Что такое инкассация денег и как её правильно организовать

Компании, работающие с наличными средствами, обязаны сдавать выручку в банк для зачисления на расчётный счёт. Наличие средств на счёте необходимо для расчётов с контрагентами, уплаты налогов, а также для безопасного хранения крупных сумм. В некоторых случаях компании не могут хранить в кассе сумму, превышающую установленный лимит, иначе это грозит штрафами. Для передачи наличных в банк можно воспользоваться несколькими способами: доставить их самостоятельно, воспользоваться услугами инкассаторской службы или самоинкассацией через банкомат или сейф.

Что такое инкассация денег

Инкассация — это услуга по транспортировке наличных средств в банк для их зачисления на расчётный счёт. Иногда под инкассацией понимают любую охраняемую перевозку наличных средств, например, между офисами одной компании. Однако, согласно законодательству, такая перевозка не считается инкассацией, а классифицируется как обычная транспортировка. Оказывать услуги инкассации имеют право банки и инкассаторские службы. Хотя можно доставить деньги в банк и самостоятельно, специализированные службы обеспечивают безопасность перевозки, используя бронированный транспорт и охрану, и несут ответственность за сохранность средств в пути.

Пример ситуации

Если магазин принимает платежи от клиентов наличными, то выручку из кассы нужно вносить на расчётный счёт для оплаты закупок у поставщиков. Самостоятельная транспортировка наличных небезопасна, поэтому рекомендуется заказать инкассацию. Инкассаторы, оснащённые вооружённой охраной, заберут деньги из магазина и доставят их в банк. Существует также вариант самостоятельной инкассации с использованием автоматических устройств — об этом мы расскажем ниже.

Виды инкассации денег

Существует несколько способов инкассации:

Онлайн-инкассация, или автоматический сейф. Некоторые банки предлагают услугу инкассации через автоматизированные депозитные машины (АДМ), которые устанавливаются в офисе или торговой точке. Устройство позволяет вносить деньги на расчетный счет в любое время. Клиент кладет наличные в сейф, который пересчитывает их и зачисляет на счет компании. Периодически инкассаторы забирают деньги из сейфа, обычно по мере его заполнения. Такой подход удобен для регулярного пополнения счета, например, в конце каждой смены, так как отпадает необходимость вызывать инкассаторов и оформлять документы. Банк устанавливает АДМ, а клиент платит за использование сейфа около 5000–6000 рублей в месяц.

Самостоятельная доставка в банк. Компания или индивидуальный предприниматель могут сами отвезти деньги в банк, где их зачислят на расчетный счет. При этом бизнес не тратит деньги на транспортировку, но такой способ небезопасен при перевозке крупных сумм, так как увеличивает риск ограбления.

Самоинкассация через банкомат. Некоторые банкоматы позволяют вносить наличные на расчетный счет с помощью бизнес-карты или учетных данных. Это удобно, если банкомат находится поблизости — например, в том же здании, где находится офис компании. Однако у банкоматов есть технические ограничения: большинство из них не принимают монеты и могут не поддерживать прием купюр номиналом 5000 рублей. Также существует лимит на количество купюр за одну операцию — например, банкоматы Т-Банка принимают до 200 купюр, а банкоматы Сбербанка — 40 или 200 купюр. Стоимость самоинкассации зависит от тарифного плана банка: в Т-Банке на тарифе «Профессиональный» можно внести до 1 000 000 рублей без комиссии, а затем взимается комиссия от 0,1%.

Перевозка с помощью инкассаторской службы. Инкассаторы приедут на бронированном автомобиле, заберут деньги и доставят их в банк. Этот способ выбирают для перевозки крупных сумм. Перед инкассацией нужно оформить документы, а помещение для передачи наличных должно соответствовать установленным требованиям. За один выезд инкассаторской бригады нужно заплатить в среднем от 500 до 1000 рублей плюс 0,1–0,3% от передаваемой суммы.

Мобильная инкассация. Этот способ доступен клиентам Сбербанка с кассовыми терминалами от компании «Эвотор». Владелец бизнеса может заказать выезд мобильной бригады, которая приедет с банкоматом по указанному адресу. Мобильная инкассация обходится дешевле традиционной, средняя стоимость составляет около 500 рублей.

Зачем нужна инкассация денег и возможна ли работа без нее

Средние и крупные предприятия обязаны соблюдать лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня. Лимит определяется по формулам, указанным в приложении к указанию № 3210-У. Если поступление наличных превышает расходы, этот показатель берется за основу, в противном случае учитывается объем выдачи наличных средств.

