ЕГАИС: изменения и нововведения в 2024 году
Производство и продажа алкогольных напитков — одно из прибыльных направлений бизнеса. Однако просто выставить такие товары на прилавок, установить цену и ожидать покупателей недостаточно. В сфере алкогольной продукции крайне важен тщательный учет, за который отвечает система ЕГАИС, контролируемая государством. Вместе с экспертами мы разобрали, как работает эта система в настоящее время и на что стоит обратить внимание при подключении к ЕГАИС.
Что такое ЕГАИС
ЕГАИС расшифровывается как Единая государственная автоматизированная информационная система. Ее основная цель — контроль за оборотом алкогольной продукции в России, предотвращение выхода контрафактной продукции на рынок и борьба с нелегальной торговлей. Система отслеживает не только оборот, но и производство спиртосодержащих напитков, включая этиловый спирт. В ЕГАИС фиксируется информация о местах производства алкоголя, его продаже и транспортировке.
Полезная информация о ЕГАИС
Перед тем как начать работать с ЕГАИС, важно разобраться в ее назначении и влиянии. Мы подготовили удобную таблицу с полезной информацией о системе:
| Основная цель создания ЕГАИС | Контроль за оборотом спиртных напитков, борьба с контрафактом, увеличение собираемости налогов и акцизов |
|---|---|
| Лицензии для работы с ЕГАИС | Для продажи крепкого алкоголя необходимо получение лицензии |
| Защита потребителя | ЕГАИС защищает покупателей не только от некачественных напитков, но и от недобросовестных продавцов |
| Требуемое оборудование для работы с ЕГАИС | Персональный компьютер с доступом в интернет, рутокен, усиленная электронная подпись (КЭП), универсальный транспортный модуль |
| Фиксация всех сделок | Для продажи алкоголя в ЕГАИС необходимо фиксировать все этапы: от закупки до продажи в торговой точке или заведении |
Подключение и регистрация в ЕГАИС
Для того чтобы подключиться к ЕГАИС, участникам рынка алкогольной продукции необходимо соблюдать установленный порядок, который подробно описала Анастасия Громакова, руководитель юридического департамента ООО «Эгро-Трейд», член Ассоциации юристов России.
Прежде всего, важно удостовериться, что в документах, касающихся вашей деятельности, указан соответствующий ОКВЭД. Далее следуют следующие шаги:
- Заказ ключа для ЕГАИС. Ключ необходим для работы в системе и регистрации (для подписания накладных, актов и других электронных документов). Квалифицированную электронную подпись (КЭП) можно получить в налоговой службе или в аккредитованных центрах, утвержденных Минцифры РФ.
- Активация ключа. Для активации КЭП потребуется специальное программное обеспечение. Компьютер должен работать на операционной системе Windows XP или новее, иметь не менее 2 ГБ оперативной памяти и объем жесткого диска от 50 ГБ, а также процессор с частотой минимум 1,8 ГГц. После этого необходимо запустить программу для активации ключа (например, «Джакарта» или «Рутокен») и следовать инструкциям на экране.
- Установка сертификата RSA. Для этого понадобятся два ПИН-кода, которые вы получите от ФНС или аккредитованной компании. Эти коды нужно использовать на сайте ЕГАИС (egais.ru). Портал нужно открыть в браузере версии не ниже Internet Explorer 9. В личном кабинете подключается USB-ключ, устанавливается программа «ФСРАР-Крипто», которую система предоставит по ссылке. После проверки системы потребуется ввести ГОСТ от ключа и первый ПИН-код. Затем необходимо выбрать торговую точку и сформировать сертификат, используя второй ПИН-код (RSA). После выполнения этих шагов вы получите сертификат, который отобразится в окне «Формирование сертификата RSA».
- Установка универсального транспортного модуля (УТМ). Программа устанавливается в соответствующем разделе «Личного кабинета» и необходима для обмена информацией с ЕГАИС и контрагентами.
- Докупка оборудования. Для работы с ЕГАИС потребуется дополнительное оборудование: сканеры, терминалы сбора данных и контрольно-кассовая техника для подключения к системе.
Как работать в ЕГАИС в рознице
ЕГАИС требуется как для работы в розничных магазинах, так и в сфере общепита. Мы подготовили пошаговую инструкцию для работы в розничной торговле.
- Первый шаг. Данные о продукции вносятся в систему ЕГАИС отправителем — производителем, импортером или поставщиком. Он фиксирует объем отгруженных товаров.
- Второй шаг. Эти данные передаются получателю, представителю магазина или заведения, где реализуют алкоголь. Получатель должен ознакомиться с электронной накладной, полученной через УТМ.
