Способы снизить операционные расходы для вашего бизнеса

Достигайте своих финансовых целей без ущерба для качества и производительности.

Увеличить денежный поток, не перегружая сотрудников и не жертвуя качеством продукции или услуг, — непростая задача, особенно если ваши финансы ограничены. Оптимизация расходов более проста и напрямую влияет на размер вашей прибыли.

Сокращение расходов на бизнес может повысить прибыльность. Внедрение систематических методов контроля затрат может обеспечить немедленную экономию при обеспечении конкурентоспособной нормы прибыли.

Как сократить операционные расходы для вашего малого бизнеса

Несколько функций и категорий малого бизнеса поддаются мерам по сокращению затрат:

• Инвестиции в технологии
• Аутсорсинг второстепенных бизнес-функций
• Найм
• Переговоры с вендорами
• Мониторинг и корректировка бизнес-функций

Мы рассмотрим каждый элемент более подробно и укажем способы сократить расходы и повысить прибыльность.

Используйте технологии

Изучите текущие административные процессы и определите области, в которых автоматизация и технологии могут избавить сотрудников от выполнения ручных задач. Бизнес-технологии быстро меняются, и внедрение новейшего программного обеспечения и решений может значительно снизить эксплуатационные расходы.

Многие онлайн-решения могут автоматизировать различные функции малого бизнеса за небольшую долю затрат на использование человеческих ресурсов. Автоматизируя повторяющиеся задачи, вы можете каждый день экономить часы ручного труда, освобождая сотрудников для повышения производительности бизнеса. Кроме того, поскольку машины не склонны к ошибкам, технологии уменьшают человеческие ошибки.

Вот несколько способов снизить эксплуатационные расходы с помощью технологий:

• Уменьшите нагрузку по заработной плате. Вместо того, чтобы нанимать бухгалтера и персонал для выставления счетов, используйте программное обеспечение для счетов и бухгалтерского учета , чтобы повысить эффективность. Бухгалтерские решения могут значительно сократить время, необходимое для выполнения повседневных задач, освобождая членов вашей команды.
• Снизьте свои расходы на маркетинг. Экспериментируйте с недорогими маркетинговыми методами и платформами. Например, изучите маркетинговые инструменты ВК, попробуйте рекламу Яндекс, чтобы напрямую выйти на целевой рынок.
• Платите меньше за офисное помещение. Один из уроков пандемии COVID-19 заключается в том, что офисные помещения не всегда необходимы. Доля дней работы на дому, как ожидается, почти утроится по сравнению с допандемическим уровнем, увеличившись с 5,5% до 16,6% в пост пандемическую эпоху. При расширении удаленной рабочей силы рассмотрите возможность сокращения или отказа от офисных помещений. Такие технологии, как Google Drive или Basecamp, централизуют документы и хранилище файлов, а Skype, Slack, Trello и Zoom позволяют проводить виртуальные встречи и совместную работу.
• Экономьте на командировочных расходах. Командировочные расходы составляют значительный процент от общих операционных расходов бизнеса. Вместо этого сэкономьте деньги и время, организовав встречи и презентации в Интернете. Webex от Cisco может стать отличной утилитой для проведения совещаний, вебинаров и презентаций в Интернете.

Отдайте бизнес-функции на аутсорсинг

Поиск партнера по аутсорсингу для второстепенных бизнес-функций — еще один разумный способ сократить операционные расходы. Аутсорсинг помогает сохранить вашу организацию в тонусе при одновременном снижении расходов на заработную плату. Вместо того, чтобы отвлекать свое внимание и усилия на решение второстепенных задач, вы сможете посвятить свое время деятельности, приносящей доход.

Вот некоторые услуги, которые можно перенести на аутсорсинг.