Например, у ООО «Склад оптовой торговли», среднего предприятия, лимит остатка кассы составляет 82 000 рублей. В течение рабочего дня кассир получил наличную выручку, и на конец смены в кассе оказалось 218 500 рублей. Чтобы не нарушить установленный лимит, компании нужно сдать в банк 136 500 рублей: 218 500 минус 82 000. Можно внести и больше, но оставлять в кассе меньшую сумму нельзя. Для транспортировки денег в банк компания может воспользоваться услугами инкассаторов.

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут самостоятельно устанавливать лимит остатка наличных в кассе. Это мера безопасности, которая позволяет избежать хранения крупных сумм в кассе. Однако, если лимит установлен, его обязательно нужно соблюдать.

За превышение лимита могут быть наложены штрафы:

• на индивидуальных предпринимателей и должностных лиц — 4000–5000 рублей;
• для малых предприятий — 20 000–25 000 рублей;
• для средних и крупных компаний — 40 000–50 000 рублей.

Еще одна причина сдавать деньги в банк — необходимость проводить расчеты по безналичному расчету. Компании и ИП ограничены в расчетах наличными — лимит составляет 100 000 рублей по каждому договору. Превышение этого порога требует перевода средств через расчетный счет. Кроме того, налоги, страховые взносы и сборы перечисляются только по безналичному расчету, для чего и требуется инкассация.

Как часто необходимо сдавать деньги в банк

Бригада инкассаторов может приезжать по вызову или по расписанию — например, ежедневно или раз в неделю. Предприятие самостоятельно определяет частоту инкассации. Предприятия с большой выручкой чаще пользуются ежедневной инкассацией, чтобы не допустить превышения лимита кассовой наличности.

От какой суммы требуется инкассация

Не существует строгих ограничений на минимальную или максимальную сумму для инкассации — каждая компания и ИП решают это самостоятельно.

Как проходит процесс инкассации наличных денег

Перевозкой наличных занимаются банки и специализированные инкассаторские службы. Для этого используются бронированные автомобили, охрана и служебная радиосвязь. Обычно в бригаду входят два инкассатора и водитель.

Этапы инкассации наличных денег:

1. Кассир достаёт деньги из кассы и пересчитывает их. Затем бухгалтер или кассир оформляет расходный кассовый ордер (РКО) на сумму, которую передадут инкассатору, и вносит данные в кассовую книгу. ИП могут не оформлять РКО и не вести кассовую книгу.
2. Кассир подписывает РКО и запечатывает деньги в инкассаторскую сумку или одноразовый сейф-пакет, предоставленный банком или инкассаторской службой. Внутрь сумки вкладывается ведомость.
3. Инкассаторский автомобиль прибывает к клиенту в день и время, указанные в договоре или заявке.
4. Инкассатор и кассир входят в помещение, где происходит передача денег, и запирают дверь.
5. Инкассатор предъявляет кассиру удостоверение личности и доверенность на получение денег. Кассир, в свою очередь, предъявляет свой паспорт.
6. Кассир передаёт инкассатору запечатанную сумку или сейф-пакет с кассовой книгой, а также накладную и квитанцию.
7. Инкассатор принимает сумку с деньгами, подписывает квитанцию, ставит на ней свой личный штамп и возвращает документ кассиру.
8. Инкассаторская бригада доставляет деньги в банк.
9. В банке сотрудник проверяет целостность упаковки, вскрывает ее, пересчитывает деньги, сверяет сумму с накладной и ведомостью, после чего зачисляет средства на расчетный счет.

Документы, оформляемые при инкассации наличных денег

Инкассатор не пересчитывает деньги, он принимает только запечатанную упаковку. Сумма указывается в сопроводительной ведомости, которую заполняет кассир. Инкассатор подтверждает прием неповрежденной упаковки, ставя подпись и личный штамп на квитанции.

Состав препроводительной ведомости:

1. Ведомость содержит информацию о компании, банке, сдаваемой сумме и номинале банкнот. Ведомость вкладывается в сумку.
2. Накладная — прикрепляется снаружи упаковки.
3. Квитанция — подписывается инкассатором и остается у отправителя.