- Третий шаг. Если разногласий нет, отправитель получает подтверждение о правильности данных. В случае несоответствия объемов в накладной и фактического количества товара составляется акт расхождений, который отправляется отправителю через УТМ. Отправитель решает, согласиться с актом или нет. Если согласен, списывается только согласованный объем, если нет — сделка отменяется, а товар остается у поставщика. Подобная процедура также применяется в случае обнаружения избытка товара, и при согласовании проблемы формируется дополнительная товаро-транспортная накладная (ТТН).
Все поступающие документы обрабатываются Росалкогольрегулированием, которое возвращает квитанции о том, что данные успешно зафиксированы в системе ЕГАИС. Эта работа также влияет на действия персонала на кассе магазина. Для продажи алкоголя кассиры должны соблюдать установленный порядок.
Порядок действий кассира при продаже алкоголя:
Третий шаг. Кассир нажимает кнопку «Итог», и программное обеспечение генерирует xml-файл, который отправляется в систему ЕГАИС (УТМ). УТМ формирует квитанцию и возвращает ее в кассовую систему. В завершение чек закрывается с печатью QR-кода, который позволяет покупателю проверить легальность продукции.
Первый шаг. Кассир сканирует EAN (уникальный номер) товара с алкоголя, который покупатель собирается приобрести. На экране кассы появляется запрос на сканирование штрих-кода марки, который считывается с помощью 2D-сканера. Это позволяет считать двумерный штрих-код PDF-417 ФСМ / АМ.
Второй шаг. При успешном считывании товара его добавляют в чек. Если товар не пройдет проверку, он не будет продан.
Как работать в ЕГАИС в общепите
Работа с системой ЕГАИС в сфере общепита имеет свои особенности, и процесс здесь несколько сложнее, чем в розничной торговле, хотя есть и общие моменты. Процесс подключения и работы с системой можно разделить на несколько этапов:
- Первый шаг
Заполнение данных о вашей организации на сайте ЕГАИС. Важно заранее позаботиться о необходимом программном обеспечении, правильной настройке компьютеров для работы с системой и обучении сотрудников. Эти меры помогут избежать проблем на первых этапах. - Второй шаг
Получение лицензий. Необходимо убедиться, что ваша организация имеет право заниматься продажей алкогольной продукции. Лицензии на торговлю алкоголем выдаются через Росалкогольрегулирование. Также нужно зарегистрировать все виды алкоголя, которые будут использоваться в вашем заведении, в системе. - Третий шаг
Работа в ЕГАИС. Здесь принцип работы похож на розничную торговлю. Все данные о поступлении алкоголя в заведение вносятся в систему. Каждая продажа должна фиксироваться в режиме реального времени. Важно учитывать особенности порционной продажи алкоголя, а также использование алкоголя в составе коктейлей. С 1 июня 2024 года вступили в силу новые требования: алкоголь нужно списывать после его продажи и использования в приготовлении блюд, а не после вскрытия бутылки, как это было ранее. Это значит, что начинается порционный учет алкоголя уже после вскрытия бутылки. Продажа алкоголя в порциях или бутылками также регистрируется через УТМ. Если алкоголь используется в коктейлях или блюдах, нужно указать причину списания как «Использовано для приготовления коктейлей». - Четвертый шаг
Регулярный мониторинг остатков алкоголя на складе через систему ЕГАИС. Также следует следить за сроками годности продукции и убедиться, что все параметры соответствуют действующим стандартам. - Пятый шаг
Отчетность. Не забывайте своевременно подавать отчетность в налоговые органы. Все данные должны быть корректно внесены в систему и переданы через ЕГАИС.
В случае возникновения сложностей с системой можно обратиться в службу поддержки ЕГАИС для решения технических проблем. Теперь давайте подробнее рассмотрим, как осуществляется процесс списания алкоголя.
Штрафы за нарушения в ЕГАИС
Как производится списание алкоголя в ЕГАИС:
- При продаже алкоголя сканируется акцизная марка, а для порционной продажи указывается объем в миллилитрах.
- УТМ проверяет марку и дает разрешение кассе на продажу.
- Кассовая система пробивает чек, универсальный транспортный модуль регистрирует эту операцию и отправляет сведения в ЕГАИС.
Нарушения в работе с системой ЕГАИС могут привести к штрафным санкциям. Размер штрафов зависит от того, кто именно нарушает правила — физическое лицо, руководитель организации или юридическое лицо. Для физических лиц штрафы составляют от 10 до 50 тысяч рублей, для руководителей организаций — от 100 до 500 тысяч рублей.
К основным нарушениям относятся:
- отсутствие регистрации в ЕГАИС;
- несвоевременное предоставление отчетности или ее отсутствие;
- некорректное отображение данных в системе;
- проведение операций с алкоголем без учета в ЕГАИС;
- нарушение правил хранения и транспортировки алкоголя.
Для незаконного производства алкоголя штрафы могут достигать нескольких миллионов рублей, а также возможна уголовная ответственность. В случаях многократных нарушений может быть принято решение о закрытии компании.