• Деятельность в области ИТ-поддержки. Если вам нужно управлять всего несколькими компьютерными системами, вам не обязательно нужна собственная команда специалистов по аппаратному обеспечению. Компьютеры не выходят из строя через день, но когда это происходит, сервисный центр в вашем районе может помочь. Помимо ремонта ваших компьютеров, аутсорсинговый ИТ-провайдер может предложить несколько ценных услуг, включая установку программного обеспечения, устранение проблем с производительностью и текущее обслуживание системы.
• Налоговая подготовка. Современные бухгалтерские программы могут выполнять большую часть работы по подготовке к налоговой декларации, а затем вы можете отправлять записи и отчеты внешнему специалисту.
• Поддержка клиентов. Каждый бизнес имеет дело с клиентами, а поддержка клиентов — это та область, которую никто не может позволить себе игнорировать. Но содержание команды поддержки клиентов может быть дорогостоящим, особенно если принять во внимание расходы на подбор и обучение. Многие малые предприятия предпочитают передавать обслуживание клиентов на аутсорсинг внешнему поставщику, а не заниматься этим собственными силами.
• Маркетинг. Вы можете нанять стороннюю маркетинговую фирму для управления вашей рекламой, маркетингом в социальных сетях и другими маркетинговыми возможностями. Наем опытного специалиста по маркетингу в штате может быть дорогостоящим, а с таким количеством маркетинговых каналов выбор, на чем сосредоточиться, может привести к путанице. Подумайте об интервью с маркетинговыми агентствами, чтобы использовать их опыт и знания для развития вашей компании. Агентства обычно предоставляют предложения с рекомендациями и бюджетами, помогая вам выбрать правильного партнера по аутсорсингу для ваших нужд.

Совет

Может быть хорошей идеей передать HR-функции на аутсорсинг , если вы тратите слишком много времени на выполнение HR-задач и обнаруживаете, что не можете быстро реагировать на изменения, связанные с ростом вашего бизнеса.

Принимайте более взвешенные решения о найме

Сократите ежегодные расходы на персонал с помощью разумных решений о найме, таких как поиск кандидатов с несколькими навыками. Например, если ваш новый помощник по административным вопросам разбирается в контент-маркетинге, это огромный плюс.

Другая идея заключается в том, чтобы нанять подрядчиков вместо штатных сотрудников. Многие малые предприятия обращаются к исключительным профессиональным фрилансерам для разовой работы. Эта практика произвела революцию в том, как стартапы конкурируют с устоявшимися организациями на современном рынке.

Наем фрилансеров и стажеров может стать мастерским ходом для экономии денег для малого бизнеса. Наймите профессионалов по контракту на столько времени, сколько потребуется для выполнения работы; вам не нужно платить им, когда нет работы. Работа выполняется, и накладные расходы не добавляются к вашим обязательствам по выплате заработной платы. Это беспроигрышная ситуация.

Вот несколько областей, в которых компании часто получают выгоду от найма фрилансеров.

• Копирайтинг. Нужен копирайтер для создания привлекательного контента для вашего нового веб-сайта или для написания еженедельных информационных сообщений в блогах? Если это так, просмотрите биржи фриланса. Копирайтеры-фрилансеры обычно берут от 30 рублей за тысячу символов, но ставки могут быть выше в зависимости от различных факторов, включая объем, специализацию контента, тип и сложность проекта, уровень знаний и сжатые сроки.
• Веб-разработка. Вы можете нанять внештатного веб-разработчика для создания своего бизнес-сайта. Использование фрилансера обходится дешевле, чем найм веб-разработчика на полный рабочий день. Если ваш веб-сайт относительно прост, вы можете использовать сервис веб-шаблонов, для создания собственного сайта.
• Поисковая оптимизация. Органические посетители являются движущей силой успеха любого онлайн-бизнеса. В то время как у крупных предприятий есть бюджет для создания собственной команды экспертов по SEO, у стартапов могут возникнуть трудности с наймом специалиста по SEO на полную ставку. Услуги фрилансера могут помочь. Внештатный SEO-подрядчик может оптимизировать код вашего веб-сайта и включить ключевые слова среди других задач. Вы можете платить им ежемесячную плату за устранение проблем и отправку списков, чтобы ваш сайт оставался видимым.
• Графический дизайн. Нужен быстрый дизайн флаера? Ищете художника-графика для создания шаблона целевой страницы для новой маркетинговой кампании по электронной почте? Для специальных дизайнерских задач подойдет независимый графический дизайнер.

Переговоры с поставщиками

Вы платите за товары и услуги по максимально возможной цене? Изучите свои операционные расходы и посмотрите, где вы можете договориться о более выгодных ставках. Учитывайте следующие факторы.