Кассир компании ООО «Морис» составила сопроводительную ведомость для сдачи инкассатору торговой выручки в размере 318 500 ₽. В этой ведомости на первом листе указан порядковый номер документа — 32, индивидуальный номер сумки, предоставленной банком, — 1364, и символ 02, обозначающий «торговую выручку». В графе «дебет» счет не указывается, а в графе «кредит» записывается номер расчетного счета организации. После указания суммы прописью оставшееся пространство на листе перечеркивается двумя линиями.

Как компании или ИП организовать инкассацию

Изначально компании или индивидуальному предпринимателю следует выбрать подходящий способ инкассации, ориентируясь на объем выручки и частоту ее сдачи в банк.

Для небольших сумм может подойти самостоятельная инкассация через банкоматы кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. В этом случае важно изучить тарифы банка и доступность банкоматов поблизости, чтобы убедиться в удобстве и выгоде этого способа. Самостоятельная инкассация часто выбирается компаниями и ИП, если их сотрудники, например курьеры, ежедневно получают наличные от клиентов. С помощью банкоматов они могут пополнять расчетный счет компании, не посещая офис. Для этого организация получает код самоинкассации и выдаёт его курьерам или оформляет для них бизнес-карты, что позволяет пополнять счёт дистанционно. Все уточняющие детали по самоинкассации следует уточнять в банке.

Если вам нужно перевезти крупную сумму, удобнее всего воспользоваться услугами профессиональных инкассаторов. Проще всего обратиться в банк, в котором открыт расчетный счет компании или ИП. Как правило, банк имеет собственную службу инкассации или сотрудничает с проверенными сторонними инкассаторами.

Подготовка помещения для инкассации

Перед заключением договора на инкассацию инкассаторская служба обычно осматривает помещения компании на предмет их соответствия требованиям безопасности. Эти условия фиксируются в договоре и могут включать:

1. Свободный проезд инкассаторского автомобиля к входу на территорию компании по хорошо освещённой дороге. Если торговая точка расположена в неосвещённом или труднодоступном месте, инкассаторы могут отказаться от обслуживания.
2. Парковочное место у здания.
3. Помещение для передачи наличных, которое можно закрыть изнутри.
4. Свободный и беспрепятственный проход в комнату для передачи денег без турникетов, закрытых дверей или иных препятствий.

Оформление договора на инкассацию

Договор на инкассацию может быть двусторонним или трёхсторонним. Двусторонний договор заключается между клиентом и банком, в рамках которого инкассаторская служба банка перевозит наличные, проверяет их подлинность, пересчитывает и зачисляет на расчётный счёт. Трёхсторонний договор заключается между клиентом, банком и инкассаторской компанией: инкассаторы доставляют деньги в банк, а дальнейшие операции проводит сам банк. В договоре указываются права и обязанности сторон, ответственность за сохранность перевозимых денег, тарифы на услуги, порядок вызова инкассаторов и другие условия.

Подготовка к инкассации

Для организации сдачи наличных на инкассацию кассир компании должен выполнить следующие шаги:

1. Пересчитать деньги в кассе и подготовить необходимую сумму сдачи. Нужно разложить купюры по номиналу и пересчитать их количество, чтобы данные соответствовали ведомости.
2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) самостоятельно или с помощью бухгалтера, внести запись о нём в кассовую книгу и прикрепить к её листу. Для ИП этот шаг необязателен.
3. Заполните необходимые документы — сопроводительную ведомость, накладную и квитанцию.
4. Упакуйте деньги в инкассаторскую сумку или сейф-пакет, вложив в него сопроводительный документ, а накладную закрепите снаружи.
5. Принять инкассаторов, проверив их удостоверения личности и доверенность на получение наличных.
6. Передайте деньги и документы инкассатору, попросив его расписаться в квитанции и убедившись в целостности упаковки.

Основные аспекты инкассации

1. Инкассация — это услуга по транспортировке наличных в банк для зачисления на расчётный счёт компании.
2. Средние и крупные компании обязаны соблюдать лимит остатка наличных в кассе и сдавать наличные сверх лимита в банк. Малые компании и ИП не обязаны устанавливать лимит, но могут сделать это добровольно для повышения безопасности.
3. Сдача наличных возможна самостоятельно через инкассаторскую службу банка, специализированные инкассаторские компании или с помощью банкомата или сейфа.
4. Кассир компании готовит наличные и документы для инкассации, а инкассатор только принимает опечатанную упаковку и доставляет ее в банк.
5. Сотрудник банка вскрывает упаковку, пересчитывает деньги, сверяет данные с документами и зачисляет их на счёт клиента.

Инкассация помогает компаниям и предпринимателям безопасно передавать выручку в банк и со