, неформальное завершение, которое вам удобно, например:

«Говори скорее…»

«До скорого …»

«С любовью…»

Наконец, ваше благодарственное письмо должно заканчиваться соответствующим заключительным заявлением. Еще раз поблагодарите получателя и предложите варианты связи с вами, если это необходимо. Затем завершите сообщение предпочитаемой подписью, а затем своей подписью.

Далее давайте поговорим о некоторых цифровых подходах с использованием клиентоориентированного языка, который вы можете использовать в письмах с благодарностью.

Скажите что-нибудь положительное в теме письма

Если вы решили, что благодарственное письмо — это лучший путь, убедитесь, что ваша тема дает вашему клиенту предварительное представление о том, что его ждет. Такие слова, как «спасибо», «уважаемый клиент», «ваша лояльность» и «с благодарностью» — все это хорошие сигналы того, что клиент может ожидать от вас положительного сообщения, но это не единственные термины, из которых можно выбирать.

Взгляните на эти примеры, чтобы творчески подойти к открытию благодарственного письма:

«Спасибо за отличный вкус»

«Вы показали себя с размахом»

Будьте благоразумны с тем, что вы рекламируете

Благодарственное письмо не должно использоваться как возможность заставить ваших клиентов тратить больше денег.

Ничто не делает письмо от компании (замаскированное под благодарственное письмо) более неискренним, чем немедленная просьба к получателю купить что-нибудь еще. Существует множество возможностей поделиться предложениями и новыми продуктами с вашими клиентами, но это не одна из них.

Совершенно нормально отправить клиенту благодарственное письмо, которое просто благодарственное письмо. Другие приемлемые варианты включают ссылку на опрос клиентов, персонализированный образовательный контент или информацию о программе лояльности.

Пишите как человек

Убедитесь, что ваше благодарственное письмо звучит как можно более человечно, чтобы передать, насколько вы благодарны клиенту за его бизнес и лояльность. В качестве дополнительного штриха отправьте электронное письмо от реального человека в вашей компании — в идеале от руководства — для большей достоверности.

Включите что-то личное

Часть того, чтобы писать по-человечески, означает понимать, что ваше сообщение читает другой человек. Если ваше электронное письмо кажется неискренним или небрежным, оно не окажет должного воздействия на вашу аудиторию. Хотя они оценят этот жест, он не оставит впечатления, которое напомнит им о вашем бренде в будущем.

Один из способов, которым вы можете украсить свою благодарность, — включить что-то личное в ваше сообщение. Это может быть короткий рассказ о том, как эта покупка повлияла на ваш бизнес, интересное взаимодействие, которое произошло между вашей командой и клиентом, или просто забавная шутка и беззаботное напоминание о том, что ваши каналы поддержки всегда готовы помочь. Что бы вы ни выбрали, это должно добавить больше контекста вашему письму, чтобы вы не просто говорили «спасибо, что купили это».

Предоставьте клиентам способ ответить

Важно помнить, что благодарственные письма эффективно расширяют диалог с вашими клиентами. Таким образом, вы должны включить возможность для клиентов ответить вам, если у них есть дополнительные вопросы об их заказе, они хотят отправить отзыв или заинтересованы в совершении другой покупки.

Если вы используете маркетинговое программное обеспечение для отправки писем своим контактам, обязательно проверьте, могут ли клиенты отвечать непосредственно на обратный адрес электронной почты. Некоторые общие инструменты для работы с почтовыми ящиками будут использовать замещающий адрес электронной почты, который позволяет отправлять электронные письма 1:1 большой аудитории, но не позволяет вашим получателям отвечать на сообщения. Если вы не можете редактировать свое ответное электронное письмо, вам следует рассмотреть возможность добавления адреса электронной почты в само сообщение, чтобы у клиентов был прямой способ связаться с вами.

Начните с шаблона, который может использовать вся ваша команда

Хотя вы должны попытаться персонализировать благодарственное письмо для каждого клиента, шаблон может обеспечить согласованность элементов брендинга, таких как шрифты, цвета и изображения. Это также сэкономит время вашей команды, поскольку вам не придется начинать с нуля, когда вы начнете писать. Вместо этого вам просто нужно персонализировать шаблон и включить любую информацию или предложения, которые могут быть актуальны на данном этапе пути клиента.

Если вы занимаетесь электронной коммерцией, то, возможно, вы уже взаимодействуете со своими клиентами по электронной почте. Раздел ниже может помочь вашей команде написать привлекательные благодарственные письма после того, как клиенты совершат покупку на вашем веб-сайте.

Спасибо за ваш заказ

В электронной коммерции благодарственные письма — это эффективный способ оставаться на связи с вашей клиентской базой после того, как они совершат покупку. Отправляя электронное письмо после доставки заказа, вы не только проявляете любезность, но также предоставляете прямой канал, чтобы задать вопросы, оставить отзыв или даже совершить повторную покупку.

Порадуйте своих клиентов благодарственными письмами

Написание благодарственных писем, возможно, не самый популярный способ, которым люди проводят свое время на работе, но это задача, которая обязательно заставит ваших клиентов почувствовать себя ценными. Отправляете ли вы рукописную записку, электронное письмо или даже текстовое сообщение, этот акт доброты может иметь большое значение.