Как правильно заполнить универсальный передаточный документ
Универсальный передаточный документ (УПД) сочетает в себе элементы счета-фактуры и первичного документа, подтверждающего передачу товаров, работ или услуг. Этот документ упрощает документооборот для компаний и ИП, поскольку позволяет заменить две формы одной. УПД дает право на вычет входного НДС и подтверждает обоснованность налоговых расходов для покупателя, как на общей системе налогообложения, так и с 2025 года для упрощенки с обычными ставками НДС. Важно помнить, что использование УПД необходимо закрепить в учетной политике и согласовать с покупателями.
Когда следует составлять УПД
УПД обязаны составлять продавцы импортных товаров, которые подлежат прослеживаемости и не облагаются НДС, если покупатель является ИП или компанией. Например, это могут быть продавцы холодильников. Для остальных продавцов существует перечень операций, при которых также можно использовать УПД, однако он не является исчерпывающим. Например, УПД можно оформить на:
- отгрузку товаров с или без перевозки;
- передачу имущественных прав;
- сдачу-приемку работ или услуг.
В одном УПД могут быть отражены несколько операций, например, отгрузка товара и оказание услуг. УПД составляется в день выполнения работ или оказания услуг. Для аванса он не используется, для этого требуется счет-фактура. Начать применять УПД можно в любое время, однако его использование должно быть закреплено в учетной политике. Стороны могут указать в договоре, что исполнитель или поставщик вправе оформлять УПД. В рамках одного договора можно применять УПД для одних операций, а для других — составлять обычные счета-фактуры и первичные документы.
Форма УПД
Утвержденной формы УПД нет, поскольку этот документ не является обязательным и используется по усмотрению компании или ИП. Однако существует рекомендованная ФНС форма, которую можно использовать при приведении ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. Также возможно разработать свою форму УПД, дополнив счет-фактуру реквизитами первичного документа.
УПД можно составлять в бумажном или электронном виде. Для сделок с прослеживаемыми товарами продавцы, не являющиеся плательщиками НДС, обязаны использовать электронный УПД по утвержденному формату. Отказаться от его составления не могут ни продавец, ни покупатель. В других случаях можно использовать электронный документ по договоренности с контрагентом, если у него есть возможность получать такие УПД через спецоператора.
До 1 апреля 2025 года можно использовать два формата электронных УПД — с реквизитом «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости» и без него. После этой даты будет обязательным только первый формат.
Как заполнить УПД
Заполнение УПД зависит от его статуса. Существует два статуса:
- Статус «1» — УПД используется одновременно как счет-фактура на отгрузку и как первичный документ, например, товарная накладная или акт о выполнении работ и оказании услуг.
- Статус «2» — УПД используется только как первичный документ.
Для УПД со статусом «1» продавец заполняет:
- Поля «Статус» и «Документ составлен на _ листах».
- Все реквизиты «отгрузочного» счета-фактуры. В строке 5а «Документ об отгрузке» указывается наименование, номер и дата самого УПД.
- Реквизиты первичного документа, касающиеся передачи товаров, работ, услуг, имущественных прав — это строки с 8 по 14.
Для УПД со статусом «2» продавец заполняет:
- Поля «Статус» и «Документ составлен на _ листах».
- Обязательные реквизиты первичного документа.
Покупатель, независимо от статуса УПД, заполняет только строки 15—19, касающиеся приемки товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Кто подписывает УПД и как его регистрировать
Универсальный передаточный документ (УПД) подписывают сотрудники, уполномоченные на подписание счетов-фактур или первичных документов, подтверждающих отгрузку товаров. Если подписи этих сотрудников совпадают, то их не нужно дублировать.
Например, если директор разрешил отгрузку и подписал часть УПД, связанную с «счетом-фактурой», ему не требуется повторно ставить подпись в строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». В строке 18 УПД свою подпись ставит ответственный за приемку с стороны покупателя, будь то руководитель или уполномоченный сотрудник. Печать на УПД не является обязательной, однако, если она присутствует, рекомендуется ее поставить.
Регистрация УПД
УПД со статусом «1», как и обычный счет-фактура, должен быть зарегистрирован в книге продаж у продавца — плательщика НДС. Покупатель на общей системе налогообложения (ОСН), а с 2025 года — также на упрощенке с обычными ставками НДС, должен зарегистрировать УПД в своей книге покупок.
В журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД регистрируют только комиссионеры, агенты, экспедиторы и застройщики, которые действуют от своего имени в интересах других лиц:
- Выставленные УПД регистрируются в части 1 журнала.
- Полученные — в части 2.
Как исправлять УПД
Если необходимо исправить УПД, нужно оформить новый документ с правильными данными, заполнив строку 1а.
Если после отгрузки товара изменились его цена или количество, необходимо выставить корректировочный УПД, который заполняется аналогично корректировочному счету-фактуре.