• Оптовые скидки. Если вы покупаете продукты или сырье оптом, вы можете получить оптовую скидку.
• Хорошая гибкость для клиентов. Используйте тот факт, что ваша компания долгое время была клиентом поставщика, имеет отличную историю платежей или часто делает дорогостоящие заказы. Продавец не захочет потерять вас как покупателя и может быть гибким в отношении цены.
• Статус крупного клиента. На вашу компанию приходится не менее 10% годового дохода поставщика? Если это так, вы находитесь в хорошей переговорной позиции и сможете снизить цену.
• Цены конкурентов. Посмотрите, сколько конкурирующие поставщики берут за ту же услугу или материалы, и используйте эту информацию для переговоров. Если продавец не сдвинется с места по цене, вы всегда можете сменить продавца.
• Обзоры или отзывы. Предложите дать продавцу положительный отзыв или отзыв в маркетинговых целях. Продавец может показать свое удовлетворение снижением цен.
• Неценовые уступки. Даже если вы не можете снизить общую цену, вы можете добиться других изменений условий контракта, таких как более выгодные условия оплаты или более быстрая доставка.

Постоянно анализируйте и корректируйте

Ведение успешного бизнеса — это непрерывный процесс, который требует постоянного мониторинга, анализа и корректировки. Изучите несколько факторов стоимости, чтобы убедиться, что вы не платите больше, чем это необходимо.

Вот несколько примеров областей, в которых следует отслеживать потенциальные возможности сокращения затрат.

• Рабочее время. В определенное время дня, недели, месяца или года больше загруженности, чем в другое? Если у вас есть сотрудники с почасовой оплатой, запланируйте их большее количество в более загруженные периоды и меньшее количество в периоды затишья. Чтобы максимизировать время сотрудников, если у вас есть система POS , просматривайте отчеты о продажах POS по времени дня, недели и месяца. 
• Уровни запасов. Хранение запасов может быть дорогим, особенно при аренде складских помещений. В программном обеспечении для управления запасами или в функциях инвентаризации POS-системы изучите отчеты о продажах по периодам времени и продуктам, чтобы определить оптимальные уровни запасов. Детализируйте специфику продукта, так как один размер, версия или цвет могут продаваться лучше, чем другие.
• Финансовые расходы. Хотя финансовые расходы не так изменчивы, как затраты на персонал или запасы, проводите обзор своих финансовых расходов каждый квартал. Получаете ли вы наибольший процент на деньги, которые у вас есть в банке? Стоит ли рефинансировать непогашенный бизнес-кредит по более низкой ставке? Стоит ли пересматривать комиссию за обработку кредитной карты? Периодическая проверка гарантирует, что ваши финансовые поставщики не используют вас в своих интересах.

Что такое эксплуатационные расходы

Операционные расходы — это повседневные расходы, которые вы платите за ведение своего бизнеса, например:

• Себестоимость проданных товаров — сумма, необходимая для покупки или изготовления, упаковки и продажи вашего продукта (предприятия сферы услуг обычно не имеют себестоимости).
• Арендная плата, лизинговые платежи за оборудование и коммунальные услуги
• Телефон и интернет-сервис
• Страхование
• Маркетинговые расходы, такие как реклама, сборы за торговые выставки и графический дизайн
• Коммерческие расходы, включая командировки
• Заработная плата и другие расходы на персонал
• Канцелярские расходы
• Расчётное кассовое обслуживание и другие банковские сборы

В финансовой отчетности стоимость проданных товаров вычитается из общей выручки, чтобы получить валовую прибыль. Затем из валовой прибыли вычитаются прочие операционные расходы, чтобы получить чистую прибыль. Это сумма, оставшаяся для распределения между владельцами бизнеса или реинвестирования.

Сокращение накладных расходов

Сокращение эксплуатационных расходов — проверенная практика для повышения рентабельности. Но чтобы сделать это эффективно, вы должны определить области, в которых можно сократить накладные расходы. Рассмотрите возможность привлечения клиентов и поставщиков для оценки возможных областей улучшения. Правильная оценка вашего отчета о прибылях и убытках не менее важна, так как вы не хотите брать на себя какие-либо неоправданные риски, которые могут нанести ущерб эффективности вашего бизнеса.

Помните, что не существует универсального подхода к сокращению затрат и повышению прибыльности. То, что работает для другого бизнеса, может не сработать для вас.